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Rapport du Comité de vérification au directeur général des élections du Canada pour l'exercice 2013-2014

Avril 2014

Table des matières

1. Introduction

Le Comité de vérification du Bureau du directeur général des élections du Canada (Élections Canada) a été créé en vertu de la Loi fédérale sur la responsabilité. Composé de membres externes, il fournit au directeur général des élections (DGE) des conseils indépendants au sujet des contrôles de gestion ainsi que des rapports sur les plans et les résultats. Conformément à son mandat, le Comité a préparé le présent rapport pour résumer ses activités au cours de l'exercice ayant pris fin le 31 mars 2014.

2. Composition et réunions

Présidé par M. Marc Mayrand, directeur général des élections du Canada, le Comité est constitué de MM. W.E.R. Little, J.-C.Bouchard et P.G. Boomgaardt. Un représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) est aussi invité à toutes les réunions. La dirigeante principale de la vérification (DPV) et le gestionnaire de Vérification interne ont participé à toutes les réunions ordinaires à titre d'observateurs, afin de répondre aux questions des membres. Au besoin, des membres de la haute direction et du personnel venaient présenter des exposés et répondre aux questions des membres.

Le Comité s'est réuni à cinq reprises pendant l'exercice, soit le 2 mai (par téléconférence), le 21 août, le 22 janvier, le 5 février et le 26 mars. Les membres externes n'ont manqué aucune réunion. En règle générale, les réunions comprenaient une séance à huis clos des membres externes et du DGE.

3. Mandat

Le Comité de vérification a examiné et confirmé son mandat, qui guide ses activités. Son mandat avait été modifié l'année précédente conformément à la Politique sur la vérification interne, mise à jour par le Conseil du Trésor en 2012.

Son mandat consiste à fournir des conseils dans huit domaines clés de la gestion.

4. Huit domaines de surveillance

4.1. Valeurs et éthique

L'an dernier, Élections Canada a publié un code de conduite à jour, harmonisé avec le nouveau Code de valeurs et d'éthique du secteur public. Vers la fin de 2013, il a élaboré une formation à ce sujet, qui sera offerte à tous les employés en 2014. Dans le cadre d'un sondage qu'il est prévu d'effectuer auprès des employés, on évaluera la façon dont ils voient les valeurs et l'éthique. Le Comité devrait recevoir les résultats de ce sondage.

4.2. Gestion des risques

Au fil des ans, le Comité a accordé une attention considérable aux risques auxquels Élections Canada fait face et aux mesures prises pour les atténuer et s'acquitter de son mandat. À chaque réunion, le Comité a été informé de l'évolution récente des enjeux courants et des mesures prises par Élections Canada pour gérer ses affaires. Il a notamment été informé de la stratégie adoptée par la haute direction pour cerner les risques organisationnels et du fait que ces évaluations ont servi à déterminer les domaines de vérification.

À sa réunion de mars, le Comité a obtenu des renseignements sur la version préliminaire du profil de risque organisationnel ainsi que la stratégie de définition et de gestion des risques qui l'accompagne. Ce document de travail fera une synthèse des évaluations des principaux risques et des stratégies d'atténuation mises en œuvre par la direction. Comme par les années passées, le Comité a discuté des mesures prévues pour composer avec les restrictions de dépenses, des incidences d'une prévision pluriannuelle des dépenses salariales ainsi que des défis particuliers qu'entraîne le financement de certaines dépenses par une autorisation législative et d'autres par des crédits annuels.

4.3. Cadre de contrôle de la gestion

Comme les années précédentes, le Comité a été informé des grands enjeux en gestion ainsi que de la façon dont les procédures ont été adoptées pour atténuer les préoccupations et produire les résultats souhaités. Une attention particulière a été accordée aux difficultés inhérentes aux deux voies de financement parlementaire d'Élections Canada, à savoir les crédits approuvés annuellement et les autorisations législatives.

Le Comité a régulièrement obtenu des mises à jour sur les activités du Comité d'examen des contrats. Il a aussi été informé de la nomination d'un nouveau dirigeant principal de l'information et du progrès de certains projets de TI. Lors de chaque réunion, le Comité a été mis au fait des plans et des activités concernant le regroupement du personnel dans un nouvel immeuble à Gatineau; le déménagement s'est terminé avec succès en janvier 2014.

À la réunion de mars, le Comité a reçu de l'information sur la Politique sur le contrôle interne qui découle du cadre de gestion financière, entre autres sur les mesures de suivi, les conclusions tirées et les plans d'action pour la prochaine année.

Des mises à jour régulières ont également été effectuées concernant les activités d'Élections Canada à l'appui des commissions de délimitation des circonscriptions électorales pour le processus de redécoupage. Le redécoupage s'est terminé pendant l'exercice, et d'importants travaux sont en cours pour réaménager les 65 000 sections de vote, mettre à jour les cartes et harmoniser le Registre national des électeurs.

De plus, le Comité a été informé régulièrement des activités de gestion de projets du Bureau de la stratégie organisationnelle, y compris le Plan d'affaires 2013-2016 d'Élections Canada qui comprend Vision 15 et porte sur les principaux enjeux, objectifs et projets liés à la prochaine élection générale. Le Comité appuie la planification intégrée et les rigoureuses méthodes de gestion de projets mises en œuvre pour s'assurer que les grands projets, individuellement et collectivement, sont terminés à temps, selon le budget et de façon coordonnée, tout en produisant les résultats promis.

