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Pratiques exemplaires visant à assurer la conformité aux procédures d'inscription et de vote

3.0 Consultations à l'échelle nationale

Les consultations à l'échelle nationale ont été menées sous la forme d'entrevues avec des informateurs clés des OGE dans chaque province et territoire du Canada. Les questions étaient ouvertes pour donner lieu à des réponses qualitatives détaillées. Elles portaient sur des sujets liés à la conformité, notamment les services de vote, la formation et le recrutement, ainsi que la surveillance et la vérification. Le guide d'entrevue complet se trouve à l'annexe A.

En premier lieu, une lettre d'invitation du directeur général des élections du Canada a été envoyée par courriel au directeur général des élections de chaque province et territoire. Des appels de suivi ont ensuite été faits pour fixer les dates des entrevues. Celles-ci ont été menées par téléphone en français ou en anglais, au choix, et ont duré environ 45 minutes. Certains participants ont transmis leurs réponses par écrit au lieu de participer à une entrevue; d'autres ont répondu par écrit et par téléphone. Les participants ont reçu un guide à l'avance afin de préparer leurs réponses.

Plusieurs administrations ont décrit des approches novatrices adoptées pour accroître la conformité dans les bureaux de scrutin. Toutefois, comme ces approches n'ont pas encore été officiellement évaluées ou vérifiées, il est impossible de confirmer leur efficacité. De plus, il existe des différences importantes entre chaque province et territoire du Canada sur le plan de la géographie, de la démographie et du contexte électoral. Une pratique qui est efficace dans une province ou un territoire ne le sera peut-être pas autant ailleurs.

Les résultats des entrevues avec les OGE des provinces et des territoires sont résumés ci-dessous. Ils sont regroupés selon trois sujets :

  • vote et inscription;
  • recrutement et formation;
  • surveillance et vérification.

Chaque sujet est divisé en trois parties. La première donne un bref aperçu des pratiques dans les autres administrations, tandis que la deuxième et la troisième présentent une analyse des résultats qualitatifs.

3.1 Services de vote

À quelques exceptions près, les provinces et les territoires du Canada ont recours à un modèle de services de vote comparable à celui qui est utilisé au fédéral. En général, chaque bureau de scrutin compte un scrutateur et un greffier du scrutin, ou leurs homologues.

Ces employés se partagent diverses tâches administratives, y compris (le cas échéant) vérifier les pièces d'identité des électeurs, rayer les noms des listes électorales, remettre et parapher les bulletins de vote, et remplir les relevés des électeurs qui ont voténote 1. Dans les lieux de scrutin qui comptent de nombreux bureaux de scrutin, un préposé à l'information peut être chargé d'accueillir les électeurs et de les guider vers leur bureau ou leur table. Enfin, dans les grands lieux de scrutin, un superviseur de centre de scrutin peut être embauché pour surveiller les procédures dans les bureaux de scrutin et guider les électeurs.

Au Nouveau-Brunswick, en Ontario, en Alberta et en Colombie-Britannique, le directeur général des élections a le pouvoir de mettre à l'essai d'autres méthodes de vote ou procédures administratives lors des élections générales ou partielles.

Défis

Plusieurs administrations ont fait remarquer que les exigences de procédure liées à l'inscription et au vote peuvent s'avérer complexes ou déroutantes pour les préposés au scrutin. Le fardeau administratif qu'imposent ces exigences, en plus de la fatigue attribuable aux longues journées de travail, peut accroître le risque d'erreurs dans les bureaux de scrutin. Il a aussi été indiqué que ces exigences pouvaient être particulièrement lourdes pour les préposés plus âgés ou ceux dont le niveau de littératie est limité.

En outre, les administrations ont souligné que les erreurs découlaient peut-être du fait qu'un préposé au scrutin travaille souvent à plusieurs élections pour différents ordres de gouvernement. Les différences entre les procédures et les exigences fédérales, provinciales et municipales peuvent entraîner une confusion tant pour les électeurs que pour le personnel.

Pratiques efficaces

Simplifier les services

On peut noter deux exemples d'initiatives visant à simplifier ou à moderniser la prestation des services de vote : un au Nouveau-Brunswick, et l'autre en Colombie-Britannique.

