Mandat du Comité de vérification d'Élections Canada
1. Introduction
Le présent document établit le mandat du Comité de vérification (le comité) du Bureau du directeur général des élections (Élections Canada, ou l'organisme). Un ensemble révisé des politiques sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT), qui comprend la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, est entré en vigueur le 1er avril 2012. Cette nouvelle directive remplace trois directives et deux lignes directrices comprises dans l'ensemble des politiques sur la vérification interne de juillet 2009. Selon cette directive, Élections Canada doit établir, à titre de mandataire du Parlement, un comité de vérification, dont la majorité des membres proviennent de l'extérieur de la fonction publique fédérale. Le comité est une composante essentielle de la gouvernance et du régime de vérification d'Élections Canada.
2. Date d'entrée en vigueur
Le présent mandat entre en vigueur le 5 juillet 2012. Il remplace le mandat précédent qui avait été approuvé le 25 juin 2010.
3. Objet
Le présent document définit le mandat du Comité de vérification et il en précise le fonctionnement, la composition, les fonctions et responsabilités, et la reddition de comptes.
Le Comité de vérification est un comité consultatif indépendant qui fournit au directeur général des élections (DGE) des conseils objectifs sur la gestion des risques, le cadre de contrôle et les pratiques de production de rapports. Il a pour mandat de fournir des conseils indépendants et une assurance de l'efficacité de la gouvernance, de la gestion des risques, du contrôle, de la vérification et des pratiques de production de rapports à Élections Canada. Ce faisant, il veille à ce que le DGE reçoive des conseils et des recommandations indépendants et objectifs, et une assurance de la pertinence des pratiques en matière d'intendance, de gestion et de reddition des comptes à Élections Canada.
Le comité fournit aussi des conseils et des recommandations au DGE relativement à ses fonctions à titre d'agent comptable d'Élections Canada, conformément aux exigences de la Loi fédérale sur la responsabilité et d'autres lois analogues qui s'appliquent à Élections Canada.
4. Exigences relatives à la législation et aux politiques
Le présent mandat tient compte des exigences prescrites aux articles 16.1 et 16.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, aux termes desquels le DGE doit veiller à ce que l'organisme possède une capacité de vérification interne appropriée pour répondre à ses besoins et constituer un comité de vérification conformément aux directives émises par le CT. Le mandat assure également le respect de l'ensemble des politiques sur la vérification interne du CT, qui comprend la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada.
Aux termes de l'article 2.4 de la Politique sur la vérification interne du CT, les administrateurs généraux des mandataires du Parlement peuvent approuver toute dérogation à certaines exigences de la politique qu'ils jugent appropriée, compte tenu de leurs mécanismes de gouvernance, du mandat que leur confère la loi et de leur profil de risque. Le Bureau du DGE souscrit aux principes de l'ensemble des politiques sur la vérification interne du CT. Le DGE a toutefois autorisé les dérogations suivantes afin de préserver l'impartialité d'Élections Canada à titre de mandataire du Parlement :
- Seul le DGE peut procéder à la nomination des membres du Comité de vérification provenant de l'extérieur.
- Le plan de vérification interne ne traite pas nécessairement des risques et des vérifications que le Bureau du contrôleur général (BCG) peut identifier comme faisant partie de la couverture à l'échelle du gouvernement ou d'un secteur1.
- Bien qu'il utilise les résultats des vérifications internes dirigées ou exécutées par le BCG dans le cadre de l'information recueillie lors de l'élaboration du plan de vérification interne, Élections Canada n'a pas nécessairement à s'assurer que le plan de vérification interne de l'organisme tient compte, de façon appropriée, des risques horizontaux identifiés par le BCG2.
- Le ministre n'est pas périodiquement informé des points importants découlant des travaux de vérification interne et de ceux du Comité de vérification. De plus, le ministre ne se voit pas offrir l'occasion de rencontrer le Comité de vérification, au moins une fois l'an, pour discuter de son rapport annuel ou de toute préoccupation d'importance pouvant être soulevée à cet égard ou autrement3.
- Il n'est pas nécessaire que le BCG ait accès à l'information et aux employés d'Élections Canada ni qu'il reçoive un appui lors de ses vérifications4.
- Élections Canada ne met pas le rapport annuel du Comité de vérification à la disposition du BCG5. Le rapport est cependant affiché sur son site Web.
- Élections Canada ne remet pas ses rapports de vérification interne au BCG. Les rapports sont cependant affichés sur son site Web6.
