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Vérification de la gestion financière des bureaux des directeurs du scrutin

5. Observations et recommandations

Chaque observation, conclusion et recommandation découlant de la vérification sont présentées en détail ci-dessous.

5.1 Cadre de contrôle de la gestion financière pour les bureaux des directeurs du scrutin

Dans l’ensemble, il y a un cadre de contrôle de la gestion financière en place pour appuyer les bureaux des directeurs du scrutin dans les 308 circonscriptions. Cependant, l’absence d’un CCGF exhaustif, intégré et consigné pour les activités électorales réalisées à Élections Canada à Ottawa présente un risque pour l’organisme.

Recommandation (liée à la section 5.1 – objectif de vérification 1)

5.1.1 Cadre de contrôle de la gestion financière

Critère de vérification : Le cadre de contrôle de la gestion financière est consigné et communiqué adéquatement.

Ce critère permet d’évaluer dans quelle mesure le CCGF est adéquatement consigné et communiqué au personnel responsable.

La vérification a permis de constater qu’un CCGF était en place pour les activités financières des bureaux des DS. Le CCGF pour appuyer les directeurs du scrutin comprend un large éventail de mécanismes pour la 41e élection générale.

Dans l’ensemble, le CCGF pour les activités réalisées dans les circonscriptions est bien consigné et communiqué au personnel responsable au moyen d’ECDocs (système d’information en ligne d’Élections Canada, qui comprend les manuels opérationnels, les documents et les formulaires relatifs aux scrutins fédéraux). Toutefois, les pratiques de gestion financière en place à Élections Canada à Ottawa ne sont pas bien consignées. Même si les cadres supérieurs connaissent ces pratiques, l’absence d’un CCGF clairement consigné augmente le risque de perdre quelques personnes clés (telles que celles qui prévoient prendre leur retraite avant la prochaine élection générale), ce qui pourrait restreindre la capacité d’Élections Canada de gérer efficacement les activités des bureaux des DS à partir d’Ottawa.

Un CCGF efficace fournit l’assurance que les ressources sont utilisées de façon appropriée, que le gaspillage, la fraude et la mauvaise gestion sont réduits au minimum, et que de l’information fiable et opportune est obtenue, tenue à jour et utilisée pour la prise de décision.

Un CCGF clairement consigné procure de la valeur à l’organisme en conservant les connaissances organisationnelles, ce qui permet de réaliser efficacement les activités financières liées à un scrutin. De plus, un CCGF consigné facilite la communication des obligations de rendre compte et des responsabilités et peut servir d’outil de formation.

5.1.2 Rôles et responsabilités

Critère de vérification : Les rôles et responsabilités sont établis, accessibles et consignés

Ce critère permet d’évaluer dans quelle mesure les rôles et responsabilités en matière de gestion financière sont définis, consignés, communiqués et conformes aux politiques et règlements internes.

Pour les activités réalisées dans les circonscriptions, les rôles et responsabilités en matière de gestion financière, à l’exception de ceux relatifs au processus budgétaire, sont clairement définis, consignés et communiqués au moyen d’ECDocs. Cependant, nous avons constaté que les rôles et responsabilités liés aux activités réalisées à Élections Canada à Ottawa ne sont pas bien consignés, mais qu’ils sont plutôt communiqués par les pairs.

Les rôles et responsabilités sont une partie importante du CCGF. Toutefois, il est nécessaire de les consigner, et ce, même s’ils sont communiqués de vive voix. L’absence de rôles et responsabilités clairement consignés augmente le risque de perdre quelques personnes clés, ce qui pourrait avoir des incidences sur la capacité d’Élections Canada de gérer efficacement les activités des bureaux des DS à partir d’Ottawa pendant un scrutin.

Recommandation (liée aux sections 5.1.1 et 5.1.2 – objectif de vérification 1)

5.1.3 Procédures de gestion financière

Critère de vérification : Les procédures de gestion financière sont établies, accessibles et communiquées.