En 2010, le Nouveau-Brunswick a adopté un nouveau modèle de services de vote fondé sur une spécialisation des tâches. Selon ce modèle surnommé « caissier de banque », chaque préposé au scrutin se voit confier une tâche précise dans un lieu de scrutin. Le système fonctionne comme suit : d'abord, un constable fait une vérification préliminaire des électeurs. Un électeur qui est admissible au vote à cet endroit, qui est inscrit et qui présente des pièces d'identité adéquates est redirigé vers une ligne « express », où un agent de la liste électorale raye le nom de l'électeur et lui remet un « jeton », c'est-à-dire un bout de papier qui indique la section de vote de l'électeur. Ensuite, un agent des bulletins de vote prend le jeton, détermine la section de vote de l'électeur et lui remet un bulletin de vote. Les électeurs qui ne répondent pas aux exigences pour voter sont redirigés vers une ligne à « service complet », où ils peuvent recevoir l'aide dont ils ont besoin.

Le raisonnement est le suivant : en se concentrant sur un nombre limité de tâches bien précises, chaque préposé au scrutin accroîtra son niveau de connaissance et de compétence par rapport au travail qui lui est assigné, ce qui permet d'augmenter l'efficacité du processus, de réduire les files d'attente et d'améliorer la qualité du travail accompli. Bien que ce nouveau système n'ait pas été évalué de façon exhaustive, les premières réactions du personnel et des électeurs ont été positives.

En Colombie-Britannique, une initiative a récemment été lancée afin d'éliminer le manque perçu d'efficacité et le chevauchement des efforts dans les bureaux de scrutin. Auparavant, les électeurs non inscrits devaient fournir leurs pièces d'identité et leurs renseignements à la table d'inscription, puis une fois de plus à un bureau de scrutin; on leur demandait également de retourner à la table d'inscription pour apporter des corrections mineures (p. ex. corriger un nom mal orthographié sur la liste électorale). Pour simplifier le processus, Elections BC a intégré les formulaires d'inscription des électeurs au cahier général du scrutin (« pages bleues »), éliminant ainsi les tables d'inscription autonomes. Ces changements avaient pour but d'accroître l'efficacité et de rendre le processus de vote plus « centré sur les électeurs » pour le jour du scrutin, le vote des électeurs absents et le vote par anticipation.

3.2 Recrutement et formation

Dans la plupart des administrations, les directeurs du scrutin (ou leurs homologues) sont chargés de recruter les préposés au scrutin, y compris les scrutateurs, les greffiers du scrutin et les interprètes. Toutefois, dans quatre administrations (T.-N.-L., Î.-P.-É., Sask., Yn), les scrutateurs sont responsables de recruter les greffiers du scrutin.

Les administrations ont mentionné diverses méthodes pour recruter les préposés au scrutin, par exemple les publicités en ligne, les messages d'intérêt public et les visites de recrutement dans les écoles et les centres d'apprentissage communautaires (Nt). Quatre provinces (Ont., Man., Sask., Alb.) tiennent aussi des listes des anciens préposés au scrutin et recenseurs. Dans cinq provinces (Î.-P.-É., N.-É., N.-B., Qc, Ont.), on s'attend à ce que les partis politiques fournissent des listes de personnes proposées.

Habituellement, la formation des préposés au scrutin dure de deux à trois heures et combine une formation en classe, une formation multimédia et des exercices pratiques ou des jeux de rôles. En général, le directeur du scrutin ou le directeur adjoint du scrutin est chargé de donner la formation. Presque toutes les administrations offrent des documents de référence en format papier (p. ex. listes de vérification, manuels) pour aider les préposés au scrutin.

Défis

Les entrevues n'ont révélé aucun défi généralisé dans le recrutement des préposés au scrutin. Toutefois, une province (Ont.) a mentionné qu'il n'était pas facile de trouver assez de personnel compte tenu du nombre nécessaire de préposés et du nombre limité de séances de formation offertes. Une autre administration (T.N.-O.) a indiqué que le recrutement pouvait s'avérer particulièrement difficile dans les collectivités éloignées ou petites.

Parmi les défis liés à la formation qu'ont mentionnés les administrations, notons la grande taille des groupes (et les divergences de styles d'apprentissage et de compétences qui en découlent), le vieillissement du bassin de recrues, le niveau limité de littératie, les absences et le manque d'uniformité de la formation d'une région à l'autre. La difficulté à aborder tous les sujets constitue également une préoccupation; une administration a fait remarquer qu'il n'y avait pas assez de temps pour former le personnel sur des sujets importants qui ne se rapportent pas aux processus, tels que l'accessibilité, la protection des renseignements personnels et le respect en milieu de travail.

