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Rapport du Comité de vérification au directeur général des élections du Canada pour l'exercice 2015-2016

Avril 2016

Table des matières

Introduction

Le Comité de vérification du Bureau du directeur général des élections du Canada (Élections Canada) a été créé en vertu de la Loi fédérale sur la responsabilité. Composé de membres externes, il fournit au directeur général des élections (DGE) des conseils indépendants au sujet des contrôles de gestion ainsi que des rapports sur les plans et les résultats. Conformément à son mandat, le Comité a préparé le présent rapport pour résumer ses activités au cours de l'exercice ayant pris fin le 31 mars 2016.

Composition et réunions

Présidé par M. Marc Mayrand, DGE du Canada, le Comité est constitué des membres externes suivants : MM. W.E.R. Little, J-C. Bouchard et P.G. Boomgaardt. Un représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) est aussi invité à assister aux réunions ordinaires. La dirigeante principale de la vérification et le gestionnaire de Vérification interne ont participé à toutes les réunions ordinaires à titre d'observateurs et afin de répondre aux questions des membres. Au besoin, des membres de la haute direction et du personnel sont aussi venus présenter des exposés et répondre aux questions des membres.

Le Comité s'est réuni à cinq reprises pendant l'exercice, soit le 12 août, les 2 et 30 septembre, le 27 janvier et le 15 mars, pour des réunions ordinaires et extraordinaires. Les membres externes n'ont manqué aucune réunion. En règle générale, les réunions comprenaient une séance à huis clos des membres externes et du DGE.

Mandat

Le Comité de vérification a rédigé son mandat, qui guide ses activités et respecte la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, mise à jour en 2012.

Son mandat consiste à fournir des conseils dans huit domaines clés de la gestion.

Huit domaines de surveillance

1. Valeurs et éthique

Le Comité a reçu une mise à jour des initiatives menées pour intégrer les valeurs et l'éthique dans tous les aspects du milieu de travail. Lors de sa réunion du 15 mars, il a regardé une vidéo (une de plusieurs) produite pour le personnel et qui présente les situations en milieu de travail qui nécessitent l'application des valeurs et des règles d'éthique. Cette façon novatrice d'aborder le sujet avec le personnel favorise le dialogue et permet une sensibilisation accrue aux valeurs et à l'éthique. La direction continuera de souligner l'importance de ce sujet et de surveiller les répercussions de ses initiatives.

2. Gestion des risques

Un des points essentiels pour le Comité est d'abord de comprendre les risques auxquels Élections Canada doit faire face. Ensuite, il évalue la démarche adoptée par l'organisme pour atténuer ces risques et s'acquitter de son mandat.

Le Comité a périodiquement reçu de l'information à jour sur l'évolution des dossiers et les mesures prises par Élections Canada pour gérer ses affaires. Il a notamment été informé de la stratégie adoptée par la haute direction pour cerner les risques organisationnels et de la façon dont les évaluations ont mené à l'élaboration de plans, à l'attribution de rôles et de responsabilités et d'échéanciers explicites pour la tenue de la 42e élection générale en 2015.

Comme il est mentionné dans le rapport annuel de l'an dernier, le Comité a porté une attention particulière à la disposition, dans la loi adoptée en 2014, exigeant du DGE qu'il engage, pour chaque élection générale et élection partielle un vérificateur qualifié pour effectuer une vérification et déterminer si les préposés au scrutin ont bien exercé leurs pouvoirs et rempli leurs fonctions. Le Comité a été informé de la création d'un groupe externe (dont font partie les membres externes du Comité) qui offrira des conseils liés à la définition des principaux contrôles et à l'évaluation des conclusions de la vérification. Lors de plusieurs réunions au cours de l'année, le Comité a reçu de l'information sur la mise en application de la nouvelle loi. Le 15 mars 2016, il a été informé du rapport préliminaire des vérificateurs; il a accordé une attention particulière à la réponse de la direction et aux mesures prises à l'égard des lacunes ou des points à améliorer notés par le vérificateur. Au cours de la prochaine année, le Comité surveillera l'élaboration de plans plus détaillés et l'exécution des plans par la direction.

