Menu secondaire

Manuel sur le financement politique des candidats à la direction et des agents financiers (EC 20195) – Février 2016

Chapitre 4 – Les rapports exigés

Ce chapitre traite des sujets suivants:

Introduction

Les responsabilités du candidat à la direction et de son agent financier ne prennent pas fin le jour de la désignation du chef du parti. Il reste encore les rapports financiers à soumettre à Élections Canada. Le présent chapitre donne de plus amples renseignements sur ces rapports, sur les échéances à respecter et sur les documents justificatifs à fournir.

Note : Élections Canada a mis au point le Rapport financier électronique (RFE), un logiciel gratuit qui facilite l'établissement des rapports financiers. Ce logiciel peut être téléchargé à partir du site Web d'Élections Canada.

4.1  Délais de production des rapports

La Loi électorale du Canada exige la production de divers rapports financiers dans des délais prescrits. Les formulaires à remplir se trouvent sur le site Web d'Élections Canada.

Échéance Personne responsable Documents obligatoires Présenté à
Date de l'enregistrement Candidat à la direction et agent financier Formulaire général – Candidat à la direction d'un parti enregistré
Rapport du candidat à la direction lors de l'enregistrement
Élections Canada
3 semaines avant la fin de la course Agent financier Rapport intérimaire de la campagne du candidat à la direction* Élections Canada
2 jours avant la fin de la course Agent financier Rapport intérimaire de la campagne du candidat à la direction* Élections Canada
5 mois après la fin de la course Candidat à la direction Relevé des dépenses personnelles du candidat à la direction, signé et accompagné de tous les documents justificatifs Agent financier
6 mois après la fin de la course Agent financier Rapport de campagne du candidat à la direction**, accompagné de tous les documents justificatifs, dont la déclaration signée du candidat à la direction et de l'agent financier
Rapport du vérificateur, s'il y a lieu**
Élections Canada
30 jours après le paiement intégral d'une créance ou d'un prêt Agent financier Version modifiée du Rapport de campagne du candidat à la direction Élections Canada
19 mois après la fin de la course Agent financier État des créances et des prêts impayés du candidat à la direction 18 ou 36 mois après la fin de la course à la direction*** Élections Canada
37 mois après la fin de la course Agent financier État des créances et des prêts impayés du candidat à la direction 18 ou 36 mois après la fin de la course à la direction*** Élections Canada

* Doit être produit si des contributions de plus de 10 000 $ au total sont acceptées, ou des dépenses de campagne à la direction de plus de 10 000 $ au total sont engagées. (Il est à noter que les cessions faites à des entités politiques affiliées ne sont pas des dépenses de campagne à  la direction.)

** S'applique aux campagnes à la direction qui ont accepté des contributions de 5 000 $ ou plus au total, ou engagé des dépenses de 5 000 $ ou plus au total. (Il est à noter que les cessions à des entités politiques affiliées ne sont pas des dépenses de campagne à la direction.)

*** Doit être produit si la campagne a des créances ou des prêts impayés.

Note : La Loi électorale du Canada ne permet dans aucune circonstance la prolongation du délai de production du Rapport intérimaire de la campagne du candidat à la direction.

4.2   Documents à soumettre

Document à soumettre avant la fin de la course

Formulaire général – Candidat à la direction d'un parti enregistré

La demande d'enregistrement doit être présentée à Élections Canada à l'aide du formulaire prescrit.

Rapport du candidat à la direction lors de l'enregistrement

Le candidat à la direction doit produire, avec sa demande d'enregistrement au début de la campagne, un Rapport du candidat à la direction lors de l'enregistrement. Les renseignements ci-dessous s'y trouvent :

Rapport intérimaire de la campagne du candidat à la direction

Deux rapports intérimaires pourraient aussi devoir être soumis :

Les rapports intérimaires doivent être soumis si des contributions de plus de 10 000 $ au total ont été acceptées, ou si des dépenses de campagne à la direction de plus de 10 000 $ au total ont été engagées. (Il est à noter que les cessions aux entités politiques affiliées ne constituent pas des dépenses de campagne à la direction.)

