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Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice terminé le 31 mars 2014

2. Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Éducation et formation

En 2013-2014, Élections Canada a tenu une séance de formation officielle sur la protection et la gestion des renseignements personnels conformément aux 10 principes applicables (code type de l'Association canadienne de normalisation). Six employés y ont participé. Le Bureau de l'AIPRP a élaboré un nouveau programme de formation sur la protection des renseignements personnels à l'intention des directeurs du scrutin, en prévision de la prochaine élection générale fédérale. Il a sollicité chacun des bureaux de première responsabilité d'Élections Canada afin de planifier les besoins de l'organisme en matière de formation pour la prochaine année. Le Bureau de l'AIPRP a également eu recours au site intranet d'Élections Canada et a contribué régulièrement au bulletin d'information interne mensuel pour mieux faire connaître les questions de protection des renseignements personnels à l'échelle de l'organisme.

2.2 Politiques et procédures institutionnelles relatives à la protection des renseignements personnels

Élections Canada n'a mis en place aucune nouvelle politique ou procédure institutionnelle relative à la protection des renseignements personnels au cours de l'exercice. L'organisme s'affaire actuellement à élaborer une nouvelle politique interne et des outils pour améliorer la gestion des renseignements personnels.

2.3 Suivi institutionnel des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l'AIPRP utilise son logiciel de gestion des cas pour surveiller la progression du traitement de chaque demande, y compris du nombre de jours restants avant l'échéance prévue par la Loi. Un rapport d'étape hebdomadaire sur l'ensemble des dossiers ouverts et récemment fermés est régulièrement présenté à la haute direction, notamment au directeur général des élections et aux membres du Comité exécutif.

2.4 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Le Bureau de l'AIPRP effectue toujours des EFVP afin de cerner les risques d'atteinte à la vie privée que comportent les programmes ou les projets nouveaux ou existants dans le cadre desquels des renseignements personnels sont traités.

En 2013-2014, le Bureau de l'AIPRP a régulièrement fourni des conseils sur les programmes et les projets comportant des renseignements personnels afin de déterminer s'il fallait effectuer une EFVP. Élections Canada en a amorcé quatre, qui seront achevées en 2014-2015. Aucune n'a été terminée pendant la période de rapport.

2.5 Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte substantielle à la vie privée est causée par la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation ou l'élimination non autorisée de renseignements personnels délicats, qui risquerait vraisemblablement de causer un préjudice ou un tort à la personne touchée. Aucune atteinte du genre n'est survenue à Élections Canada pendant la période de rapport.