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Rapport du Comité de vérification au directeur général des élections du Canada pour l'exercice 2014-2015

Avril 2015

Table des matières

1. Introduction

Le Comité de vérification du Bureau du directeur général des élections du Canada (Élections Canada) a été créé en vertu de la Loi fédérale sur la responsabilité. Composé de membres externes, il fournit au directeur général des élections (DGE) des conseils indépendants au sujet des contrôles de gestion ainsi que des rapports sur les plans et les résultats. Conformément à son mandat, le Comité a préparé le présent rapport pour résumer ses activités au cours de l'exercice ayant pris fin le 31 mars 2015.

2. Composition et réunions

Présidé par M. Marc Mayrand, DGE du Canada, le Comité est constitué de MM. P.G. Boomgaardt, J.-C. Bouchard et W.E.R. Little. Un représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) est aussi invité à assister aux réunions ordinaires. La dirigeante principale de la vérification et le gestionnaire de Vérification interne ont participé à toutes les réunions ordinaires à titre d'observateurs et afin de répondre aux questions des membres. Au besoin, des membres de la haute direction et du personnel sont aussi venus présenter des exposés et répondre aux questions des membres.

Le Comité s'est réuni à huit reprises pendant l'exercice, soit les 6 et 27 août, le 22 octobre, le 19 novembre, le 19 décembre, le 14 janvier et les 18 et 19 mars, pour des réunions ordinaires et extraordinaires. Les membres externes n'ont manqué aucune réunion. En règle générale, les réunions comprenaient une séance à huis clos des membres externes et du DGE.

3. Mandat

Le Comité de vérification a examiné et confirmé son mandat, qui guide ses activités et respecte la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, mise à jour en 2012.

Son mandat consiste à fournir des conseils dans huit domaines clés de la gestion.

4. Huit domaines de surveillance

4.1. Valeurs et éthique

Le Comité a été informé des résultats du sondage d'Élections Canada auprès des employés et de la démarche novatrice adoptée pour renforcer les valeurs et l'éthique en milieu de travail. Les interventions sont axées sur l'éducation continue du personnel et des gestionnaires, et comprennent un cours en ligne ainsi qu'une utilisation accrue du critère des valeurs et de l'éthique dans les évaluations du rendement.

4.2. Gestion des risques

Au fil des ans, le Comité a accordé une attention considérable aux risques auxquels Élections Canada doit faire face et à la démarche adoptée par l'organisme pour atténuer ces risques et s'acquitter de son mandat. À chaque réunion, le Comité a reçu de l'information à jour sur l'évolution des dossiers et les mesures prises par Élections Canada pour gérer ses affaires. Il a notamment été informé de la stratégie adoptée par la haute direction pour cerner les risques organisationnels et du fait que ces évaluations ont servi à déterminer les domaines de vérification.

À sa réunion de mars, le Comité a obtenu des renseignements concernant l'élaboration d'un document sur la gestion des risques. À l'approche de l'élection générale, le Comité exécutif s'est employé à évaluer en profondeur les plans de gestion des risques, les lacunes, les risques résiduels et les mesures à prendre pour les atténuer. Des rôles et des responsabilités bien précis, ainsi que des plans écrits et des calendriers, ont été établis. Le Comité a salué cet effort important et les progrès réalisés jusqu'à maintenant; il sera tenu au courant de l'évolution de ce dossier au cours du prochain exercice.

4.3. Cadre de contrôle de la gestion

Comme les années précédentes, le Comité a été informé des grands enjeux en gestion ainsi que des procédures adoptées pour les atténuer et produire les résultats souhaités. Une attention particulière a été accordée aux difficultés inhérentes aux deux voies de financement parlementaire d'Élections Canada, à savoir les crédits approuvés annuellement et l'autorisation législative, ainsi qu'aux plans et aux contrôles financiers en vue de la prochaine élection générale.

À sa réunion de novembre, le Comité a obtenu un aperçu de la stratégie d'évaluation des programmes pour l'élection générale de 2015. Cette stratégie vise à englober différentes perspectives, y compris la qualité de l'expérience vécue par les électeurs et les participants politiques aux élections et la confiance tant à l'égard des résultats que du rendement d'Élections Canada.

