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Vérification interne – Vérification de l'approvisionnement et des contrats

Sommaire

La passation de marchés compte parmi les fonctions les plus délicates du gouvernement fédéral : il importe d'adopter des politiques et des pratiques en matière d'approvisionnement et de passation de marchés suffisamment souples pour répondre aux besoins opérationnels, tout en assurant l'équité, l'ouverture et la transparence des activités. Dans le domaine de l'approvisionnement, plus la concurrence est vaste, meilleure est la garantie que les principes du meilleur rapport qualité-prix et de la liberté d'accès seront respectés. L'approvisionnement est également une activité complexe qui doit se conformer aux nombreuses exigences des organismes centraux, ainsi qu'aux lois et aux obligations des divers accords commerciaux, en plus d'être sujet à l'examen du public.

En 2009-2010, Élections Canada a dépensé 138 millions de dollars et comptait 400 employés nommés pour une période indéterminée. Les budgets et les activités d'approvisionnement sont sensiblement plus élevés les années où ont lieu des élections générales. Les activités d'approvisionnement et de passation de marchés sont essentielles pour permettre à l'organisme d'atteindre ses objectifs. Le grand volume d'activités d'approvisionnement, certaines simples, d'autres très complexes, ainsi que les contrats conclus engendrent d'importantes dépenses. Par exemple, sur une période de 20 mois (du 1er avril 2009 au 7 décembre 2010), la valeur des contrats traités a été de 72,2 millions dollars, pour une moyenne de plus de 3,6 millions de dollars par mois.

En conformité avec la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT), le plan de vérification interne axé sur le risque pour 2010-2011 a approuvé la vérification de l'approvisionnement et des contrats. Puisqu'il s'agissait de la première vérification du genre, nous espérions obtenir des renseignements précieux qui permettraient à l'organisme d'améliorer l'efficacité de ses activités d'approvisionnement et de passation de marchés.

Objectifs de la vérification

Les objectifs de la vérification de l'approvisionnement et des contrats étaient de fournir une évaluation indépendante à la haute direction et d'assurer celle-ci que :

Étendue de la vérification

La vérification visait à examiner le cadre d'approvisionnement et de passation de marchés pour l'exercice 2010-2011, de même que les documents relatifs aux approvisionnements et aux contrats octroyés en 2010-2011 et en 2009-2010. La vérification s'est déroulée de janvier à mars 2011.

Conclusion

D'après les résultats de la vérification, la direction a agi de manière proactive en engageant le renouvellement de son cadre d'approvisionnement et de passation de marchés. De même, la direction lance toute une gamme d'initiatives, d'activités et de pratiques qui, une fois mises en œuvre, offriront à Élections Canada une assurance accrue d'atteindre les objectifs de la Politique sur les marchés du CT et de répondre à ses propres besoins opérationnels.

Cependant, pour atteindre son objectif d'accroître l'efficacité et l'efficience, l'organisme devra réaliser un grand nombre d'activités et mettre en œuvre plusieurs autres processus pour appuyer son cadre d'approvisionnement et de passation de marchés.

De manière générale, nos observations et recommandations indiquent que l'approvisionnement et la passation de marchés à Élections Canada ne présentent pas de lacunes importantes. Il s'agit donc d'une évaluation très positive.

Nos recommandations se répartissent en cinq catégories :

Les conclusions tirées pour chacun des objectifs sont présentées plus loin.

Cadre de contrôle de la gestion de l'approvisionnement et des marchés

Le Comité exécutif d'Élections Canada a approuvé un nouveau cadre de contrôle de la gestion de l'approvisionnement et de passation de marchés en janvier 2011. La version améliorée résout un grand nombre des enjeux présents dans le cadre actuel. Ce nouveau cadre est jugé adéquat, mais plusieurs de ses éléments seront mis en œuvre au cours de l'exercice 2011-2012 : élaborer le plan d'approvisionnement de l'organisme, mettre sur pied le comité de révision des contrats, réaliser le projet pilote sur la délégation contractuelle, établir les rôles et les responsabilités, offrir la formation obligatoire et créer les instruments et les outils nécessaires au bon fonctionnement du nouveau cadre.

Il y a un risque que certains éléments du cadre ne soient pas complété ou mis en œuvre comme prévu. Alors que le cadre a été jugé comme adéquat et permettra d'améliorer les processus, il est trop tôt pour que la Direction de la vérification interne puisse déterminer s'il est efficace.

Respect des politiques, des procédures, des accords commerciaux, des lois et des règlements

L'examen d'un échantillon des transactions d'approvisionnement d'Élections Canada a révélé que, de manière générale, les politiques d'approvisionnement du gouvernement sont respectées. La situation actuelle comporte néanmoins des risques dans les domaines suivants :

Optimisation des ressources tout au long du processus d'approvisionnement

Il y aurait lieu d'améliorer les analyses de rentabilité et les documents qui étayent le respect des exigences et la planification en matière de passation de marchés. Il en va de même pour les indications selon lesquelles les résultats sont évalués à la lumière du plan de départ afin d'assurer la qualité du travail des entrepreneurs.