- Le rapport du dirigeant principal de la vérification (DPV) comprendra une évaluation des effets des mesures proposées qui ont été pleinement mises en œuvre et dont les rapports finaux ont fait état, et il indiquera si ces mesures ont permis d'atténuer les risques cernés7.
5. Composition du comité
Composition
Le Comité de vérification est composé du DGE et de trois autres membres, et la majorité des membres proviennent de l'extérieur de la fonction publique fédérale. Le DGE présidera le comité, et au moins un membre doit être un expert financier détenant une désignation de comptable professionnel reconnue (CA, CMA, CGA). À titre de membre d'office, le DGE est le seul membre provenant d'Élections Canada, et les membres internes issus de la fonction publique fédérale se limitent aux sous-ministres, aux sous-ministres délégués et aux sous-ministres adjoints.
Tous les membres du Comité de vérification sont nommés par le DGE. Les membres sont sélectionnés de façon à ce que leurs capacités, leurs connaissances et leurs expériences, une fois mises en commun, permettent au comité de s'acquitter de ses fonctions de manière compétente et efficace.
Président
Le DGE présidera le comité.
Le président du Comité de vérification a les responsabilités suivantes :
- Proposer un plan au comité en vue de s'assurer que ses responsabilités annuelles et courantes sont traitées et que des réunions sont fixées en fonction des besoins.
- Fixer l'ordre du jour du comité en tenant compte des points proposés par les autres membres du comité et la haute direction, et présider les délibérations du comité.
- Veiller à ce que le comité fournisse des conseils et des recommandations pertinents au DGE, surveiller la bonne mise en œuvre des décisions du comité et prendre des mesures pertinentes pour toutes les questions se rapportant au mandat du comité.
- S'assurer que les représentants du Bureau du vérificateur général (BVG) sont tenus au courant des délibérations du comité et qu'ils recueillent des commentaires et des conseils auprès du BVG sur les questions se rapportant au comité et à la fonction de vérification interne.
- Veiller à ce que le mandat du Comité de vérification soit pertinent et proposer des modifications s'il y a lieu.
En vue de s'acquitter de ses responsabilités efficacement, le président du Comité de vérification peut directement rencontrer le DPV et le BVG, au besoin, hors du cadre des réunions du comité.
Durée des fonctions
Les membres de l'extérieur siègent à la discrétion du DGE, mais ils n'occupent généralement pas ce poste plus de huit ans.
6. Responsabilités et fonctions du comité
Le Comité de vérification assume les responsabilités suivantes :
Valeurs et éthique
- Surveiller le respect par Élections Canada des lois, des règlements, des politiques et des normes de comportement éthique, cerner les infractions à la loi et à l'éthique, voir à ce qu'elles soient corrigées, et examiner les systèmes et les pratiques d'Élections Canada établis par le DGE et fournir des conseils à ce sujet. Cela comprend les procédures et les mécanismes de rétroaction créés pour surveiller la conformité au code de conduite et aux politiques sur l'éthique d'Élections Canada ainsi que la mesure dans laquelle l'organisme, par ses processus, encourage et maintien des normes d'éthique élevées.
Gestion des risques
Examiner les dispositions de l'organisme en matière de gestion des risques et fournir des conseils sur celles-ci.
Cadre de contrôle de la gestion
Examiner les dispositions de contrôle interne d'Élections Canada et fournir des conseils sur celles-ci, et être au fait de toutes les questions importantes découlant du travail des autres qui fournissent des assurances à la haute direction et au DGE.
Fonction de vérification interne
- Recommander, et examiner périodiquement, une politique ou charte sur la vérification interne et la soumettre à l'approbation du DGE.
- Conseiller le DGE sur le bien-fondé des ressources chargées de la fonction de vérification interne.
- Examiner annuellement l'évaluation des risques et le plan de vérification interne axé sur les risques proposé par le DPV, et, s'il y a lieu, en recommander l'approbation au DGE.
- Surveiller et évaluer le rendement de la fonction de vérification interne.
- Obtenir et, s'il y a lieu, donner des conseils sur les stratégies de communication et recommander au DGE d'approuver les rapports de vérification interne et les plans d'action de la direction donnant suite aux recommandations formulées dans le cadre de la vérification.
- Évaluer les rapports sur les progrès présentés régulièrement en ce qui concerne le plan de vérification interne axé sur les risques d'Élections Canada.
- Être informé des activités de vérification interne qui n'entraînent pas la présentation d'un rapport et recevoir du DPV l'information sur toutes les questions importantes associées à ces travaux.