Au cours de ses réunions de février et de mars, le Comité a obtenu un aperçu du projet de loi C-23 (Loi modifiant la Loi électorale du Canada et d'autres lois). Le Comité en suivra l'évolution avec grand intérêt, car certaines dispositions pourraient avoir des répercussions majeures sur Élections Canada.

4.4. Fonction de vérification interne

Comme vous l'avez mentionné l'an dernier, la fonction de vérification interne a été intégrée au Bureau du chef de cabinet le 1er avril 2013. Depuis, la chef de cabinet assume à temps partiel le rôle de dirigeante principale de la vérification. Au cours de l'exercice, Élections Canada a aussi pourvu le poste de gestionnaire, Vérification interne.

Le Comité a approuvé la nouvelle version du Plan de vérification axé sur le risque pour 2013-2016, qui avait été élaboré à la suite d'une évaluation complète par la haute direction des risques organisationnels et des besoins d'attestation. Vu la réduction des ressources consacrées à la vérification interne, le plan comporte une approche très élémentaire. Deux vérifications d'attestation sont prévues. La première, qui est déjà en cours, permettra d'évaluer si les contrôles assurant la sécurité des listes électorales et des listes de travailleurs électoraux en période de scrutin sont adéquats. La deuxième, qui est prévue en 2014-2015, permettra d'évaluer si le programme de perfectionnement professionnel d'Élections Canada et les formations connexes répondent à ses besoins de formation et de perfectionnement des compétences.

Lors de chaque réunion, on faisait le point sur les vérifications et les plans. Le Comité a constaté avec intérêt que l'équipe de Vérification interne avait fait l'inventaire des d'outils d'attestation internes et externes utilisés par Élections Canada, ce qui facilitera l'évaluation des risques organisationnels. Le Comité a été heureux de recevoir le rapport annuel approfondi de l'équipe de Vérification interne.

La Charte de vérification interne a été examinée et confirmée par le Comité, conformément à l'ensemble des politiques sur la vérification interne du Conseil du Trésor.

4.5. Bureau du vérificateur général et organismes centraux

Grâce à la présence d'un représentant du BVG aux réunions, le Comité est demeuré au fait des sujets soulevés par le BVG ainsi que de ses plans de vérification. À sa réunion du 21 août, il a obtenu les résultats de la vérification des états financiers de 2012-2013. À sa réunion du 5 février 2014, il a obtenu un rapport du BVG décrivant ses plans de vérification pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014.

Par ailleurs, la dirigeante principale de la vérification et le gestionnaire de la Vérification interne venaient régulièrement faire le point sur les questions de vérification soulevées par les organismes centraux. Le 7 novembre 2013, les trois membres externes du Comité ont assisté au symposium des comités de vérification des ministères et des organismes parrainé par le Bureau du contrôleur général.

4.6. Suivi des plans d'action de la direction

Le Comité procède méthodiquement au suivi des plans d'action présentés par la direction pour exécuter son mandat et de ceux élaborés en réponse aux vérifications internes ou externes. En août 2013 et en février 2014, on a fait le point sur les plans de mise en œuvre donnant suite aux conclusions de vérification.

Enfin, le Comité se dit encore satisfait des rapports de suivi, qui sont efficaces, et des progrès de la mise en œuvre des plans d'action.

4.7. États financiers

Le Comité a examiné et approuvé le contenu des états financiers d'Élections Canada pour 2012-2013. Ces états ont fait l'objet d'une vérification de la part du BVG, qui a émis une opinion sans réserve dans son rapport de vérification non modifié et a souligné la bonne collaboration du personnel d'Élections Canada. Le Comité a félicité tout le personnel pour son bon travail et a recommandé que les états soient approuvés par le DGE.

Lors de chaque réunion, le Comité reçoit le plus récent rapport financier trimestriel qu'Élections Canada est tenu de publier. De même, les rapports de gestion et les états financiers les plus importants lui sont soumis à intervalles réguliers tout au long de l'exercice.

4.8. Reddition de comptes

Lors de sa réunion d'août 2013, le Comité a étudié une version préliminaire du Rapport ministériel sur le rendement (RMR) pour l'exercice 2012-2013. En janvier 2014, il a examiné une version préliminaire du Rapport sur les plans et les priorités (RPP) de 2014-2015. Le Comité a proposé certaines modifications pour rendre les deux rapports plus clairs et complets; il était de tout de même satisfait de leur ton et de leur contenu.

5. Conclusion

Le Comité estime que ses activités au cours de l'exercice lui ont permis de jouer son rôle de façon satisfaisante. Il a obtenu de l'information transparente et utile qui lui a permis de remplir son mandat. Il a apprécié la franchise démontrée à l'égard des défis qui attendent Élections Canada, ainsi que l'intérêt manifeste du directeur général des élections à l'égard de ses avis. Le Comité tient à souligner le professionnalisme et le dévouement du personnel ainsi que son ouverture d'esprit et sa volonté d'accepter et d'appliquer les recommandations.

Le Comité considère qu'il possède désormais une compréhension suffisante des facteurs qui compliquent considérablement la tâche d'Élections Canada, c'est-à-dire le cadre législatif et régulatoire complexe dans lequel il évolue, les demandes opérationnelles extraordinaires et le besoin d'innover. D'après ce qu'il a pu observer au cours des deux derniers exercices, le Comité estime qu'Élections Canada a adopté une approche systématique et rationnelle en ce qui concerne l'exécution de son mandat, la surveillance des résultats et la reddition de comptes au public.