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Plan de vérification interne 2013-2014 à 2015-2016

Annexe B – Description des projets de vérification d'assurance de la qualité

La présente section donne une description détaillée des projets de vérification qui seront réalisés pendant la période de 2013-2014 à 2014-2015. Les descriptions comprennent le contexte, les objectifs, le champ d'enquête, les critères d'évaluation, la justification, les risques potentiels et la portée de chaque projet.

2013-2014
Vérification de la sécurité des listes électorales et
des listes du personnel électoral pendant les périodes électorales
Contexte

Élections Canada utilise deux principaux types de renseignements personnels de nature confidentielle lors de la tenue d'élections générales fédérales ou d'élections partielles : les renseignements personnels des électeurs, obtenus à partir du Registre national des électeurs, et du personnel électoral. Les listes électorales et les listes du personnel électoral sont réputées contenir des renseignements personnels de nature confidentielle. Les listes doivent être conservées dans un endroit sûr et être comptabilisées en tout temps tout au long de leur cycle de vie.

Objectif

Élections Canada souhaite effectuer une vérification approfondie des contrôles existants utilisés pour assurer la sécurité des listes électorales et des listes du personnel électoral tout au long du cycle de vie de celles-ci (les listes sont mises à jour lors d'une élection partielle, utilisées le jour du scrutin, remises aux bureaux des directeurs du scrutin le soir du scrutin et ensuite remises au centre de distribution d'Élections Canada, à Ottawa, après l'élection).

Champs d'enquête et critères d'évaluation
  1. Déterminer si les contrôles existants permettent d'assurer la sécurité des listes électorales tout au long de leur cycle de vie, du moment où elles sont utilisées en région (bureaux de scrutin, imprimeries, bureaux de vote, etc.) jusqu'au moment où elles sont détruites à l'administration centrale d'Élections Canada

  2. Déterminer si les contrôles existants permettent d'assurer la sécurité des listes du personnel électoral tout au long de leur cycle de vie (du moment où les renseignements sont obtenus de diverses sources jusqu'à la remise et à la destruction des listes à l'administration centrale d'Élections Canada)
  • Critère 1 : Vérification des contrôles, des procédures et des politiques en place pour assurer la sécurité des listes pendant les périodes électorales
  • Critère 2 : Vérification des contrôles de sécurité physique
  • Critère 3 : Vérification des contrôles relatifs aux TI
  • Critère 4 : Vérification de l'accès des utilisateurs aux listes
  • Critère 5 : Vérification des mécanismes utilisés pour retourner et détruire les listes de façon sécuritaire
Justification Selon des rapports isolés, lors d'élections récentes, certaines listes électorales auraient été perdues et d'autres auraient été trouvées dans des zones non sécurisées.
Risques potentiels De telles infractions à la sécurité et pertes de renseignements personnels sapent la confiance des électeurs à l'égard d'Élections Canada et du Registre national des électeurs.
Portée La vérification portera sur les contrôles de sécurité liés à la création, à l'utilisation et à la destruction des listes électorales et des listes du personnel électoral à l'administration centrale d'Élections Canada et aux bureaux des directeurs du scrutin lors d'une élection générale ou d'une élection partielle.


2014-2015
Vérification du Programme de perfectionnement professionnel
Contexte Élections Canada, à l'instar des autres organismes du gouvernement, est confronté à des défis dans l'établissement de l'effectif qualifié dont il a besoin pour l'avenir :
  • Un certain nombre d'employés de longue date ont quitté l'organisme, de sorte qu'il y a une perte importante de mémoire institutionnelle et d'expérience.
  • Les défis démographiques exigent qu'Élections Canada établisse une stratégie de relève à long terme.
Objectif La vérification vise à déterminer si le Programme de perfectionnement professionnel d'Élections Canada répond aux besoins de l'organisme en matière de développement des compétences.
Champs d'enquête et critères d'évaluation
  1. Efficacité du Programme de perfectionnement professionnel d'Élections Canada à améliorer le rendement des employés actuels en cernant les compétences clés nécessaires et en permettant aux employés de les acquérir (amélioration du rendement)
Critère 1 : Les plans d'apprentissage annuels individuels ou propres à un secteur doivent permettre aux employés d'acquérir les compétences, les connaissances et l'expérience nécessaires pour améliorer de façon mesurable leur rendement, leur capacité de travailler en équipe, leurs compétences relationnelles et leur productivité.
Champs d'enquête et critères d'évaluation
  1. Efficacité du Programme de perfectionnement professionnel d'Élections Canada à aider à pourvoir les postes vacants prévus en cernant les compétences clés nécessaires et en favorisant l'acquisition de ces compétences à l'avance (planification de la relève)
Critère 1 : Les compétences cernées doivent pouvoir être acquises au moyen d'une combinaison des mesures suivantes : activités d'apprentissage annuelles (p. ex. cours, séminaires, apprentissage en ligne), mutations (p. ex. nominations intérimaires, jumelage, affectations temporaires) et rotations périodiques d'emplois (p. ex. au sein du même ministère ou dans un ministère différent, gestion de projet).
Champs d'enquête et critères d'évaluation
  1. Efficacité des cours de formation d'Élections Canada à permettre aux employés d'acquérir les compétences dont ils ont besoin pour connaître du succès dans leur poste actuel et dans des postes futurs
Critère 1 : Le Programme de perfectionnement professionnel et la formation, conçus pour améliorer les compétences dont les employés ont besoin pour réussir dans leur poste actuel, doivent être adaptés pour permettre aux employés d'améliorer de façon mesurable leurs compétences, leurs connaissances et leur expérience, de renforcer leurs compétences en leadership, d'accroître leur productivité et de tirer une plus grande satisfaction de leur travail.

Critère 2 : Le Programme de perfectionnement professionnel et la formation, conçus pour améliorer les compétences nécessaires pour répondre aux besoins en matière de planification de la relève, doivent être adaptés de façon à répondre aux besoins prévus de l'organisme et aux impératifs de planification de carrière des employés.
Justification Élections Canada est contraint à se fier davantage sur les ressources existantes et à gérer une lourde charge de travail avant la prochaine élection générale. Il doit voir à ce que la formation et les activités de perfectionnement professionnel offertes par les responsables des Ressources humaines permettent aux employés d'acquérir les compétences dont ils ont besoin pour réussir des concours et exceller dans leurs nouvelles fonctions.
Risques potentiels Si Élections Canada n'est pas en mesure d'aider les employés à acquérir les compétences nécessaires pour pourvoir les postes vacants, il pourrait avoir du mal à pourvoir des postes clés dans les années à venir.
Portée La vérification portera sur le Programme de perfectionnement professionnel et les cours de formation offerts par le secteur du dirigeant principal des ressources humaines d'Élections Canada entre 2011 et 2013.