Ce critère permet d’évaluer dans quelle mesure les procédures de gestion financière sont définies, consignées, communiquées et conformes aux politiques et règlements internes.

Dans l’ensemble, les procédures de gestion financière pour les activités réalisées aux bureaux des DS étaient bien établies, consignées et communiquées au moyen d’ECDocs.

Nous avons constaté qu’à Élections Canada à Ottawa de nombreuses procédures et activités ne sont pas officiellement consignées pour appuyer la gestion financière des bureaux des Ds. Il est essentiel pour l’organisme de consigner ces activités et procédures afin de conserver sa mémoire institutionnelle relative à la gestion financière d’un scrutin. Il y a un risque que d’importants mécanismes de contrôle ne soient pas suivis correctement ou uniformément en raison de l’attrition et du roulement du personnel à mesure que les employés clés partent.

Recommandation (liée à la section 5.1.3 – objectif de vérification 1)

Réponse de la direction – R1, R1.1 et R1.2

Responsables : Secteur du dirigeant principal des finances
Secteur des scrutins

Le Secteur du DPF a reconnu la nécessité d’examiner et de mettre à jour, en collaboration avec le Secteur des scrutins, le cadre de contrôle de la gestion financière actuel afin d’y inclure Élections Canada à Ottawa et les opérations en région (directeurs du scrutin).

Date d’achèvement prévue : avril 2014 (à intégrer au plan opérationnel de chaque secteur pour 2012-2015 en tant que priorité)

5.1.4 Ressources et systèmes pour appuyer les activités financières

Critère de vérification : Les ressources et les systèmes en place pour appuyer les activités financières sont adéquats.

Ce critère permet d’évaluer dans quelle mesure les outils, les systèmes, les ressources humaines, les communications, l’information financière et la formation d’Élections Canada sont adéquats et accessibles en temps opportun afin de s’assurer de la saine gestion financière des activités.

Dans l’ensemble, les ressources et les systèmes en place pour les activités financières sont adéquats. Nous avons trouvé un nombre important de formulaires, de manuels et de guides pour appuyer la gestion financière des bureaux des DS.

En outre, la Direction des finances et de la passation des marchés a donné une formation financière complète aux directeurs du scrutin et aux agents financiers avant la 41e élection générale.

Cependant, la vérification a permis de relever quelques secteurs à risque sur lesquels il faudrait se pencher :

Recommandation (liée à la section 5.1.4 – objectif de vérification 1)

5.1.5 Mesure du rendement des directeurs du scrutin

Critère de vérification La mesure du rendement des directeurs du scrutin est effectuée et consignée, et le suivi est approprié.

Ce critère permet d’évaluer dans quelle mesure la mesure du rendement des directeurs du scrutin est réalisée, consignée et communiquée à la haute direction. Les rapports de gestion du rendement contrôlent la conformité et le rendement par rapport aux résultats attendus; tout rajustement nécessaire est effectué.

Ce processus constitue un mécanisme de contrôle principal pour surveiller et déterminer les secteurs à améliorer dans les processus de gestion financière dans les circonscriptions. Cependant, la vérification a permis de constater que les directeurs du scrutin ne connaissent pas les critères utilisés pour mesurer leur rendement financier.

Recommandation (liée à la section 5.1.5 – objectif de vérification 1)

Réponse de la direction – R2, R2.1 à R2.5

Responsables : Secteur du dirigeant principal des finances
Secteur des scrutins

En collaboration avec le Secteur des scrutins, le Secteur du DPF a reconnu qu’il devrait améliorer les paramètres du SPBDS et la configuration budgétaire.

Date d’achèvement prévue : septembre 2014 (à intégrer au plan opérationnel de chaque secteur pour 2012-2015 en tant que priorité)

5.1.6 Analyse des risques financiers

Critère de vérification : Les risques financiers sont pris en considération et atténués.

Ce critère permet d’évaluer dans quelle mesure les risques financiers touchant les activités des directeurs du scrutin sont pris en compte, comme le montrent les mécanismes de contrôle internes en place pour atténuer ces risques.

