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Manuel sur le financement politique des candidats à l'investiture et des agents financiers (EC 20182) – Décembre 2014

Ce document est une ÉBAUCHE de la ligne directrice d'Élections Canada ALI 2014-04

CHAPITRE 3 – Les sorties de fonds de la campagne d'investiture

Ce chapitre traite des sujets suivants :

Introduction

Pendant la course à l'investiture, la campagne engagera diverses dépenses. Le présent chapitre définit ces dépenses, explique les règles qui s'y appliquent, et donne des exemples des dépenses les plus courantes.

La section 3.5 porte sur l'administration des dépenses. Qui peut engager des dépenses? Qui peut les payer? Pourquoi les contributions non monétaires et les cessions non monétaires doivent-elles être inscrites aussi comme autres dépenses? Quelle sorte de documentation est requise pour produire des rapports exacts et respecter la Loi électorale du Canada? La réponse à toutes ces questions se trouve dans les pages qui suivent.

3.1   Dépenses de campagne d'investiture

Définition

On entend par dépense de campagne d'investiture toute dépense raisonnable entraînée par une course d'investiture et engagée par un candidat à l'investiture ou pour son compte durant la course à l'investiture et entraînée par celle-ci. Ces dépenses doivent être payées à même les fonds réglementés.

Les dépenses de campagne d'investiture sont soumises au plafond des dépenses de campagne d'investiture.

Les dépenses engagées à l'extérieur de la période de la course à l'investiture ne sont pas des dépenses de campagne d'investiture soumises au plafond même si les biens ou les services concernés sont utilisés pendant la course. À cet égard, les règles qui régissent les dépenses de campagne d'investiture diffèrent de celles qui régissent les dépenses électorales des candidats.

La déclaration des dépenses liées à la course à l'investiture qui sont engagées avant ou après la période de la course est facultative. Cependant, les dépenses engagées à l'extérieur de la période de la course peuvent être déclarées à titre d'autres dépenses, afin de présenter un bilan complet des finances de la campagne et pour expliquer toute divergence dans le calcul de l'excédent.

Enfin, les dépenses de la campagne d'investiture ne comprennent pas les contributions ou cessions non monétaires utilisées par la campagne. Encore une fois, à cet égard, elles se distinguent de la définition des dépenses électorales des candidats et des partis. Ainsi, en déclarant les contributions ou cessions non monétaires, les candidats à l'investiture les inscriront comme « autres » dépenses et non comme dépenses de campagne d'investiture.

Pour des renseignements sur le calcul de l'excédent, voir la section 5.3, Disposition de l'excédent.

Note : La période de la course à l'investiture commence le jour du déclenchement de la course, et prend fin le jour de la désignation, comme l'indique le rapport de course à l'investiture fourni par l'association enregistrée ou le parti enregistré qui a tenu la course.

Les montants constituant des dépenses sont :

  • les dettes contractées
  • la valeur commerciale des biens ou services donnés (à l'exclusion du travail bénévole)
  • la différence entre les dettes contractées et la valeur commerciale des biens ou services (s'ils sont fournis à un prix inférieur à leur valeur commerciale)

L'agent financier doit déclarer, pour chaque dépense de campagne d'investiture, le montant facturé à la campagne. Ce montant est habituellement la valeur commerciale du bien ou du service reçu.

On entend par valeur commerciale le prix le plus bas exigé pour une même quantité de biens ou de services de la même nature ou pour le même usage de biens ou d'argent, au moment de leur fourniture, par :

  • soit leur fournisseur, dans le cas où il exploite une entreprise qui les fournit
  • soit une autre personne qui les fournit sur une échelle commerciale dans la région où ils ont été fournis, dans le cas où leur fournisseur n'exploite pas une telle entreprise

La valeur commerciale d'un bien ou d'un service est habituellement son prix en magasin.

Si, pendant la période de la course à l'investiture, un bien ou un service est acheté à un prix inférieur à sa valeur commerciale, l'agent financier doit déclarer la différence à titre de contribution non monétaire apportée par le fournisseur. Dans ce cas, une dépense correspondante, égale à la valeur de la contribution non monétaire, est à déclarer au titre des autres dépenses.

