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Vérification interne – Vérification de l'approvisionnement et des contrats

4. Évaluation globale

4.1 Conclusions de la vérification

D'après les résultats de la vérification, la direction a agi de manière proactive en engageant le renouvellement de son cadre d'approvisionnement et de passation de marchés. De même, la direction lance toute une gamme d'initiatives, d'activités et de pratiques qui, une fois mises en œuvre, offriront à Élections Canada une assurance accrue d'atteindre les objectifs de la Politique sur les marchés du CT et de répondre à ses propres besoins opérationnels. Nos observations et recommandations indiquent clairement que l'approvisionnement et la passation de marchés à Élections Canada ne présentent pas de lacunes importantes. Il s'agit donc d'une évaluation très positive.

Cependant, pour atteindre les objectifs d'efficience et d'efficacité du cadre d'approvisionnement et de passation de marchés, l'organisme doit réaliser de nombreuses activités et optimiser plusieurs processus.

Les conclusions générales pour chacun des objectifs visés par la vérification suivent.

Cadre de contrôle de la gestion de l'approvisionnement et des marchés

L'efficacité du nouveau cadre de contrôle de la gestion de l'approvisionnement et des marchés reste à prouver. De nombreuses améliorations ont été effectuées au fil des ans, et le nouveau cadre en tient compte, mais certains processus et pratiques clés, comme la mise sur pied d'un comité de révision des contrats, la définition des rôles et des responsabilités, l'établissement de la formation et la réalisation du projet pilote sur la délégation contractuelle, ne seront mis en œuvre qu'au cours de l'exercice 2011-2012.

Il y a un risque que le manque de ressources empêche la mise en œuvre complète et en temps opportuns d'éléments importants du cadre.

D'autres points importants doivent être pris en compte :

Respect des politiques, des procédures, des accords commerciaux, des lois et des règlements

De manière générale, les activités d'approvisionnement respectent les exigences des organismes centraux ainsi que les politiques d'Élections Canada. Néanmoins, deux secteurs de risque devraient faire l'objet d'un contrôle plus serré :

Optimisation des ressources tout au long du processus d'approvisionnement

Les activités d'approvisionnement de l'organisme permettent habituellement l'optimisation des ressources. Néanmoins, quatre secteurs laissent place à amélioration :

4.2 Fiche d'évaluation

Les notes et les explications dressent un portrait de la situation actuelle pour chacun des critères.

Fiche d'évaluation
Critère Note Explication Recommandation
Objectif 1 : Cadre de contrôle de la gestion de l'approvisionnement et des marchés
Processus de planification des activités J
  • Le processus de planification des activités tient maintenant compte des besoins d'approvisionnement prévus de chacun des secteurs.
  • Le plan d'approvisionnement d'Élections Canada n'est pas encore prêt.
R1 – Rédiger le plan d'approvisionnement d'Élections Canada
Plan de mise en œuvre du cadre d'approvisionnement et de passation de marchés B
  • Le Comité exécutif a approuvé le nouveau cadre d'approvisionnement et de passation de marchés en janvier 2011.
  • Il n'y a pas encore de plan de mise en œuvre pour le cadre.
R2 – Élaborer un plan de mise en œuvre
Harmonisation avec les organismes centraux B
  • La politique d'Élections Canada concernant l'approvisionnement et les marchés est, de manière générale, en harmonie avec les exigences des organismes centraux.
  • Le nouveau cadre prévoit la mise sur pied d'un comité de révision des contrats, ce qui n'a pas encore été fait.
R3 – Créer et mettre sur pied un comité de révision des contrats
Rôles, responsabilités et obligations B
  • · Les rôles et les responsabilités sont en grande partie arrêtés, mais il faut y mettre la touche finale, rassembler de l'information à leur sujet et les communiquer.
R4 – Terminer la rédaction du guide de l'approvisionnement et de la passation de marchés
Soutien pour les activités d'approvisionnement et de passation de marchés J
  • Le nouveau cadre d'approvisionnement et de passation de marchés n'est pas encore accessible sur intranet.
  • Il serait possible d'utiliser le logiciel FreeBalance plus efficacement pour faciliter l'ensemble du processus d'approvisionnement et de passation de marchés.
R5 – Afficher le cadre d'approvisionnement et de passation de marchés sur intranet

R6 – Utiliser le système FreeBalance à son plein potentiel
Surveillance de la conformité et du rendement O
  • Il n'y a pas de programme d'assurance de la qualité pour les dossiers d'approvisionnement.
  • La conformité et le rendement des SAC ne sont pas surveillés.
R7 – Assurer la qualité des activités liées à la passation de marchés

R8 – Surveiller le respect des objectifs en matière de prestation de services
Communication de l'information sur l'approvisionnement J
  • Les exigences externes en matière de rapports sont respectées.
  • Une meilleure reddition de compte sur l'approvisionnement est nécessaire à l'interne.
R7 – Assurer la qualité des activités liées à la passation de marchés
Objectif 2 : Respect des politiques, des procédures, des accords commerciaux, des lois et des règlements
Exigences applicables aux appels d'offres B
  • Le processus le plus adéquat et le plus efficient n'est pas toujours utilisé en matière d'approvisionnement.
R9 – Prouver qu'un processus sans concours présente le meilleur rapport qualité-prix
Processus officiels de passation de marchés B
  • Les processus officiels de passation de marchés sont habituellement respectés, mais 28 % des dossiers pourraient être contestés sur certains points.
R3 – Créer et mettre sur pied un comité de révision des contrats

R7 – Assurer la qualité des activités liées à la passation de marchés
Délégation de pouvoirs appropriée V
  • Tous les contrats examinés sont conformes.
Aucune recommandation nécessaire
Dossiers d'approvisionnement complets O
  • L'amélioration des dossiers d'approvisionnement et de passation de marchés aurait d'importantes retombées positives pour l'organisme.
R10 – Améliorer les dossiers contractuels

R11 – Créer un aide-mémoire pour l'assurance de la qualité
Objectif 3 : Optimisation des ressources tout au long du processus d'approvisionnement
Optimisation des ressources B
  • Des activités spécifiques à la planification des contrats permettraient de simplifier le processus.
R7 – Assurer la qualité des activités liées à la passation de marchés

R10 – Améliorer les dossiers contractuels
Établissement d'exigences claires B
  • Pour chaque contrat, les exigences doivent être clairement énoncées, consignées dans les dossiers et conformes à la nature du travail à réaliser.
R10 – Améliorer les dossiers contractuels
Égalité des chances en matière d'approvisionnement V
  • De manière générale, les processus utilisés par Élections Canada favorisent le principe de l'égalité des chances.
Aucune recommandation nécessaire
Surveillance du rendement des entrepreneurs O
  • Les mesures de contrôle des résultats doivent être renforcées et des rapports sur le rendement produits pour chaque contrat.
R12 – Établir des mesures de contrôle du rendement et des résultats

Définition Note
V B J O R G
Satisfaisant Améliorations mineures requises Améliorations modérées requises Améliorations majeures requises Insatisfaisant Ne peut être mesuré