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Rapport du Comité de vérification au directeur général des élections du Canada pour l'exercice 2010-2011

1. Introduction

Le Comité de vérification du Bureau du directeur général des élections du Canada (Élections Canada) a été créé il y a trois ans, en vertu de la Loi fédérale sur la responsabilité. Il est constitué de membres de l'extérieur chargés de fournir au directeur général des élections (DGE) des conseils indépendants au sujet des contrôles de gestion ainsi que des rapports sur les plans et les résultats. Le présent rapport décrit les activités du comité au cours du dernier exercice, comme l'exige son mandat.

2. Composition et réunions

Présidé par M. Marc Mayrand, directeur général des élections du Canada, le comité est constitué de MM. W.E.R. Little, J.-C. Bouchard et P.G. Boomgaardt. Un représentant du Bureau du vérificateur général (BVG), invité d'office, a assisté à toutes les réunions. Le dirigeant principal de la vérification (DPV) et des membres du personnel de la Vérification interne ont été présents à toutes les réunions à titre d'observateurs et pour répondre aux questions des membres. Au besoin, des membres de la haute direction et du personnel y ont assisté pour présenter des exposés et répondre aux questions des membres.

Le comité s'est réuni quatre fois au cours du dernier exercice, soit en juin, en août et en novembre 2010, ainsi qu'en janvier 2011; tous les membres étaient présents aux réunions. En janvier 2011, la réunion a compris une séance à huis clos entre les membres externes et le DGE.

3. Mandat

Le comité a adopté en juin 2010 un nouveau mandat conforme à la Politique sur la vérification interne publiée par le Conseil du Trésor en juillet 2009. Son mandat consiste à fournir des conseils dans huit domaines clés de la gestion.

4. Huit domaines de responsabilité de surveillance

4.1 Valeurs et éthique

En novembre, le comité a été informé des progrès d'Élections Canada dans la mise en œuvre des plans d'action donnant suite aux recommandations issues de son auto-évaluation de la gestion des valeurs et de l'éthique effectuée en 2009. Il a été constaté que le nouveau Code de conduite de la fonction publique n'était pas encore prêt et qu'Élections Canada avait retardé l'achèvement du nouveau cadre afin d'assurer sa conformité avec le Code.

Pour ce qui est des enjeux singuliers qu'engendre le grand nombre de travailleurs nécessaires pour la conduite d'une élection, le comité a discuté du fait que de l'information sur les valeurs et l'éthique est fournie aux directeurs du scrutin aux fins du processus de recrutement. Par ailleurs, un certain nombre de points concernant le personnel en région et les experts-conseils restaient à régler. Le comité a présenté des suggestions et continuera à surveiller la mise en œuvre des plans d'action au cours du prochain exercice.

4.2 Gestion des risques

Pendant ses deux premières années d'existence, le comité a accordé une attention considérable aux risques auxquels fait face Élections Canada et aux mesures prises pour les atténuer afin que l'organisme s'acquitte bien de son mandat. Au cours du dernier exercice, le comité s'est penché sur la stratégie de gestion des risques financiers mentionnée dans le récent examen des services votés. À la réunion de janvier 2011, on a fait le point sur les plans de mise en œuvre découlant des recommandations issues de la révision des activités et des budgets, en présentant au comité une grille d'évaluation. Le comité s'est aussi penché sur les incidences de la prévision des dépenses salariales des prochaines années, ainsi que sur les défis particuliers et les responsabilités qu'entraîne le financement par des crédits annuels et par des crédits législatifs.

Une présentation a été faite au comité sur les progrès continus dans le domaine de la technologie de l'information (TI), soit au chapitre de la planification de la continuité des activités et de la gestion des projets de TI.

Le comité a également examiné les résultats de l'évaluation des risques menée par la Direction de la vérification interne dans le cadre de ses activités de planification. Le BVG est aussi venu lui parler de l'évaluation des risques qu'il a effectuée dans le cadre de la vérification des états financiers d'Élections Canada.

