Description de travail du directeur du scrutin

Le directeur du scrutin fédéral (DS) est responsable de la gestion et du contrôle des scrutins fédéraux au sein de la circonscription pour laquelle il est nommé.

Rapport hiérarchique

Le DS est nommé par le directeur général des élections (DGE) et relève de lui.

Activités principales

• Planifier et organiser l'accès à l'exercice du droit de vote.
• Gérer et contrôler les ressources financières, humaines et matérielles.
• Appliquer la Loi électorale du Canada et la Loi référendaire dans sa circonscription, ainsi que d'autres lois pertinentes telles la Loi sur les langues officielles et la Loi sur la gestion des finances publiques.
• Communiquer de l'information au grand public, aux candidats, aux partis politiques, à l'agent de liaison en région et à Élections Canada.
• Contribuer à l'amélioration du processus électoral.

Tâches

Planifier et préparer une élection en effectuant des activités préscrutin telles que :

• repérer des fournisseurs locaux pour la location de mobilier et d'équipement et l'achat de fournitures de bureau et de services d'impression, et conclure des accords avec eux;
• recruter et former environ 20 employés de bureau;
• trouver des locaux convenables pour les bureaux de vote et pour le bureau du DS, et négocier les conditions avec les propriétaires;
• étudier l'information qui se rapporte aux adresses dans la circonscription afin de s'assurer que les électeurs sont inscrits à l'adresse exacte officiellement désignée;
• repérer des secteurs pour des révisions ciblées, tels des nouveaux quartiers, des secteurs à haute mobilité, des institutions, etc.;
• établir ou réviser les limites des sections de vote en consultation avec les partis politiques;
• préparer des plans d'action pour des activités de diffusion auprès de populations cibles dans sa circonscription.

Planifier et organiser l'accès au vote :

• publier les avis publics exigés par la loi;
• nommer des centaines de fonctionnaires électoraux et diriger leur travail;
• recruter et nommer des douzaines de membres du personnel de bureau et diriger leur travail;
• faire prêter serment;
• mettre en place des mesures de sécurité appropriées au bureau du DS et aux lieux de vote afin d'assurer la protection de l'information, des biens, du personnel et du grand public;
• coordonner la préparation et l'envoi à tous les électeurs inscrits des cartes d'information à l'électeur;
• établir les bureaux de scrutin et distribuer les avis tel que l'exige la Loi électorale du Canada;
• demander aux partis politiques ou aux candidats, selon le cas, la liste des agents réviseurs, des agents d'inscription, des scrutateurs et des greffiers du scrutin qu'ils proposent; recruter à partir d'autres sources si les listes sont insuffisantes pour les postes disponibles;
• assigner les fonctionnaires électoraux aux différents bureaux de scrutin, les former et leur remettre les fournitures requises;
• faire distribuer les listes électorales préliminaires aux candidats;
• gérer la révision et l'impression des listes électorales;
• superviser la formation des fonctionnaires électoraux et du personnel de bureau;
• nommer un ou plusieurs préposés à la formation;
• coordonner la production des résultats du vote et en faire rapport;
• gérer le dépouillement judiciaire s'il y a lieu;
• coordonner le retour des documents électoraux, des fournitures, de l'équipement et des appareils téléphoniques.

Gérer et contrôler les ressources financières, humaines et matérielles :

• gérer le budget consacré au personnel, aux services essentiels, aux fournitures, au matériel et à l'équipement;
• préparer le plan de travail afin de répartir les ressources;
• établir les comptes de dépenses et veiller à la consignation exacte des dépenses et à leur surveillance;
• préparer ou réviser les descriptions de travail des postes prioritaires;
• recruter le personnel voulu pour les postes prioritaires et négocier les conditions d'emploi;
• assurer l'inscription du personnel de bureau et des fonctionnaires électoraux sur la liste de paye;
• former les employés en ce qui concerne les procédures à suivre et leurs rôles et responsabilités;
• s'assurer que les fonctionnaires électoraux et le personnel de bureau respectent les consignes de confidentialité émises par Élections Canada;
• assurer le respect des directives émises par le directeur général des élections;
• attribuer des tâches particulières;
• négocier et louer les locaux et réserver les services essentiels;
• déterminer les besoins (superficie des locaux, mobilier et équipement, fournitures de bureau), chercher les sources, prendre les dispositions voulues et se procurer le nécessaire;
• établir le plan d'étage du bureau et superviser son aménagement;
• gérer l'inventaire, l'approvisionnement et la distribution du matériel.

Appliquer la Loi électorale du Canada :

• s'assurer que le personnel de bureau et les fonctionnaires électoraux respectent toutes les dispositions de la Loi électorale du Canada et d'autres lois pertinentes (telles la Loi sur les langues officielles et la Loi sur la gestion des finances publiques);
• s'assurer que les processus de révision et de vote sont conformes à la Loi électorale du Canada;
• assurer le maintien de l'ordre durant tout le processus électoral.

Communiquer de l'information au grand public, aux candidats, aux partis politiques et à Élections Canada :

• assurer la mise en place dans le bureau du DS des systèmes voulus pour répondre, avec efficacité et précision, aux demandes de renseignements provenant du grand public;
• s'assurer que les candidats et les partis politiques reçoivent tous les documents auxquels ils ont droit;
• répondre aux demandes et aux suggestions des candidats et des partis politiques;
• répondre aux questions quotidiennes d'Élections Canada pour le Système de gestion des scrutins;
• répondre aux questions de suivi provenant du Réseau de soutien d'Élections Canada et des agents de liaison en région.

Contribuer à l'amélioration du processus électoral :

• rédiger le procès-verbal du DS;
• participer sur demande à des analyses postélectorales;
• chercher continuellement à améliorer la gestion du processus électoral dans sa circonscription;
• recommander des améliorations à la loi;
• recommander des améliorations aux procédures dans le but d'accroître l'efficacité des bureaux des DS;
• participer aux séances de travail visant le processus électoral et les aspects techniques et organisationnels.