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Rapport du Comité de vérification au directeur général des élections du Canada pour l'exercice 2012-2013

Avril 2013

Table des matières

1. Introduction

Le Comité de vérification du Bureau du directeur général des élections du Canada (Élections Canada) a été créé en vertu de la Loi fédérale sur la responsabilité. Il est composé de membres externes et fournit au directeur général des élections (DGE) des conseils indépendants au sujet des contrôles de gestion ainsi que des rapports sur les plans et les résultats. Le présent rapport décrit les activités du comité au cours de l'exercice 2012-2013, comme l'exige son mandat.

2. Composition et réunions

Le comité est présidé par M. Marc Mayrand, directeur général des élections du Canada, et compte parmi ses membres MM. W.E.R. Little, J.-C. Bouchard et P.G. Boomgaardt. Un représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) est membre d'office invité et a assisté à toutes les réunions. La dirigeante principale de la vérification (DPV) et des membres du personnel de la Vérification interne ont aussi participé à toutes les réunions ordinaires à titre d'observateurs, afin de répondre aux questions des membres. Au besoin, des membres de la haute direction et du personnel venaient présenter des exposés et répondre aux questions des membres.

Le comité s'est réuni quatre fois au cours du dernier exercice, soit le 5 juillet, le 16 août, le 24 janvier et le 21 mars, et tous les membres étaient présents. Règle générale, les réunions comprenaient une séance à huis clos des membres externes et du DGE.

3. Mandat du comité

Le mandat du comité et la Charte de vérification interne ont été modifiés pendant l'exercice afin de respecter la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, entrée en vigueur le 1er avril 2012.

Son mandat consiste à fournir des conseils dans huit domaines clés de la gestion.

4. Huit domaines de surveillance

4.1. Valeurs et éthique

Pendant l'année, Élections Canada a publié un code de conduite mis à jour et harmonisé au nouveau Code de conduite de la fonction publique. Des séances d'information et de formation sont actuellement offertes aux employés. Le comité recevra de l'information sur la mise en œuvre et la surveillance continue de ce programme de base.

Le comité a été heureux d'apprendre qu'une séance d'information a été offerte aux employés en février 2013 concernant la gestion des effectifs et les restrictions des dépenses qui ont été imposées.

4.2. Gestion des risques

Depuis sa création il y a cinq ans, le comité a accordé une attention considérable aux risques auxquels Élections Canada fait face et aux mesures prises pour les atténuer et s'acquitter de son mandat. À chaque réunion, le comité a reçu des mises à jour sur les enjeux courants et les mesures prises par Élections Canada pour gérer les affaires de l'organisme. Précisément, le comité a été informé des plans concernant les restrictions des dépenses, y compris les résultats de l'exercice de budgétisation à base zéro. Comme l'an dernier, le comité s'est penché sur les incidences d'une prévision pluriannuelle des dépenses salariales ainsi que sur les défis particuliers qu'entraîne le financement de certaines dépenses par une autorisation législative et d'autres par des crédits annuels.

Comme pour les années précédentes, le BVG a informé le comité de son évaluation des risques relativement à la vérification des états financiers d'Élections Canada.

Le DGE a exposé au comité les grandes lignes de diverses évaluations des risques utilisées pour les grandes activités et initiatives. Le comité est conscient que l'environnement opérationnel complexe et les circonstances changeantes justifient que les risques soient déterminés de façon continue et que des modifications soient régulièrement apportées aux mesures d'atténuation. Le comité félicite Élections Canada des mesures prises pour régler les enjeux auxquels il fait face.

4.3. Cadre de contrôle de la gestion

Conformément à la pratique des années précédentes, le comité a été informé des grands enjeux en gestion ainsi que de la façon dont les procédures ont été adoptées pour atténuer les préoccupations et produire les résultats souhaités. Une attention particulière a été accordée aux difficultés liées aux deux types de financement parlementaire d'Élections Canada, à savoir les crédits annuels et l'autorisation législative.

On a présenté aux membres le Rapport sur les évaluations de la 41e élection générale tenue le 2 mai 2011, et ces derniers ont été heureux de constater le taux élevé de réussite de plusieurs mesures de rendement et l'évaluation objective des grands défis à surmonter.

Périodiquement, le comité a été tenu au courant des activités du Comité d'examen des contrats. De plus, il a été informé des modifications apportées à certains projets de technologie de l'information (TI) et du report de certaines grandes initiatives sur les services électroniques, principalement attribuables aux restrictions des dépenses. Tout au long de l'exercice, le comité a été mis au fait des plans et des activités sur la consolidation des ressources dans le nouvel immeuble à Gatineau en 2013-2014.

À la réunion du 21 mars 2013, le comité a reçu de l'information sur la Politique sur le contrôle interne qui découle du cadre de contrôle de la gestion financière, entre autres sur les mesures de suivi, les conclusions tirées et les plans d'action pour les deux prochaines années.