Note : Si le montant de 10 000 $ est atteint après la première période de rapport, seul le deuxième rapport intérimaire doit être soumis, mais il doit couvrir toute la période, soit du premier jour de la course jusqu'à une semaine avant la fin de la course.

Les rapports intérimaires comprennent les renseignements suivants :

Note : Si la période de la course est de moins de quatre semaines, les rapports intérimaires doivent être produits seulement pour chacune des semaines de la course.

Documents à soumettre dans les six mois suivant la fin de la course

En vertu de la Loi électorale du Canada, trois documents doivent être soumis dans les six mois suivant la fin de la course :

Le Rapport de campagne du candidat à la direction et le Rapport du vérificateur doivent être soumis à Élections Canada avant minuit le jour de l'échéance.

Rapport de campagne du candidat à la direction

Le Rapport de campagne du candidat à la direction doit être soumis à Élections Canada dans les six mois suivant la fin de la course. Les renseignements ci-dessous s'y trouvent :

L'agent financier doit fournir, avec le Rapport de campagne du candidat à la direction, les documents à l'appui suivants :

Note : Pendant l'examen du rapport de campagne du candidat à la direction, Élections Canada peut demander à l'agent financier des documents justificatifs supplémentaires.

Relevé des dépenses personnelles du candidat à la direction

Le candidat à la direction doit remplir le Relevé des dépenses personnelles du candidat à la direction et le soumettre à l'agent financier dans les cinq mois suivant la fin de la course. L'agent financier doit ensuite soumettre le rapport à Élections Canada dans les six mois suivant la fin de la course, en même temps que le Rapport de campagne du candidat à la direction.

Le candidat à la direction énumère dans le relevé les dépenses personnelles raisonnables qu'il a engagées en raison de sa campagne et qui ne lui ont pas été remboursées à même les fonds de campagne. Le relevé doit être produit même si aucune dépense personnelle n'a été engagée.

Les dépenses personnelles payées par le candidat à la direction doivent aussi être déclarées dans le rapport du candidat à la direction. Elles peuvent être payées par l'agent financier ou par un agent de campagne autorisé, acceptées à titre de contributions non monétaires apportées par le candidat à la direction, ou déclarées comme créances impayées.

Pour de plus amples renseignements sur les créances impayées, voir la section 3.4, Administration des dépenses de campagne à la direction, et la section 5.1, Gestion des créances et des prêts impayés.

Les dépenses suivantes sont des dépenses personnelles du candidat à la direction :

Pour de plus amples renseignements sur les catégories de dépenses personnelles, voir la section 3.2, Dépenses personnelles du candidat à la direction.

À l'appui du relevé des dépenses personnelles, le candidat à la direction doit fournir une preuve de paiement de toutes les dépenses personnelles, ainsi que les factures des dépenses personnelles de 50 $ ou plus.

Rapport du vérificateur

Le rapport du vérificateur doit être produit auprès d'Élections Canada si le candidat à direction a reçu des contributions totales de 5 000 $ ou plus ou engagé des dépenses de campagne à la direction totales de 5 000 $ ou plus. (Il est à noter que les cessions faites à des entités politiques affiliées ne constituent pas des dépenses de campagne à la direction.) L'agent financier doit s'assurer que le rapport est complet et qu'il est soumis à Élections Canada dans les six mois suivant la fin de la course.

Après que l'agent financier a rempli le rapport de campagne du candidat à la direction, le vérificateur s'assure que l'information contenue dans le rapport présente l'information.

Il est très important que l'agent financier donne au vérificateur suffisamment de temps pour examiner adéquatement le Rapport de campagne du candidat à la direction. Il est donc recommandé de remettre le rapport de campagne au vérificateur bien avant la date limite de production, qui est six mois avant la fin de la course.

Note : La Loi électorale du Canada ne prévoit pas d'allocation au vérificateur pour ses honoraires.

