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Vérification de la gestion financière des bureaux des directeurs du scrutin

4. Évaluation globale

4.1 Conclusion de la vérification

Les résultats de la vérification indiquent que, dans l’ensemble, des pratiques de gestion financière sont en place pour appuyer les bureaux des directeurs du scrutin. Cependant, la vérification a également permis de cerner des possibilités d’améliorer la documentation, les procédures et les processus de contrôle, ainsi que de clarifier les responsabilités de la gestion et de la délégation, et ce, afin d’augmenter l’efficacité et de contribuer à la professionnalisation de la fonction de directeur du scrutin.

La conclusion de chaque objectif est présentée ci dessous.

Cadre de contrôle de la gestion financière

Dans l’ensemble, le cadre de contrôle de la gestion financière pour appuyer la gestion financière des bureaux des directeurs du scrutin est adéquat, approprié, complet et efficace.

Bien que les mécanismes de contrôle, les procédures, les rôles et les responsabilités soient bien consignés pour les activités réalisées dans les circonscriptions, ils ne sont pas consignés pour les activités menées à Élections Canada à Ottawa. Les pratiques sont surtout communiquées entre pairs à Ottawa, ce qui augmente le risque de perdre quelques personnes clés. Cette situation pourrait avoir des incidences sur la capacité d’Élections Canada de gérer efficacement les activités des bureaux des DS à partir d’Ottawa pendant un scrutin.

Élections Canada a des systèmes en place pour réaliser les activités de gestion financière. Cependant, le nombre d’employés pleinement qualifiés est restreint à Ottawa, et certains mécanismes de contrôle du système ont été désactivés.

Conformité aux politiques, procédures, lois et règlements applicables

L’examen a permis de relever quelques secteurs précis à améliorer quant aux documents à l’appui, à la conservation de documents, aux autorisations et aux dépenses non admissibles. Dans l’ensemble, l’examen indique un très faible taux d’erreur. De plus, il y a une possibilité de clarifier les délégations de pouvoirs en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques par rapport à celles en vertu de la Loi électorale du Canada.

Information financière

Le tarif des honoraires a été fixé en fonction de la période de référence subséquente par rapport au budget afin de permettre l’analyse des écarts. Il est nécessaire de mieux définir la conservation des documents financiers.

4.2 Grille d’évaluation

La grille d’évaluation résume les conclusions de la vérification pour chaque objectif et chaque critère. La cote et les explications correspondantes résument la situation actuelle pour chaque critère de vérification.

Grille d’évaluation
Critère Cote Explication Recommandations
Objectif 1 : Le cadre de contrôle de la gestion financière mis en place pour appuyer les activités des bureaux des directeurs du scrutin est adéquat, approprié, complet et efficace.
Le cadre de contrôle de la gestion financière est consigné et communiqué adéquatement. B
Améliorations mineures requises
Le cadre de contrôle de la gestion financière doit être entièrement consigné par Élections Canada à Ottawa. R1. Le Secteur du dirigeant principal des finances (DPF) devrait préparer, tenir à jour et communiquer un cadre de contrôle de la gestion financière pour les activités financières réalisées à Élections Canada à Ottawa afin d’appuyer les bureaux des directeurs du scrutin (en fonction de l’évaluation des risques et de l’importance relative).
Les rôles et responsabilités sont établis, accessibles et consignés. B
Améliorations mineures requises
Les rôles et responsabilités d’Élections Canada à Ottawa doivent être consignés comme élément du cadre de contrôle de la gestion financière. R1.1 Consigner, tenir à jour et communiquer les rôles et responsabilités liés aux activités financières réalisées à Élections Canada à Ottawa afin d’appuyer les bureaux des directeurs du scrutin.
Les procédures de gestion financière sont établies, accessibles et communiquées B
Améliorations mineures requises
Le cadre de contrôle de la gestion financière et les rôles et responsabilités doivent être communiqués à tous les intervenants. R1.2 Consigner et communiquer les procédures liées aux activités financières réalisées à Élections Canada à Ottawa afin d’appuyer les bureaux des directeurs du scrutin.
Les ressources et les systèmes en place pour appuyer les activités financières sont adéquats. B
Améliorations mineures requises
Les ressources et les systèmes en place pour appuyer les activités financières sont adéquats. R2. En collaboration avec le Secteur des scrutins, le Secteur du DPF devrait améliorer la gestion du SPBDS (Système de paiement au bureau du directeur du scrutin), les paramètres du système et la configuration du budget.

R2.1 Établir des plans de relève pour les champions des principaux systèmes en place et faire en sorte que plusieurs personnes reçoivent la formation sur l’ensemble des fonctionnalités clés des systèmes.

R2.2 Configurer le SPBDS pour obliger le directeur du scrutin (ou l’agent financier) à entrer un numéro valide de contrôle des autorisations (CDA) fourni par Élections Canada à Ottawa afin d’autoriser les heures des honoraires dans le budget de la circonscription.

R2.3 Examiner la possibilité d’inclure le budget des honoraires dans le SPBDS, sur le plan financier et sur le plan des heures, afin de faciliter l’analyse des écarts des honoraires.