Fournisseurs externes de services d'assurance
- Être informé de ce qui suit et conseiller le DGE au sujet :
- de toutes les activités de vérification liées à Élections Canada entreprises par des fournisseurs externes de services d'assurance ainsi que la réponse de la direction à ces vérifications;
- des enjeux et priorités liés aux vérifications soulevés par les fournisseurs externes de services d'assurance.
Suivi des plans d'action de la direction
- Vérifier que des dispositions efficaces sont prises pour effectuer le suivi des plans d'action de la direction donnant suite aux recommandations en matière de vérification.
- Obtenir périodiquement les rapports soumis par la direction au sujet des mesures prises.
- Obtenir des rapports périodiques du dirigeant principal des finances (DPF) indiquant si les plans d'action de la direction ont été mis en œuvre, si les mesures prises sont efficaces et si, à son avis, les gestionnaires de la vérification ont accepté un niveau de risque excessif.
États financiers et rapports des comptes publics
- Examiner les principaux rapports de gestion financière et les documents divulgués par l'organisme, y compris les rapports financiers trimestriels, les états financiers annuels et les comptes publics, et fournir des conseils au DGE sur ceux-ci.
- Examiner la Déclaration annuelle de responsabilité de la direction incluant le contrôle interne en matière de rapports financiers et conseiller le DGE sur les plans d'évaluation axés sur les risques et les résultats connexes liés à l'efficacité du système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers.
- En ce qui concerne les états financiers vérifiés, examiner :
- les états financiers en collaboration avec le vérificateur externe et la haute direction, puis discuter des estimations comptables et des rajustements qui leur sont apportés, des rajustements nécessaires à la suite de la vérification, ainsi que des difficultés ou des désaccords avec la direction s'étant produits au cours de la vérification;
- les lettres de la direction découlant de la vérification;
- les constatations et les recommandations du vérificateur concernant les mécanismes de contrôle interne visant les rapports financiers, ainsi que l'incidence de ces recommandations sur les processus de contrôle, de gestion des risques et de gouvernance.
Rapports sur la reddition de comptes
- Examiner le Rapport sur les plans et priorités, le Rapport ministériel sur le rendement et d'autres rapports importants sur la reddition de comptes afin de s'assurer, au mieux de la connaissance des membres du comité, qu'il n'y a aucune inexactitude ou omission importante.
- Obtenir, à titre d'information, les plans et les rapports préparés par la fonction d'évaluation d'Élections Canada.
Autres priorités de gestion
- Le Comité de vérification est une ressource stratégique à la disposition du DGE. À ce titre et à la demande de ce dernier, il fournit au besoin des conseils et des recommandations sur des questions particulières qui se posent : nouvelles priorités, préoccupations, risques, possibilités et/ou rapports sur la reddition de comptes.
7. Réunions du comité
Calendrier des réunions
Les réunions du Comité de vérification sont convoquées par le président; il est prévu qu'elles ont normalement lieu en personne au moins deux fois l'an.
Une fois par an, le président du comité proposera un plan visant à faire en sorte que le comité s'acquitte de ses responsabilités annuelles et courantes. Le plan sera présenté au comité pour approbation et précisera le nombre, la date et l'heure, ainsi que la durée des réunions régulières du comité.
Quorum
Le quorum du Comité de vérification est formé si le président et une majorité des membres sont présents.
Le comité peut désigner un membre de l'extérieur à titre de vice-président, qui peut agir à titre de remplaçant du président, en son absence, au cours des réunions. Seul le président peut habiliter le vice-président à agir temporairement à titre de remplaçant pour présider les réunions.
Il ne peut y avoir de remplaçants pour les membres, à l'exception de personnes ayant la capacité officielle d'agir à titre intérimaire en ce qui concerne les membres d'office qui sont en congé.
Préparation et présence des membres
En vue d'améliorer l'efficacité des réunions du comité, chaque membre doit faire ce qui suit :
- consacrer le temps nécessaire à la préparation et à la participation à chaque réunion, notamment par la lecture des rapports et des documents de référence fournis pour la réunion;
- assister assidûment aux réunions.
Présence de non-membres
Le DPF et le DPV assisteront à toutes les réunions du comité. Au besoin, le président peut demander à un haut fonctionnaire du Bureau du vérificateur général d'assister à la réunion du comité. D'autres participants peuvent être invités à la discrétion du président.