La vérification a permis de déterminer que les risques financiers semblent avoir généralement été pris en compte et atténués. Cependant, aucune analyse des risques officielle n’a été réalisée ou consignée.

Recommandation (liée à la section 5.1.6) : voir la R1

5.2 Activités conformes aux politiques, procédures, lois et règlements

Les activités examinées dans notre échantillon respectaient en général les politiques, procédures, lois et règlements. Cependant, certains secteurs présentaient des risques potentiels pour l’organisme et nécessitent une amélioration ou une clarification.

5.2.1 Politiques de gestion financièreCritère de vérification :

Critère de vérification : Les politiques de gestion financière pour les bureaux des directeurs du scrutin sont consignées, accessibles et communiquées.

Ce critère se rapporte au fait de consigner et de communiquer les politiques financières afin de s’assurer que leur orientation correspond aux politiques internes et les pratiques financières du Conseil du Trésor du Canada.

La vérification a permis de constater que la Loi électorale du Canada établit le montant de référence pour le paiement des dépenses électorales engagées par les directeurs du scrutin. Selon l’avis juridique du Secteur du financement politique, l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ne s’applique pas aux demandes de remboursement présentées par les directeurs du scrutin en vertu de l’article 21 de la LEC. Un autre élément essentiel prévu dans la LEC est le tarif des honoraires qui fixe les taux de rémunération des travailleurs électoraux et des fonctionnaires électoraux.

L’examen d’ECDocs indique que ces documents fournissent aux directeurs du scrutin et aux autres membres du personnel des procédures utiles et détaillées pour gérer les aspects financiers des budgets, des honoraires et des dépenses engagées par les bureaux des DS. Cet outil est accessible en ligne ou sur CD, et il est mis à jour une ou deux fois par année.

L’analyse des résultats d’ECDocs montre que sa conception fournit un répertoire électronique exhaustif des procédures financières et des formulaires nécessaires pour mener à bien les activités dans les bureaux des DS. Ce répertoire offre plusieurs caractéristiques et fonctionnalités, comme la recherche par mots clés. D’après notre vérification par sondages, ECDocs est conforme aux dispositions pertinentes de la Loi électorale du Canada, de la Directive sur les avances comptables du CT et de la politique sur les cartes d’achat d’Élections Canada.

Selon notre vérification, il n’y a aucune exigence dans ECDocs pour les directeurs du scrutin d’obtenir plus d’une soumission pour une acquisition ou un local à louer. De même, aucune exception n’a été relevée pour un processus concurrentiel qui indique qu’une justification écrite pour un achat « fournisseur unique » est utilisée. En n’ayant pas recours à un processus concurrentiel, Élections Canada risque de ne pas obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Nous avons également constaté que la Politique sur les cartes d’achat d’Élections Canada date du 5 décembre 2001, alors que la Directive sur les cartes d’achat du CT a été mise à jour le 1er octobre 2009. Les vérificateurs n’ont pas trouvé de preuve que la politique d’Élections Canada avait été revue afin qu’elle soit conforme à la nouvelle version de la directive du CT ou qu’elle tienne compte des pratiques exemplaires présentées dans cette mise à jour.

De plus, il n’existe aucune politique ni procédure de conservation précisant quels documents doivent être conservés ainsi que la durée et le lieu de conservation. Par exemple, alors que les pièces justificatives relatives à l’ensemble des dépenses de petite caisse et par carte d’achat sont envoyées à Ottawa pour un examen exhaustif, les feuilles de temps sont conservées par les directeurs du scrutin. Il est possible de réaliser des économies en déterminant clairement ce qu’il faut conserver, à quel endroit et pendant combien de temps. Il a été constaté que les directeurs du scrutin engagent des coûts d’entreposage, alors qu’il reste encore de la place à l’entrepôt d’Élections Canada sur le chemin Coventry.

