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Info Source – Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux





Fichiers de renseignements personnels

Candidats aux élections et députés élus (FRP)

Description : Ce fichier contient les renseignements inscrits dans les actes de candidatures des candidats aux élections fédérales ou aux élections partielles. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la profession, la date de naissance, le sexe et la signature. Le fichier comprend aussi le nom de chaque candidat déclaré élu à la Chambre des communes comme il apparaît dans le livre des rapports d'élection.

Note : Avant l'année 2015, le fichier était intitulé Opérations – Élections PPU 005.

Catégorie de personnes : candidats participants à une élection fédérale ou à une élection partielle ou élus au cours de ces scrutins, leurs agents officiels et vérificateurs, et les électeurs et témoins qui ont signé les actes de candidature.

But : Ces renseignements sont recueillis pour déterminer si les personnes concernées peuvent se porter candidates et être élues à la Chambre des communes conformément à l'article 66 et à la partie 15 de la Loi électorale du Canada.

Usages compatibles : Les actes de candidature ne sont publics que pendant une période électorale, pendant laquelle ils peuvent être consultés aux bureaux de scrutin locaux, conformément à la Loi électorale du Canada. Les renseignements personnels des candidats, des agents officiels et des vérificateurs circulent au sein d'Élections Canada aux fins de l'administration des procédures de vote lors d'une élection fédérale et du régime de financement politique prévu par la Loi. Veuillez vous reporter au fichier de renseignements personnels Financement politique - Élections PPU 010. Les coordonnées des candidats peuvent être divulguées à des entreprises de recherche sur l'opinion publique retenues pour effectuer des études sur l'administration du processus électoral. Les coordonnées des candidats élus sont communiquées à la Chambre des communes et au commissaire aux conflits d'intérêts et à l'éthique pour faciliter l'orientation des nouveaux députés. Certains de ces renseignements peuvent être transmis au commissaire aux élections fédérales pour lui permettre de s'acquitter de son obligation de veiller à l'observation et à l'application de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire. À cet égard, reportez-vous au fichier de renseignements personnels Commissaire aux élections fédérales – SPPC PPU 008.

Normes de conservation et de destruction : Tous les documents relatifs à une élection ou un référendum sont conservés par le directeur général des élections pendant au moins un an après le scrutin, conformément à la loi. Par la suite, les actes de candidatures et les avis délivrés par les directeurs du scrutin sont conservés jusqu'à la tenue de deux autres scrutins, tandis que les brefs sont conservés pendant 10 ans, puis transférés à la Section des documents historiques de Bibliothèque et Archives Canada, qui déterminera lesquels seront conservés.

Numéro d'ADD : 2016/004

Renvoi au document : Élections 2810, Programmes et services en région (CD)

Enregistrement (SCT) : 003353

Numéro de fichier : Élections PPU 005

Financement politique (FRP)

Description : Ce fichier contient des renseignements liés à l'application des dispositions de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire qui concernent le financement politique. Les renseignements personnels peuvent comprendre : les noms, adresses, coordonnées, signatures et renseignements financiers liés aux rapports financiers des candidats aux élections fédérales, des candidats à l'investiture, des candidats à la direction et des entités politiques enregistrées (partis politiques, courses à la direction d'un parti, associations de circonscription, tiers faisant de la publicité électorale et comités référendaires). Outre les renseignements bancaires, les renseignements financiers peuvent aussi comprendre les dépenses de campagne payées et impayées, les demandes de remboursement des dépenses personnelles et les remboursements aux candidats et à leurs vérificateurs; la valeur monétaire des contributions aux campagnes politiques et aux entités politiques enregistrées, ainsi que les noms et adresses des donateurs; la nature et la valeur des dons non politiques et autres avantages accordés aux candidats, ainsi que les noms et adresses des donateurs.

Catégories de personnes : Candidats aux élections fédérales, candidats à l'investiture et leurs agents officiels, agents financiers et vérificateurs; agents des entités politiques enregistrées, y compris les chefs, premiers dirigeants, candidats à la direction, agents de campagne à la direction, agents de circonscription, agents enregistrés, agents principaux, agents financiers, vérificateurs et demandeurs; donateurs et prêteurs ainsi que tiers fournisseurs de biens et de services aux entités politiques et aux campagnes.