Note : Ce n'est qu'auprès de particuliers que la campagne peut acheter des biens ou services à un prix inférieur à leur valeur commerciale, puisque seuls les particuliers peuvent faire des contributions. Cependant, si la valeur commerciale d'une contribution non monétaire est de 200 $ ou moins, et provient d'un particulier qui n'exploite pas une entreprise qui les fournit, la contribution est réputée nulle.

Si, pendant la période de la course à l'investiture, la campagne reçoit des biens ou des services d'une entité politique affiliée à un prix inférieur à sa valeur commerciale, l'agent financier doit déclarer la différence à titre de cession non monétaire apportée par l'entité politique affiliée et à titre d'autre dépense.

Pour de plus amples renseignements sur les contributions et les cessions, voir le chapitre 2, Les rentrées de fonds de la campagne d'investiture.

Note : Les partis ou les associations enregistrés peuvent faire des cessions non monétaires s'ils les offrent également à tous les candidats d'investiture.

Exemple

Un concepteur Web travaillant à son compte offre de créer le site Web du candidat pendant la course à l'investiture. Au lieu de lui facturer ses honoraires habituels de 700 $, il lui demande 400 $. L'agent financier déclare le montant payé, 400 $, comme dépense de campagne d'investiture. Il déclare aussi la différence entre le montant payé et la valeur commerciale du travail comme contribution non monétaire et comme autre dépense.

Le plafond des dépenses de campagne d'investiture

La Loi électorale du Canada impose un plafond des dépenses de campagne d'investiture. Le plafond s'applique à toutes les dépenses raisonnables entraînées par la course à l'investiture et engagées pendant la course, qu'elles soient payées ou impayées.

Le candidat à l'investiture et l'agent financier doivent respecter le plafond des dépenses de campagne d'investiture. Ils ne peuvent pas conclure de marchés ou engager de dépenses qui entraîneraient le dépassement du plafond.

Calcul du plafond

Le plafond des dépenses de campagne d'investiture est :

  • 20 % du plafond des dépenses électorales établi pour l'élection d'un candidat dans la circonscription lors de l'élection générale précédente
  • sinon, le montant fixé par Élections Canada

Note : Le parti enregistré ou l'association enregistrée qui tient la course à l'investiture informe les candidats à l'investiture du plafond des dépenses de campagne d'investiture. Les plafonds sont également annoncés sur le site Web d'Élections Canada. Les partis et les associations doivent aussi informer les candidats à l'investiture des dates de déclenchement et de clôture de la course à l'investiture.

Note : La Loi électorale du Canada ne prévoit pas de remboursement des dépenses de campagne d'investiture.

Dépenses de campagne d'investiture

Des exemples de dépenses de campagne d'investiture courantes sont énumérés ci-dessous.

Publicité

On entend par publicité la diffusion d'un message à l'appui de la campagne du candidat à l'investiture.

Les dépenses publicitaires engagées pendant la période de la course à l'investiture, y compris les frais de production et de distribution, doivent être déclarées comme dépense de campagne d'investiture.

Exemple

Pendant la période de la course à l'investiture, l'agent financier achète des dépliants et les envoie par la poste aux membres du parti. La valeur commerciale de ces dépliants - leurs coûts de conception, d'impression et de distribution – constitue une dépense de campagne d'investiture.

Publicité – médias sociaux et Internet

On entend par médias sociaux les outils et les plateformes en ligne qui permettent aux utilisateurs de publier et de diffuser du contenu sur le Web.

Les règles qui s'appliquent à l'utilisation des médias sociaux sont les mêmes que pour d'autres formes de publicité. Toutes les dépenses engagées pendant la période de la course à l'investiture relativement à la conception, à l'élaboration et à la distribution de publicités en ligne, ou à l'utilisation d'un site Web, doivent être déclarées comme dépenses de campagne d'investiture.

