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Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice terminé le 31 mars 2011

2. Activités et réalisations principales

2.1 Éducation et formation

En 2010-2011, le Bureau de l'AIPRP a préparé un plan détaillé visant à éduquer son personnel, les employés d'Élections Canada à Ottawa et le personnel en région sur leurs responsabilités en matière de protection des renseignements personnels, par des cours magistraux et l'apprentissage en ligne.

Le Bureau a organisé huit séances de formation sur les concepts fondamentaux de la protection des renseignements personnels et sur l'obligation d'aider les demandeurs imposée par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le groupe des opérations d'Élections Canada a aussi formé 88 nouveaux directeurs du scrutin et directeurs adjoints du scrutin à leurs responsabilités en AIPRP au moyen d'un module en ligne.

Du nouveau matériel éducatif a été affiché sur le site Web d'Élections Canada et sur l'intranet. Sur le site Web, les citoyens peuvent s'informer des droits que leur confèrent les lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels et de la responsabilité qu'a Élections Canada de les aider dans leurs démarches. On trouve également sur le site Web les rapports annuels de l'organisme sur l'administration de l'AIPRP ainsi qu'un lien vers le chapitre d'Élections Canada dans Info Source. Dans l'intranet, les membres du personnel ont accès à du matériel de formation et à des conseils en AIPRP.

2.2 Politiques et procédures institutionnelles relatives à la protection des renseignements personnels

En 2010-2011, le Bureau de l'AIPRP a conçu des documents d'orientation en réponse aux nouvelles lignes directrices du Conseil du Trésor sur les ententes de partage de données. Plusieurs ententes de longue date ont été revues et seront mises à jour en fonction de ces lignes directrices.

En réponse au rapport de vérification de 2009 de la commissaire à la protection de la vie privée intitulé Cadres de gestion de la protection de la vie privée de certaines institutions fédérales, Élections Canada a élaboré une approche à l'égard des atteintes à la vie privée. La haute direction devrait approuver le processus en 2011-2012.

Élections Canada a également revu ses lignes directrices sur l'utilisation des listes électorales remises à des moments précis aux candidats, aux partis politiques et aux députés. Ces listes sont distribuées conformément à la Loi électorale du Canada, qui limite aussi l'utilisation de cette information. Le document Lignes directrices sur l'utilisation des listes électorales fournies par le Bureau du directeur général des élections du Canada a fait l'objet d'améliorations importantes, notamment l'élargissement du public cible aux candidats et l'étoffement des pratiques exemplaires de protection des renseignements personnels.

En outre, Élections Canada a actualisé sur son site Web l'information concernant le droit des électeurs à figurer sur le Registre national des électeurs ou à en être radiés, ainsi que sur l'utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels.

2.3 Ententes sur le partage des renseignements

En vertu de l'article 44 de la Loi électorale du Canada, le directeur général des élections a le pouvoir de tenir un registre des Canadiens ayant qualité d'électeur. Ce Registre national des électeurs contient plus de renseignements que les listes électorales distribuées aux candidats, aux partis politiques et aux députés. Il contient le nom, l'adresse, le sexe et la date de naissance de chaque électeur et un identificateur unique généré de façon aléatoire.

Le registre est tenu à jour à l'aide de l'information fournie par des banques de données fédérales, provinciales et territoriales ainsi que par les électeurs eux-mêmes (article 46 de la Loi). Élections Canada a conclu des ententes à ce sujet notamment avec l'Agence du revenu du Canada, la Société canadienne des postes, Citoyenneté et Immigration Canada et les registraires des véhicules automobiles et de l'état civil des provinces et des territoires.

Conformément à l'article 55 de la Loi, Élections Canada fournit également des données du registre à tout organisme chargé, en vertu de la législation provinciale ou territoriale, de dresser une liste électorale. Les ententes concernant ces échanges de données doivent prévoir des conditions quant à l'utilisation et à la protection des renseignements personnels.

Élections Canada a conclu des ententes d'échange de données avec tous les organismes électoraux des provinces et des territoires, sauf la Saskatchewan et le Yukon. Dans ces deux derniers cas, les ententes prévoient qu'Élections Canada peut obtenir des données, mais pas en donner en retour. Élections Canada a aussi conclu des ententes d'échange de données à des fins électorales avec certaines municipalités, par exemple Winnipeg.

2.4 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Élections Canada a accompli des progrès importants pour une priorisation accrue de la protection des renseignements personnels dans sa planification générale. Le comité de gestion de l'information et de technologie de l'information doit tenir compte de ce paramètre dans l'examen et la supervision des nouveaux projets. En outre, les cadres supérieurs doivent s'assurer que les EFVP sont prises en considération et menées à bien (s'il y a lieu) dans le cadre de tous leurs projets. Les rôles et les responsabilités touchant aux EFVP ont été précisés, et tous les employés peuvent maintenant consulter un guide à cet effet sur l'intranet d'Élections Canada.

Les six évaluations amorcées en 2010-2011 montrent que les principes et exigences relatifs aux renseignements personnels ont été bien observés, mais elles relèvent aussi des points à améliorer. Il faudrait par exemple documenter pleinement des processus illustrant comment les activités de programme se conforment aux principes établis par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Aucune évaluation n'a été terminée au cours de l'exercice.

2.5 Ressources humaines et dotation

Pendant l'exercice, Élections Canada a procédé à une évaluation approfondie des compétences et des ressources nécessaires à l'administration de la législation sur l'AIPRP. Depuis sa création, le Bureau de l'AIPRP a recours aux services d'employés en détachement, d'experts-conseils et d'étudiants. En 2010-2011, des mesures ont été prises, notamment plusieurs concours, pour consolider le petit noyau d'employés.

En étroite collaboration avec le secteur des ressources humaines d'Élections Canada, et conformément à la stratégie de ressources humaines de l'organisme, le Bureau de l'AIPRP a élaboré pour les agents AIPRP un programme de perfectionnement qui serait centré sur l'acquisition et le développement de compétences par la formation en classe et au travail.