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Vérification de la gestion financière des bureaux des directeurs du scrutin

Sommaire

Contexte

Le mandat du directeur général des élections (DGE) comprend la nomination des directeurs du scrutin chargés de conduire les scrutins dans chacune des circonscriptions fédérales du Canada. Les directeurs sont nommés pour 10 ans en fonction du mérite. Sous la direction générale du DGE, les directeurs du scrutin doivent gérer et contrôler de façon équitable et impartiale les scrutins tenus dans leur circonscription, dont la gestion financière de leur bureau avant, pendant et après un scrutin.

Le 26 mars 2011, des brefs ont été délivrés pour la 41e élection générale qui a eu lieu le 2 mai 2011. Le 31 mars 2011, le DGE a approuvé le budget de l'élection générale de 295,9 millions de dollars, dont 144,3 millions ont été affectés aux bureaux des 308 directeurs du scrutin à l'échelle du pays.

Conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT) du Canada, la vérification de la gestion financière des bureaux des directeurs du scrutin a été réalisée selon le Plan de vérification axée sur le risque de l'organisme approuvé pour 2011-2012. En raison de la valeur des ressources financières allouées aux bureaux des directeurs du scrutin (bureaux des DS) pour mener à bien une élection générale, et puisqu'aucune vérification de la gestion financière de ces bureaux n'a été effectuée précédemment, la présente vérification donne de la valeur à la gestion financière des bureaux des DS, permet d'en fournir l'assurance et d'en atténuer les risques.

Objectif de la vérification

L'objectif de la vérification de la gestion financière des bureaux des DS consistait à garantir à la direction que :

Portée de la vérification

La portée de la vérification comprenait le CCGF, les pratiques, les politiques, les procédures, ainsi que les rôles et responsabilités en place à Élections Canada à Ottawa (« Ottawa ») et dans les bureaux des DS afin d'appuyer la gestion financière de ces bureaux.

Limite de la portée

La vérification a été effectuée du 4 avril au 30 novembre 2011. Un échantillon de 20 bureaux de DS a été sélectionné pour faire l'objet d'une vérification par sondages détaillée. Au 30 novembre 2011, un bureau de directeur du scrutin n'avait toujours pas fourni l'information financière et les pièces justificatives requises dans les délais impartis. En outre, l'évaluation financière des directeurs du scrutin n'était pas terminée.

Conclusion

Les résultats de la vérification indiquent que, dans l'ensemble, un CCGF a été conçu et mis en place dans les bureaux des DS pour la 41e élection générale. Notre examen détaillé des principaux contrôles sélectionnés appuie l'idée selon laquelle le cadre de contrôle est généralement efficace.

Cependant, nous avons relevé certains secteurs précis à améliorer (voir la section 4.2), et la section 5 de ce rapport présente des observations et recommandations détaillées. Plus particulièrement, nos observations et recommandations mettent en évidence les secteurs à améliorer, ainsi que les pratiques financières qui pourraient être améliorées pour accroître l'efficacité et l'exécution. À notre avis, la mise en œuvre des recommandations contribuerait à l'efficacité du CCGF en place.

Nos recommandations de haut niveau sont résumées et groupées par objectif.
Objectif de la vérification Recommandations
Objectif 1 :
Le cadre de contrôle de la gestion financière mis en place pour appuyer les activités des bureaux des directeurs du scrutin est adéquat, approprié, complet et efficace.
R1. Le Secteur du dirigeant principal des finances (DPF) devrait préparer, tenir à jour et communiquer un cadre de contrôle de la gestion financière pour les activités financières réalisées à Élections Canada à Ottawa afin d'appuyer les bureaux des directeurs du scrutin (en fonction de l'évaluation des risques et de l'importance relative).

R1.1 Consigner, tenir à jour et communiquer les rôles et responsabilités liés aux activités financières réalisées à Élections Canada à Ottawa afin d'appuyer les bureaux des directeurs du scrutin.

R1.2 Consigner et communiquer les procédures liées aux activités financières réalisées à Élections Canada à Ottawa afin d'appuyer les bureaux des directeurs du scrutin.

