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Mandat du Comité de vérification d'Élections Canada

1. Introduction

Le présent document établit le mandat du Comité de vérification (le comité) du Bureau du directeur général des élections (Élections Canada, ou l'organisme). Un ensemble révisé des politiques sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT), qui comprend la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, est entré en vigueur le 1er avril 2012. Cette nouvelle directive remplace trois directives et deux lignes directrices comprises dans l'ensemble des politiques sur la vérification interne de juillet 2009. Selon cette directive, Élections Canada doit établir, à titre de mandataire du Parlement, un comité de vérification, dont la majorité des membres proviennent de l'extérieur de la fonction publique fédérale. Le comité est une composante essentielle de la gouvernance et du régime de vérification d'Élections Canada.

2. Date d'entrée en vigueur

Le présent mandat entre en vigueur le 5 juillet 2012. Il remplace le mandat précédent qui avait été approuvé le 25 juin 2010.

3. Objet

Le présent document définit le mandat du Comité de vérification et il en précise le fonctionnement, la composition, les fonctions et responsabilités, et la reddition de comptes.

Le Comité de vérification est un comité consultatif indépendant qui fournit au directeur général des élections (DGE) des conseils objectifs sur la gestion des risques, le cadre de contrôle et les pratiques de production de rapports. Il a pour mandat de fournir des conseils indépendants et une assurance de l'efficacité de la gouvernance, de la gestion des risques, du contrôle, de la vérification et des pratiques de production de rapports à Élections Canada. Ce faisant, il veille à ce que le DGE reçoive des conseils et des recommandations indépendants et objectifs, et une assurance de la pertinence des pratiques en matière d'intendance, de gestion et de reddition des comptes à Élections Canada.

Le comité fournit aussi des conseils et des recommandations au DGE relativement à ses fonctions à titre d'agent comptable d'Élections Canada, conformément aux exigences de la Loi fédérale sur la responsabilité et d'autres lois analogues qui s'appliquent à Élections Canada.

4. Exigences relatives à la législation et aux politiques

Le présent mandat tient compte des exigences prescrites aux articles 16.1 et 16.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, aux termes desquels le DGE doit veiller à ce que l'organisme possède une capacité de vérification interne appropriée pour répondre à ses besoins et constituer un comité de vérification conformément aux directives émises par le CT. Le mandat assure également le respect de l'ensemble des politiques sur la vérification interne du CT, qui comprend la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada.

Aux termes de l'article 2.4 de la Politique sur la vérification interne du CT, les administrateurs généraux des mandataires du Parlement peuvent approuver toute dérogation à certaines exigences de la politique qu'ils jugent appropriée, compte tenu de leurs mécanismes de gouvernance, du mandat que leur confère la loi et de leur profil de risque. Le Bureau du DGE souscrit aux principes de l'ensemble des politiques sur la vérification interne du CT. Le DGE a toutefois autorisé les dérogations suivantes afin de préserver l'impartialité d'Élections Canada à titre de mandataire du Parlement :

5. Composition du comité

Composition

Le Comité de vérification est composé du DGE et de trois autres membres, et la majorité des membres proviennent de l'extérieur de la fonction publique fédérale. Le DGE présidera le comité, et au moins un membre doit être un expert financier détenant une désignation de comptable professionnel reconnue (CA, CMA, CGA). À titre de membre d'office, le DGE est le seul membre provenant d'Élections Canada, et les membres internes issus de la fonction publique fédérale se limitent aux sous-ministres, aux sous-ministres délégués et aux sous-ministres adjoints.

Tous les membres du Comité de vérification sont nommés par le DGE. Les membres sont sélectionnés de façon à ce que leurs capacités, leurs connaissances et leurs expériences, une fois mises en commun, permettent au comité de s'acquitter de ses fonctions de manière compétente et efficace.

Président

Le DGE présidera le comité.

Le président du Comité de vérification a les responsabilités suivantes :

En vue de s'acquitter de ses responsabilités efficacement, le président du Comité de vérification peut directement rencontrer le DPV et le BVG, au besoin, hors du cadre des réunions du comité.

Durée des fonctions

Les membres de l'extérieur siègent à la discrétion du DGE, mais ils n'occupent généralement pas ce poste plus de huit ans.

6. Responsabilités et fonctions du comité

Le Comité de vérification assume les responsabilités suivantes :

Valeurs et éthique

Gestion des risques

Examiner les dispositions de l'organisme en matière de gestion des risques et fournir des conseils sur celles-ci.

Cadre de contrôle de la gestion

Examiner les dispositions de contrôle interne d'Élections Canada et fournir des conseils sur celles-ci, et être au fait de toutes les questions importantes découlant du travail des autres qui fournissent des assurances à la haute direction et au DGE.

