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Vérification interne – Vérification de l'approvisionnement et des contrats

1.   Introduction

1.1   Contexte

Sous la supervision du directeur général des élections, Élections Canada doit s'assurer de disposer des ressources nécessaires pour réaliser son mandat et ses objectifs stratégiques. En raison des nouvelles exigences législatives ainsi que des gouvernements minoritaires des dernières années, la demande en matière d'approvisionnement a augmenté de manière importante en volume, en fréquence et en complexité.

Les Services de l'approvisionnement et des contrats (SAC) d'Élections Canada relèvent du dirigeant principal des Finances. Leurs employés gèrent les stratégies d'approvisionnement et de passation de marchés de l'organisme, élaborent des outils, de la formation et des lignes directrices pour les gestionnaires, et préparent tous les contrats et bons de commande.

En 2010-2011, Élections Canada a géré un budget de 138 millions de dollars avec un effectif d'environ 400 employés nommés pour une période indéterminée. Chaque année, il s'effectue un nombre important d'activités d'approvisionnement, certaines simples, d'autres très complexes. D'importantes dépenses découlent des contrats en place et du nombre élevé d'activités d'approvisionnement.

En juin 2003, le Conseil du Trésor (CT) a revu sa politique sur les marchés. On peut y lire que l'objectif des marchés publics est de permettre l'acquisition de biens et de services et l'exécution de travaux de construction, de manière à contribuer à accroître l'accès, la concurrence et l'équité, et qui soit la plus rentable ou, le cas échéant, la plus conforme aux intérêts de l'État et du peuple canadien.

Dans cettte politique, on précise que les marchés publics doivent :

En outre, en 2005, des changements fondamentaux ont été apportés à la manière dont le gouvernement se procure des biens et des services afin de respecter l'engagement d'offrir des services de manière plus judicieuse, plus rapide et plus économique. Les ministères doivent maintenant avoir recours à une offre à commandes de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour acheter certains produits et services.

Le Règlement sur les marchés de l'État fait état des conditions à respecter pour passer des marchés. Il faut normalement effectuer un appel d'offres compétitif, mais il y a quelques exceptions. Par exemple, il n'est pas nécessaire de procéder à un appel d'offres pour les biens et les services dont la valeur totale est estimée à moins de 25 000 $.

1.2   Objectifs

En conformité avec la Politique sur la vérification interne du CT, le plan de vérification axé sur le risque approuvé d'Élections Canada, qui couvre une période de trois ans, prévoyait une vérification des pratiques d'approvisionnement et des contrats de l'organisme en 2010-2011.

L'objectif de la vérification de l'approvisionnement et des contrats était de fournir l'assurance que :

1.3   Étendue de la vérification

La vérification visait à examiner le cadre d'approvisionnement et de passation de marchés pour l'exercice 2010-2011, de même que les documents relatifs aux approvisionnements et aux contrats octroyés en 2010-2011 et en 2009-2010. La vérification s'est déroulée de janvier à mars 2011.

1.4   Méthodologie et approche

La méthodologie utilisée respectait les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institute of Internal Auditors ainsi que la Politique sur la vérification interne du CT. Le processus de vérification interne comportait trois étapes, soit la planification, l'examen et l'établissement du rapport, qui ont tous fait l'objet d'un examen d'assurance de la qualité. La vérification a été planifiée et réalisée en conformité avec les normes professionnelles, de manière à ce que les constatations et conclusions soient acceptables et compatibles avec les renseignements recueillis.

Les gestionnaires et les responsables des processus ont été convoqués en entrevue. En outre, les principaux processus et mécanismes de contrôle ont été recensés et observés, tout comme les objectifs de ces activités, les personnes en étant responsables et les risques en découlant. Un échantillon de contrats consignés dans le système financier FreeBalance a été examiné afin d'évaluer la conception des mécanismes de contrôle ainsi que la conformité des marchés. Pour ce faire, 60 de 2 204 contrats ont été sélectionnés. L'échantillon avait une valeur de 9,4 millions de dollars, ce qui représente 13 % des 72,2 millions de dollars que valait l'ensemble des contrats. Il s'agissait d'un échantillon représentatif des activités des contrats de l'organisme. D'autres tests et examens analytiques ont été effectués pour valider et justifier d'autres éléments du cadre d'approvisionnement et de passation de marchés.