Exemples
  1. La campagne du candidat à l'investiture engage pendant la période de la course une entreprise pour créer un site Web faisant la promotion du candidat à l'investiture. La valeur commerciale du travail de conception du site constitue une dépense de campagne d'investiture, tout comme les frais d'hébergement du site.
  2. Une page a été créée sur un réseau social gratuit à l'appui du candidat à l'investiture, pendant la période de la course à l'investiture. Des bénévoles gèrent la page et y affichent des articles sur la campagne. Tant que ces bénévoles travaillent au site en dehors de leurs heures normales de travail, et pourvu qu'ils ne travaillent pas à leur compte dans le domaine de la gestion des médias sociaux, leur travail bénévole ne constitue pas une dépense de campagne d'investiture.
Biens meubles

Si la campagne du candidat à l'investiture achète pendant la période de la course un bien meuble et l'utilise aux fins de la campagne d'investiture, sa valeur déclarée comme dépense de campagne sera le moindre de la valeur commerciale de sa location pendant la même période ou de son prix d'achat.

Dans le cas des biens de faible valeur, comme les fournitures de bureau, le plein prix d'achat (la valeur commerciale) doit être déclaré.

Un bien meuble peut être reçu sous forme de contribution de la part d'un particulier pendant la course à l'investiture. Dans ce cas, sa valeur commerciale doit être consignée à titre de contribution non monétaire et comme autre dépense.

Note : L'amortissement n'entre pas dans le calcul de la valeur commerciale d'un bien.

Note : À la fin de la campagne, il faut disposer des actifs achetés durant la campagne. Ils peuvent être vendus et le produit de la vente peut être cédé à un candidat, à l'association enregistrée qui a tenu la course ou au parti enregistré.

Exemples
  1. Pendant la période de la course à l'investiture, la campagne du candidat à l'investiture achète d'un fournisseur local un ordinateur au coût de 1 000 $. La location du même ordinateur pendant deux mois aurait coûté 80 $ par mois. La dépense de campagne d'investiture déclarée est donc calculée à partir des coûts de location : 80 $ x 2 = 160 $. La différence (840 $) est inscrite comme autre dépense dans le rapport du candidat à l'investiture. À la fin de la campagne, l'agent financier devrait vendre les ordinateurs et céder le produit de la vente au parti enregistré ou à l'association enregistrée.
  2. Pendant la période de la course à l'investiture, l'agent financier achète un télécopieur usagé au coût de 100 $. Le coût de location de ce télécopieur pendant la période aurait été de 200 $. L'agent financier inscrit donc 100 $ comme dépense de campagne d'investiture, parce que, dans ce cas, le prix d'achat (100 $) est inférieur au coût de location.
La location d'un bureau de campagne

La campagne peut louer un bureau pour la campagne du candidat à l'investiture. Le coût du loyer engagé pendant la période de la course à l'investiture doit être déclaré comme dépense de campagne d'investiture. Le coût du loyer engagé à l'extérieur de cette période peut être déclaré comme autre dépense afin de présenter un bilan complet des finances de la campagne et pour expliquer toute divergence dans le calcul de l'excédent.

Rémunération versée à l'agent financier ou à d'autres travailleurs de la campagne

La campagne peut décider de rémunérer l'agent financier ou d'autres travailleurs de la campagne. Les dépenses de rémunération engagées durant la période de la course à l'investiture sont des dépenses de campagne d'investiture.

Il est recommandé de joindre au rapport du candidat à l'investiture un contrat ou un autre document précisant la rémunération car faute de documentation, le paiement de salaires pourrait être considéré comme une utilisation inappropriée de fonds de la campagne qu'il faudrait rembourser.

Exemple

Pendant une course à l'investiture, la candidate à l'investiture décide de verser un salaire de 1 000 $ à son agent financier. Ce salaire doit être déclaré comme dépense de campagne d'investiture.

Dépenses des bénévoles

Les frais engagés par les bénévoles pendant la période de la course à l'investiture (p. ex. boissons, hébergement, déplacements ) sont des dépenses de campagne d'investiture. Elles doivent être déclarées dans le rapport du candidat à l'investiture.

Pour de plus amples renseignements sur le travail bénévole, voir le chapitre 2, Rentrées de fonds de la campagne d'investiture.

