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Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice terminé le 31 mars 2011

3. Rapport statistique sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La présente section porte sur le traitement des demandes présentées à Élections Canada en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'annexe II fournit un résumé des statistiques relatives aux demandes reçues et/ou traitées en 2010-2011.

3.1 Nombre de demandes

Pendant l'exercice, Élections Canada a reçu 34 demandes officielles de renseignements personnels, comparativement à 50 en 2009-2010. Par ailleurs, l'organisme a achevé de traiter trois demandes datant de l'exercice précédent.

Nombre de demandes

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Au 31 mars 2011, le Bureau de l'AIPRP avait conclu le traitement de 35 demandes officielles, le traitement des deux autres se poursuivant durant l'exercice 2011-2012.

3.2 Dispositions prises à l'égard des demandes entièrement traitées

Sur les 35 demandes entièrement traitées durant l'exercice, 29 ont mené à une communication totale de l'information demandée, et 3 à une communication partielle. Une demande n'a mené à aucune communication, l'information demandée faisant l'objet d'une exemption. Un demandeur a retiré sa demande. Enfin, dans un autre cas, les documents demandés n'existaient pas.

3.3 Exemptions invoquées

Le Rapport statistique 2010-2011 à l'annexe II fournit des précisions au sujet des exemptions qu'Élections Canada a invoquées au cours de l'exercice. Une exemption n'est comptabilisée qu'une fois si l'organisme l'invoque à plusieurs reprises dans le cadre d'une même demande.

Élections Canada a invoqué des exemptions en vertu des articles 26 (renseignements concernant une autre personne que le demandeur) et 27 (secret professionnel des avocats) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

3.4 Délai de traitement des demandes

Au total, 32 demandes (91 %) ont été traitées dans les 30 jours. Deux l'ont été dans les 31 à 60 jours et une dans les 61 à 120 jours. En 2009-2010, 90 % des demandes ont été traitées à l'intérieur de la limite de 30 jours.

Délai de traitement des demandes

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3.5 Prorogation des délais

L'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit la prorogation du délai si le traitement de la demande dans le délai prévu entraverait de manière déraisonnable le fonctionnement de l'institution ou si des consultations sont nécessaires. En 2010-2011, Élections Canada a recouru à la prorogation à trois reprises.

3.6 Demandes non officielles

Le Bureau de l'AIPRP n'a reçu aucune demande non officielle de renseignements personnels au cours de la période de référence.

3.7 Communication des renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)m)

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels précise dans quelles circonstances une institution gouvernementale peut communiquer des renseignements personnels dont elle dispose sans le consentement de la personne visée. Ces communications sont discrétionnaires et sont assujetties aux autres lois fédérales.

L'alinéa 8(2)m) autorise une institution à communiquer des renseignements personnels à toute fin si, de l'avis du responsable de l'institution, l'intérêt public justifie clairement une violation éventuelle de la vie privée ou si l'individu concerné peut en tirer un avantage certain.

Au cours de l'exercice, Élections Canada n'a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de l'alinéa 8(2)m).

3.8 Frais et coûts

Le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels est sans frais pour les particuliers.

En 2010-2011, le budget de rémunération des employés affectés à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels s'est élevé à 229 128 $, et celui de fonctionnement et de maintenance à 167 730 $. Cela tient compte du travail effectué dans divers domaines : traitement des demandes, élaboration et mise en œuvre de politiques, formation continue, EFVP, rapports périodiques et conseils juridiques ou administratifs. Ce travail a été effectué par des employés, des experts-conseils ainsi que par des occasionnels.

3.9 Plaintes et contrôle judiciaire

Concernant la protection des renseignements personnels, Élections Canada n'a fait l'objet d'aucune plainte ni contrôle judiciaire en 2010-2011.