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Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice terminé le 31 mars 2012

2.   Activités et réalisations principales

2.1   Éducation et formation

Cette année, le Bureau de l'AIPRP a participé à une activité portes ouvertes du Secteur du DPI à Élections Canada afin de faire connaître à quelque 100 employés des outils sur les processus et les responsabilités en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, et de les informer sur la question. Huit autres séances de formation ont été offertes à 130 employés d'Élections Canada sur le Protocole en cas d'atteinte à la vie privée de l'organisme. De plus, 36 employés ont participé à un atelier sur l'EFVP. Les agents d'AIPRP de l'organisme ont dirigé deux ateliers pour les bureaux de première responsabilité afin d'aborder et d'examiner le processus d'AIPRP et les pratiques exemplaires conformément aux lois; 15 employés d'Élections Canada y ont assisté.

Le chapitre actuel dans Info Source est publié sur le site Web d'Élections Canada et sur l'intranet afin d'aider les Canadiens et le personnel d'Élections Canada à comprendre comment l'organisme organise ses programmes et utilise l'information pour remplir son mandat. Les membres du personnel ont aussi accès, dans l'intranet, à du matériel de formation supplémentaire et à des conseils pour les aider à s'acquitter de leurs responsabilités liées à l'AIPRP.

2.2   Politiques et procédures institutionnelles relatives à la protection des renseignements personnels

Pendant l'exercice 2011-2012, Élections Canada a élaboré un modèle pour ses ententes d'échange de renseignements personnels qui respecte toutes les lignes directrices du Conseil du Trésor en la matière. Les nouvelles ententes et les ententes reconduites, touchant les renseignements personnels recueillis auprès d'autres organismes électoraux canadiens ou échangés avec ceux-ci, seront élaborées à partir du modèle et, par conséquent, tiendront compte des pratiques exemplaires qu'il comprend.

En réponse au rapport de vérification de 2009 du Commissariat à la protection de la vie privée intitulé Cadres de gestion de la protection de la vie privée de certaines institutions fédérales, Élections Canada a élaboré un Protocole en cas d'atteinte à la vie privée afin de faire en sorte que des mesures rapides et appropriées soient prises en cas d'atteinte à la vie privée. Le protocole est conforme aux Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui énoncent les pratiques exemplaires pour réagir aux communications inappropriées ou non autorisées de renseignements personnels ou aux accès inappropriés ou non autorisés à de tels renseignements.

2.3   Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Le Bureau de l'AIPRP effectue toujours des EFVP et des évaluations des risques connexes afin de cerner les risques d'atteinte à la vie privée que comportent les programmes, les initiatives ou les projets, nouveaux ou existants, dans le cadre desquels des renseignements personnels sont recueillis et conservés.

Pendant l'exercice 2011-2012, Élections Canada a effectué une EFVP pour le Service d'inscription en ligne des électeurs, mis en place en avril 2012. Ce service offre en temps opportun un accès rapide, sécuritaire et pratique aux électeurs qui veulent confirmer ou mettre à jour leurs renseignements d'inscription sur Internet. Les résumés des EFVP sont publiés sur la page suivante :
www.elections.ca/content.aspx?section=res&dir=rep/pro/atip&document=index&lang=f.