Si un bénévole paie lui-même des frais accessoires engagés pendant la période de la course à l'investiture, le montant doit être déclaré comme contribution non monétaire et autre dépense. Cependant, si le montant est de 200 $ ou moins et que le bénévole n'exploite pas d'entreprise fournissant le service en question, la contribution non monétaire est réputée nulle, et aucune dépense ne doit être déclarée.

Exemple

Un soir, des bénévoles sont restés au bureau de campagne pour préparer l'envoi postal de centaines de dépliants. Un d'entre eux a commandé des pizzas et a payé 83,50 $ au livreur. Comme ce montant est inférieur à 200 $, la contribution non monétaire correspondante est réputée nulle.

Dépenses des sénateurs et des députés

Si un sénateur ou un député de la Chambre des communes ou d'une assemblée législative provinciale fait campagne pour le candidat à l'investiture, les dépenses liées à la participation de cette personne qui ont été engagées pendant la période de la course à l'investiture sont des dépenses de campagne d'investiture et doivent être autorisées à l'avance par l'agent financier ou le candidat à l'investiture. Tous les frais engagés relativement à la campagne d'investiture doivent être soit remboursés à même les fonds de campagne, soit acceptés à titre de contribution non monétaire s'ils sont payés par un donateur admissible. Dans le cas d'une contribution non monétaire, la dépense sera considérée comme une autre dépense.  

Utilisation des ressources parlementaires

Les candidats à l'investiture qui sont députés peuvent vouloir utiliser des ressources parlementaires, telles que des sites Web, pendant une course à l'investiture, aux fins de leur campagne d'investiture. Toutes les dépenses engagées par le bureau du député pendant la période de la course à l'investiture et aux fins de celle-ci constituent des dépenses de campagne d'investiture. Les dépenses engagées à l'extérieur de la période de la course peuvent être déclarées à titre d'autres dépenses, afin de présenter un bilan complet des finances de la campagne et pour expliquer toute divergence dans le calcul de l'excédent. Si ces dépenses ne sont pas payées par la campagne, elles constituent une contribution non monétaire de la part du député et sont assujetties au plafond des contributions. Dans le cas d'une contribution non monétaire, la dépense sera considérée comme une autre dépense.

Salaires

Si les employés d'un député participent à des activités politiques pendant la période de la course à l'investiture dans le but d'appuyer le député en tant que candidat à l'investiture, leur salaire constitue une dépense de campagne d'investiture. Si le salaire n'est pas payé par la campagne, il constitue une contribution non monétaire de la part du député. Dans le cas d'une contribution non monétaire la dépense doit être déclarée à titre d'autre dépenses. Les dépenses engagées à l'extérieur de la période de la course peuvent être déclarées à titre d'autres dépenses, afin de présenter un bilan complet des finances de la campagne et pour expliquer toute divergence dans le calcul de l'excédent. Par contre, si les employés travaillent pour la campagne du candidat à l'investiture en dehors des heures normales de travail ou pendant qu'ils sont en congé, leur participation constitue un travail bénévole. On entend par travail bénévole les services fournis sans rémunération par une personne en dehors de ses heures normales de travail. Le travail bénévole n'inclut pas les services fournis par une personne travaillant à son compte et pour lesquels elle demande normalement une rémunération.

Sites Web des députés

Les candidats à l'investiture ont parfois un site Web conçu et entretenu par des ressources parlementaires. Les dépenses engagées pendant la période de la course à l'investiture pour modifier un tel site Web aux fins de la campagne d'investiture du député constituent des dépenses de campagne. À cet égard, les règles sont différentes de celles qui s'appliquent au site Web d'un candidat lors d'une élection. Si ces dépenses ne sont pas payées par la campagne, elles constituent une contribution non monétaire de la part du député et sont assujetties au plafond des contributions. Dans le cas d'une contribution non monétaire, la dépense doit être déclarée à titre d'autres dépenses.  

Note : L'utilisation de ressources parlementaires peut aussi être soumise à d'autres règles, dont celles de la Chambre des communes.