But : Les renseignements personnels dans ce fichier sont recueillis pour rembourser les dépenses électorales des candidats, pour autoriser le paiement des demandes de remboursement non réglées et pour vérifier la conformité aux exigences de reddition de comptes et de divulgation prévues aux parties 17 et 18 et à l'article 541 de la Loi électorale du Canada et à l'article 19 de la Loi référendaire.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être communiqués à l'Agence du revenu du Canada, en lien avec les exigences de la Loi de l'impôt sur le revenu régissant les contributions pécuniaires faites à un parti enregistré, à une association enregistrée ou à un candidat; voir les fichiers de renseignements personnels de l'Agence du revenu du Canada : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers – ARC PPU 005 et Traitement des déclarations et paiements des entreprises – ARC PPU 047. Ils peuvent également être communiqués au commissaire aux élections fédérales afin de garantir l'observation et l'exécution de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire. Dans ce contexte, veuillez consulter le fichier de renseignements personnels suivant : Commissaire aux élections fédérales – SPPC PPU 008.

Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration

Numéro d'ADD : 2016/004

Renvoi aux documents :

Enregistrement (SCT) : 003352

Numéro de fichier : Élections PPU 010

Description : Ce fichier contient des renseignements liés aux conseils juridiques et aux services de contentieux des affaires civiles et pénales fournis à Élections Canada. Les renseignements servent à donner des conseils et des opinions juridiques; à rédiger divers types d'ententes; à offrir du soutien aux contentieux des affaires civiles et pénales; à soutenir diverses initiatives majeures d'élaboration de programmes et de politiques et à conseiller le dirigeant de l'organisme, les cadres supérieurs, les gestionnaires et les analystes. Le fichier contient de l'information sur les conseils et les services de représentation juridiques fournis et les renseignements personnels qui s'y trouvent peuvent comprendre des noms, des signatures, des coordonnées, des dates de naissance, des lieux de naissance, des lieux de décès ou des attributs physiques comme le sexe, de l'information relative à l'équité en matière d'emploi, des numéros d'identification d'employés ou des renseignements figurant au dossier personnel d'employés; des opinions de personnes ou des opinions au sujet de personnes et des renseignements sur l'histoire de vie d'une personne, ses études, son état de santé, sa solvabilité et ses finances.

Catégories de personnes : Canadiens, personnes présentes au Canada et personnes ayant joué un rôle dans un litige civil concernant Élections Canada.

But : Les renseignements se trouvant dans le fichier sont conservés pour permettre aux Services juridiques de s'acquitter de leur fonction de conseiller juridique, selon les exigences du directeur général des élections conformément à la Loi électorale du Canada.

Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être communiqués à un avocat externe engagé pour représenter Élections Canada.

Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration

Numéro d'ADD : 2016/004

Renvoi au document : Élections 5230, Services juridiques (CD)

Enregistrement (SCT) : 003197

Numéro de fichier : Élections PPU 025

Services internationaux (FRP)

Description : Ce fichier comprend de l'information sur des experts du domaine électoral, telle que les langues qu'ils parlent, leur éducation (diplômes et études), leurs domaines de connaissances, leur compétence à l'égard de diverses facettes du processus électoral, les pays qu'ils ont visités et leur état de santé.

Catégorie de personnes : candidats à des missions électorales internationales ou personnes intéressées; directeurs du scrutin fédéraux, administrateurs provinciaux et territoriaux ou combinaison de ces personnes; personnes ayant des connaissances et de l'expérience dans le domaine de la diplomatie, de la politique, de la recherche universitaire ou autre.

But : Ces renseignements sont recueillis pour répondre aux demandes de pays qui souhaitent obtenir de l'aide en vue d'appliquer des processus démocratiques.

Usages compatibles : Aucun

Normes de conservation et de destruction : Ce fichier n'est pas actif et n'a pas été mis à jour depuis le 22 janvier 2002. À la fin de la période de conservation de 15 ans, les renseignements qu'il contient seront détruits.