3. Cadre de contrôle de la gestion

Comme les années précédentes, le Comité a été informé des grands enjeux en gestion ainsi que des procédures adoptées pour les atténuer et produire les résultats souhaités. Une attention particulière a été accordée aux difficultés inhérentes aux deux voies de financement parlementaire d'Élections Canada, à savoir les crédits approuvés annuellement et l'autorisation législative, ainsi qu'aux plans et aux contrôles financiers en vue de la prochaine élection générale.

À sa réunion du 2 septembre, le Comité a reçu de l'information sur l'initiative de modernisation des bureaux des directeurs du scrutin, qui met l'accent sur le cadre de gestion financière. Cette initiative pluriannuelle vise à renforcer les contrôles internes tout en déléguant plus de pouvoirs à l'échelle locale. Le Comité a aussi assisté à une démonstration d'un nouveau tableau de bord pour les élections générales, conçu pour faciliter la surveillance par le DGE des principales activités et statistiques.

Dans le cadre de sa surveillance continue des initiatives importantes, le Comité a reçu de l'information d'un consultant externe concernant l'examen des procédures de passation de contrats importants; une attention particulière a été portée aux plans d'action de la direction qui donnent suite aux recommandations.

Lors de sa réunion du 30 septembre, le dirigeant principal de l'information a informé le Comité du programme tactique pour la 42e élection générale ainsi que des enjeux stratégiques et des questions de cybersécurité.

Le Comité a reçu le Rapport sur la 42e élection générale du 19 octobre 2015 à l'intention du Parlement, du 3 février 2016. Il a également reçu de l'information sur des questions qui sont actuellement à l'étude et qui seront incluses dans d'autres rapports au Parlement au cours de 2016.

4. Fonction de vérification interne

La fonction de vérification interne fait maintenant partie du Bureau du chef de cabinet, et la chef de cabinet assume à temps partiel le rôle de dirigeante principale de la vérification. Le gestionnaire de Vérification interne se consacre à temps plein à la fonction de vérification.

Conformément à la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor, Élections Canada a terminé l'an dernier une inspection des pratiques professionnelles en matière d'autovérification. Celle-ci indique que la fonction de vérification interne est généralement conforme aux politiques, normes et directives applicables. À sa réunion du 15 mars, le Comité a été informé de la mise en œuvre du plan d'action de gestion pour quelques domaines jugés « partiellement conformes »; le Comité continuera de surveiller l'exécution des plans.

Le Comité a reçu de l'information sur la mise en œuvre du plan de vérification axé sur les risques pour 2013­-2014 à 2015-2016, qui avait été approuvé précédemment. Compte tenu des ressources très limitées pour la vérification interne, deux vérifications d'attestation avaient été prévues pour l'exercice en cours, mais une seule a été achevée. Pour ce qui est de la deuxième, soit la vérification du Programme de perfectionnement professionnel, un processus d'approvisionnement est en cours et le travail de vérification devrait débuter en mai 2016. Le Comité a reçu de l'information sur la vérification de la sécurité des listes électorales ainsi que sur les recommandations formulées et le plan d'action de la direction subséquent; le Comité a demandé des renseignements plus détaillés et un échéancier explicite du plan d'action, et il a approuvé le rapport de vérification.

Les travaux sont amorcés concernant l'élaboration d'un nouveau plan de vérification axé sur les risques pour les exercices 2017 à 2019, et une présentation au Comité est prévue pour sa réunion de novembre.

5. Bureau du vérificateur général et organismes centraux

Grâce à la présence d'un représentant du BVG aux réunions, le Comité est demeuré au fait des sujets soulevés par le BVG ainsi que de ses plans de vérification. À sa réunion du 30 septembre, le Comité a obtenu les résultats de la vérification des états financiers de 2014-2015. À sa réunion du 15 mars 2016, il a obtenu un rapport du BVG décrivant le plan de vérification annuel pour l'exercice se terminant le 31 mars 2016.

Le Comité a reçu un rapport du Commissariat aux langues officielles intitulé Vérification du service offert en français et en anglais aux électeurs par le Bureau du directeur général des élections du Canada – Rapport final, juillet 2015. Après une séance d'information et de discussion, le Comité a exprimé son appui à l'approche adoptée par Élections Canada.