3.2   Dépenses personnelles du candidat à l'investiture

Définition

La présente section porte sur les dépenses personnelles du candidat à l'investiture, c'est-à-dire les dépenses personnelles raisonnables engagées par le candidat ou pour son compte pendant la période de la course à l'investiture et aux fins de la campagne d'investiture. Ces dépenses sont aussi réglementées par la Loi électorale du Canada. Les dépenses suivantes sont des dépenses personnelles du candidat :

  • frais de déplacement et de subsistance
  • dépenses relatives à la garde d'un enfant
  • dépenses relatives à la garde d'une personne ayant une incapacité physique ou mentale qui est habituellement sous la garde du candidat à l'investiture
  • dans le cas d'un candidat à l'investiture ayant une déficience, les dépenses personnelles liées à cette déficience et engagées en raison de la campagne
  • autres dépenses personnelles – c'est-à-dire celles qui n'entrent pas dans les catégories ci‑dessus.

Si des dépenses personnelles ne seront pas remboursées au candidat par la campagne, elles constituent une contribution non monétaire de la part du candidat et seront déclarées comme autres dépenses. La déclaration des dépenses personnelles liées à la course à l'investiture qui sont engagées avant ou après la période de la course est facultative. Cependant, les dépenses engagées à l'extérieur de la période de la course peuvent être déclarées à titre d'autres dépenses, afin de présenter un bilan complet des finances de la campagne et pour expliquer toute divergence dans le calcul de l'excédent.

Dépenses supplémentaires

Les dépenses personnelles du candidat à l'investiture sont des dépenses raisonnables engagées en raison de sa campagne d'investiture. Elles peuvent être de nouvelles dépenses, ou des augmentations de ses dépenses usuelles. En d'autres mots, elles doivent être des dépenses que le candidat à l'investiture n'aurait normalement pas engagées s'il n'y avait pas eu de campagne d'investiture.

Les catégories de dépenses personnelles du candidat à l'investiture

Des exemples typiques de dépenses personnelles qu'un candidat à l'investiture peut engager pour sa campagne d'investiture sont énumérés ci-dessous.

Déplacement et séjour

Le candidat à l'investiture peut engager des dépenses de déplacement et de séjour pendant la période de la course à l'investiture, en raison de sa campagne d'investiture. S'il se déplace pour aller voir ses partisans, les dépenses de voyage et d'hébergement engagées pendant ces déplacements sont des dépenses personnelles du candidat.

Si le candidat à l'investiture utilise un véhicule personnel pour ses déplacements pendant la période de la course à l'investiture, il peut produire soit des reçus pour l'essence et ses autres dépenses, soit un relevé de son kilométrage. Ce relevé doit comprendre les renseignements suivants : la date, le point de départ, la destination, les kilomètres parcourus et le but du déplacement. Élections Canada suit les taux par kilomètre établis par le Conseil du Trésor du Canada.

Point important : les dépenses des travailleurs de campagne ou des bénévoles qui accompagnent ou aident le candidat durant des activités sont considérées, si elles sont engagées pendant la période de la course à l'investiture, comme des dépenses de campagne d'investiture et non comme des dépenses personnelles du candidat.

Note : La demande d'indemnité de déplacement doit viser soit les dépenses réellement engagées (p. ex. essence, location de la voiture), soit le kilométrage, mais non les deux.

Exemples

Pendant la période de la course à l'investiture, le candidat à l'investiture rend visite à ses partisans en compagnie de ses agents de campagne bénévoles. Les frais de déplacement, d'hébergement et de repas de ses agents de campagne bénévoles sont des dépenses de campagne d'investiture.

Garde d'enfant

Le candidat à l'investiture peut faire campagne le jour, le soir ou la fin de semaine. S'il doit payer des frais de garde d'enfant pendant la période de la course à l'investiture, il s'agit de dépenses supplémentaires qu'il n'engagerait pas normalement s'il n'y avait pas de campagne d'investiture. Ce sont des dépenses personnelles du candidat.

Garde d'une personne ayant une incapacité physique ou mentale

Si le candidat à l'investiture prend normalement soin d'une personne ayant une incapacité physique ou mentale et qu'il doit engager des dépenses de garde supplémentaires en raison de ses activités de campagne, ces frais engagés pendant la période de la course à l'investiture sont des dépenses personnelles du candidat.