4.3   Présentation des documents à Élections Canada

Le rapport du candidat à la direction peut être établi et présenté de plusieurs façons :

Rempli avec Comment présenter les documents Où envoyer les documents
Les formulaires papier
  1. Signer les versions papier des rapports.
  2. Envoyer les rapports par messagerie, courrier, télécopieur ou courriel (format PDF) à Élections Canada.
  3. Envoyer les originaux de tous les documents justificatifs par messagerie ou courrier à Élections Canada.
Courriel :
rfe-efr@elections.ca

Courrier :
Élections Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)  K1A 0M6

Télécopieur :
Financement politique
1-888-523-9333 (sans frais)
1-819-939-1803
Le logiciel RFE
  1. Le RFE crée un fichier de présentation du rapport.
  2. Envoyer le fichier de présentation en pièce jointe dans un courriel à Élections Canada.
  3. Imprimer les pages requérant une signature et les envoyer par messagerie, courrier, télécopieur ou courriel (format PDF) à  Élections Canada.
  4. Envoyer les originaux de tous les documents justificatifs par messagerie ou courrier à Élections Canada.

Notes:

  • Toujours conserver une copie dans vos dossiers.
  • Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation du RFE, voir le guide d'utilisation intégré au logiciel RFE.

Avec les documents, ne pas oublier d'indiquer vos nom, rôle (agent financier) et appartenance politique. Il est recommandé de conserver une copie de tous les documents envoyés à Élections Canada. Les documents soumis à Élections Canada doivent être signés.

Délais de production et prorogation de délai

La Loi électorale du Canada prescrit des délais de production des rapports. L'agent financier ou le candidat à la direction doit demander une autorisation d'Élections Canada ou d'un juge pour soumettre un rapport après le délai prescrit.

Il est important de noter que les documents obligatoires doivent être soumis avant l'échéance. S'il manque seulement quelques factures ou reçus, il est recommandé de soumettre les documents obligatoires à temps et d'envoyer la documentation manquante plus tard.

Si l'agent financier ou le candidat à la direction sont dans l'incapacité de soumettre le rapport avant l'échéance, ils peuvent présenter une demande de prorogation de délai à Élections Canada. La demande doit parvenir à Élections Canada dans les deux semaines suivant l'échéance de présentation du rapport.

Le tableau suivant indique les documents pour lesquels une prorogation de délai peut être demandée en vertu de la Loi électorale du Canada.

Rapports du candidat à la direction – demandes de prorogation de délai
Document à soumettre Prorogation accordée par Élections Canada Prorogation supplémentaire accordée par Élections Canada Prorogation accordée par un juge
Rapport intérimaire de la campagne du candidat à la direction Non Non Non
Rapport de campagne du candidat à la direction Oui Non Oui
Mise à jour du Rapport de campagne du candidat à la direction après le paiement final d'une créance ou d'un prêt dans les 36 mois suivant la fin de la course à la direction Oui Non Oui
État des créances et des prêts impayés du candidat à la direction 18 ou 36 mois après la fin de la course à la direction Oui Non Oui
Mise à jour du Rapport de campagne du candidat à la direction après le paiement final d'une créance ou d'un prêt plus de 36 mois après la fin de la course à la direction Oui Non Oui
Rapport de campagne du candidat à la direction corrigé ou révisé à la demande du candidat à la direction ou de l'agent financier Oui Oui Non
Rapport de campagne du candidat à la direction corrigé ou révisé à la demande d'Élections Canada Non Non Non

Le formulaire Demande de prorogation de délai doit être utilisé pour demander une prorogation de délai. Élections Canada autorisera la prorogation sauf si l'omission de produire les documents exigés est intentionnelle ou résulte du fait que les mesures nécessaires pour les produire n'ont pas été prises.

Documents dont le délai ne peut pas être prorogé

Les corrections et les révisions demandées par Élections Canada ne peuvent pas faire l'objet d'une prorogation de délai et doivent être soumises dans la période précisée. Cependant, l'agent financier ou le candidat à la direction peut demander à un juge d'être soustrait à l'obligation de se conformer à la demande.

Prorogation accordée par un tribunal

Si Élections Canada refuse d'accorder une prorogation ou si l'agent financier ou le candidat à la direction est dans l'incapacité de soumettre les documents requis dans le délai prorogé, le candidat à la direction ou l'agent financier peut demander une prorogation à un juge. Il n'est pas possible d'obtenir une prorogation de délai auprès d'un juge pour la présentation d'un rapport corrigé ou révisé.

Pour de plus amples renseignements sur la présentation d'un rapport modifié, voir la section 5.2, Présentation d'une version modifiée du rapport du candidat à la direction.