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Rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information pour l'exercice terminé le 31 mars 2015

3.   Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

La présente section fournit une interprétation de certaines statistiques sur le traitement des demandes présentées à Élections Canada en vertu de la Loi. Les données complètes de l'exercice 2014-2015 sont fournies dans le rapport statistique (voir l'annexe II).

3.1   Nombre et origine des demandes officielles

Du 1er avril 2014 au 31 mars 2015, Élections Canada a reçu 106 nouvelles demandes d'information officielles en vertu de la Loi, soit 74 % de plus qu'à l'exercice précédent. Ce haut volume de demandes est attribuable à l'intérêt suscité par la réforme électorale et l'approche de l'élection générale de 2015.

Nombre de demandes reçues
La description du graphique « Nombre de demandes reçues »

Un total de 120 demandes, dont 14 provenant de l'exercice précédent, ont dû être traitées en 2014-2015. Comme le montre le diagramme ci-dessous, 99 de ces demandes ont été fermées au cours de la période de rapport, soit 50 % de plus qu'en 2013-2014. Parmi les 21 demandes reportées au prochain exercice, 17 ont été reçues au cours du dernier trimestre de 2014-2015. Neuf des demandes reportées ont été présentées par la même personne.

Nombre de demandes fermées et reportées
La description du graphique « Nombre de demandes fermées et reportées »

La plupart de ces demandes provenaient du secteur privé (34) et de divers organismes (33), notamment d'associations, de syndicats, d'organisations à but non lucratif et non gouvernementales, de bureaux de député et de partis politiques. D'autres demandes provenaient des médias (22) et du grand public (17).

3.2   Dispositions prises à l'égard des demandes entièrement traitées

Sur les 99 demandes entièrement traitées pendant la période de rapport, 21 (21 %) ont mené à une communication totale, soit 12 % de plus que l'an dernier. Soixante et une demandes ont mené à une communication partielle, et aucune n'a été entièrement exemptée. Le Bureau de l'AIPRP n'a pas pu traiter 16 demandes (16 %), parce que l'information demandée n'existait pas ou parce que les renseignements fournis dans la demande n'ont pas permis de trouver cette information. Des documents ont été partiellement communiqués dans 62 % des cas, pourcentage qui est pratiquement inchangé par rapport à l'exercice précédent (65 %). La proportion de demandes ayant fait l'objet de chaque disposition finale est restée relativement stable par rapport aux exercices précédents.

Dispositions prises à l'égard des demandes entièrement traitées
La description du graphique « Dispositions prises à l'égard des demandes entièrement traitées »

3.3   Délai de traitement des demandes

En 2014-2015, un total de 64 demandes (65 %) ont été entièrement traitées dans les 30 jours, contre 59 % à l'exercice précédent. Cette hausse est proportionnelle à l'augmentation du nombre de demandes reçues par Élections Canada en 2014-2015. De plus, 11 demandes (11 %) l'ont été dans les 31 à 60 jours, 14 (14 %) dans les 61 à 120 jours, 2 (2 %) dans les 121 à 180 jours, et 5 (5 %) dans les 181 à 365 jours. Trois demandes (3 %) ont été fermées plus d'un an après leur réception.

Délai de traitement des demandes
La description du graphique « Délai de traitement des demandes »

Les délais de traitement plus longs sont attribuables à plusieurs facteurs, la plupart du temps aux demandes datant d'exercices précédents, aux demandes exigeant la consultation d'autres organismes, et aux demandes d'une vaste portée et visant des documents de nature délicate liés à des enquêtes et à des vérifications menées en application de la Loi électorale du Canada.

3.4   Communication informelle de documents

Chaque mois, Élections Canada publie en ligne un résumé des dernières demandes d'accès à l'information officielles entièrement traitées, conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces résumés permettent à toute personne de demander, de manière informelle, une copie des documents déjà communiqués en application de la Loi. En 2014-2015, le nombre de trousses d'accès à l'information transmises de façon informelle a chuté comparativement aux exercices précédents. En effet, le Bureau de l'AIPRP a transmis 31 trousses de manière informelle, ce qui représente une baisse de 84 % par rapport à l'exercice précédent.