Par ailleurs, la dirigeante principale de la vérification et le gestionnaire de Vérification interne sont régulièrement venus faire le point sur les questions de vérification soulevées par les organismes centraux, dont les plans de vérification du Bureau du contrôleur général.

6. Suivi des plans d'action de la direction

Le Comité effectue systématiquement le suivi des plans d'action présentés par la direction pour exécuter son mandat et de ceux qui donnent suite aux vérifications internes ou externes. Au moment où les conclusions des vérifications sont présentées, le Comité souligne l'importance de plans de la direction explicites qui permettront de remédier aux lacunes et de tirer avantage des possibilités d'amélioration. Le Comité surveille périodiquement les progrès accomplis par rapport à l'échéancier convenu de mise en œuvre.

Enfin, le Comité se dit encore satisfait des rapports de suivi efficaces de l'organisme et des progrès de la mise en œuvre des plans d'action.

7. États financiers

Le Comité a examiné et approuvé le contenu des états financiers d'Élections Canada pour 2014-2015. Ces états ont été vérifiés par le vérificateur général du Canada, qui a publié un rapport de vérification non modifié et a souligné la bonne collaboration du personnel d'Élections Canada. Le Comité a félicité tout le personnel pour son bon travail et a recommandé que les états soient approuvés par le DGE.

Le Comité reçoit des copies du rapport financier trimestriel qu'Élections Canada est tenu de publier. De même, les rapports de gestion les plus importants lui sont soumis à intervalles réguliers tout au long de l'exercice

8. Reddition de comptes

À sa réunion d'août 2015, le Comité a étudié une version préliminaire du Rapport ministériel sur le rendement d'Élections Canada pour l'exercice 2014-2015. En janvier 2016, il a examiné une version préliminaire du Rapport sur les plans et les priorités de 2016-2017. Le Comité a proposé quelques modifications mineures pour rendre les deux rapports plus clairs et complets; il était tout de même satisfait de leur ton et de leur contenu.

Conclusion

Le Comité est conscient que la période 2015-2016 en a été une mouvementée pour Élections Canada, qui s'est concentré sur la 42e élection générale (état de préparation, conduite de l'élection et production de rapports). Des efforts particuliers ont été déployés pour s'assurer de l'efficacité de la nouvelle vérification obligatoire du travail des préposés au scrutin. Par conséquent, certains autres secteurs d'intérêt pour le Comité ont reçu moins d'attention que lors d'autres années. Tout compte fait, le Comité estime que ses activités au cours de l'exercice l'ont aidé à jouer son rôle de façon satisfaisante. Il a obtenu de l'information transparente et utile qui lui a permis de remplir son mandat.

Il a apprécié la franchise démontrée par Élections Canada quant aux défis qui l'attendent, ainsi que l'intérêt manifeste du DGE à l'égard des avis des membres. Le Comité tient à souligner le professionnalisme et le dévouement du personnel ainsi que son ouverture d'esprit et sa volonté d'accepter et d'appliquer les recommandations. Comme il a été mentionné dans le rapport de l'an dernier, cela demeure particulièrement digne de mention dans le contexte de la nouvelle vérification obligatoire du travail des préposés au scrutin. Avec l'appui concret du DGE et des cadres supérieurs chargés de ce dossier, les membres externes du Comité ont participé à la surveillance de cette importante étape et ils ont rencontré les vérificateurs avant et après le jour de l'élection.

Le Comité considère qu'il possède désormais une compréhension suffisante des facteurs qui compliquent considérablement la tâche d'Élections Canada, c'est-à-dire le cadre législatif et réglementaire complexe dans lequel il évolue, les demandes opérationnelles extraordinaires et le besoin d'innover. D'après ce qu'il a pu observer au cours des deux derniers exercices, le Comité estime qu'Élections Canada a adopté une approche systématique et rationnelle en ce qui concerne l'exécution de son mandat, la surveillance des résultats et la reddition de comptes au public.

À venir

En annexe se trouve un calendrier des activités prévues par le Comité en 2016-2017.

(À joindre en annexe)

Le 27 avril 2016