4.3 Cadre de contrôle de la gestion

Le comité a reçu de l'information sur la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne à Élections Canada. Cette politique confirme qu'il incombe au DGE de veiller à la mise en place d'un système de contrôle interne efficace et basé sur les risques. Elle met aussi l'accent sur la nécessité d'évaluer le système de contrôle en matière de rapports financiers. Même si les dispositions sur la surveillance par le Bureau du contrôleur général (BCG) ne s'appliquent pas à Élections Canada et aux autres mandataires du Parlement, le personnel suit pleinement toutes les lignes directrices applicables fournies par le BCG.

Comme il a déjà été mentionné, au cours de ses trois années d'activité, le comité a été informé des grands enjeux en gestion ainsi que des procédures adoptées pour répondre aux préoccupations et produire les résultats souhaités. Une attention particulière a été accordée aux difficultés inhérentes aux deux voies de financement parlementaire d'Élections Canada, à savoir les crédits approuvés annuellement et les autorisations législatives. Le comité a par ailleurs été mis au fait de l'avancement des activités du groupe de la TI et a félicité ce dernier pour son orientation et ses progrès.

Le sous-directeur général des élections, Scrutins, a présenté au comité les plans d'Élections Canada pour le redécoupage des circonscriptions (de 2011 à 2014). L'organisme appuiera notamment les 10 commissions de délimitation des circonscriptions électorales fédérales.

Une présentation sur les tendances en ressources humaines qui témoignent de la santé d'Élections Canada a été faite au comité, dont les membres ont souligné l'importance de discuter des enjeux avec les employés et d'obtenir leurs commentaires.

En août 2010 et en janvier 2011, le comité a été informé des programmes de Financement politique et des procédures adoptées pour évaluer la conformité. En novembre 2010, le directeur des Finances a fait une présentation sur les rapports financiers trimestriels.

Enfin, la direction a mené à bonne fin un rigoureux examen budgétaire et a approuvé une nouvelle architecture des activités de programmes. À l'heure actuelle, elle travaille à renforcer davantage les procédures. Le comité continuera de surveiller l'évolution de la situation et des finances en examinant les rapports de gestion interne qu'il reçoit périodiquement.

4.4 Fonction de vérification interne

À chaque réunion, le comité a été mis au fait de l'état des vérifications et des plans. Il a reçu et recommandé pour approbation les rapports de vérification portant sur a) le cadre de contrôle des stocks et b) la gestion du Système d'information des ressources humaines. Le comité a en outre été informé des activités entreprises pour la vérification des activités d'approvisionnement et des contrats. Il prévoit recevoir les résultats de cette vérification à sa prochaine réunion, prévue en juin 2011.

Dans le Plan de vérification axée sur le risque approuvé par le comité en mars 2010, il est recommandé de mener des vérifications continues. En juin 2010, des plans ont été présentés en vue d'instaurer de telles activités de vérification au sein de la fonction des finances. En janvier 2011, des plans semblables ont été ajoutés pour les ressources humaines et l'assurance de la qualité du financement politique. La vérification continue consistera à examiner des volets particuliers à tour de rôle. La Direction de la vérification interne a aussi présenté un addenda à son Plan de vérification axée sur le risque pour 2010-2011 à 2012-2013. Le comité a passé tous les plans en revue et a recommandé leur approbation au DGE. Il a indiqué qu'un mécanisme convenable de reddition de comptes sur les différentes vérifications continues serait établi après la présentation des premiers résultats.

Le comité accorde une importance particulière aux recommandations issues des vérifications et aux plans d'action de la direction, dans la mesure où ils permettent de répondre aux préoccupations concernant la vérification. À ses réunions d'août 2010 et de janvier 2011, il a poursuivi son examen systématique des progrès de la mise en œuvre de ces recommandations.

Par ailleurs, le comité s'est penché sur sa Charte de vérification interne ainsi que son mandat. Tous deux ont été approuvés avec des modifications mineures. Fait à noter, le BCG continue de préciser ses attentes concernant les objets de la vérification et les rapports annuels que doivent présenter les responsables de la vérification interne.

Le comité a remarqué que les ressources de la Direction de la vérification interne étaient limitées vers la fin de l'exercice, en raison du départ du directeur. Il a remercié ce dernier pour son travail et lui a souhaité du succès dans ses nouvelles fonctions. Quoi qu'il en soit, il est satisfait des plans actuels de la direction.