Dépenses liées à un handicap

Si le candidat à l'investiture a un handicap, les dépenses supplémentaires raisonnables qu'il doit engager pendant la période de la course à l'investiture en raison de ce handicap sont des dépenses personnelles du candidat.

Exemple

En raison d'un handicap, le candidat à l'investiture a besoin d'être accompagné par un soignant lorsqu'il voyage. Pendant ses déplacements de campagne, les frais relatifs à ce soignant qui sont engagés pendant la période de la course à l'investiture constituent des dépenses personnelles du candidat.

Autres dépenses personnelles

Cette catégorie comprend les dépenses personnelles autres que celles faisant partie des catégories précédentes.

C'est dans cette catégorie que sont déclarés les frais de nettoyage à sec, les soins personnels ou l'utilisation par le candidat à l'investiture de son téléphone cellulaire. Toutes ces dépenses doivent être des frais que le candidat à l'investiture n'engagerait pas normalement s'il n'y avait pas de course à l'investiture.

3.3   Autres dépenses

Définition

Les campagnes d'investiture peuvent engager des dépenses avant ou après la période de la course à l'investiture. La déclaration de ces dépenses est facultative.

Cependant, les dépenses engagées à l'extérieur de la période de la course peuvent être déclarées à titre d'autres dépenses, afin de présenter un bilan complet des finances de la campagne et pour expliquer toute divergence dans le calcul de l'excédent.

Pour de plus amples renseignements sur les rapports, voir le chapitre 4, Les rapports exigés.

Note : La période de la course à l'investiture commence le jour de son déclenchement, et prend fin le jour de la désignation.

Toutes les dépenses qui font l'objet d'une contribution non monétaire ou d'une cession non monétaire doivent être inscrites comme autres dépenses.

3.4  Cessions effectuées

Cessions effectuées par la campagne du candidat à l'investiture

Les cessions suivantes peuvent être effectuées par la campagne du candidat à l'investiture :

  • fonds cédés à un candidat du même parti dans la circonscription où la course à l'investiture a eu lieu
  • fonds cédés à l'association enregistrée qui a tenu la course à l'investiture
  • fonds cédés au parti enregistré
Déclaration des cessions effectuées

L'agent financier doit inscrire les renseignements suivants lorsqu'il déclare une cession dans le Rapport de campagne du candidat à l'investiture :

  • le nom complet de l'entité politique affiliée
  • la date à laquelle la cession a été faite
  • le montant des fonds cédés

Pour un rappel rapide des cessions admissibles et inadmissibles, voir le tableau Cessions catégories et règles à la section Tableaux et aide-mémoire.

3.5  Administration des dépenses de campagne d'investiture

L'agent financier a la responsabilité de consigner les dépenses de campagne d'investiture et de conserver les reçus et les factures, comme l'exige la Loi électorale du Canada. Ces pièces devront être fournies à Élections Canada avec le rapport du candidat à l'investiture.

Qui peut engager des dépenses?

Seuls l'agent financier et le candidat à l'investiture peuvent engager des dépenses de campagne d'investiture.

Qui peut payer les dépenses?

Seul l'agent financier peut payer les dépenses de campagne d'investiture. Il existe deux exceptions à cette règle :

  • le candidat à l'investiture peut payer ses dépenses personnelles
  • toute personne autorisée par écrit par l'agent financier peut payer des dépenses à même la petite caisse (l'agent financier doit fixer un montant maximum qui peut être payé à partir de la petite caisse)
Les contributions non monétaires ou cessions non monétaires sont aussi déclarées comme dépenses

Lorsqu'une contribution non monétaire est acceptée à l'égard de la course à l'investiture, l'agent financer doit inscrire la valeur commerciale du bien ou du service comme autre dépense et comme contribution.

Note : Si la valeur commerciale de la contribution non monétaire est de 200 $ ou moins, et que le particulier qui l'apporte ne fait pas le commerce du bien ou service, la contribution est réputée nulle, et aucune dépense n'est déclarée.