Fonction de vérification interne

Fournisseurs externes de services d'assurance

Suivi des plans d'action de la direction

États financiers et rapports des comptes publics

Rapports sur la reddition de comptes

Autres priorités de gestion

7. Réunions du comité

Calendrier des réunions

Les réunions du Comité de vérification sont convoquées par le président; il est prévu qu'elles ont normalement lieu en personne au moins deux fois l'an.

Une fois par an, le président du comité proposera un plan visant à faire en sorte que le comité s'acquitte de ses responsabilités annuelles et courantes. Le plan sera présenté au comité pour approbation et précisera le nombre, la date et l'heure, ainsi que la durée des réunions régulières du comité.

Quorum

Le quorum du Comité de vérification est formé si le président et une majorité des membres sont présents.

Le comité peut désigner un membre de l'extérieur à titre de vice-président, qui peut agir à titre de remplaçant du président, en son absence, au cours des réunions. Seul le président peut habiliter le vice-président à agir temporairement à titre de remplaçant pour présider les réunions.

Il ne peut y avoir de remplaçants pour les membres, à l'exception de personnes ayant la capacité officielle d'agir à titre intérimaire en ce qui concerne les membres d'office qui sont en congé.

Préparation et présence des membres

En vue d'améliorer l'efficacité des réunions du comité, chaque membre doit faire ce qui suit :

Présence de non-membres

Le DPF et le DPV assisteront à toutes les réunions du comité. Au besoin, le président peut demander à un haut fonctionnaire du Bureau du vérificateur général d'assister à la réunion du comité. D'autres participants peuvent être invités à la discrétion du président.

Le président peut demander que certains points à l'ordre du jour soient traités à huis clos (en l'absence de certains ou de tous les non-membres qui assistent à la réunion).

Procès-verbaux des réunions

Des procès-verbaux de chaque réunion sont tenus et indiquent la liste des personnes présentes. Les procès-verbaux comprennent un registre des décisions prises et un résumé de haut niveau des discussions, donnant un aperçu des sujets et des sous-sujets abordés.

Réunions à huis clos

À chaque réunion, les membres du Comité de vérification se réuniront normalement à huis clos avec le DPF (en groupe ou individuellement, selon le sujet dont ils souhaitent discuter), ainsi qu'avec le DPV, tout représentant des fournisseurs externes de services d'assurance présent et tout autre représentant si le comité en décide ainsi.

8. Fonctionnement

Accès

Le comité a librement accès au DPV et au DPF, ainsi qu'aux autres employés d'Élections Canada, et à la documentation (sous réserve des lois qui s'appliquent) dont il a besoin pour assumer ses responsabilités.

Le DPV et le DPF ont librement accès au comité, ainsi qu'à son président et à son vice-président.

Orientation, formation et éducation permanente du comité

Le rôle du Comité de vérification ne peut être rempli que si ses membres sont bien informés. Les membres doivent recevoir une orientation et une formation formelles au sujet de l'objet, des responsabilités et des objectifs du comité et des activités d'Élections Canada. Un processus d'éducation permanente – par exemple, des séances d'information et des renseignements sur des problèmes et des risques nouveaux – doit aussi être mis sur pied.

Soutien du Comité de vérification

On fournira au comité les ressources dont il a besoin pour remplir son rôle et s'acquitter de ses responsabilités et de ses tâches. Dans la mesure où il le juge nécessaire pour assumer ses responsabilités, et conformément à son mandat, le comité a l'autorité nécessaire pour demander de l'aide et des conseils indépendants.

Des services de secrétariat devront être fournis pour appuyer le fonctionnement du comité, notamment les services suivants :

Le DPV d'Élections Canada agira à titre de secrétaire du Comité de vérification et il pourra engager un employé qui assistera aux réunions pour rédiger les procès-verbaux. Le soutien administratif pour le Comité de vérification et les membres individuels sera fourni par le bureau du DPV.

9. Évaluation du rendement du comité

Auto-évaluation du comité

Le comité procédera à une auto-évaluation de son rendement tous les ans.

Inspection externe des pratiques

Dans le cadre de l'inspection des pratiques de la fonction de vérification interne, le rendement du comité sera soumis à une évaluation externe périodique réalisée par un professionnel accrédité par l'Institut des vérificateurs internes.

10. Rapports sur la reddition de comptes par le comité

Le Comité de vérification rend compte au DGE.

Le comité doit préparer un rapport annuel à l'intention du DGE. Ce rapport doit :

11. Examen du mandat du comité

Le comité doit examiner annuellement la pertinence de son mandat, pour qu'il soit confirmé de nouveau par le DGE.



1 Conseil du Trésor, Politique sur la vérification interne, avril 2012, 6.4.7.

2 Ibid., 6.2.3.

3 Ibid., 6.1.6.

4 Ibid., 6.1.8.

5 Ibid., 6.1.8.

6 Ibid., 6.1.8.

7 Ibid., 6.1.7.