De plus, le dirigeant principal de l'information a rendu compte des progrès de la stratégie numérique créée pour appuyer à la fois la tenue de l'élection générale de 2015 et la planification opérationnelle à moyen et à long terme, de même que l'harmonisation stratégique jusqu'à l'élection générale de 2019.

Pour faire suite aux recommandations formulées par Harry Neufeld dans son rapport sur l'examen de la conformité de 2013, le Comité a obtenu un aperçu de la mise en œuvre opérationnelle. L'accent est mis sur la conciliation de l'intégrité et du service, la simplification du processus, l'amélioration de la formation et la clarification des lignes directrices.

À sa réunion de mars, le Comité a reçu de l'information sur la Politique sur le contrôle interne qui découle du cadre de gestion financière, en particulier sur les opérations des directeurs du scrutin qui gèrent les activités électorales à de nombreux endroits partout au pays. Le Comité a appuyé la perspective retenue et la démarche détaillée décrite dans la présentation.

En outre, le Comité a reçu périodiquement de l'information à jour sur les élections partielles, le financement politique, l'intégrité électorale, les ressources humaines et les affaires parlementaires.

À la réunion d'octobre, on a présenté au Comité les estimations préliminaires des coûts pour l'élection générale de 2015. Il a été mentionné que les hausses des coûts découlaient notamment de l'amélioration des services aux électeurs, de la modernisation de l'infrastructure, de l'accroissement de la conformité aux bureaux de scrutin et des modifications législatives.

Une nouvelle loi modifiant la Loi électorale du Canada a été adoptée pendant l'exercice. Le Comité a reçu continuellement de l'information sur les changements importants et les plans établis pour les mettre en œuvre. Les implications opérationnelles et financières ont été soulignées.

L'un des points présentant un intérêt particulier pour le Comité était la disposition, dans la nouvelle loi, exigeant du DGE qu'il engage, pour chaque élection générale et élection partielle, un vérificateur qualifié pour effectuer une vérification et déterminer si les fonctionnaires électoraux ont bien exercé leurs pouvoirs et rempli leurs fonctions. Le Comité a reçu de l'information sur la nouvelle loi. Vu le caractère unique et l'importance de cette nouvelle vérification obligatoire, le Comité a consacré deux réunions extraordinaires (le 19 décembre et le 19 mars) à des séances d'information sur l'élaboration de critères et de processus pour choisir un vérificateur qualifié. Le Comité continuera de surveiller la mise en œuvre de la nouvelle loi. Il compte examiner le rapport des vérificateurs en temps opportun et accordera une attention particulière à l'intention de la direction de prendre des mesures à l'égard des lacunes ou des points à améliorer notés par le vérificateur. Le Comité a été mis au courant du projet de loi C-50 actuellement devant la Chambre des communes et de l'élargissement possible de la portée de la vérification.

4.4. Fonction de vérification interne

Comme il a été mentionné précédemment, la fonction de vérification interne fait maintenant partie du Bureau du chef de cabinet, et la chef de cabinet assume à temps partiel le rôle de dirigeante principale de la vérification. Le gestionnaire de Vérification interne se consacre à temps plein à la fonction de vérification.

Conformément à la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor, Élections Canada a entrepris une inspection des pratiques professionnelles en matière d'autovérification au mois d'août. Les réponses détaillées au questionnaire d'évaluation ont été présentées aux membres du Comité à des fins d'examen et de commentaires. À la suite de quelques changements mineurs, le Comité a convenu que la fonction de vérification interne était généralement conforme aux politiques, normes et directives applicables. De plus, il a recommandé que les rapports soient transmis au Bureau du contrôleur général (BCG) et qu'on élabore un plan d'action de gestion pour les quelques domaines jugés « partiellement conformes »; ces mesures ont été prises, et présentées lors de la réunion d'octobre.

Le Comité a reçu de l'information sur la mise en œuvre du plan de vérification axé sur les risques pour 2013-2014 à 2015-2016, qui avait été approuvé précédemment. Compte tenu des ressources très limitées pour la vérification interne, deux vérifications d'attestation ont été prévues. La première a permis d'évaluer les contrôles assurant la sécurité des listes électorales et des listes de travailleurs électoraux en période de scrutin. La deuxième, toujours en cours à la fin de l'exercice, permettra d'évaluer si le programme de perfectionnement professionnel d'Élections Canada et les formations connexes répondent aux besoins de l'organisme en matière de perfectionnement des compétences. Les rapports finaux pour ces vérifications devraient être examinés par le Comité au cours du prochain exercice.

