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Manuel sur le financement politique des associations de circonscription et des agents financiers (EC 20089) – Octobre 2017

8. Présentation de rapports

Dans le présent chapitre, on décrit les rapports financiers et les déclarations au registre qui doivent être produits et soumis dans les délais prescrits par la Loi électorale du Canada. On y aborde les sujets suivants :

Note : Les formulaires à remplir et les instructions se trouvent sur le site Web d'Élections Canada.

Rapports obligatoires après l'enregistrement et durant l'exercice financier

Les rapports mentionnés dans le tableau doivent être soumis à Élections Canada, à moins d'avis contraire.

Documents obligatoires Description Date limite Personne responsable
État de l'actif et du passif d'une association enregistrée
(EC 20031)
Liste de l'actif et du passif de l'association le jour précédant la date d'entrée en vigueur de l'enregistrement. 6 mois après l'enregistre-ment Agent financier
Formulaire général – Association de circonscription
(EC 20380)

Pour signaler une modification aux renseignements figurant au registre
L'association doit signaler les modifications aux renseignements figurant au registre, par exemple un changement d'adresse ou de nouvelles nominations. 30 jours
après une modification aux renseigne-ments figurant au registre
Agent financier ou premier dirigeant
Formulaire général – Course à l'investiture
EC 20188)
L'association doit soumettre ce document si elle (et non le parti) a tenu une course à l'investiture, ouverte à plus d'une personne, et ce, même si une seule personne a posé sa candidature.

Après réception du document, Élections Canada envoie un avis au candidat à l'investiture et à l'agent financier concernant leurs obligations en matière de rapports.
30 jours après une course à l'investiture tenue par l'association Représentant de l'association
Rapport financier d'une association enregistrée
(EC 20081)

Et les documents justificatifs
Le rapport financier annuel comprend ce qui suit :
  • les coordonnées de l'association et une déclaration signée par l'agent financier
  • les rentrées et les sorties de fonds, y compris pour les services d'appels aux électeurs
  • l'état des recettes et des dépenses
  • l'état de l'actif et du passif
31 mai Agent financier
Rapport du vérificateur* Lorsque l'agent financier a terminé de rédiger le rapport financier annuel de l'association, le vérificateur doit examiner les écritures comptables et présenter un rapport dans lequel il déclare si, à son avis, le rapport financier de l'association présente fidèlement les renseignements contenus dans les écritures comptables sur lesquelles il est fondé. 31 mai Agent financier
Facture du vérificateur La facture doit être préparée et signée par le vérificateur. 31 mai Vérificateur et agent financier
Contributions à un parti enregistré ou à une association enregistrée – Déclaration de renseignements
(T2092 – ARC)
L'agent financier doit utiliser le formulaire de l'Agence du revenu du Canada pour déclarer les contributions reçues et les contributions pour lesquelles des reçus officiels ont été remis aux fins de l'impôt sur le revenu.

Un lien sur le site Web d'Élections Canada renvoie au formulaire.
31 mai, à l'Agence du revenu du Canada Agent financier
Formulaire général –
Association de circonscription

(EC 20380)

Confirmation annuelle des renseignements figurant au registre
Chaque année, Élections Canada envoie à l'association tous les renseignements figurant au registre.

L'association doit certifier que les renseignements sont exacts, ou faire une mise à jour.
31 mai** Premier dirigeant

*Un rapport du vérificateur doit être produit si l'association a accepté des contributions de 5 000 $ ou plus au total, ou engagé des dépenses de 5 000 $ ou plus au total, au cours de l'exercice. Il faut noter que les frais de vérification et les cessions à des entités politiques affiliées ou provenant de celles-ci ne sont pas pris en compte dans le seuil de 5 000 $.

Il est très important de donner au vérificateur suffisamment de temps pour examiner adéquatement le rapport financier annuel avant la date limite.

**Si la date tombe en période électorale, l'échéance est le 31 juillet.

Autres rapports, si des corrections ou des révisions sont nécessaires

Le Rapport financier d'une association enregistrée pourrait être modifié pour corriger des erreurs ou des omissions.

Corrections ou révisions demandées par Élections Canada Corrections ou révisions demandées par l'association enregistrée
Après examen, Élections Canada peut demander à l'agent financier de corriger ou de réviser le rapport annuel de l'association.