Les cessions non monétaires acceptées à l'égard de la course à l'investiture doivent être inscrites par l'agent financier comme autres dépenses et comme cessions.

Note : Les partis enregistrés ou les associations enregistrées peuvent faire des cessions non monétaires seulement s'ils les offrent également à tous les candidats à l'investiture.

Exemple

Après le déclenchement de la course à l'investiture, un particulier fait don à la campagne de paquets de feuilles de papier, de cartouches d'encre et de cahiers. L'achat de tous ces articles à la papeterie locale aurait coûté 300 $; ce montant est donc la valeur commerciale des biens donnés. L'agent financier inscrit 300 $ comme contribution non monétaire apportée par le particulier, et 300 $ comme dépense.

Factures

Si une dépense de 50 $ ou plus a été engagée pendant la période de la course et payée pour le compte du candidat à l'investiture, l'agent financier doit conserver la facture du fournisseur établissant la nature de la dépense et la preuve de paiement.

Si une dépense de moins de 50 $ a été engagée pendant la période de la course et payée pour le compte du candidat à l'investiture, l'agent financier doit dresser une note de la nature de la dépense et conserver la preuve de paiement.

En ce qui concerne les paiements faits à même la petite caisse, la personne autorisée à effectuer ces paiements doit fournir les factures et les preuves de paiement dans les trois mois suivant la date où la dépense a été faite.

Biens ou services fournis par le parti enregistré ou par une association enregistrée

Si le parti enregistré ou l'association enregistrée fournit un bien ou un service au candidat à l'investiture, une copie de la facture du fournisseur original et une copie de la facture du parti ou de l'association doivent être fournies avec le rapport du candidat à l'investiture. Ces pièces justificatives doivent confirmer le montant déclaré dans le rapport.

Paiement des créances et des prêts

Toutes les factures doivent être envoyées à l'agent financier.

Les créances et les prêts doivent être payés dans les 36 mois suivant la date de désignation.

Pour de plus amples renseignements sur les créances et les prêts impayés, voir le chapitre 5, La clôture de la campagne du candidat à l'investiture.

Administration des dépenses personnelles du candidat à l'investiture

Comme l'énonce la Loi électorale du Canada, le candidat à l'investiture doit conserver les factures et les autres pièces justificatives de ses dépenses personnelles.

Le candidat à l'investiture doit remplir le Relevé des dépenses personnelles du candidat à l'investiture dans les trois mois suivant la date de désignation. Il doit y inscrire toutes les dépenses personnelles engagées pendant la période de la course qui n'ont pas été remboursées à même les fonds de la campagne. Les factures et les reçus à l'appui des dépenses personnelles doivent être joints au relevé.

Pour de plus amples renseignements sur le relevé des dépenses personnelles, voir le chapitre 4, Les rapports exigés.

Note : Le candidat à l'investiture doit fournir le Relevé des dépenses personnelles du candidat à l'investiture même si aucune dépense personnelle n'a été engagée.

Pièces justificatives

L'agent financier doit tenir correctement les livres et registres comptables tout au long de la course, afin de pouvoir produire des rapports exacts et se conformer à la Loi électorale du Canada.

L'agent financier doit remplir le Rapport de campagne du candidat à l'investiture et le soumettre à Élections Canada dans les quatre mois suivant la date de désignation, ou dans les quatre mois suivant le jour de l'élection si la date de désignation tombe dans une période électorale ou dans les 30 jours la précédant. Le rapport doit être accompagné des pièces justificatives nécessaires, y compris les documents relatifs aux dépenses de campagne d'investiture :

  • factures et reçus
  • relevés bancaires
  • bordereaux de dépôt
  • chèques annulés
  • factures des tiers
  • accords de prêt et calendriers de remboursement
  • reçus pour contributions et copies des chèques des donateurs
  • contrats ou accords de salariaux
  • contrats de location
  • relevés de kilométrage
  • tout autre document pertinent

Pour de plus amples renseignements sur le rapport du candidat à l'investiture, voir le chapitre 4, Les rapports exigés.