R2.4 Veiller à ce que toutes les autorisations de dépenses supplémentaires (c.-à-d. rajustements budgétaires) soient préapprouvées avant de les entrer dans le système officiel.
La mesure du rendement des directeurs du scrutin est effectuée et consignée, et le suivi est approprié. B
Améliorations mineures requises
Il est nécessaire de mieux expliquer les critères d’évaluation aux directeurs du scrutin. R2.5 Communiquer le cadre de mesure du rendement aux directeurs du scrutin avant le scrutin et les évaluations du rendement.
Les risques financiers sont pris en considération et atténués. B
Améliorations mineures requises
Il n’y a pas d’évaluation des risques financiers officielle. R1. Le Secteur du DPF devrait préparer, tenir à jour et communiquer un cadre de contrôle de la gestion financière pour les activités financières réalisées à Élections Canada à Ottawa afin d’appuyer les bureaux des directeurs du scrutin (en fonction de l’évaluation des risques et de l’importance relative).
Objectif 2 : Les activités sont réalisées conformément aux politiques, procédures, lois et règlements applicables.
Les politiques de gestion financière pour les directeurs du scrutin sont consignées, accessibles et communiquées. G
Satisfaisant
Les politiques de gestion financière pour les bureaux des directeurs du scrutin sont clairement consignées, accessibles et communiquées au moyen d’ECDocs et au cours de la formation. R3. Le Secteur des scrutins et le Secteur du DPF devraient respectivement mettre à jour le Manuel du directeur du scrutin et le Manuel de l’agent financier, pour que ces documents reflètent l’esprit de la nouvelle politique de passation des marchés d’Élections Canada sur les prix concurrentiels.

R4. En consultation avec tous les intervenants, le Secteur du dirigeant principal de l’information (DPI) devrait élaborer une politique de conservation en tenant bien compte de la solution la plus économique pour archiver les documents des circonscriptions.

R8. Le Secteur du DPF devrait mettre en place un mécanisme de contrôle pour s’assurer que les formulaires Nomination et serment (pour les fonctionnaires électoraux ou référendaires) de tous les directeurs du scrutin sont remplis conformément aux règlements.
La surveillance des politiques de gestion financière effectuée par Finances est adéquate et consignée. Y
Améliorations modérées requises
La surveillance menée par Ottawa n’est pas consignée et est effectuée après les faits. R1. Le Secteur du DPF devrait préparer, tenir à jour et communiquer un cadre de contrôle de la gestion financière pour les activités financières réalisées à Élections Canada à Ottawa afin d’appuyer les bureaux des directeurs du scrutin (en fonction de l’évaluation des risques et de l’importance relative).

R5. Le Secteur des scrutins devrait effectuer un échantillonnage statistique que le Secteur du DPF devrait intégrer au cadre de contrôle de la gestion financière (fonction d’assurance de la qualité).

R9. En collaboration avec le Secteur des scrutins, le Secteur du DPF devrait faire en sorte que les formulaires les plus à jour soient utilisés, qu’une version définitive soit conservée dans un lieu central et que les normes de documentation soient communiquées à tous les intervenants.
Une surveillance de la conformité aux politiques de gestion financière est effectuée B
Améliorations mineures requises
Une surveillance de la conformité aux politiques de gestion financière n’est pas systématiquement effectuée, en fonction d’une approche axée sur le risque et conformément aux pratiques modernes. R1. Le Secteur du DPF devrait préparer, tenir à jour et communiquer un cadre de contrôle de la gestion financière pour les activités financières réalisées à Élections Canada à Ottawa afin d’appuyer les bureaux des directeurs du scrutin (en fonction de l’évaluation des risques et de l’importance relative).

R5. Le Secteur des scrutins devrait effectuer un échantillonnage statistique que le Secteur du DPF devrait intégrer au cadre de contrôle de la gestion financière (fonction d’assurance de la qualité).
Les délégations de pouvoirs sont appropriées. Y
Améliorations modérées requises
Les liens entre la LEC et la LGFP sont flous (pouvoirs de dépenser et de payer).

La personne qui approuve les dépenses en vertu de la LGFP n’a pas la délégation de pouvoirs appropriée.
R6. Le Secteur du DPF et les Services juridiques devraient examiner les délégations de pouvoirs en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et la Loi électorale du Canada, et s’entendre à ce sujet, afin de s’assurer qu’elles sont appropriées pendant et entre les scrutins.
Objectif 3 : L’information financière est autorisée, exacte, complète et accessible en temps opportun.
Les opérations financières sont exactes, autorisées et achevées en temps opportun. B
Améliorations mineures requises
Le rapprochement à la source du codage des opérations financières permettrait de produire des rapports en temps opportun et de s’assurer que les rajustements budgétaires sont préautorisés. R7. En collaboration avec le Secteur des scrutins, le Secteur du DPF devrait examiner le processus d’autorisation budgétaire pour les directeurs du scrutin en vue de leur donner une plus grande souplesse dans la gestion de leur budget. En outre, le Secteur du DPF devrait veiller à ce que l’analyse des écarts (fondée sur les risques et l’importance relative) soit utilisée pour relever toute variation importante du rendement; il devrait également prendre les mesures correctives s’il y a lieu et contribuer au processus décisionnel.
Les rapports financiers sont adéquats, approuvés, examinés et soumis en temps opportun. Y
Améliorations modérées requises
À l’exception des employés de bureau rémunérés à l’heure, aucun rapport financier détaillé relativement au budget n’est accessible pendant le scrutin.

Le rapprochement et le codage financier des déboursements de la petite caisse et des cartes d’achat sont effectués après l’élection, ce qui évite la production de rapports financiers détaillés pendant le scrutin.
R7.1 S’assurer de l’intégrité des opérations financières et réduire au minimum la non conformité aux mécanismes de contrôle en place. La formation devrait être améliorée pour mettre l’accent sur :
  • l’importance de l’approbation des feuilles de temps;
  • l’approbation du formulaire EC 10130, Nomination et serment (pour les fonctionnaires électoraux ou référendaires);
  • les dépenses de petite caisse admissibles.
R7.2 Faire en sorte qu’un processus de conciliation de la paie soit en place pour garantir l’intégrité des données (feuilles de temps et fichier détaillé de paie du SPBDS).