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Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice se terminant le 31 mars 2016

2. Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1. Éducation et formation

La formation sur la protection des renseignements personnels à Élections Canada vise habituellement à renseigner le personnel sur les principes de la Loi, la façon d'assurer la gestion des demandes de renseignements personnels en toute sécurité et la protection des renseignements personnels. En 2015-2016, l'organisme a tenu deux séances de formation officielles pour six employés sur leurs responsabilités en tant qu'agents de liaison entre leurs secteurs et le Bureau de l'AIPRP. Le Bureau de l'AIPRP a aussi renseigné, au moyen des sites intranet d'Élections Canada, le personnel de l'organisme et le personnel en région sur les enjeux relatifs à la vie privée, tels que les meilleures pratiques pour gérer les renseignements personnels et les étapes à suivre en cas d'atteinte à la vie privée.

2.2. Politiques et procédures institutionnelles relatives à la protection des renseignements personnels

Aucune nouvelle politique ou procédure institutionnelle relative à la protection des renseignements personnels n'a été mise en place au cours de l'exercice. L'organisme travaille actuellement à élaborer un nouveau cadre et une nouvelle politique internes, et à réviser ses outils pour améliorer la gestion des renseignements personnels.

2.3. Suivi institutionnel des demandes de la Loi

Le Bureau de l'AIPRP utilise son logiciel de gestion des cas pour surveiller la progression du traitement de chaque demande, y compris du nombre de jours restants avant l'échéance prévue par la Loi. Un rapport d'étape hebdomadaire sur l'ensemble des dossiers ouverts et récemment fermés est régulièrement présenté à la haute direction, notamment au directeur général des élections et aux membres du Comité exécutif.

2.4. Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte substantielle à la vie privée est causée par la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation ou l'élimination non autorisée de renseignements personnels délicats, qui risquerait vraisemblablement de causer un préjudice ou un tort à la personne touchée.

En 2015-2016, Élections Canada a signalé au Commissariat à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada trois cas d'atteinte substantielle à la vie privée.

La première atteinte à la vie privée concernait le vol, dans un bureau du directeur du scrutin, d'un disque dur externe contenant les renseignements personnels des travailleurs électoraux qui travaillaient dans la circonscription. Le vol a été signalé au service de police local, et Élections Canada a pris des mesures immédiates pour renforcer la sécurité des renseignements personnels des travailleurs électoraux et pour réduire les risques que cela se reproduise.

La deuxième concernait la perte, dans un bureau du directeur du scrutin, d'un document comportant des renseignements personnels de travailleurs électoraux qui travaillaient dans la circonscription.

La troisième concernait le vol d'une serviette de deux agents réviseurs pendant qu'ils travaillaient auprès d'électeurs. La serviette contenait des renseignements personnels d'électeurs résidant dans le secteur de la révision ciblée. Le vol a été signalé au service de police local.

Dans les trois cas, les personnes concernées ont été averties de la situation et ont reçu des excuses par écrit. Le Bureau de l'AIPRP a travaillé étroitement avec les secteurs du programme concernés, la haute direction et d'autres intervenants internes pour gérer les atteintes à la vie privée selon le Protocole en cas d'atteinte à la vie privée d'Élections Canada.

2.5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Élections Canada effectue toujours des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour cerner les risques d'atteinte à la vie privée que comportent les programmes, les initiatives ou les projets nouveaux ou existants dans le cadre desquels des renseignements personnels sont traités.

En 2015-2016, le Bureau de l'AIPRP a fourni des conseils sur différents programmes internes afin de déterminer s'il fallait effectuer une EFVP. Une EFVP a été effectuée pendant la période de rapport. Son but était d'évaluer les facteurs relatifs à la vie privée de la nouvelle application en région RéVISE 3.0, utilisée pour mettre à jour les renseignements des électeurs et l'information sur les bureaux de scrutin pendant une élection.

Élections Canada travaille actuellement à publier le résumé de l'EFVP de RéVISE sur son site Web à elections.ca.