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Rapport du Comité de vérification au directeur général des élections du Canada pour l'exercice 2011-2012

1. Introduction

Le Comité de vérification du Bureau du directeur général des élections du Canada (Élections Canada) a été créé en vertu de la Loi fédérale sur la responsabilité. Il est composé de membres externes, et fournit au directeur général des élections (DGE) des conseils indépendants au sujet des contrôles de gestion ainsi que des rapports sur les plans et les résultats. Le présent rapport décrit les activités du comité au cours de sa quatrième année, comme l'exige son mandat.

2. Composition et réunions

Le comité est présidé par M. Marc Mayrand, directeur général des élections du Canada, et compte parmi ses membres M. W.E.R. Little, J.-C. Bouchard et P.G. Boomgaardt. Un représentant du Bureau du vérificateur général (BVG), invité d'office, a assisté à toutes les réunions en 2011-2012. Le dirigeant principal de la vérification (DPV) et des membres du personnel de la Vérification interne ont aussi participé à toutes les réunions régulières à titre d'observateurs et pour répondre aux questions des membres. Au besoin, des membres de la haute direction d'Élections Canada et d'autres employés venaient présenter des exposés et répondre aux questions des membres.

Le comité s'est réuni sept fois au cours du dernier exercice, soit le 23 juin, le 22 juillet (téléconférence), le 25 août, le 22 décembre (réunion spéciale), le 11 janvier (réunion spéciale), le 24 janvier et le 22 mars. Mis à part l'absence d'un membre à une réunion, tous les membres étaient présents. En règle générale, les réunions comprenaient une séance à huis clos des membres externes et du DGE.

3. Mandat du comité

Le mandat du comité a été approuvé en 2010-2011 et est conforme à la Politique sur la vérification interne publiée par le Conseil du Trésor en juillet 2009. Le comité est chargé de fournir des conseils dans huit domaines de la gestion.

4. Huit domaines de surveillance

4.1 Valeurs et éthique

En janvier 2012, le comité a été informé des progrès dans la mise en œuvre des recommandations issues de l'auto-évaluation qu'a effectuée Élections Canada en 2009 sur sa gestion des valeurs et de l'éthique. Il a été constaté que, puisque le nouveau Code de conduite de la fonction publique n'était pas encore prêt, Élections Canada avait retardé l'achèvement du nouveau cadre pour en assurer la conformité avec le Code.

Pour ce qui est des enjeux qu'engendre le grand nombre de travailleurs nécessaires pour la conduite d'une élection, les directeurs du scrutin se sont vu remettre de l'information sur les valeurs et l'éthique aux fins du processus de recrutement. De plus, des conseils ont été formulés pour aider à gérer les conflits d'intérêts et les restrictions liées à l'après-mandat.

Lorsque le nouveau Code de conduite de la fonction publique sera approuvé, tous ces points seront intégrés dans les nouvelles politiques d'Élections Canada. Le comité surveillera les développements et la mise en œuvre au cours des prochaines années.

4.2. Gestion des risques

Pendant ses premières années d'existence, le comité a accordé une attention considérable aux risques pesant sur Élections Canada et aux mesures prises pour les atténuer afin que l'organisme s'acquitte bien de son mandat. En 2011-2012, le comité s'est concentré sur sa stratégie de gestion des risques financiers mentionnée dans le récent examen des services votés, achevé en avril 2010.

À la réunion de janvier 2012, le comité a fait le point, comme à tous les ans, sur la mise en œuvre des recommandations issues de l'examen des services votés, grâce à l'utilisation d'une feuille de pointage quant aux progrès. Le comité s'est aussi penché sur les incidences d'une prévision pluriannuelle des dépenses salariales ainsi que sur les défis qu'entraîne le financement de certaines dépenses par des crédits législatifs et autres crédits annuels.

En décembre 2011 et en janvier 2012, le comité a tenu deux réunions spéciales afin d'être renseigné au sujet des plans pour gérer les examens stratégiques et fonctionnels du gouvernement ainsi que les initiatives de restriction des dépenses, puis de formuler des commentaires.

À la réunion de mars 2012, des présentations ont été faites au comité sur les progrès quant à la gestion de projet des technologies de l'information (TI) et aux plans triennaux. Le comité s'est dit satisfait des progrès réalisés.

Le BVG a également informé le comité au sujet de son évaluation des risques relativement à la vérification des états financiers d'Élections Canada. En outre, le comité suit de près la révision du profil de risque organisationnel d'Élections Canada.