4.5 Bureau du vérificateur général et organismes centraux

Grâce à la présence régulière d'un représentant du BVG aux réunions, le comité a pu être mis au fait des questions soulevées par le BVG ainsi que de ses plans de vérification. À la réunion de novembre 2010, le représentant du BVG a parlé de l'incidence des nouvelles normes de vérification sur le travail de vérification, à compter de 2010-2011. Par ailleurs, le dirigeant principal de la vérification ou le directeur de la Vérification interne faisait périodiquement le point lors des réunions sur les questions de vérification soulevées par les organismes centraux.

Le 15 septembre 2010, un membre du comité a assisté à une présentation sur le cadre de contrôle de la gestion, présentation qui s'inscrivait dans la série d'activités parrainée par le BCG à l'intention des comités de vérification des ministères et organismes. Le 4 novembre 2010, deux membres du comité ont également assisté au colloque des comités de vérification des ministères et organismes pour se tenir au courant des avancées dans le domaine de la vérification interne.

4.6 Suivi des plans d'action de la direction

Le comité a recours à une démarche méthodique pour assurer le suivi des plans d'action présentés par la direction pour exécuter son mandat et de ceux élaborés en réponse aux vérifications internes et externes. Aux réunions d'août 2010 et de janvier 2011, on a fait le point sur les plans de mise en œuvre découlant des vérifications, en présentant au comité une feuille de pointage. De plus, la sécurité des TI est demeurée un important sujet de préoccupation, du fait notamment qu'Élections Canada adopte de plus en plus d'applications Web. Enfin, le comité s'est dit satisfait des rapports de suivi et, de façon générale, il est satisfait des progrès de la mise en œuvre des plans d'action.

4.7 États financiers

Le comité a examiné et approuvé le contenu des états financiers d'Élections Canada pour 2009-2010. Ces états ont fait l'objet d'une vérification de la part du BVG, qui a émis une opinion sans réserve dans son rapport de vérification et a souligné la bonne collaboration du personnel d'Élections Canada. Le comité a félicité tout le personnel pour son bon travail et a recommandé que les états financiers soient approuvés par le DGE.

4.8 Reddition de comptes

Lors de sa réunion du mois d'août 2010, le comité a étudié une version préliminaire du Rapport ministériel sur le rendement d'Élections Canada pour l'exercice 2009-2010, qui comprenait les états financiers vérifiés de cet exercice. En janvier 2011, il a examiné une version préliminaire du Rapport sur des plans et des priorités de 2011-2012, préparé au moyen de la nouvelle architecture des activités de programmes. Le comité a proposé des modifications mineures destinées à en accroître la clarté et l'exhaustivité. Le comité a néanmoins conclu, dans les deux cas, qu'Élections Canada présentait des rapports justes et raisonnables au Parlement. Il a aussi encouragé l'organisme à poursuivre ses efforts pour se doter d'indicateurs de rendement significatifs et pour faire rapport en fonction de ces indicateurs.

5. Conclusion

Le comité estime avoir prouvé au cours de sa troisième année d'activité qu'il remplissait son rôle de manière satisfaisante. Il a obtenu de l'information transparente et pertinente pour l'exécution de son mandat. Il apprécie en outre la franchise démontrée par tous ceux qui lui ont fourni de l'information sur les défis auxquels Élections Canada doit faire face de même que l'intérêt réel que porte le DGE aux opinions des membres du comité. Ce dernier ne saurait passer sous silence le professionnalisme et le dévouement du personnel, ainsi que son ouverture d'esprit et sa volonté d'accepter et d'appliquer les recommandations.

Le comité considère qu'il possède désormais une compréhension plus approfondie des facteurs qui compliquent considérablement la tâche d'Élections Canada, c'est-à-dire le cadre législatif et réglementaire complexe dans lequel il évolue, les demandes opérationnelles extraordinaires et le besoin d'innover. D'après ce qu'il a pu observer au cours des trois dernières années, le comité estime qu'Élections Canada a adopté une approche systématique et rationnelle en ce qui concerne l'exécution de son mandat, la surveillance des résultats et la reddition de comptes au public.

6. À venir

Un calendrier des activités prévues par le comité pour 2011-2012 est présenté en annexe.

Le comité entend aussi traiter des sujets suivants :


Juin 2011