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Vérification interne – Vérification de l'approvisionnement et des contrats

3. Les marchés et l'approvisionnement à Élections Canada

En moyenne, Élections Canada affecte plus de 3,6 millions de dollars par mois1 à l'approvisionnement en biens et services. Le processus est géré par les SAC, qui relèvent du Secteur du dirigeant principal des finances. Cette unité fournit aux gestionnaires de programmes leadership fonctionnel, directives, conseils et soutien. Elle possède les pouvoirs délégués nécessaires pour approuver les contrats.

Les gestionnaires de programmes, les SAC et les Services juridiques se partagent la responsabilité des activités d'approvisionnement et de passation de marchés.

Les gestionnaires de programmes agissent à titre de responsables fonctionnels, de chargés de projets et de gestionnaires de centres financiers pour leurs secteurs de responsabilités respectifs. Ils établissement et planifient les besoins, évaluent et sélectionnent les fournisseurs, gèrent les contrats et approuvent le paiement des factures.

Les responsables des Services juridiques examinent les contrats (ceux qui sont complexes et présentent des risques importants) et formulent des avis juridiques concernant tous les aspects de l'approvisionnement. Les responsables des Finances traitent les factures en vue de leur paiement et rendent compte des dépenses découlant de l'attribution des contrats.

En janvier 2011, le Comité exécutif d'Élections Canada a entériné un nouveau cadre d'approvisionnement et de passation de marchés. Ce cadre vise à améliorer l'efficience et l'efficacité du processus d'approvisionnement. Il s'agit d'une occasion de passer d'un modèle axé sur le processus à un modèle stratégique.

Le processus d'approvisionnement est complexe. Pour atteindre les objectifs opérationnels fixés, le processus doit permettre de réaliser plusieurs activités en conformité avec une multitude de politiques, de règlements et d'accords commerciaux. En outre, il doit pouvoir résister à l'examen du public.

Au cours d'une période de 20 mois, soit du 1er avril 2009 au 7 décembre 2010, Élections Canada a attribué plus de 72,2 millions de dollars en contrats. De ce montant, 40,8 millions de dollars (56,5 %) ont été gérés au moyen d'offres à commande et d'arrangements en matière d'approvisionnement.

Comme tous les autres ministères et organismes du gouvernement, Élections Canada doit assurer une divulgation proactive de tous ses contrats de plus de 10 000 $ sur son site Web, et ce, tous les trimestres. À l'occasion, il doit également fournir d'autres renseignements aux organismes centraux, à TPSGC et à Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC).

1 En 20 mois, du 1er avril 2009 au 7 décembre 2010, 72,2 millions de dollars ont été attribués en contrats.