Des mises à jour régulières ont également été données au comité concernant les activités d'Élections Canada à l'appui des 10 commissions de délimitation des circonscriptions électorales pour le processus de redécoupage 2012.

Il a aussi été informé de façon continue des principaux enjeux, objectifs et projets de Vision 2015. Au moment où Élections Canada se prépare à l'élection générale prévue pour 2015, la gestion des effectifs et la planification de la relève font partie intégrante de la planification de Vision 2015. Le comité appuie la planification intégrée et l'approche rigoureuse de la gestion de projets mises en œuvre pour s'assurer que les grands projets sont terminés à temps, selon le budget et de façon coordonnée, tout en produisant les résultats promis.

4.4. Fonction de vérification interne

Le comité a examiné le nouveau plan de vérification axé sur les risques pour 2012-2013, et a approuvé la sélection des vérifications de la gestion de la sécurité et du financement politique. Il a également appuyé un changement dans la portée des activités de financement politique.

Le fait que l'équipe de la Vérification interne est très petite et qu'il y a eu un roulement du personnel pendant l'année (en plus des retards légitimes dans la gestion de l'embauche de remplaçants, en raison des restrictions des dépenses), il a été difficile de réaliser le travail prévu. Le plan n'a pas toujours pu être suivi.

À chaque réunion, le point était fait sur les vérifications et les plans. Le comité a reçu le rapport de vérification sur la gestion de la sécurité et en a recommandé l'approbation. Un rapport sur les activités de financement politique lui sera présenté à l'été 2013.

Le comité s'est penché sur la Charte de vérification interne ainsi que sur son mandat, et a modifié les deux documents conformément aux modifications de la politique du Conseil du Trésor.

Au cours de l'exercice, Élections Canada a revu la gestion de sa fonction de vérification interne et a décidé de transférer cette activité, qui relevait auparavant des Finances, au Bureau du chef de cabinet à compter du 1er avril 2013. Le comité approuve entièrement ce changement et remercie Helen Bélanger, dirigeante principale de la vérification, ainsi que le personnel pour leurs services et leur soutien au comité.

Dans le cadre du plan de vérification interne pour 2013-2014 et les exercices suivants, les discussions ont porté sur plusieurs possibilités et approches, lesquelles seront abordées plus en détail au cours du prochain exercice.

4.5. Bureau du vérificateur général et organismes centraux

Comme un représentant du BVG a assisté aux réunions, le comité a été mis au courant des questions soulevées par le BVG et de ses plans de vérification. À la réunion de juillet 2012, le comité a reçu les résultats de la vérification des états financiers 2011-2012, et à la réunion de janvier 2013, le BVG a présenté les plans pour la vérification des états financiers du 31 mars 2013.

La dirigeante principale de la vérification ou la directrice de la Vérification interne assistait périodiquement aux réunions pour faire le point sur les questions de vérification soulevées par les organismes centraux. Entre autres, le comité a été mis au courant des initiatives de vérification interne du Bureau du contrôleur général (BCG); de plus, le 8 novembre 2012, deux membres du comité ont assisté au colloque des comités de vérification des ministères parrainé par le BCG.

4.6. Suivi des plans d'action de la direction

Le comité procède méthodiquement au suivi des plans d'action présentés par la direction pour exécuter son mandat et de ceux élaborés en réponse aux vérifications internes ou externes. Aux réunions de juillet 2012 et de mars 2013, on a fait le point sur les plans de mise en œuvre découlant des vérifications.

Certaines initiatives liées aux services électroniques et Web ont été reportées ou suspendues indéfiniment en raison des plans de restriction des dépenses.

Enfin, le comité se dit encore satisfait des rapports de suivi, qui sont efficaces, et des progrès de la mise en œuvre des plans d'action.

4.7. États financiers

Le comité a examiné et approuvé le contenu des états financiers d'Élections Canada pour 2011-2012. Ces états ont fait l'objet d'une vérification de la part du BVG, qui a émis une opinion sans réserve dans son rapport de vérification et a souligné la bonne collaboration du personnel d'Élections Canada. Le comité a félicité tout le personnel pour son bon travail et a recommandé que les états soient approuvés par le DGE.

À chaque réunion, on a présenté au comité le plus récent rapport financier trimestriel qu'Élections Canada est tenu de publier. De même, les rapports de gestion et les états financiers les plus importants sont soumis au comité tout au long de l'année.

4.8. Reddition de comptes

Lors de sa réunion de juillet 2012, le comité a étudié une version préliminaire du Rapport ministériel sur le rendement (RMR) pour l'exercice 2011-2012, qui comprenait les états financiers vérifiés de cet exercice. En janvier 2013, il a examiné une version préliminaire du Rapport sur les plans et les priorités (RPP) de 2013-2014. Le comité a proposé un certain nombre de modifications pour améliorer la clarté et l'exhaustivité, mais a été généralement satisfait du ton et du contenu des deux rapports.

