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Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice terminé le 31 mars 2013

2. Activités et réalisations principales

2.1 Éducation et formation

Cette année, Élections Canada a offert à 34 employés six séances de formation sur la protection et la gestion des renseignements personnels. De plus, quatre employés d'Élections Canada ont reçu une formation sur leurs responsabilités en tant qu'intermédiaires entre leur secteur et le Bureau de l'AIPRP. Généralement, la formation offerte par l'organisme sur la protection des renseignements personnels couvre les principes de protection des renseignements personnels (code type de la CSA) et fournit des conseils sur les initiatives qui concernent les renseignements personnels. Pour cette raison, la formation est souvent donnée de façon individuelle et informelle.

Le Bureau de l'AIPRP s'est efforcé de sensibiliser les employés au moyen d'outils de communication interne. Au cours de l'exercice, la section du site intranet d'Élections Canada consacrée à l'AIPRP a été restructurée en profondeur, mise à jour et uniformisée avec celle de Gestion de l'information, ce qui en fait un meilleur outil de référence pour les employés et une meilleure ressource d'apprentissage sur la réponse aux demandes d'accès à l'information et la gestion des renseignements personnels. Le Bureau de l'AIPRP a également contribué régulièrement au bulletin interne mensuel d'Élections Canada, notamment en abordant des thèmes tels que la protection des renseignements personnels grâce au chiffrement, et les 10 principes de protection des renseignements personnels pour assurer une gestion efficace.

2.2 Politiques et procédures institutionnelles relatives à la protection des renseignements personnels

Élections Canada n'a mis en place aucune nouvelle politique ou procédure institutionnelle au cours de l'exercice. Il a continué de mettre à jour ses ententes d'échange de renseignements personnels avec les organismes électoraux provinciaux et territoriaux conformément au modèle amélioré qui satisfait à toutes les exigences du Conseil du Trésor.

2.3 Autres initiatives

Cette année, le Bureau de l'AIPRP a établi un partenariat avec les secteurs opérationnels d'Élections Canada afin de commencer la mise à jour des énoncés de confidentialité dans les formulaires utilisés par les participants politiques et d'autres intervenants. Élections Canada aspire à être plus transparent quant aux raisons justifiant la collecte de renseignements personnels et aux façons dont ils sont utilisés. Ce projet se poursuivra au cours de la nouvelle année.

2.4 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Le Bureau de l'AIPRP effectue toujours des EFVP et des évaluations des risques connexes afin de cerner les risques d'atteinte à la vie privée que comportent les programmes, les initiatives ou les projets, nouveaux ou existants, dans le cadre desquels des renseignements personnels sont recueillis et conservés.

Aucune EFVP n'a été effectuée par Élections Canada cette année.