Nombre de trousses d'AI transmises de façon informelle
La description du graphique « Nombre de trousses d'AI transmises de façon informelle »

3.5   Exceptions invoquées

Le rapport statistique (à l'annexe II) indique le nombre de demandes pour lesquelles Élections Canada a invoqué des exceptions précises, et fournit des précisions à cet égard. Chaque exception n'est comptabilisée qu'une seule fois, même si l'organisme l'a invoquée à plusieurs reprises dans le cadre d'une même demande. Le diagramme ci-dessous comprend les six exceptions les plus souvent invoquées au cours de l'exercice 2014-2015.

Exceptions invoquées les plus courantes
La description du graphique « Exceptions invoquées les plus courantes »

Comme par les exercices passés, l'exception la plus souvent invoquée a été celle prévue au paragraphe 19(1) de la Loi. En 2014-2015, elle a été invoquée presque deux fois plus souvent qu'à l'exercice précédent; elle a servi à protéger des renseignements personnels dans 53 cas. L'article 16.3 permet au directeur général des élections de refuser de communiquer des renseignements créés ou obtenus au cours d'une enquête, d'une révision ou d'un examen effectué en application de la Loi électorale du Canada. Élections Canada a invoqué l'article 16.3 pour 12 demandes. L'alinéa 20(1)c) a été appliqué pour 21 demandes afin de protéger des renseignements de tiers. L'alinéa 21(1)a) permet aux responsables d'une institution fédérale de refuser la communication d'avis ou de recommandations élaborés par ou pour un représentant du gouvernement, alors que l'alinéa 21(1)b) permet de refuser la communication de comptes rendus de consultations et de délibérations au sein du gouvernement. Ces alinéas ont été invoqués dans 10 et 9 cas respectivement. Enfin, pour 11 demandes, les documents ont été exemptés conformément à l'article 23, car ils étaient assujettis au secret professionnel de l'avocat.

3.6   Prorogation des délais

Pendant la période de rapport, Élections Canada a prorogé les délais à 34 reprises, soit 29 fois (85 %) en vertu de l'alinéa 9(1)a) de la Loi. Cet alinéa permet une prorogation si la demande porte sur un important volume de documents et entrave de manière raisonnable le fonctionnement de l'institution. À quatre reprises, le délai a été prorogé en vertu de l'alinéa 9(1)b), qui s'applique si les consultations nécessaires pour donner suite à une demande rendraient pratiquement impossible le respect du délai. Dans un cas, le délai a été prorogé en vertu de l'alinéa 9(1)c), qui permet de donner avis de la demande à des tiers.

Dans la majorité des cas (25 au total), le délai n'a pas été prorogé de plus de 30 jours. Le délai de six demandes a été prorogé de 31 à 60 jours, et trois délais ont été prorogés de 61 à 120 jours.

Le Bureau de l'AIPRP a comme pratique de communiquer une partie des renseignements avant la date d'échéance prorogée, dans la mesure du possible.

3.7   Consultations

En 2014-2015, le Bureau de l'AIPRP a reçu 15 demandes de consultation officielles d'autres institutions gouvernementales. Il a répondu à 14 d'entre elles en moins de 30 jours. Une demande de consultation n'était pas encore close à la fin de la période de rapport et été reportée à 2015-2016.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions gouvernementales – fermées
La description du graphique « Demandes de consultation reçues d’autres institutions gouvernementales – fermées  »

3.8   Frais et coûts

Le Bureau de l'AIPRP a perçu des frais de 520 $ au cours de l'exercice.

Le budget consacré à l'application de la Loi s'est élevé à 396 887 $, dont 231 902 $ en salaire et 164 985 $ en biens et en services (y compris les honoraires des experts-conseils).