Dans l’ensemble, l’équipe de vérification a constaté que les politiques et procédures de gestion financière sont bien communiquées au moyen d’ECDocs et qu’elles sont complétées par la formation donnée aux directeurs du scrutin, aux directeurs adjoints du scrutin et aux agents financiers. En période de « préparation électorale », il y a aussi de la formation pour les directeurs du scrutin lors des réunions régionales. En outre, après l’élection, l’équipe de préparation des scrutins en région organise des séances récapitulatives avec les directeurs du scrutin pour obtenir une rétroaction sur l’élection; les questions financières y sont aussi abordées.

Recommandation (liée à la section 5.2.1 – objectif de vérification 2)

Réponse de la direction – R3

Responsables : Secteur du dirigeant principal des finances
Secteur des scrutins

Le Secteur du DPF et le Secteur des scrutins ont reconnu que le Manuel du directeur du scrutin et le Manuel de l’agent financier dans ECDocs devraient être mis à jour afin de refléter l’esprit de la nouvelle politique de passation des marchés d’Élections Canada sur les prix concurrentiels.

Date d’achèvement prévue : avril 2014 (à intégrer au plan opérationnel de chaque secteur pour 2012-2015 en tant que priorité)

Recommandation (liée à la section 5.2.1 – objectif de vérification 2)

Réponse de la direction – R4

Responsable : Secteur du dirigeant principal des finances

Le Secteur du DPF a reconnu le fait qu’une politique de conservation devrait être élaborée afin de tenir compte des besoins organisationnels.

Date d’achèvement prévue : avril 2014 (à intégrer au plan opérationnel du secteur pour 2012-2015 en tant que priorité)

5.2.2 Surveillance des politiques de gestion financière

Critère de vérification : La surveillance des politiques de gestion financière effectuée par Finances est adéquate et consignée.

Ce critère se rapporte au fait d’avoir des mesures de vérification et de surveillance consignées en place, ainsi qu’une surveillance par la direction de la conformité aux politiques, et d’avoir des mesures correctives qui sont communiquées au personnel responsable et mises en application.

Les politiques et procédures financières des bureaux des DS sont consignées, mais il n’y a aucun CCGF exhaustif consigné pour les activités de gestion financière réalisées à Élections Canada à Ottawa relativement aux bureaux des DS. Les rôles et responsabilités propres aux secteurs ne sont pas non plus consignés. Bien que le rôle principal d’Élections Canada à Ottawa consiste à surveiller les activités des bureaux des DS, les activités de contrôle courantes vont bien au-delà. Actuellement, Ottawa vérifie la totalité des opérations relatives à la petite caisse et aux cartes d’achat et en rend compte. Comme pour les honoraires, les feuilles de temps sont conservées par les bureaux des DS et ne sont pas envoyées à Ottawa.

Pour tenir compte de la fonction moderne de contrôleur, il y a des possibilités pour Élections Canada à Ottawa d’aller au-delà du simple compte rendu des opérations relatives à la petite caisse et aux cartes d’achat et de jouer un rôle de surveillance plus actif, en fonction des risques et de l’échantillonnage statistique des opérations, et ce, afin de respecter la LEC et la LGFP.

Recommandation (liée à la section 5.2.2) : voir la R1

5.2.3 Surveillance de la conformité

Critère de vérification : Une surveillance de la conformité aux politiques de gestion financière est effectuée.

Ce critère porte sur l’attente selon laquelle Finances vérifie les opérations pour s’assurer qu’elles sont autorisées, exactes et accompagnées des pièces justificatives appropriées.

L’annexe B résume, par type d’opération, les principaux problèmes relevés lors du présent examen.