4.3. Cadre de contrôle de la gestion

Comme il a déjà été mentionné, au cours de ses années d'activité, le comité a été informé des grands enjeux en gestion ainsi que de la façon dont les procédures ont été adoptées pour répondre aux préoccupations et produire les résultats souhaités. Une attention particulière a été accordée aux difficultés inhérentes aux deux voies de financement parlementaire d'Élections Canada, à savoir les crédits approuvés annuellement et les autorisations législatives.

Au cours de la réunion de juin 2011, on a présenté au comité la Déclaration de responsabilité de la direction, y compris à l'égard du contrôle interne des rapports financiers de 2010-2011. De plus, le comité a été informé de la façon dont Élections Canada observe la nouvelle directive du Conseil du Trésor sur la gestion de projet. En août 2011, le comité a examiné le rôle du Comité d'examen des contrats.

Toujours à la réunion de juin 2011, le comité a été mis au fait du projet de transition des services touchant les champs d'application, et a appuyé entièrement les recommandations du Comité directeur de GI/TI concernant la refonte du projet. En mars 2012, un bilan a été présenté au comité et ce dernier a félicité l'équipe quant à son orientation et ses progrès.

Une présentation sur la Politique de rayonnement d'Élections Canada a été faite à la réunion de juin 2011. Afin de s'attaquer au problème du déclin du taux de participation électorale, cette politique et les plans d'action s'y rattachant visent à sensibiliser davantage les groupes cibles en plus d'accroître leur compréhension du processus électoral et leur participation à ce processus.

En mars 2012, le comité a été informé en ce qui concerne les rôles du commissaire aux élections fédérales et de l'arbitre en matière de radiodiffusion. Il a également reçu une actualisation sur les préparatifs en vue de la révision des limites des circonscriptions (2011-2014), en mettant l'accent sur le rôle de soutien d'Élections Canada pour les dix commissions de délimitation des circonscriptions électorales. Le comité a été mis au courant de la Vision 2015, notamment les enjeux, les objectifs et les initiatives en lien avec la prochaine élection générale.

La présentation annuelle sur les tendances en ressources humaines qui témoignent de la santé d'Élections Canada a été faite au comité. Les membres ont été assurés que l'organisme fera part à ses employés des grands enjeux.

La direction a mis en place une nouvelle architecture des activités de programme entièrement approuvée par le comité.

4.4. Fonction de vérification interne

Le comité a examiné le nouveau plan de vérification axé sur le risque pour 2011-2012 et 2012-2013, et a recommandé l'approbation d'un cadre de référence pour une vérification concernant la gestion de la sécurité.

À chaque réunion, le comité est informé des mises à jour sur les vérifications et les plans. Le comité a reçu les rapports de vérification sur a) l'approvisionnement et les marchés; b) la gestion financière des bureaux de directeurs du scrutin; c) la vérification des inventaires; d) la vérification continue des ressources humaines, et il a recommandé leur approbation.

Le comité accorde une importance particulière aux recommandations issues des vérifications et aux plans d'action de la direction, dans la mesure où ils permettent de répondre aux préoccupations concernant la vérification. À ses réunions d'août 2011 et de janvier 2012, il a poursuivi son examen systématique des progrès de la mise en œuvre des recommandations.

Le comité s'est penché sur la Charte de vérification interne ainsi que sur son mandat. Il a donné son approbation dans les deux cas, sans exiger de modifications.

En septembre 2011, le poste de dirigeant principal des finances/dirigeant principal de la vérification est passé de Brian Berry à Helen Bélanger. Le comité a noté que les ressources organisationnelles étaient limitées en 2011-2012 en raison du départ de deux employés. À la réunion de décembre, le comité a indiqué qu'un nouvel employé serait mis à la tête de la vérification interne, et qu'il jouerait le rôle de directeur de la Vérification interne et d'adjoint à la dirigeante principale des finances. Le comité accepte la décision de la direction et examinera les futures vérifications en gardant à l'esprit les conflits d'intérêts inhérents au double rôle de la directrice de la Vérification interne et à sa situation hiérarchique.

Le comité a remercié Brian Berry ainsi que les deux autres employés pour leur travail acharné et leur dévouement.