L'agent financier doit soumettre le rapport corrigé ou révisé dans le délai donné.
L'agent financier pourrait constater le besoin de corriger ou de réviser un rapport déjà soumis (par exemple, pour ajouter des contributions omises).

L'agent financier ou le premier dirigeant doit demander à Élections Canada l'autorisation de modifier un rapport en lui soumettant le formulaire de Demande de correction.

Le rapport modifié doit être soumis dans les 30 jours suivant l'autorisation de correction ou de révision.

Présentation de rapports à Élections Canada

Les formulaires financiers, les déclarations au registre et les instructions s'y rattachant se trouvent sur le site Web d'Élections Canada.

Élections Canada a conçu le Rapport financier électronique (RFE), un logiciel gratuit qui facilite la production des rapports financiers. Ce logiciel peut être téléchargé à partir du site Web d'Élections Canada.

Note : L'utilisation du RFE pour remplir ou modifier le Rapport financier d'une association enregistrée facilite la présentation de rapports puisque le système valide les entrées et crée un fichier de présentation du rapport où les champs requis sont remplis.

Comment présenter un rapport à Élections Canada
Processus
  1. Signer les pages lorsque cela est exigé.
  2. Envoyer les rapports par messagerie, courrier, télécopieur ou courriel (format PDF) à Élections Canada. Note : Lorsque le RFE est utilisé pour produire le rapport de l'association, joindre également le fichier de présentation généré par le système.
  3. Envoyer les originaux de tous les documents justificatifs par messagerie ou courrier à Élections Canada.
Courriel rfe-efr@elections.ca
Courrier Élections Canada
30, rue Victoria, Gatineau (Québec) K1A 0M6
Télécopieur Financement politique
1-888-523-9333 (sans frais)
1-819-939-1803

Notes

  • Les documents soumis à Élections Canada doivent être signés.
  • On recommande à l'association de conserver une copie de tous les documents envoyés.
  • Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation du RFE, consulter le Guide de l'utilisateur du RFE.

Demande de prorogation du délai de production

Rapports admissibles à une prorogation

Si l'association enregistrée ne peut pas soumettre un Rapport financier d'une association enregistrée et tous les documents obligatoires dans le délai prescrit, elle peut présenter une demande de prorogation de délai.

Note : La Loi électorale du Canada ne prévoit aucune prorogation pour les déclarations au registre, y compris la confirmation annuelle des renseignements figurant au registre ou des modifications aux renseignements figurant au registre durant l'année.

Le tableau ci-dessous présente les versions du rapport financier annuel admissibles à une prorogation, et qui peut l'accorder.

Rapport financier d'une association enregistrée – demandes de prorogation
Document à soumettre Prorogation accordée par Élections Canada Prorogation supplémentaire accordée par Élections Canada Prorogation accordée par un juge
Rapport initial, y compris le rapport du vérificateur (au besoin) Oui Non Oui
Corrections ou révisions demandées par l'association enregistrée Oui Oui Non
Corrections ou révisions demandées par Élections Canada Non Non Non*

*Les corrections et les révisions demandées par Élections Canada ne peuvent pas faire l'objet d'une prorogation de délai et doivent être soumises dans la période donnée. Cependant, l'agent financier peut demander à un juge d'être soustrait à l'obligation de se conformer à la demande.

Soumettre une demande de prorogation de délai

Pour demander une prorogation, l'agent financier ou le premier dirigeant doit soumettre une Demande de prorogation du délai. Élections Canada doit recevoir cette demande dans les deux semaines après l'expiration du délai applicable.

Note : Seul un juge peut accorder une prorogation de délai faite plus de deux semaines après l'expiration du délai.

Élections Canada autorisera la prorogation sauf si l'agent financier a volontairement omis de produire les documents exigés ou si cette omission résulte du fait que les mesures nécessaires pour les produire n'ont pas été prises.

Si Élections Canada refuse d'accorder une prorogation du délai initial de présentation du rapport financier annuel, ou si l'agent financier ne peut pas soumettre le rapport dans le délai prorogé, l'agent financier peut demander une prorogation de délai à un juge.

Note : Si les documents ne sont pas soumis dans le délai initial prescrit et qu'aucune prorogation n'est accordée, l'association risque la radiation.