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Rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information
Exercice terminé le 31 mars 2011

2.   Activités et réalisations principales

2.1   Éducation et formation

Les activités d'éducation à l'intention du personnel d'Élections Canada sur la Loi sur l'accès à l'information nous aident à remplir notre obligation de prêter assistance aux personnes qui demandent des documents de l'organisme. Cette année, le Bureau de l'AIPRP a participé à une activité portes ouvertes du Secteur du DPI à Élections Canada afin de faire connaître à quelque 100 employés des outils sur les processus et les responsabilités en matière d'accès à l'information, et de les informer sur la question.

Quinze employés d'Élections Canada ont participé aux ateliers pour les bureaux de première responsabilité. Les agents d'AIPRP de l'organisme ont dirigé deux ateliers afin d'aborder et d'examiner le processus d'AIPRP, les directives gouvernementales qui y sont associées et les pratiques exemplaires conformément à la Loi. Un exposé sur nos procédures internes de traitement des demandes a également été présenté devant 25 cadres supérieurs d'Élections Canada. Toutes ces initiatives ont été soutenues par de nombreuses séances de formation et discussions de sensibilisation individuelles et informelles.

Le chapitre actuel dans Info Source est publié sur le site Web d'Élections Canada et sur l'intranet afin d'aider les Canadiens et le personnel d'Élections Canada à comprendre comment l'organisme organise ses programmes et utilise l'information pour remplir son mandat. Les membres du personnel ont aussi accès, dans l'intranet, à du matériel de formation supplémentaire et à des conseils pour les aider à s'acquitter de leurs responsabilités liées à l'AIPRP.

2.2   Politiques et procédures institutionnelles relatives à l'accès à l'information

Depuis janvier 2012, le Conseil du Trésor exige qu'un résumé des demandes d'accès à l'information entièrement traitées soit affiché sur la plupart des sites Web fédéraux. Grâce à la divulgation proactive de cette information, les Canadiens et le Parlement sont davantage en mesure d'obliger les représentants du gouvernement et du secteur public à rendre des comptes.

À l'automne 2011, le Bureau de l'AIPRP a commencé à publier les sommaires de toutes les demandes officielles d'accès à l'information entièrement traitées depuis le début de l'exercice 2011-2012. Cette transparence supplémentaire a entraîné 42 demandes informelles de documents de l'organisme déjà diffusés en vertu de la législation sur l'accès à l'information.

Le diagramme du processus d'AIPRP a été mis à jour cette année afin de renforcer notre engagement à respecter les délais et de veiller au traitement des demandes conformément à la
Loi sur l'accès à l'information. Le diagramme structuré présente les rôles et les responsabilités qui doivent être assumés lors du traitement des demandes officielles de documents. Il aide les représentants du Bureau de l'AIPRP à collaborer avec leurs collègues qui sont responsables des documents d'Élections Canada.