R2. En collaboration avec le Secteur des scrutins, le Secteur du DPF devrait améliorer la gestion du SPBDS (Système de paiement au bureau du directeur du scrutin), les paramètres du système et la configuration du budget.

R2.1 Établir des plans de relève pour les champions des principaux systèmes en place et faire en sorte que plusieurs personnes reçoivent la formation sur l'ensemble des fonctionnalités clés des systèmes.

R2.2 Configurer le SPBDS pour obliger le directeur du scrutin (ou l'agent financier) à entrer un numéro valide de contrôle des autorisations (CDA) fourni par Élections Canada à Ottawa afin d'autoriser les heures des honoraires dans le budget de la circonscription.

R2.3 Examiner la possibilité d'inclure le budget des honoraires dans le SPBDS, sur le plan financier et sur le plan des heures, afin de faciliter l'analyse des écarts des honoraires.

R2.4 Veiller à ce que toutes les autorisations de dépenses supplémentaires (c.-à-d. rajustements budgétaires) soient préapprouvées avant de les entrer dans le système officiel.

R2.5 Communiquer le cadre de mesure du rendement aux directeurs du scrutin avant le scrutin et les évaluations du rendement.
Objectif 2 :
Les activités sont réalisées conformément aux politiques, procédures, lois et règlements applicables.
R3. Le Secteur des scrutins et le Secteur du DPF devraient respectivement mettre à jour le Manuel du directeur du scrutin et le Manuel de l'agent financier, pour que ces documents reflètent l'esprit de la nouvelle politique de passation des marchés d'Élections Canada sur les prix concurrentiels.

R4. En consultation avec tous les intervenants, le Secteur du dirigeant principal de l'information (DPI) devrait élaborer une politique de conservation en tenant bien compte de la solution la plus économique pour archiver les documents des circonscriptions.

R5. Le Secteur des scrutins devrait effectuer un échantillonnage statistique que le Secteur du DPF devrait intégrer au cadre de contrôle de la gestion financière (fonction d'assurance de la qualité).

R6. Le Secteur du DPF et les Services juridiques devraient examiner les délégations de pouvoirs en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Loi électorale du Canada, et s'entendre à ce sujet, afin de s'assurer qu'elles sont appropriées pendant et entre les scrutins.
Objectif 3 :
L'information financière est autorisée, exacte, complète et accessible en temps opportun.
R7. En collaboration avec le Secteur des scrutins, le Secteur du DPF devrait examiner le processus d'autorisation budgétaire pour les directeurs du scrutin en vue de leur donner une plus grande souplesse dans la gestion de leur budget. En outre, le Secteur du DPF devrait veiller à ce que l'analyse des écarts (fondée sur les risques et l'importance relative) soit utilisée pour relever toute variation importante du rendement; il devrait également prendre les mesures correctives s'il y a lieu et contribuer au processus décisionnel.

R7.1 S'assurer de l'intégrité des opérations financières et réduire au minimum la non-conformité aux mécanismes de contrôle en place. La formation devrait être améliorée pour mettre l'accent sur :
  • l'importance de l'approbation des feuilles de temps;
  • l'approbation du formulaire EC 10130, Nomination et serment (pour les fonctionnaires électoraux ou référendaires);
  • les dépenses de petite caisse admissibles.
R7.2 Faire en sorte qu'un processus de conciliation de la paie soit en place pour garantir l'intégrité des données (feuille de temps et fichier détaillé de paie du SPBDS).

R8. Le Secteur du DPF devrait mettre en place un mécanisme de contrôle pour s'assurer que les formulaires Nomination et serment (pour les fonctionnaires électoraux ou référendaires) de tous les directeurs du scrutin sont remplis conformément aux règlements.

R9. En collaboration avec le Secteur des scrutins, le Secteur du DPF devrait faire en sorte que les formulaires les plus à jour soient utilisés, qu'une version définitive soit conservée dans un lieu central et que les normes de documentation soient communiquées à tous les intervenants.