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Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice terminé le 31 mars 2015

2. Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Éducation et formation

La formation sur la protection des renseignements personnels à Élections Canada vise habituellement à renseigner le personnel sur les principes de la Loi, la façon d'assurer la gestion des demandes de renseignements personnels en toute sécurité et la protection des renseignements personnels. Lors de l'exercice 2014-2015, l'organisme n'a tenu aucune séance de formation officielle. Ainsi, la majorité de la formation a été offerte de façon informelle et individuelle. Par exemple, le Bureau de l'AIPRP a fourni des conseils et des avis informels sur le traitement des demandes de renseignements personnels, et a commencé à élaborer du nouveau matériel de formation sur l'AIPRP. Au cours de la période de rapport, il a poursuivi le programme de formation sur la protection des renseignements personnels lancé l'an dernier afin de préparer les directeurs du scrutin à la prochaine élection générale. Il a également sensibilisé l'ensemble du personnel aux questions d'AIPRP, par le truchement du site intranet d'Élections Canada et d'articles périodiques publiés dans son bulletin d'information trimestriel.

2.2 Politiques et procédures institutionnelles relatives à la protection des renseignements personnels

Aucune nouvelle politique ou procédure institutionnelle relative à la protection des renseignements personnels n'a été mise en place au cours de l'exercice. L'organisme travaille actuellement à élaborer un nouveau cadre et une nouvelle politique internes, et à réviser ses outils pour améliorer la gestion des renseignements personnels.

2.3 Suivi institutionnel des demandes de la Loi

Le Bureau de l'AIPRP utilise son logiciel de gestion des cas pour surveiller la progression du traitement de chaque demande, y compris du nombre de jours restants avant l'échéance prévue par la Loi. Un rapport d'étape hebdomadaire sur l'ensemble des dossiers ouverts et récemment fermés est régulièrement présenté à la haute direction, notamment au directeur général des élections et aux membres du Comité exécutif.

2.4 Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte substantielle à la vie privée est causée par la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation ou l'élimination non autorisée de renseignements personnels délicats, qui risquerait vraisemblablement de causer un préjudice ou un tort à la personne touchée. Aucune atteinte du genre n'est survenue à Élections Canada pendant la période de rapport.

2.5 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Le Bureau de l'AIPRP effectue toujours des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour cerner les risques d'atteinte à la vie privée que comportent les programmes, les initiatives ou les projets nouveaux ou existants dans le cadre desquels des renseignements personnels sont traités.

En 2014-2015, le Bureau de l'AIPRP a fourni des conseils sur différents programmes internes afin de déterminer s'il fallait effectuer une EFVP. Aucune EFVP n'a été achevée pendant la période de rapport, mais les quatre EFVP entreprises au cours de l'exercice seront menées à bien au cours du prochain exercice.