Pratiques efficaces

Évaluer les préposés au scrutin

Bien que plusieurs administrations aient insisté sur l'importance de recruter du personnel compétent pour assurer la conformité, la plupart n'appliquent pas de critères de sélection et recrutent généralement quiconque est disponible pour suivre la formation et pour travailler.

Les exceptions sont Terre-Neuve-et-Labrador, la Saskatchewan, l'Alberta et le Yukon, qui évaluent les préposés au scrutin après les élections et se reportent à ces évaluations pour réembaucher les employés compétents ou éliminer la candidature de ceux qui ont fait des erreurs dans le passé. De la même façon, la Colombie-Britannique utilise un processus de sélection fondé sur le mérite qui comprend des critères de compétence établis en consultation avec d'autres OGE.

Faire participer les partis politiques

La participation des partis politiques au processus de recrutement peut également procurer certains avantages. Une administration a souligné que, par rapport au recrutement par concours public, les listes de personnes proposées par les partis politiques permettaient d'augmenter le taux de maintien en poste du personnel et d'accroître l'efficacité.

On a aussi mentionné l'importance de former les représentants des partis politiques ou les représentants des candidats. L'Île-du-Prince-Édouard, par exemple, a souligné l'importance de nouer de bonnes relations avec les partis et leur faire valoir la nécessité de nommer des employés compétents. En 2011, Elections PEI a offert des séances d'information visant à renseigner les partis sur le processus électoral prescrit par la loi.

Préparer des documents de référence

Deux administrations (Man., T.N.-O.) ont indiqué que leur formation abordait précisément la question de la conformité; cependant, plusieurs autres ont simplement souligné l'importance générale de la formation, en mentionnant les améliorations récentes apportées à leurs méthodes. Le Nouveau-Brunswick, par exemple, a lancé dernièrement un système de formation expérimentale qui comprend l'installation de bureaux de scrutin fictifs, une formation en ligne et des présentations PowerPoint informatives. Le Québec a aussi conçu un programme de formation plus rigoureux et un guide renouvelé pour les préposés au scrutin dans le but d'accroître la conformité. De plus, trois administrations (N.-B., Qc, T.N.-O.) font ou prévoient faire appel à des formateurs experts pour instruire le personnel, et les formateurs du Nouveau-Brunswick sont encouragés à visiter les lieux de scrutin et à surveiller les procédures le jour de l'élection.

Offrir une rémunération adéquate

La rémunération adéquate des préposés au scrutin a également été mentionnée comme facteur important. La Nouvelle-Écosse a récemment augmenté les salaires pour tous les postes de préposé au scrutin en vue de l'élection provinciale à venir afin d'attirer des travailleurs compétents et de les maintenir en poste.

3.3 Surveillance et vérification

Aux fins du présent rapport, on entend par « surveillance » l'action de superviser les activités dans les bureaux de scrutin, tandis que « vérification » désigne un examen des processus à la suite d'une élection.

Toutes les administrations canadiennes mènent des activités de surveillance dans les bureaux de scrutin, dans une certaine mesure. La surveillance est assurée par le personnel de supervision désigné à ce titre, les préposés au scrutin, le personnel des opérations ou une combinaison de ces employés. Elle peut être de nature officielle ou non officielle, et peut ou non reposer sur des outils spécialisés, tels que des guides ou des listes de vérification. Dans toutes les administrations, les représentants des candidats, les représentants des partis politiques ou ces deux types de représentants sont aussi présents et surveillent les procédures dans les bureaux de scrutin, à divers degrés.

La plupart des provinces et des territoires effectuent aussi des examens après les élections. Il s'agit généralement de séances de compte rendu avec des membres du personnel et de sondages auprès des électeurs ou des préposés au scrutin. Les vérifications officielles du contenu des urnes ou des documents liés au vote sont relativement rares, bien qu'on ait noté certaines exceptions.

Défis

En général, les activités de surveillance et de vérification se déroulent sans heurt. Les administrations n'ont mentionné aucun défi majeur pour ces activités. En outre, les vérifications et les examens dans la plupart des administrations n'ont révélé aucun problème généralisé ou systémique en matière de conformité, bien que la Colombie-Britannique et le Yukon aient indiqué que les vérifications avaient permis de découvrir certaines erreurs administratives.

