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Vérification de la gestion financière des bureaux des directeurs du scrutin

Annexe B – Principaux problèmes relevés (par type d’opération)

Principaux problèmes relevés
Type d’opération Valeur totale de la
41e élection générale
(en milliers de dollars) [valeur de l’échantillonnage (%)]
Problèmes relevés Nombre reçu et commentaires
Rémunération des travailleurs électoraux et des préposés au scrutin 81 000 [0,98%]

Exactitude :

  • 64 erreurs, pour un total de 1 120 $

Exhaustivité :
Justification ou documentation à l’appui manquante :

  • 84 feuilles de temps
  • 168 serments

Documentation incomplète :

  • 30 feuilles de temps
  • 80 serments

Aucun examen des feuilles de temps n’est effectué pour déterminer si les montants totaux dans les rapports sont exacts.

Actuellement, l’efficacité des pratiques d’examen est limitée. Elles comparent les totaux inscrits dans le SPBDS pour une circonscription avec l’information téléchargée dans le SPBDS à Ottawa.

Élections Canada n’exige actuellement pas des directeurs du scrutin qu’ils soumettent les serments et les feuilles de temps à Ottawa.

Élections Canada a besoin de déterminer qui devrait conserver les documents et pendant combien de temps.

19/19
Honoraires des directeurs du scrutin et des directeurs adjoints du scrutin 12 250 [82%] Une procédure d’examen devrait être mise en place pour s’assurer que ceux qui certifient la procédure se rapportant aux directeurs du scrutin et aux directeurs adjoints du scrutin et appliquée en vertu de l’article 34 de la LGFP ont les pouvoirs nécessaires pour le centre de coûts à partir duquel sont payés les honoraires. 3/3
Dépenses de petite caisse 606 [6.11%]
  • 2 opérations non conformes, pour un total de 500 $
  • 3 reçus manquants, pour un total de 30 $
  • 2 des 21 rapprochements ne sont pas certifiés conformément à l’article 21 de la LEC
  • 1 document reçu après la date limite
21/21

[21 = 19 + 2 dépenses de petite caisse du directeur adjoint du scrutin supplémentaire (DASS)]
Dépenses effectuées par carte d’achat 8 500 [3,36%] Des 57 documents reçus, il y a eu :
  • 3 opérations non conformes, pour un total de 2 350 $
  • 15 reçus manquants, pour un total de 2 000 $
  • 55/57 rapprochements non certifiés en vertu de l’article 21 de la LEC
57/62
Paiement par carte d’achat 8 500 [100%] Une procédure d’examen devrait être mise en place pour s’assurer que ceux qui certifient les dépenses en vertu de l’article 34 de la LGFP ont les pouvoirs de signature nécessaires pour le type de dépenses en question. 4/4
Paiement de fournisseur effectué par Élections Canada 13 000 [3,21%] Aucun problème relevé.

Pouvoir en vertu de l’article 21 de la LEC.
60/60
Bail pour les bureaux des directeurs du scrutin 7 700 [7,27%]

Le système de contrôle des autorisations ne fournit pas de liste exhaustive des autorisations des dépenses supplémentaires, y compris les baux. En plus de la signature de la facture ou du bail, une liste de toutes les autorisations de dépenses supplémentaires devrait être tenue à jour.

De plus, le prix de certains baux est élevé. Il n’y a aucune analyse ou calcul effectué pour comparer les coûts par pied carré afin de déterminer si le prix du bail est raisonnable.

En outre, il n’est pas obligatoire d’obtenir trois estimations des prix ou soumissions concurrentielles.

27/27
Bail pour les lieux de scrutin 8 300 [5,89 %]

Aucun autre examen ou comparaison additionnelle entre le bail signé avec le locateur et le rapport sommaire du locateur du SPBDS (Ottawa) n’est effectué pour relever des écarts ou des anomalies.

Élections Canada a besoin de déterminer qui devrait conserver les documents et pendant combien de temps. (Les baux ne sont pas remis à Ottawa.)

0 document reçu puisqu’Élections Canada n’exige pas des directeurs du scrutin qu’ils soumettent à Ottawa les baux pour les lieux de scrutin.

Remarque : Nous avons retiré une circonscription de la portée de la présente vérification.