Numéro d'ADD : 2016/004

Renvoi au document : Élections 4230, Politique et recherche (CD)

Enregistrement (SCT) : 003198

Numéro de fichier : Élections PPU 030

Enregistrement des entités politiques (FRP)

Description : Ce fichier contient des renseignements concernant les représentants d'entités politiques (partis politiques, courses à la direction d'un parti, tiers, associations de circonscription et comités référendaires). Les renseignements personnels peuvent comprendre les noms, adresses, numéros de téléphone, titres professionnels et signatures des représentants des entités politiques et des demandeurs. Les renseignements les concernant peuvent être consignés dans le Registre des partis politiques, le Registre des candidats à la direction, le Registre des tiers, le Registre des comités référendaires ou le Registre des associations de circonscription. Les renseignements personnels peuvent également comprendre les noms, adresses, dates de naissance et signatures des membres signataires de la demande d'enregistrement d'un parti politique.

Catégorie de personnes : Les signataires de la demande d'enregistrement d'un parti politique et les agents d'entités politiques enregistrées et proposées. Il s'agit ici des chefs, des agents enregistrés, des candidats à la direction d'un parti, des agents de campagne à la direction, des premiers dirigeants, des agents principaux, des agents financiers, des vérificateurs, des préposés, des agents de circonscription et des tiers demandeurs.

But : Les renseignements personnels de ce fichier sont recueillis pour se conformer aux exigences d'enregistrement des parties 17 et 18 de la Loi électorale du Canada et de l'article 13 de la Loi référendaire.

Usages compatibles : Ces renseignements personnels peuvent être communiqués au commissaire aux élections fédérales afin de garantir l'observation et l'exécution de la Loi électorale du Canada et la Loi référendaire. Dans ce contexte, veuillez consulter le fichier de renseignements personnels suivant : Commissaire aux élections fédérales – SPPC PPU 008.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés pendant 10 ans, puis sont transférés à la Section des documents historiques de Bibliothèque et Archives Canada, qui déterminera lesquels seront conservés.

Numéro d'ADD : 2016/004

Enregistrement (SCT) : 003416

Numéro de fichier : Élections PPU 036

Inscription et identification des électeurs (FRP)

Description : Ce fichier contient les renseignements d'inscription et d'identification fournis par les électeurs entre et pendant les scrutins afin de recevoir un bulletin de vote et de voter dans une élection ou un référendum à l'échelle fédérale. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, l'adresse résidentielle, l'adresse postale, la date de naissance, la date de décès, l'identificateur unique, d'autres numéros d'identification, le sexe et la signature, les serments, les objections, les autorisations, ainsi que des preuves acceptables confirmant l'identité ou le lieu de résidence.

Note : Avant l'année 2015, le fichier était appelé « Registre national des électeurs – Élections PPU 037 ». Le Registre national des électeurs (ci-après « le Registre ») est une base de données permanente recensant les électeurs inscrits qui comprend les renseignements d'inscription et d'identification fournis par l'électeur entre et pendant les scrutins, ainsi que des renseignements tirés d'autres sources que le directeur général des élections juge fiables et nécessaires pour mettre à jour les données. Les sources de ces mises à jour comprennent l'Agence du revenu du Canada, Citoyenneté et Immigration Canada et des fournisseurs des administrations provinciales ou territoriales dont des bureaux d'immatriculation de véhicules automobiles et des registraires de l'état civil. La mise à jour du Registre s'effectue également à l'aide des registres provinciaux des électeurs, s'ils existent, et des listes électorales dressées par les juridictions électorales des provinces ou territoires. Outre l'information versée au Registre, les renseignements recueillis, utilisés et conservés tout au long du processus d'inscription des électeurs peuvent être stockés dans le Système des règles électorales spéciales, le Répertoire central de renseignements et RÉVISE, une application utilisée par les bureaux des directeurs de scrutin pour mettre à jour l'information sur les électeurs et les bureaux pendant un scrutin. Les renseignements personnels servant à valider le lieu de résidence d'un électeur peuvent comprendre une attestation écrite d'un autre électeur dont l'identité et le lieu de résidence ont été validés au moyen de pièces d'identité acceptables.

Catégories de personnes : citoyens canadiens de 18 ans et plus inscrits comme électeurs, électeurs en règle qui ont attesté du lieu de résidence d'un autre électeur, particuliers dont les renseignements ont été retirés du Registre national des électeurs en raison de leur inadmissibilité ou de leur décès ou encore à leur demande ou à celle de leur représentant autorisé.