La présence et le comportement des représentants des candidats ont été mentionnés comme défis dans certaines administrations. Le Nouveau-Brunswick et le Manitoba ont fait remarquer que les partis et les candidats avaient de la difficulté à trouver suffisamment de représentants, tandis que la Nouvelle-Écosse et le Yukon ont affirmé que les représentants des candidats ne comprenaient pas toujours leur rôle. Par exemple, il a été souligné que certains d'entre eux avaient une attitude antagoniste et cherchaient davantage à renverser les résultats de l'élection qu'à assurer la conformité dans les bureaux de scrutin.

Pratiques efficaces

Surveiller les procédures

Sept administrations (N.-B., Ont., Man., Sask., Alb., C.-B., T.N.-O.) emploient du personnel pour superviser la mise en œuvre des procédures dans les bureaux de scrutin. Habituellement, ces employés ont de l'expérience en tant que préposés au scrutin et suivent une formation supplémentaire. Outre leur rôle de supervision, ils sont chargés de gérer les situations exceptionnelles ou les conflits. Dans certaines administrations, la supervision peut être assurée par d'autres employés, comme les directeurs du scrutin (Î.-P.-É., N.-É.), les préposés à la formation (N.-B.), le personnel des opérations (C.-B.), les scrutateurs ou les préposés à l'information (Yn) et les agents de liaison en région (Sask.).

La plupart des administrations ont recommandé la supervision sur place comme pratique efficace pour assurer la conformité. Elles ont souligné que les superviseurs exerçaient une fonction de contrôle de la qualité et permettaient également aux préposés au scrutin de se concentrer sur des tâches générales, plutôt que d'intervenir lors de situations exceptionnelles.

Certaines administrations ont aussi dit que les représentants nommés par les candidats jouaient un rôle important pour assurer des niveaux élevés de conformité. Deux provinces ont mentionné la nécessité de fournir une formation adéquate aux représentants des partis politiques et aux représentants des candidats. L'une d'elles (N.-É.) a souligné le besoin d'accroître le dialogue avec les partis et a recommandé que l'on encourage activement les représentants des candidats à assumer la responsabilité de la conformité dans les bureaux de scrutin. L'autre (C.-B.) a indiqué que les représentants des candidats avaient d'importants pouvoirs de supervision dans la province : ils peuvent inspecter les documents, inspecter les numéros de séquence des électeurs, examiner le matériel d'inscription et utiliser des technologies dans le lieu de scrutin pour communiquer avec le bureau de campagne de leur candidat ou de leur parti.

Vérifier les procédures

Certains OGE effectuent des vérifications officielles du contenu des urnes ou des documents connexes sur les procédures de vote à la suite d'une élection. Après chaque élection générale, la Saskatchewan réalise habituellement une vérification au hasard de trois urnes par circonscription, en recourant à un ensemble de normes préétabli utilisé comme point de référence. Ces vérifications visent à déterminer les lacunes dans les compétences du personnel et à renforcer le programme de formation.

La Colombie-Britannique effectue aussi normalement des vérifications approfondies des cahiers du scrutin après une élection. L'exercice consiste à examiner tous les cahiers du scrutin et à utiliser une liste de vérification détaillée pour dégager les tendances.

Il a été souligné qu'au Yukon, le directeur général des élections ouvre lui-même toutes les urnes et fait une évaluation par écrit de chaque urne et document du scrutin, en consultant une liste de vérification. Il présente ensuite ses observations aux directeurs du scrutin, qui se servent de ces renseignements pour déterminer et combler les lacunes en matière de formation.

En résumé

Les consultations à l'échelle nationale ont fait ressortir trois principales approches utilisées pour accroître la conformité dans les bureaux de scrutin. Premièrement, on peut concevoir les modèles de services de vote en tenant compte de la conformité et réduire au minimum le fardeau administratif du personnel, lorsque cela est possible. Deuxièmement, il est possible de sélectionner les employés selon un niveau de littératie et de compétence de base avant de les embaucher. Les employés devraient aussi recevoir une formation qui répond à leurs besoins et correspond à leur style d'apprentissage, y compris des exercices pratiques suffisants. Enfin, une supervision adéquate dans les bureaux de scrutin, ainsi qu'un solide processus d'examen postélectoral, peut aider à déceler les erreurs et servir de fondement afin d'apporter les modifications nécessaires aux formulaires, aux procédures et à la formation dans le but d'accroître la conformité pour les élections ultérieures.

Note 1 Les relevés des électeurs qui ont voté le jour du scrutin, communément appelés « cartes de bingo », aident les bureaux de campagne qui cherchent à déterminer les électeurs qui n'ont pas encore voté et à communiquer avec eux. Ils doivent être remplis par les préposés au scrutin à intervalles réguliers.