Il n’existe aucune approbation en vertu de l’article 34 de la LGFP pour la petite caisse, les dépenses par carte d’achat, les baux et les baux pour les lieux de scrutin. En vertu de l’article 21 de la LEC, ces dépenses sont certifiées complètes par le directeur du scrutin. À Élections Canada à Ottawa, Finances examine les opérations et confirme que le directeur du scrutin a approuvé l’opération avant le traitement, conformément à l’article 33 de la LGFP. Les dépenses sont gérées comme suit :

Honoraires

Il y a un risque que les honoraires non autorisés soient payés au-delà de ce que prévoyait le budget approuvé, mais il peut être nécessaire d’avoir une certaine souplesse et d’éviter tout contrôle rigoureux qui empêche le paiement lorsque l’autorisation nécessaire n’est pas donnée ou reçue en temps opportun. Des mécanismes de contrôle ultérieurs sont en place afin de relever les cas de non-conformité dans ce domaine. Nous croyons comprendre que dans le cadre de l’analyse des écarts effectuée par Finances après l’élection, toute augmentation budgétaire non autorisée sera relevée et prise en compte dans l’évaluation du rendement du directeur du scrutin concerné. En date du 30 septembre 2011, l’analyse des écarts n’était toujours pas terminée.

L’analyse financière est un contrôle de détection après une élection. Elle permet d’examiner le volume de CDA et ainsi repérer les directeurs du scrutin présentant un nombre trop élevé d’augmentations budgétaires. Le volume de CDA pour la 41e élection générale s’élève à près de 3 800, soit 10 CDA en moyenne par directeur du scrutin.

Recommandation (liée à la section 5.2.3 – objectif de vérification 2)

Réponse de la direction – R5

Responsable : Secteur du dirigeant principal des finances

Le DPF a reconnu qu’il devrait intégrer dans le CCGF l’échantillonnage statistique effectué par le Secteur des scrutins en fonction de l’évaluation des risques et de l’importance relative.

Date d’achèvement prévue : avril 2014 (à intégrer au plan opérationnel du secteur pour 2012 2015 en tant que priorité)

5.2.4 Délégations de pouvoirs

Critère de vérification : Les délégations de pouvoirs sont appropriées.

Ce critère porte sur l’attente selon laquelle la délégation des pouvoirs financiers est conforme aux lois et politiques applicables, et selon laquelle la documentation appropriée est mise à jour et communiquée

Les Services juridiques continueront leur examen annuel de l’instrument de délégation des pouvoirs financiers. L’examen de cette année aura pour objectif de clarifier l’article 33 de la LGFP en fonction des exigences. Les procédures d’autorisation et la délégation (articles 33 et 34 de la LGFP, et article 21 de la LEC) ont été analysées par les Services juridiques. D’après les résultats de l’examen, les intervenants ne semblent pas s’entendre sur un ensemble de règles en matière de délégation de pouvoirs et il pourrait y avoir une mauvaise interprétation des règles applicables au moment d’autoriser les dépenses et d’en approuver le paiement.

L’instrument de délégation (pour signer les honoraires des DS) devrait être consigné et communiqué, de façon à s’assurer que le pouvoir délégué est approprié et qu’il est conforme à la LGFP et à la LEC.

Recommandation (liée à la section 5.2.4 – objectif de vérification 2)

Réponse de la direction – R6

Responsable : Secteur du dirigeant principal des finances

Le DPF mènera l’examen de l’instrument de délégation, avec tous les intervenants concernés (surtout les Services juridiques), pour s’assurer que tous les éléments ont été intégrés dans un seul instrument.

Date d’achèvement prévue : avril 2014 (à intégrer au plan opérationnel du secteur pour 2012-2015 en tant que priorité)

5.3 Information financière

La vérification a permis de conclure que les systèmes de production de rapports pourraient être améliorés pour faire en sorte que les directeurs du scrutin et la direction d’Élections Canada reçoivent en temps opportun l’information exhaustive et fiable qui appuie le processus décisionnel. L’information fournie devrait être examinée pour s’assurer de son exactitude et de son exhaustivité, et les résultats devraient être communiqués aux intervenants en temps opportun.

5.3.1 Opérations financières

Critère de vérification : Les opérations financières sont exactes, autorisées et achevées en temps opportun.

Ce critère porte sur l’attente selon laquelle les opérations financières sont consignées en temps opportun et examinées afin de s’assurer de leur exactitude et de leur exhaustivité.