4.5. Bureau du vérificateur général et organismes centraux

Grâce à la présence régulière d'un représentant du BVG aux réunions, le comité a pu se tenir au fait des questions soulevées par le BVG ainsi que de ses plans de vérification. À la réunion de juillet 2011 (téléconférence), le comité a reçu les résultats de la vérification des états financiers 2010-2011. À la réunion de janvier 2012, le BVG a présenté les plans pour la vérification de fin d'année.

Le dirigeant principal de la vérification ou le directeur de la Vérification interne venait périodiquement aux réunions pour faire le point sur les questions de vérification soulevées par les organismes centraux. Entre autres, le comité a été mis au courant du Plan de vérification horizontale triennal du Bureau du contrôleur général (BCG) ainsi que des résultats de sa vérification horizontale sur la gestion des biens en technologies de l'information.

Le 3 novembre 2011, deux membres du comité ont également assisté au colloque des comités de vérification des ministères et organismes parrainé par le BCG pour se tenir au courant des avancées dans le domaine de la vérification interne.

4.6. Suivi concernant les plans d'action de la direction

Le comité procède méthodiquement au suivi des plans d'action présentés par la direction pour exécuter son mandat et de ceux élaborés en réponse aux vérifications internes et externes. Aux réunions d'août 2011 et de janvier 2012, le comité a reçu des mises à jour sur les plans de mise en œuvre découlant des vérifications, en présentant au comité une feuille de pointage sur les progrès. La sécurité de la technologie de l'information demeure un important sujet de préoccupation, du fait notamment des applications Web.

À la réunion de juin 2011, le comité a été informé des mises à jour des rapports d'étape présentés au Commissariat à la protection de la vie privée et au BVG au sujet de l'état de mise en œuvre des recommandations faites par les années passées.

Enfin, le comité se dit satisfait des rapports de suivi, qui sont efficaces, et des progrès de la mise en œuvre des plans d'action.

4.7. États financiers

Le comité a examiné et approuvé le contenu des états financiers d'Élections Canada pour 2010-2011. Ces états ont fait l'objet d'une vérification de la part du BVG, qui a émis une opinion sans réserve dans son rapport de vérification et a souligné la bonne collaboration du personnel d'Élections Canada. Le comité a félicité tout le personnel pour son bon travail et a recommandé que les états soient approuvés par le DGE.

Le comité a aussi examiné l'annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction, y compris à l'égard du contrôle interne des rapports financiers. Après avoir fait quelques modifications mineures, le comité en a recommandé l'approbation.

À chacune des réunions, le plus récent rapport financier trimestriel d'Élections Canada est présenté au comité.

4.8. Reddition de comptes

Lors de sa réunion du mois d'août 2011, le comité a étudié une version préliminaire du Rapport ministériel sur le rendement d'Élections Canada pour l'exercice 2010-2011, qui comprenait les états financiers vérifiés de cet exercice. En mars 2012, il a examiné une version préliminaire du Rapport sur les plans et les priorités de 2012-2013. Le comité a proposé un certain nombre de modifications destinées à en accroître la clarté et l'exhaustivité, mais s'est dit généralement satisfait du ton et du contenu des deux rapports. Le comité encourage les employés à poursuivre leurs efforts pour se doter d'indicateurs de rendement significatifs et pour faire rapport en fonction de ces indicateurs.

5. Conclusion

Le comité estime qu'il a, dans le cadre de ses activités en 2011-2012, rempli son rôle de manière satisfaisante. Il a obtenu de l'information transparente et utile lui ayant permis de mener à bien son mandat. Il apprécie en outre la franchise démontrée concernant les défis auxquels Élections Canada doit faire face de même que l'intérêt réel que porte le DGE aux opinions des membres du comité. Ce dernier ne saurait passer sous silence le professionnalisme et le dévouement du personnel, ainsi que son ouverture d'esprit et sa volonté d'accepter et d'appliquer les recommandations.

Le comité considère qu'il possède désormais une compréhension approfondie des facteurs qui compliquent considérablement la tâche d'Élections Canada, c'est-à-dire le cadre législatif et réglementaire complexe dans lequel il évolue, les demandes opérationnelles extraordinaires et le besoin d'innover. D'après ce qu'il a pu observer au cours des dernières années, le comité estime qu'Élections Canada a adopté une approche systématique et rationnelle en ce qui concerne l'exécution de son mandat, la surveillance des résultats et la reddition de comptes au public.

6. À venir

L'annexe A comprend un calendrier des activités prévues pour le comité pour 2012-2013.

Le comité entend aussi traiter des sujets suivants :