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Manuel sur le financement politique des associations de circonscription et des agents financiers (EC 20089) – Juin 2015

Ce document est une ÉBAUCHE de la ligne directrice d'Élections Canada ALI : 2015-02

CHAPITRE 2 – Rôles et responsabilités

Ce chapitre traite des sujets suivants :

Introduction

L'association de circonscription doit nommer, avant son enregistrement, un premier dirigeant, un agent financier et un vérificateur. Elle peut aussi nommer des agents de circonscription chargés de certaines tâches financières. Le présent chapitre porte sur ces nominations obligatoires et optionnelles et sur les responsabilités des personnes nommées.

2.1 Nominations obligatoires

Premier dirigeant

L'association doit nommer un premier dirigeant avant de demander l'enregistrement. La Loi électorale du Canada ne prescrit pas, pour ce poste, de critères d'admissibilité particuliers.

Responsabilités du premier dirigeant :

Agent financier

L'association doit nommer un agent financier avant de demander l'enregistrement.

L'agent financier est chargé de l'administration des opérations financières de l'association enregistrée et de la production des rapports financiers exigés par la Loi électorale du Canada.

L'association enregistrée ne peut avoir qu'un agent financier à la fois.

Admissibilité

Qui peut devenir agent financier?

Note : La Loi ne l'exige pas, mais l'agent financier devrait avoir l'expérience de la gestion financière. Il devra être en mesure de contrôler, de consigner et d'administrer des opérations financières, et d'établir des rapports financiers.

Qui est inadmissible à la charge d'agent financier?

Processus de nomination

La demande d'enregistrement de l'association doit comporter les nom et adresse de l'agent financier, et être accompagnée d'une déclaration signée de la main de l'agent financier attestant son acceptation de la charge.

Si, pour une raison quelconque, l'agent financier n'est plus en mesure de remplir ses fonctions, l'association doit le remplacer dans les plus brefs délais, et aviser Élections Canada de la nouvelle nomination dans les 30 jours par l'envoi du Formulaire général – Association de circonscription. Ce rapport doit être accompagné de la déclaration de consentement signée par le nouvel agent financier.

Responsabilités et obligations de l'agent financier

Il est recommandé d'ouvrir un compte bancaire qui servira uniquement aux opérations financières de l'association enregistrée. Le pouvoir de signature peut être accordé à l'agent financier et aux agents de circonscription autorisés.

Vérificateur

L'association doit nommer un vérificateur avant de demander l'enregistrement.

L'association enregistrée ne peut avoir qu'un vérificateur à la fois, mais la même personne peut assumer la charge de vérificateur pour plus d'une association enregistrée.

Admissibilité

Qui peut devenir vérificateur?

Qui est inadmissible à la charge de vérificateur?

Processus de nomination

La demande d'enregistrement de l'association doit comporter les nom et adresse du vérificateur, et être accompagnée de la déclaration signée de la main du vérificateur attestant son acceptation de la charge.

Si, pour une raison quelconque, le vérificateur n'est plus en mesure de remplir ses fonctions, l'association doit le remplacer dans les plus brefs délais, et aviser Élections Canada de la nouvelle nomination dans les 30 jours par l'envoi du Formulaire général – Association de circonscription. Ce rapport doit être accompagné de la déclaration de consentement signée par le nouveau vérificateur.

Responsabilités et obligations du vérificateur

Si l'association enregistrée a reçu des contributions de 5 000 $ ou plus au total, ou engagé des dépenses de 5 000 $ ou plus au total au cours de l'exercice, le vérificateur examine les écritures comptables de l'association enregistrée et présente un rapport dans lequel il déclare si, à son avis, le rapport financier de l'association présente les renseignements contenus dans les écritures comptables sur lesquelles il est fondé. Note : Les cessions à des entités politiques affiliées ne sont pas des dépenses.

Le vérificateur doit avoir accès à la totalité des documents de l'association; il a le droit d'exiger de l'agent financier les renseignements et les explications qui sont nécessaires à l'établissement de son rapport.

Paiements des frais de vérification

À la réception du rapport du vérificateur et d'une copie de sa facture, Élections Canada autorise le paiement des frais de vérification jusqu'à concurrence de 1 500 $.

Note : Cette allocation n'est versée que si la vérification du rapport financier annuel de l'association est requise.

2.2 Nominations optionnelles

Agents de circonscription

L'association enregistrée peut nommer des agents de circonscription, qui peuvent être autorisés à accepter des contributions, à contracter des prêts ou à engager et à payer des dépenses pour le compte de l'association.

Le nombre d'agents de circonscription que peut avoir une association est illimité.

Admissibilité

Les critères d'admissibilité à ce poste sont les mêmes que pour l'agent financier. L'association enregistrée doit faire état des attributions conférées à ces agents.

Processus de nomination

L'association enregistrée peut nommer des agents de circonscription en tout temps.

Dans les 30 jours suivant la nomination, elle doit produire auprès d'Élections Canada un rapport écrit indiquant les nom et adresse des agents ainsi que leurs attributions. Le rapport doit comporter l'attestation signée par l'agent financier.

Élections Canada consigne ces renseignements dans le Registre des associations de circonscription.

Responsabilités et obligations de l'agent de circonscription

Les agents de circonscription autorisés peuvent remplir les tâches suivantes :