Selon la vérification, un solide cadre de contrôle interne a été conçu pour veiller à ce que les opérations financières soient exactes, autorisées et achevées en temps opportun. Les calculs budgétaires et les paiements se sont avérés généralement exacts et complets. Dans l’ensemble, la vérification par sondages n’a permis de relever aucune erreur importante sur le plan financier. Il a été constaté qu’un certain nombre d’améliorations pourraient être apportées aux processus opérationnels pour accroître l’efficacité des opérations financières et la production de rapports financiers.

Établissement du budget

Le budget de la 41e élection générale a été établi en collaboration avec tous les secteurs1 et fondé sur des données historiques et les paramètres courants; et a été approuvé par le directeur général des élections. Le budget sert de référence pour les autorisations des opérations financières ainsi que la comptabilité en regard du budget. Les activités en région représentent 144 millions de dollars2 (49 %) du budget; ensuite des budgets détaillés ont été élaborés par activités pour chacune des 308 circonscriptions. Chaque budget détaillé comprenait 143 activités différentes, comme les honoraires, les dépenses et la location de locaux, ainsi que les coûts d’impression et d’affranchissement engagés par les bureaux des DS et les lieux de scrutin. Ces activités ont été groupées en 11 domaines

Une procédure non officielle exigerait que chaque directeur du scrutin approuve le budget de sa circonscription et que le budget de circonscription soit autorisé par la haute direction. Par manque de temps, cette procédure n’a pas été suivie lors de la 41e élection générale. La vérification n’a pas permis d’accorder beaucoup de valeur à ces procédures de contrôle. Le mécanisme de contrôle principal est l’approbation par le DGE du budget et la communication du budget de chacune des circonscriptions au directeur du scrutin responsable.

L’augmentation de tout budget des activités requiert l’autorisation d’Élections Canada à Ottawa. Lors de la dernière période électorale, Ottawa a reçu plus de 3 000 demandes de modification budgétaire. L’ensemble des rajustements et virements budgétaires devraient être examinés à la lumière des risques et de l’importance relative. Par conséquent, Élections Canada a eu de la difficulté à répondre en temps opportun. Si les autorisations ne sont pas accordées en temps opportun, il est encore possible d’excéder l’allocation budgétaire de la circonscription. Même s’il semble à première vue y avoir un problème de contrôle, il y a en fait un contrôle de détection après l’élection. L’analyse financière a permis de cerner et de mesurer les écarts autorisés et non autorisés aux fins de production de rapports, ce qui est consigné dans l’évaluation du rendement des directeurs du scrutin.

La vérification a permis de constater qu’il est important que les directeurs du scrutin aient de la souplesse dans la gestion de leur budget. Il faudrait envisager de mettre en place un mécanisme de contrôle budgétaire au niveau des domaines (11 niveaux au lieu de 143), de donner la possibilité de transferts entre activités, de créer un fonds de réserve dont les directeurs du scrutin pourraient se servir à leur discrétion, ou d’établir un pourcentage ou un montant qui permettrait aux directeurs du scrutin d’excéder leur budget sans obtenir l’autorisation d’Ottawa. L’amélioration de la communication des rapports financiers à Ottawa permettrait de contrôler les budgets avec plus d’efficacité.

Honoraires

En général, la conception des mécanismes de contrôle en place pour les honoraires des fonctionnaires électoraux et des préposés au scrutin suffit à fournir l’assurance que les honoraires sont dûment autorisés et que l’information financière est exacte, exhaustive et accessible en temps opportun. Les honoraires constituent la plus grande dépense des circonscriptions. Les dépenses d’honoraires des circonscriptions pour la 41e élection générale s’élevaient à 91,4 millions de dollars (63 % de l’ensemble des dépenses).