But : Les renseignements d'inscription et d'identification des électeurs sont recueillis pour que les électeurs admissibles figurent sur les listes électorales préliminaires, révisées et officielles et puissent exercer leur droit de vote dans une élection ou un référendum à l'échelle fédérale, conformément aux parties 7, 9 et 10 de la Loi électorale du Canada et de la section 7 de la Loi référendaire. Les renseignements personnels sont aussi recueillis pour actualiser et tenir à jour le Registre national des électeurs, conformément à la partie 4 de la Loi électorale du Canada.

Usages compatibles : Les renseignements personnels se trouvant dans les documents d'inscription et d'identification pour le jour d'un scrutin ou d'un scrutin par anticipation peuvent être divulgués à une tierce partie pour vérification des procédures relatives aux scrutins, comme l'exige la Loi électorale du Canada. Les renseignements personnels se trouvant dans le Registre peuvent être communiqués à toute personne chargée de dresser des listes électorales en vertu d'une loi provinciale ou territoriale. Les listes électorales, y compris les noms, adresses et identificateurs uniques, peuvent être transmises aux députés, aux partis politiques et aux candidats. Lorsque la délimitation des circonscriptions électorales ou des sections de vote est revue, les numéros de la circonscription et des sections de vote antérieures et actuelles d'un électeur peuvent être transmis aux partis politiques pour que leurs listes puissent être mises à jour. Les coordonnées des électeurs inscrits peuvent être divulguées à des entreprises de recherche sur l'opinion publique retenues pour effectuer des études sur l'administration des procédures relatives à l'inscription et au scrutin. Les renseignements peuvent aussi être transmis au commissaire aux élections fédérales pour lui permettre de faire enquête sur les plaintes en vertu de la Loi électorale du Canada. À cet égard, veuillez vous reporter au fichier de renseignements personnels suivant : Commissaire aux élections fédérales – SPPC PPU 008.

Normes de conservation et de destruction : Les listes électorales préliminaires (bureau de scrutin ordinaire, bureau de scrutin par anticipation, inscriptions le jour du scrutin et règles électorales spéciales) sont conservées pour un scrutin. Trois mois après la transmission du décret de convocation du scrutin en cours au DGE, les renseignements se rapportant au scrutin précédent peuvent être éliminés. La liste des électeurs de deux scrutins est conservée en tout temps. Après cette période, les listes définitives des électeurs sont transférées à Bibliothèque et Archives Canada. Les documents d'inscription et d'identification des électeurs servant à mettre à jour le Registre national des électeurs sont conservés pendant deux ans. La demande d'un électeur souhaitant être exclu du Registre est conservée pendant 10 ans. Les données transmises par les fournisseurs fédéraux, provinciaux ou territoriaux aux fins d'actualisation du Registre sont conservées et éliminées conformément au protocole d'entente ou à l'entente d'échange de renseignements applicable.

Numéro d'ADD : 2016/004

Renvoi aux documents :

Élections 2210, Registre des électeurs (CD)
Élections 2510, Analyse et qualité (CD)
Élections 2810, Programmes et services en région (CD)

Enregistrement (SCT) : 004003

Numéro de fichier : Élections PPU 037

Règles électorales spéciales (FRP)

Description : Ce fichier contient des renseignements relatifs aux électeurs des Forces canadiennes, aux électeurs incarcérés, aux citoyens canadiens vivant temporairement à l'étranger (moins de cinq ans), aux électeurs vivant temporairement à l'extérieur de leur circonscription (au Canada ou à l'étranger) et aux résidents canadiens dans leur circonscription qui souhaitent exprimer leur suffrage par la poste. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le statut de citoyen, la date de naissance, le numéro de dossier militaire, le sexe et la signature de ces électeurs. Ils pourraient également comprendre les preuves d'identité et de résidence habituelle fournies par les électeurs. Une preuve d'identité acceptable est un document signé indiquant le nom et l'adresse de l'électeur, ou une combinaison de deux documents indiquant les mêmes renseignements.

Catégorie de personnes : citoyens canadiens âgés de 18 et plus.

