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Comité consultatif des partis politiques – Mandat

Mandat

Mandat et objectifs

Le Comité consultatif des partis politiques (CCPP) constitue un forum d'information, de consultation et de conseils sur les questions électorales fédérales entre les partis politiques enregistrés et le Bureau du directeur général des élections du Canada.

Le CCPP est chargé de formuler des conseils et des recommandations à l'intention du directeur général des élections au sujet des élections et du financement politique. Il vise à :

Le CCPP est administré par Élections Canada et présidé par le directeur général des élections du Canada.

Le CCPP n'est pas :

Composition et structure

Le CCPP se compose du directeur général des élections et de deux représentants par parti enregistré, nommés par le chef du parti.

Le directeur général des élections ou son délégué peut former et mandater d'autres comités spéciaux ou groupes de travail au besoin. Le cas échéant, ces comités ou groupes rendront compte de leurs activités à l'assemblée générale annuelle du CCPP.

Un Comité directeur sur les avis écrits, les lignes directrices et les notes d'interprétation a été établi afin d'appuyer la mise en œuvre des articles 16.1 à 16.4 de la Loi électorale du Canada. Il rendra compte de ses activités à l'assemblée générale annuelle du CCPP, et sa structure et ses activités sont énoncées dans l'annexe 1 du mandat.

Il incombe au chef de chaque parti enregistré de désigner ses représentants au CCPP. Afin d'assurer la continuité et la participation de hauts dirigeants, au moins un des représentants et la principale personne-ressource doit être un haut dirigeant (p. ex. un membre de l'exécutif national du parti).

L'un des deux représentants siégera au Comité directeur sur les avis écrits, les lignes directrices et les notes d'interprétation pour représenter le parti.

Les deux représentants peuvent assister à l'assemblée générale annuelle et ceux qui doivent engager des frais de voyage et d'hébergement verront leurs dépenses remboursées.

Les  chefs de partis ou les représentants attitrés des partis peuvent désigner des remplaçants pour participer aux rencontres du CCPP. 

Tous les nouveaux membres reçoivent une trousse comprenant le mandat du comité, des renseignements sur les déplacements, une liste de personnes-ressources à Élections Canada et une liste des partis politiques enregistrés.

Programme des travaux à venir

De concert avec les membres du Comité directeur, un programme des travaux à venir est établi et accessible en tout temps. Le programme comprend des points permanents (p. ex. le suivi des scrutins par Élections Canada), ainsi que des points axés sur des questions d'importance, notamment la législation, le financement politique, les questions de réglementation et de conformité et le Registre national des électeurs.

Autant que possible, les questions législatives et administratives sont réparties équitablement à l'ordre du jour des réunions.

Réunions

Une assemblée ordinaire avec tous les partis a lieu au moins une fois par année civile. La date en est établie longtemps à l'avance. Les membres du CCPP ne se réunissent pas en personne en période électorale.

Les membres ont la possibilité de faire des présentations sur des sujets variés, susceptibles d'intéresser tous les participants. À l'occasion, des intervenants externes comme des universitaires, des responsables d'études de marché et des représentants du Bureau du commissaire aux élections fédérales sont invités aux réunions.

Les rencontres du CCPP sont destinées aux représentants attitrés des partis politiques enregistrés et d'Élections Canada.  Les délibérations se déroulent en vertu de la règle de Chatham House de sorte qu'aucun procès-verbal officiel avec attribution n'est établi. Après chaque réunion, Élections Canada prépare un résumé des délibérations, le distribue aux membres et le publie en ligne.

Réunions précédant les scrutins

Ces réunions, sous forme de téléconférences, se tiennent au besoin et servent à indiquer l'approche d'Élections Canada concernant les scrutins à venir, ainsi qu'à répondre aux questions d'intérêt commun.

Séances de consultation et groupes de travail mixtes

À l'occasion, Élections Canada tient des consultations en vue d'obtenir des commentaires qui lui permettent d'analyser certains sujets en profondeur. Dans plusieurs cas, on pourrait former un groupe de travail mixte auquel seraient conviés certains membres choisis par le directeur général des élections.

Afin de tenir les membres informés des nouvelles questions qui se présentent, celles-ci sont inscrites à mesure à l'ordre du jour des prochaines réunions et distribuées à tous les membres. De plus, Élections Canada fournit un compte rendu de ces discussions lors de l'assemblée générale annuelle.

Protocole

Les partis membres doivent veiller à ce que leurs représentants puissent représenter leurs intérêts.

Dans la mesure du possible, les membres doivent considérer l'avantage de déléguer un même représentant pour une période donnée, afin d'assurer une continuité.

Les représentants doivent faire en sorte d'assister aux réunions du début à la fin.

Tous les membres doivent faire preuve du degré élevé de courtoisie et de professionnalisme nécessaire au succès des réunions du CCPP.

Afin de favoriser la productivité et le bon déroulement des réunions, chaque membre désigne un porte-parole dont les interventions se limitent à un seul tour (sauf exception).

L'usage d'appareils d'enregistrement (photographique, audio et vidéo) est interdit dans la salle de réunion ou pendant les téléconférences.