5. Conclusion

Le comité estime qu'il a, dans le cadre de ses activités en 2012-2013, rempli son rôle de manière satisfaisante. Il a obtenu de l'information transparente et utile qui lui a permis de mener à bien son mandat. De plus, le comité a été heureux de la franchise démontrée concernant les défis auxquels Élections Canada doit faire face, de même que l'intérêt réel que porte le DGE aux opinions des membres du comité. Ce dernier ne saurait passer sous silence le professionnalisme et le dévouement du personnel, ainsi que son ouverture d'esprit et sa volonté d'accepter et d'appliquer les suggestions.

Le comité croit qu'il possède désormais une compréhension approfondie des facteurs qui compliquent considérablement la tâche d'Élections Canada, c'est-à-dire le cadre législatif et régulatoire complexe dans lequel il évolue, les exigences opérationnelles extraordinaires et le besoin d'innover. D'après ce qu'il a pu observer au cours des dernières années, le comité estime qu'Élections Canada a adopté une approche systématique et rationnelle en ce qui concerne l'exécution de son mandat, la surveillance des résultats et la reddition de comptes au public.

6. À venir

L'annexe A comprend un calendrier des activités prévues du comité pour 2013-2014.

Annexe A – Calendrier des activités prévues pour 2013-2014

Le tableau suivant présente les activités prévues pour 2013-2014. Il pourrait être nécessaire de les revoir et de les mettre à jour en cours d'exercice.
Objet Activité Juillet 2013 Août 2013 Janvier 2014 Mars 2014 Juin 2014
A     Engagements en vérification interne
A1 Suivi du financement politique – vérification continue (assurance de la qualité de l'autoévaluation) Examiner et recommander l'approbation   Prévu      
B     Suivi des plans d'action de la direction
B1 Rapport d'étape du 30 novembre 2013
(Vérification interne et Commissariat à la protection de la vie privée)
Examiner et formuler des avis     Prévu    
B2 Suivi des recommandations du BVG en date du 31 mars Examiner et formuler des avis Prévu       Prévu
C     Fonction de vérification interne
C1 Charte de vérification interne Examiner et recommander l'approbation       Prévu  
C2 Rapport du dirigeant principal de la vérification – indépendance, compétence, rendement, ressources, résultats Examiner et recommander l'approbation       Prévu  
C3 État des activités Examiner et formuler des avis Prévu Prévu Prévu Prévu Prévu
C4 Plan de vérification axé sur les risques (triennal, 2013-2016) Examiner et recommander l'approbation   Prévu (final)      
C5 Plan de vérification axé sur les risques – mise à jour annuelle (2013-2014) Examiner et formuler des avis         Prévu
D     Certificateurs de l'extérieur
D1 Non applicable        
E     Valeurs et éthique
E1 Code de valeurs et d'éthique Examiner          
F     Gestion des risques
F1 Voir C4          
G     Cadre de contrôle de la gestion
G1 Cadre de contrôle de la gestion financière (CCGF) – Politique sur le contrôle interne Examiner et formuler des avis       Prévu  
H     États financiers et reddition de comptes au public
H1 Vérification des états financiers en fin d'exercice par le BVG (y compris l'inventaire) Examiner le rapport Prévu    
H2 BVG – fraudes et erreurs Examiner et formuler des avis Prévu   Prévu    
H3 États financiers d'Élections Canada – annexe Examiner et formuler des avis Prévu        
H4 BVG – plan de vérification Formuler des avis     Prévu    
I     Reddition de comptes
I1 Politique, Planification et Affaires publiques – RPP Examiner et formuler des avis     Prévu (ébauche)   Prévu (final)
I2 Politique, Planification et Affaires publiques – RMR Examiner et formuler des avis   Prévu      
I3 Dirigeant principal des finances – Rapport financier de fin d'exercice Examiner et formuler des avis   Prévu      
I4 Dirigeant principal des finances – Rapport sur la situation financière – période 9 Examiner et formuler des avis     Prévu    
J     Avis stratégiques (présentations)
J1 Dirigeant principal de l'information – mise à jour sur le service d'inscription en ligne Discussion       Prévu  
J2 Dirigeant principal de l'information – Sécurité de la TI (RÉVISE) Discussion       Prévu  
J3 Dirigeant principal de l'information – Plan stratégique opérationnel (PSO) révisé Discussion       Prévu  
J4 Financement politique – Système d'enregistrement des entités politiques (SEEP), assurance de la qualité, gestion du temps Discussion   Prévu      
J5 Ressources humaines – Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation (RMORCD), autoévaluation, autres vérifications et examens Discussion     Prévu    
K     Comité de vérification
K1 Mandat Examiner et approuver       Prévu  
K2 Plan annuel et calendrier des rencontres pour le prochain exercice Examiner et approuver       Prévu  
K3 Rapport annuel du Comité de vérification Examiner et approuver Prévu       Prévu
K4 Réunions à huis clos (y compris l'autoévaluation) Discussion Prévu Prévu Prévu Prévu Prévu