Une liste détaillée des dépenses d’honoraires pour chaque circonscription est établie en fonction des heures estimées et des taux de rémunération prévus dans le tarif des honoraires s’appliquant à chacun des postes. La vérification a permis de confirmer que les taux de rémunération consignés correspondent bien au tarif des honoraires. Les honoraires sont calculés par Élections Canada à Ottawa au moyen du SPBDS d’Ottawa, en fonction du téléchargement électronique du temps consigné dans le SPBDS des bureaux des DS. L’agent financier consigne les feuilles de temps dans le SPBDS. Une fois consignés, les rapports sont présentés au directeur du scrutin aux fins d’approbation de la rémunération. L’information est ensuite téléchargée dans le SPBDS d’Ottawa en vue du traitement de la paie. Nous croyons comprendre qu’il n’y aucune procédure en place pour préparer les sommes de contrôle de toutes les feuilles de temps afin de les comparer avec le rapport de temps de travail du SPBDS avant que les directeurs du scrutin approuvent les heures totales à payer. Il y a un risque que le temps consigné sur la feuille de temps ne corresponde pas à celui consigné dans le SPBDS, qu’il manque des feuilles de temps, ou que le temps total de toutes les feuilles de temps ne concorde pas avec celui inscrit dans le rapport du SPBDS soumis aux fins d’approbation. Les feuilles de temps et les serments manquants peuvent également signifier que des honoraires ont été versés à des travailleurs inexistants, que les heures rémunérées renvoient à des services non fournis ou que les heures n’ont pas été travaillées.

La vérification nous a permis de constater que certains taux de rémunération prévus dans le tarif des honoraires se trouvaient légèrement en deçà des taux de salaire horaire minimums provinciaux. À notre avis, le tarif des honoraires ne devrait pas être moindre que les taux de rémunération provinciaux.

En vertu de la LEC et comme il est indiqué dans les manuels opérationnels d’ECDocs pour les travailleurs électoraux pendant une élection fédérale, chaque directeur du scrutin doit remplir le formulaire EC 10130, Nomination et serment (pour les fonctionnaires électoraux ou référendaires), et ce formulaire doit être signé par le directeur du scrutin ou un commissaire à l’assermentation. Lors de notre examen, nous avons constaté que 17 % des serments étaient manquants ou incomplets. Il s’agit d’un document important exigé par la LEC. Selon notre vérification, 7 % des feuilles de temps étaient également manquantes ou incomplètes. Ces deux types de documents sont conservés par les bureaux des DS et ne sont pas envoyés à Ottawa. Par conséquent, Élections Canada à Ottawa ne les vérifie pas. Il a également été remarqué qu’ECDocs ne précise pas comment conserver ces documents. L’entreposage de ces documents engage des coûts permanents pour les bureaux des DS. Il serait possible de faire des économies en définissant clairement la nécessité de conserver ces documents et en les centralisant à l’entrepôt situé sur le chemin Coventry.

Avance à justifier (y compris la petite caisse)

En général, des mécanismes de contrôle adéquats de la petite caisse sont en place. Au total, les avances de petite caisse pour la 41e élection générale se sont élevées à 606 000 dollars pour les 308 circonscriptions. Ces avances variaient entre 0 et 1 800 dollars (1 500 dollars pour la petite caisse et 500 dollars pour les services d’aide temporaire) par circonscription. Les opérations de petite caisse ne présentent que 0,4 % des dépenses des bureaux des DS. Tous les rapprochements de petite caisse et des documents à l’appui sont envoyés à Ottawa, qui en vérifie la totalité, y applique le codage financier et les consigne dans FreeBalance. Les manuels dans ECDocs précisent les dépenses admissibles et les procédures se rapportant à la petite caisse. Les risques liés au fait de ne pas suivre les règles de la petite caisse comprennent les fonds dépensés pour des dépenses non autorisées et le détournement de fonds.

Baux

Le directeur du scrutin a également pour tâche importante de négocier et de louer les lieux de scrutin et les bureaux. Un total de 7,7 millions de dollars a été dépensé pour les frais de location des bureaux des DS

En règle générale, les principaux mécanismes de contrôle pour la location sont en place. Selon les manuels dans ECDocs, le directeur du scrutin doit suivre certaines règles au moment de signer un bail avec un locateur. De plus, il y a dans ECDocs des contrats de bail normalisés qui précisent les dispositions obligatoires qu’il faut y inclure. Pour y déroger, il faut d’abord obtenir l’approbation d’Ottawa.

