Menu secondaire

Vérification de la gestion financière des bureaux des directeurs du scrutin

1. Introduction

Contexte

Le Bureau du directeur général des élections est un organisme indépendant et non partisan qui relève du Parlement. Une partie de son mandat consiste à être prêt à conduire à tout moment une élection ou un référendum fédéral. Le DGE doit aussi nommer les directeurs du scrutin chargés de conduire les scrutins dans chacune des 308 circonscriptions fédérales du Canada. Les directeurs du scrutin sont nommés pour 10 ans en fonction du mérite. Sous la direction générale du DGE, les directeurs du scrutin doivent gérer et contrôler de façon équitable et impartiale les scrutins tenus dans leur circonscription, dont la gestion financière de leur bureau avant, pendant et après un scrutin.

La gestion des activités des 308 circonscriptions à l’échelle du pays est une tâche complexe, en raison des lois et politiques que doit respecter Élections Canada et du temps restreint dont il dispose pour préparer le scrutin entre la délivrance des brefs et le jour de l’élection. Le directeur du scrutin est chargé des activités suivantes :

Le 31 mars 2011, le DGE a approuvé le budget de la 41e élection générale, qui s’élève à 295,9 millions de dollars. Le tableau 1 (Résumé du budget de la 41e élection générale) montre les affectations budgétaires, dont les 144,3 millions requis pour gérer les activités des 308 circonscriptions fédérales.

Tableau 1. Résumé du budget de la 41e élection générale
Activités (En millions de dollars) %
Activités réalisées dans les 308 circonscriptions 144,3 48,8
Préparation et conduite du scrutin à Élections Canada à Ottawa, et aide aux directeurs du scrutin 91,7 31,0
Remboursement des dépenses électorales des candidats et des partis politiques 59,9 20,2
Total du budget de la 41e élection générale 295,9 100,0

La gestion financière efficace des bureaux des directeurs du scrutin est nécessaire pour s’assurer du contrôle des activités budgétaires et du volume élevé des opérations de dépenses. Par conséquent, il faut établir des pratiques qui sont conformes aux politiques et lois applicables et qui sont suffisamment souples pour gérer les besoins qui se présentent pendant une élection.

La vérification de la gestion financière des bureaux des directeurs du scrutin est autorisée en vertu de la Charte de vérification interne et fait partie de la mise à jour du plan triennal de vérification axée sur le risque pour 2010-2012 à 2012-2013.

1.2 Objectif

L’objectif de la présente vérification consistait à garantir à la direction que :

1.3 Portée

La portée de la vérification comprenait le CCGF, les pratiques, les politiques, les procédures, ainsi que les rôles et responsabilités en place à Élections Canada à Ottawa et dans les bureaux des DS afin d’appuyer la gestion financière de ces bureaux. Le budget de 144,3 millions de dollars pour les activités réalisées dans les 308 circonscriptions lors de la 41e élection générale fait également l’objet de la présente vérification d’assurance.

1.4 Limite de la portée

La vérification a été effectuée du 4 avril au 30 novembre 2011. Un échantillon de 20 bureaux de DS a été sélectionné pour faire l’objet d’une vérification par sondages détaillée. Au 30 novembre 2011, un bureau de DS n’avait toujours pas fourni l’information financière et les pièces justificatives requises. En outre, l’évaluation financière des directeurs du scrutin n’était pas terminée. Bien qu’il semble que les contrôles et processus soient bien en place, l’équipe de vérification n’a pu évaluer leur efficacité.

1.5 Méthodologie et approche

La méthodologie et l’approche de vérification utilisées sont axées sur le risque et conformes aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l’Institut des vérificateurs internes. Ces normes exigent que la vérification soit effectuée de façon à obtenir une assurance raisonnable que les objectifs de la vérification sont atteints. La vérification a été effectuée en trois étapes : planification, exécution et production du rapport.

Un programme de vérification axée sur le risque a été élaboré lors de l’étape de la planification pour inclure divers examens permettant de fournir une assurance raisonnable. Des entrevues ont été menées auprès de la direction et des responsables du processus. En outre, les principaux processus et mécanismes de contrôle ont été relevés et consignés, ainsi que les risques associés à ces activités.

Cette stratégie d’échantillonnage comportait l’examen de la gestion financière des dépenses engagées pour les activités réalisées à Élections Canada à Ottawa et dans 20 des 308 circonscriptions pour la 41e élection générale. L’échantillon comprenait 5 circonscriptions considérées par la direction comme à risque élevé et 15 autres circonscriptions choisies au hasard. La vérification par sondages a donné lieu à l’étendue suivante de la vérification des dépenses électorales.

Tableau 2. Étendue de la vérification
Étendue de la vérification (En millions de dollars)
Dépenses engagées pour les activités réalisées dans les 308 circonscriptions 144,3
Échantillon de vérification des dépenses de 19 circonscriptions (voir la remarque ci-dessous) 21
Pourcentage de l’étendue de la vérification (%) 14,6%

Remarque : Les déboursements financiers d’un directeur du scrutin n’ont pu être examinés lors de la vérification, car les données n’étaient pas disponibles. Par conséquent, les résultats de la vérification par sondages portent sur les dépenses de 19 bureaux de DS.

L’échantillon de vérification comprend l’examen des honoraires des 308 directeurs du scrutin ainsi que des directeurs adjoints du scrutin.

D’autres examens analytiques et examens de contrôle ainsi que d’autres examens de conformité aux lois, politiques et procédures applicables ont été effectués pour valider et étayer ces éléments de contrôle. De plus, les procédures de vérification et les activités de surveillance et de suivi ont fait l’objet d’un examen.