Le président peut demander que certains points à l'ordre du jour soient traités à huis clos (en l'absence de certains ou de tous les non-membres qui assistent à la réunion).
Procès-verbaux des réunions
Des procès-verbaux de chaque réunion sont tenus et indiquent la liste des personnes présentes. Les procès-verbaux comprennent un registre des décisions prises et un résumé de haut niveau des discussions, donnant un aperçu des sujets et des sous-sujets abordés.
Réunions à huis clos
À chaque réunion, les membres du Comité de vérification se réuniront normalement à huis clos avec le DPF (en groupe ou individuellement, selon le sujet dont ils souhaitent discuter), ainsi qu'avec le DPV, tout représentant des fournisseurs externes de services d'assurance présent et tout autre représentant si le comité en décide ainsi.
8. Fonctionnement
Accès
Le comité a librement accès au DPV et au DPF, ainsi qu'aux autres employés d'Élections Canada, et à la documentation (sous réserve des lois qui s'appliquent) dont il a besoin pour assumer ses responsabilités.
Le DPV et le DPF ont librement accès au comité, ainsi qu'à son président et à son vice-président.
Orientation, formation et éducation permanente du comité
Le rôle du Comité de vérification ne peut être rempli que si ses membres sont bien informés. Les membres doivent recevoir une orientation et une formation formelles au sujet de l'objet, des responsabilités et des objectifs du comité et des activités d'Élections Canada. Un processus d'éducation permanente – par exemple, des séances d'information et des renseignements sur des problèmes et des risques nouveaux – doit aussi être mis sur pied.
Soutien du Comité de vérification
On fournira au comité les ressources dont il a besoin pour remplir son rôle et s'acquitter de ses responsabilités et de ses tâches. Dans la mesure où il le juge nécessaire pour assumer ses responsabilités, et conformément à son mandat, le comité a l'autorité nécessaire pour demander de l'aide et des conseils indépendants.
Des services de secrétariat devront être fournis pour appuyer le fonctionnement du comité, notamment les services suivants :
- la rédaction en temps utile de tous les avis et ordres du jour des réunions;
- la coordination des exposés et la distribution des rapports ou documents connexes devant être portés à l'attention du comité;
- la préparation et la distribution, en temps utile, des procès-verbaux des délibérations de la réunion;
- l'exécution d'autres fonctions pouvant être attribuées.
Le DPV d'Élections Canada agira à titre de secrétaire du Comité de vérification et il pourra engager un employé qui assistera aux réunions pour rédiger les procès-verbaux. Le soutien administratif pour le Comité de vérification et les membres individuels sera fourni par le bureau du DPV.
9. Évaluation du rendement du comité
Auto-évaluation du comité
Le comité procédera à une auto-évaluation de son rendement tous les ans.
Inspection externe des pratiques
Dans le cadre de l'inspection des pratiques de la fonction de vérification interne, le rendement du comité sera soumis à une évaluation externe périodique réalisée par un professionnel accrédité par l'Institut des vérificateurs internes.
10. Rapports sur la reddition de comptes par le comité
Le Comité de vérification rend compte au DGE.
Le comité doit préparer un rapport annuel à l'intention du DGE. Ce rapport doit :
- résumer les activités du comité et les résultats de son examen;
- présenter des commentaires relatifs au système de contrôle interne d'Élections Canada;
- exposer les préoccupations importantes que le comité peut avoir en ce qui a trait aux processus de gestion du risque, de contrôle et de reddition de comptes d'Élections Canada;
- donner des conseils relatifs à la capacité et au rendement de la fonction de vérification interne;
- formuler, au besoin, des recommandations en vue de l'amélioration des processus de gestion du risque, de contrôle et de reddition de comptes, y compris des recommandations en vue de l'amélioration de la fonction de vérification interne d'Élections Canada;
- présenter les renseignements ou les documents que le comité juge importants pour brosser un tableau juste et complet de ses activités et de ses résultats – et le contexte dans lequel ils devraient être examinés (par exemple, inclure le mandat du comité dans son rapport annuel constitue une bonne pratique).
11. Examen du mandat du comité
Le comité doit examiner annuellement la pertinence de son mandat, pour qu'il soit confirmé de nouveau par le DGE.
1 Conseil du Trésor, Politique sur la vérification interne, avril 2012, 6.4.7.
2 Ibid., 6.2.3.
3 Ibid., 6.1.6.
4 Ibid., 6.1.8.
5 Ibid., 6.1.8.
6 Ibid., 6.1.8.
7 Ibid., 6.1.7.