Communications continues

Les informations concernant le comité sont communiquées aux représentants désignés par l'intermédiaire d'un compte de courriel affecté à cette fin (ccpp-acpp@elections.ca). En outre, des bulletins et des courriels sont transmis régulièrement pour informer les membres des nouvelles, des mises à jour et des suivis sur les comparutions du directeur général des élections au Parlement et sur les initiatives et les produits de recherche d'Élections Canada.

Il incombe à chaque représentant de s'assurer que ses coordonnées (numéros de téléphone et de télécopieur, courriel, etc.) sont à jour. Les coordonnées doivent être envoyées à l'adresse ccpp-acpp@elections.ca.

Logistique

Élections Canada gère ses communications collectives ou individuelles avec les membres par l'intermédiaire du secrétariat du comité (ccpp-acpp@elections.ca).

À chaque réunion ordinaire, les membres bénéficient d'un service d'interprétation simultanée et reçoivent tous les documents dans les deux langues officielles, y compris ceux qui proviennent des membres.

Élections Canada se charge des aspects logistiques liés aux réunions du CCPP et rembourse les frais de déplacement et d'hébergement des participants qui y ont droit. Le remboursement est effectué au moyen d'une entente relative aux déplacements et conformément à la  Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.

Annexe 1: Mandat proposé du Comité directeur sur les avis écrits, les  lignes directrices et les notes d'interprétation du CCPP

Mandat et objectifs

Le Comité directeur sur les avis écrits, les lignes directrices et les notes d'interprétation est un sous-comité permanent du Comité consultatif des partis politiques (CCPP), appuie le directeur général des élections pour la préparation des avis écrits, des lignes directrices et des notes d'interprétation, et pour mener à bien les consultations connexes requises auprès des membres du CCPP, conformément aux dispositions inscrites aux articles 16.1 à 16.4 de la Loi électorale du Canada.

Le Comité a pour objectifs :

Élections Canada est chargé de l'exécution des travaux et de l'administration du Comité directeur, qui est présidé par le sous-directeur des élections, Affaires régulatoires, au nom du directeur général des élections.

Le Comité directeur n'est pas :

Composition et structure

Le Comité directeur se compose d'un représentant de chaque parti enregistré, nommé par le chef de parti, et du sous-directeur général, Affaires régulatoires, qui représente le directeur général des élections.

Le représentant de chaque parti enregistré qui siège au Comité directeur est l'une des deux personnes nommées par le chef de parti pour siéger au CCPP.

Les membres participent aux réunions du Comité directeur et à l'assemblée générale annuelle du CCPP; les participants qui doivent engager des frais de voyage et d'hébergement verront leurs dépenses remboursées.

Tous les nouveaux membres recevront une trousse comprenant le mandat du Comité directeur et des renseignements généraux pertinents sur le processus lié aux avis écrits, aux lignes directrices et aux notes d'interprétation.

Programme des travaux à venir

De concert avec les membres du Comité directeur, un programme des travaux à venir est établi et accessible en tout temps. Le programme comprend des points permanents (les travaux à venir et les questions prioritaires pour l'établissement [proactif] de lignes directrices et de notes d'interprétations), ainsi que des points relatifs à la mise en œuvre du processus de consultation sur les avis écrits, les lignes directrices et les notes d'interprétation, en collaboration avec les membres du CCPP.

Pourra figurer au programme l'examen du mandat du Comité directeur en vue de signaler des modifications ou des améliorations qui seront ultérieurement soumises à l'approbation du CCPP.

Réunions

Le Comité directeur se réunira au moins une fois par année civile. D'autres rencontres, en personne ou par téléconférence, pourront avoir lieu au cours de l'année.

Les dates de toutes les réunions du Comité sont fixées longtemps d'avance.

Le Comité directeur ne se réunit pas en période électorale.

Aucun procès-verbal officiel n'est rédigé. Un résumé des travaux est préparé par Élections Canada après chaque réunion, puis transmis aux membres.

Un rapport sur les activités du Comité directeur est présenté à chacune des assemblées générales annuelles du CCPP.

Protocole

Les dispositions du protocole faisant partie du mandat du CCPP s'appliquent également au Comité directeur.

Communications continues

Les renseignements concernant le processus lié aux avis écrits, aux lignes directrices et aux notes d'interprétation sont communiqués aux représentants désignés au moyen d'un compte de courriel réservé à cette fin (ali-ogi@elections.ca).

Il incombe à chacun des représentants de s'assurer que ses coordonnées (numéros de téléphone et de télécopieur, courriel, etc.) sont à jour. Tout changement doit être communiqué à ali-ogi@elections.ca.

Logistique

Élections Canada gère ses communications, qu'elles s'adressent à un ou à l'ensemble des membres du Comité directeur, en ce qui concerne le processus lié aux avis écrits, aux lignes directrices et aux notes d'interprétation, par l'intermédiaire d'un secrétariat
(ali-ogi@elections.ca).

Un service d'interprétation simultanée est offert à chacune des réunions, et tous les documents sont fournis dans les deux langues officielles, y compris ceux soumis par les membres.

Élections Canada se charge de la logistique des réunions du Comité directeur et rembourse les frais de déplacement et d'hébergement des participants qui y ont droit. Le remboursement est effectué au moyen d'une entente relative aux déplacements et conformément à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.