But : Ces renseignements personnels sont utilisés pour administrer le programme de Règles électorales spéciales et déterminer l'admissibilité des électeurs à ce programme. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi électorale du Canada.

Usages compatibles : Les renseignements personnels, à l'exception du numéro de dossier militaire et de la signature, peuvent être utilisés pour la mise à jour du Registre national des électeurs. Pour en savoir plus, veuillez consulter le fichier de renseignements personnels suivant : Inscription et identification des électeurs – Élections PPU 037. De plus, les renseignements personnels peuvent être communiqués au commissaire aux élections fédérales dans le cadre de son mandat de veiller à l'observation et à l'exécution de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire. À cet égard, veuillez consulter le fichier de renseignements personnels suivant : Commissaire aux élections fédérales – SPPC PPU 008.

Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration

Numéro d'ADD : 2016/004

Renvoi au document : Élections 2410, Méthodes de vote alternatives (CD)

Enregistrement (SCT) : 20110292

Numéro de fichier : Élections PPU 040

Bureaux du directeur du scrutin et travailleurs électoraux (FRP)

Description : Ce fichier contient des renseignements concernant les directeurs du scrutin et les autres travailleurs électoraux dont les services sont retenus pour l'administration d'élections ou de référendums fédéraux. Les renseignements personnels peuvent comprendre : noms, coordonnées, dates de naissance, signatures, numéros d'assurance sociale (NAS), renseignements sur la paie et renseignements bancaires pour le dépôt direct.

Catégorie de personnes : Fonctionnaires électoraux et référendaires.

But : Les renseignements contenus dans ce fichier servent à l'administration de la paie et des avantages, et à l'approbation des décaissements (honoraires, frais et indemnités) et des retenues. Le NAS est exigé pour ce fichier; il est aussi recueilli aux fins de l'impôt sur le revenu et de la délivrance des feuillets T4.

Usages compatibles : Ces renseignements sont recueillis pour permettre la vérification et le rapprochement des comptes (honoraires, frais et indemnités), faciliter le recouvrement des trop-payés et des sommes dues à la Couronne et, s'il y a lieu, permettre l'exécution des ordonnances de saisie-arrêt ou de prélèvement de fonds conformément au Règlement sur la saisie-arrêt pour l'exécution d'ordonnances et d'ententes alimentaires. Le NAS est communiqué à l'Agence du revenu du Canada (ARC) aux fins de l'impôt sur le revenu. Dans ce contexte, veuillez consulter les fichiers de renseignements personnels de l'ARC : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers – ARC PPU 005 et Traitement des déclarations et paiements des entreprises – ARC PPU 047.

Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration

Numéro d'ADD : 2016/004

Renvoi aux documents :

Enregistrement (SCT) : 20110291

Numéro de fichier : Élections PPU 045

Commissions de délimitation des circonscriptions électorales fédérales (FRP)

Description : Ce fichier contient des renseignements personnels utilisés pour la rémunération de chaque membre et employé des commissions de délimitation des circonscriptions électorales fédérales et le remboursement de leurs frais, ainsi que le remboursement des frais du président de chaque commission. Il contient également des renseignements concernant toute autre personne qui reçoit un paiement. Les renseignements personnels peuvent comprendre des noms, des coordonnées, des renseignements biographiques, des renseignements financiers, la nature des dépenses à traiter, des numéros de compte bancaire, des numéros de transit, des numéros d’assurance sociale (NAS), des numéros de taxe sur les produits et services (TPS), des numéros de taxe de vente harmonisée (TVH) et des signatures.

Catégorie de personnes : présidents, membres et employés des commissions de délimitation des circonscriptions électorales fédérales, entrepreneurs ou représentants d’une société, d’une entreprise ou d’une association qui ont fourni des biens ou des services aux commissions et auxquels un paiement doit être versé conformément à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales.

But : Ces renseignements personnels sont recueillis afin de permettre au directeur général des élections de déterminer les montants requis pour la rémunération et le paiement des autres dépenses engagées au titre de la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales.

Normes de conservation et de destruction : En cours d’élaboration

Numéro d’ADD : 2016/004

Renvoi au document : Élections 2310, Redécoupage des cironscriptions (CD)

Enregistrement (SCT) : 20120420

Numéro de fichier : Élections PPU 050