Les formulaires dans le manuel sont datés de novembre 2010, mais il existe une version de mars 2011 que certains directeurs du scrutin ont d’ailleurs utilisée.

Si la plus récente version approuvée du bail n’est pas utilisée, il y a un risque que d’importantes dispositions juridiques soient omises, ce qui augmente la possibilité d’un conflit ou de dépenses imprévues.

Recommandation (liée à la section 5.3.1 – objectif de vérification 3)

Réponse de la direction – R7, R7.1 et R7.2

Responsable : Secteur du dirigeant principal des finances

Le Secteur du DPF reconnaît que le processus budgétaire requiert de la souplesse et devrait être examiné pour régler les problèmes actuels et répondre aux besoins en matière de production de rapports.

Date d’achèvement prévue : avril 2014 (à intégrer au plan opérationnel du secteur pour 2012-2015 en tant que priorité)

Recommandation (liée à la section 5.3.1 – objectif de vérification 3)

Réponse de la direction – R8

Responsable : Secteur du dirigeant principal des finances

Le Secteur du DPF mettra en place un processus de contrôle pour s’assurer que tous les formulaires Nomination et serment (pour les fonctionnaires électoraux ou référendaires) sont remplis conformément aux règlements

Date d’achèvement prévue : septembre 2012 (à intégrer au plan opérationnel du secteur pour 2012-2015 en tant que priorité)

Recommandation (liée à la section 5.3.1 – objectif de vérification 3)

Réponse de la direction – R9

Responsable : Secteur du dirigeant principal des finances

Le Secteur du DPF a reconnu qu’il devrait améliorer son cadre de gestion de l’information.

Date d’achèvement prévue : avril 2014 (à intégrer au plan opérationnel du secteur pour 2012 2015 en tant que priorité)

5.3.2 Production de rapports financiers

Critère de vérification : Les rapports financiers sont adéquats, approuvés, examinés et soumis en temps opportun.

Ce critère porte sur l’attente selon laquelle les rapports de gestion financière appropriés sont accessibles et communiqués, le cas échéant. En outre, ces rapports doivent être examinés pour s’assurer de leur exactitude et de leur exhaustivité, et ils doivent être approuvés et accompagnés de toute la documentation à l’appui afin de permettre la prise de décisions judicieuses en temps opportun.

Bien que les budgets détaillés soient accessibles pour appuyer la conduite d’un scrutin, les directeurs du scrutin n’ont pas accès aux rapports financiers détaillés en rapport avec le budget pendant un scrutin parce que la période électorale est relativement courte (36 jours) et parce que la plupart des paiements ont lieu après le jour du scrutin. Élections Canada à Ottawa doit constamment chercher et évaluer les possibilités d’améliorer les processus de gestion financière en les adaptant mieux aux besoins organisationnels et en les rendant plus efficaces. Cela dit, il est possible de mettre au point un cadre solide de production de rapports afin de cerner, d’évaluer et de gérer efficacement les risques budgétaires pendant une élection.

Actuellement, les rapports sur les écarts budgétaires sont produits et analysés plusieurs mois après l’élection générale. Le processus opérationnel actuel ne permet pas de produire des rapports financiers détaillés plus tôt, puisqu’Élections Canada à Ottawa n’effectue la comptabilité détaillée qu’après les faits.

Consigner un plan et un processus pour optimiser les rapports de gestion financière, obtenir l’appui des directeurs du scrutin et examiner le processus de production de rapports, si nécessaire, pourraient améliorer l’accessibilité de l’information financière durant un scrutin et contribuer à la professionnalisation des directeurs du scrutin.

Recommandation (liée à la section 5.3.2) : voir la R7


1 41st General Election Budget. 30 mars 2011, p. 4. [En anglais seulement]
2 41st General Election Budget. 30 mars 2011, p. 7. [En anglais seulement]