À chaque réunion, le Comité a été informé de l'état des vérifications et des plans.

À la réunion du 18 mars 2015, la Charte de vérification interne a été examinée et confirmée par le Comité, conformément à l'ensemble des politiques sur la vérification interne du Conseil du Trésor.

4.5. Bureau du vérificateur général et organismes centraux

Grâce à la présence d'un représentant du BVG aux réunions, le Comité est demeuré au fait des sujets soulevés par le BVG ainsi que de ses plans de vérification. À sa réunion du 27 août, il a obtenu les résultats de la vérification des états financiers de 2013-2014. À sa réunion du 18 mars 2015, il a obtenu un rapport du BVG décrivant le plan de vérification annuel pour l'exercice se terminant le 31 mars 2015.

Par ailleurs, la dirigeante principale de la vérification et le gestionnaire de Vérification interne sont régulièrement venus faire le point sur les questions de vérification soulevées par les organismes centraux. Le 4 novembre 2014, deux membres externes du Comité ont assisté au symposium des comités de vérification des ministères et organismes parrainé par le BCG. À sa réunion du 18 mars, le Comité a obtenu un résumé de la situation sur les vérifications horizontales comprises dans le plan de vérification axé sur les risques du BCG pour 2014-2017.

4.6. Suivi des plans d'action de la direction

Le Comité effectue systématiquement le suivi des plans d'action présentés par la direction pour exécuter son mandat et de ceux élaborés en réponse aux vérifications internes ou externes. Le 27 août 2014 et le 18 mars 2015, le Comité a reçu de l'information à jour sur les plans de mise en œuvre tenant compte des conclusions des vérifications.

Enfin, le Comité se dit encore satisfait des rapports de suivi efficaces et des progrès de la mise en œuvre des plans d'action.

4.7. États financiers

Le Comité a examiné et approuvé le contenu des états financiers d'Élections Canada pour 2013-2014. Ces états ont été vérifiés par le vérificateur général du Canada, qui a publié un rapport de vérification non modifié et a souligné la bonne collaboration du personnel d'Élections Canada. Le Comité a félicité tout le personnel pour son bon travail et a recommandé que les états soient approuvés par le DGE.

À chaque réunion, le Comité reçoit le plus récent rapport financier trimestriel qu'Élections Canada est tenu de publier. De même, les rapports de gestion et les états financiers les plus importants lui sont soumis à intervalles réguliers tout au long de l'exercice.

4.8. Reddition de comptes

À sa réunion du 6 août, le Comité a étudié une version préliminaire du Rapport ministériel sur le rendement d'Élections Canada pour l'exercice 2013-2014. En janvier 2015, il a examiné une version préliminaire du Rapport sur les plans et les priorités de 2015-2016. Le Comité a proposé certaines modifications pour rendre les deux rapports plus clairs et complets; il était tout de même satisfait de leur ton et de leur contenu.

5. Conclusion

Le Comité estime que ses activités au cours de l'exercice l'ont aidé à jouer son rôle de façon satisfaisante. Il a obtenu de l'information transparente et utile qui lui a permis de remplir son mandat. Il a apprécié la franchise démontrée par le DGE quant aux défis qui attendent Élections Canada, ainsi que son intérêt manifeste à l'égard des avis des membres. Le Comité tient à souligner le professionnalisme et le dévouement du personnel ainsi que son ouverture d'esprit et sa volonté d'accepter et d'appliquer les recommandations. Cela demeure particulièrement digne de mention dans le contexte de la nouvelle vérification obligatoire visant les travailleurs électoraux; le Comité participe à une étroite surveillance de cette importante étape, tout en bénéficiant de l'appui concret du DGE et des cadres supérieurs chargés de ce dossier.

Le Comité considère qu'il possède désormais une compréhension suffisante des facteurs qui compliquent considérablement la tâche d'Élections Canada, c'est-à-dire le cadre législatif et réglementaire complexe dans lequel il évolue, les demandes opérationnelles extraordinaires et le besoin d'innover. D'après ce qu'il a pu observer au cours des deux derniers exercices, le Comité estime qu'Élections Canada a adopté une approche systématique et rationnelle en ce qui concerne l'exécution de son mandat, la surveillance des résultats et la reddition de comptes au public.