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Manuel sur le financement politique des associations de circonscription et des agents financiers (EC 20089) – Juin 2015

Ce document est une ÉBAUCHE de la ligne directrice d'Élections Canada ALI : 2015-02

CHAPITRE 4 – Rapports exigés

Ce chapitre traite des sujets suivants :

Introduction

L'association enregistrée doit soumettre certains rapports à Élections Canada. Le présent chapitre donne des précisions sur ces rapports et sur les échéances à respecter.

Note : Élections Canada a mis au point le Rapport financier électronique (RFE), un logiciel gratuit qui facilite l'établissement des rapports financiers. Ce logiciel peut être téléchargé à partir du site Web d'Élections Canada.

4.1 Délais de production des rapports

La Loi électorale du Canada exige la production de certains rapports dans des délais prescrits. Les formulaires à remplir se trouvent sur le site Web d'Élections Canada.

Échéance Responsable Documents obligatoires Destinataire
6 mois après l'enregistrement Agent financier
  • État de l'actif et du passif de l'association enregistrée à la veille de l'enregistrement

Élections Canada

30 jours après une modification des renseignements au registre Agent financier ou premier dirigeant
  • Communication des nouvelles coordonnées/nominations

Élections Canada

31 mai Agent financier
  • Contributions à un parti enregistré ou à une association enregistrée – Déclaration de renseignements

ARC

31 mai* Premier dirigeant
  • Déclaration annuelle des renseignements au Registre ou Formulaire général – Association de circonscription

Élections Canada

30 jours après la fin du trimestre Agent principal
  • Rapport financier trimestriel d'un parti enregistré*

Élections Canada

31 mai Agent financier
  • Rapport financier d'une association enregistrée
  • Rapport du vérificateur**

Élections Canada

30 jours après une course à l'investiture tenue par l'association Représentant de l'association
  • Rapport sur la course à l'investiture

Élections Canada

*Si cette échéance coïncide avec une période électorale, elle est reportée au 31 juillet.

**Doit être produit si l'association a accepté des contributions de 5 000 $ ou plus au total, ou engagé des dépenses de 5 000 $ ou plus au total au cours de l'exercice. Note : Les cessions à des entités politiques affiliées ne sont pas des dépenses.

4.2 Rapports obligatoires

Rapport après l'enregistrement

L'association enregistrée doit informer Élections Canada de son actif et de son passif après son enregistrement.

Dans l'État de l'actif et du passif de l'association enregistrée, l'association présente son actif et son passif à la veille de la date de prise d'effet de son enregistrement. Ce document doit être fourni à Élections Canada par l'agent financier dans les six mois suivant l'enregistrement de l'association.

Communication des modifications aux renseignements du Registre

Si les renseignements consignés dans le Registre au sujet de l'association doivent être modifiés (par exemple parce que l'association a déménagé ou nommé un nouveau dirigeant), l'agent financier ou le premier dirigeant doit, par écrit, informer Élections Canada du changement dans les 30 jours.

Élections Canada mettra à jour en conséquence le Registre des associations de circonscription.

Rapports annuels exigés

Certains rapports doivent être produits chaque année.

Rapport à l'Agence du revenu du Canada

L'association enregistrée doit déclarer chaque année à l'Agence du revenu du Canada les contributions qu'elle a reçues. Le rapport doit être présenté par l'agent financier. Le délai prescrit est le même délai que pour la présentation du rapport financier annuel de l'association, soit le 31 mai.

Le formulaire de l'ARC à remplir est accessible à partir du site Web d'Élections Canada (sous Participants politiques>Outils pour les associations de circonscription>Formulaires financiers).

Mise à jour des renseignements au registre

Une mise à jour des renseignements au registre est obligatoire et sert à aviser Élections Canada que les renseignements de l'association dans le registre sont exacts ou qu'ils doivent être mis à jour. Il incombe au premier dirigeant de l'association de soumettre soit la Déclaration annuelle des renseignements au Registre, soit le Formulaire général – Association de circonscription au plus tard le 31 mai de chaque année. Si cette échéance coïncide avec une période électorale, elle est reportée au 31 juillet.

Chaque année, une trousse qui comprend les formulaires à soumettre pour les mises à jour au registre est envoyée aux associations par Élections Canada. Les formulaires suivants sont aussi disponibles sur le site Web d'Élections Canada :

Rapport financier d'une association enregistrée

Le Rapport financier d'une association enregistrée doit être rempli par l'agent financier et envoyé à Élections Canada dans les cinq mois suivant la fin de l'exercice. Le rapport comporte les parties suivantes :

L'agent financier doit joindre au Rapport financier d'une association enregistrée les tableaux complémentaires requis.

Note : Après avoir reçu le rapport financier de l'association, Élections Canada procédera à son examen. Il se peut qu'Élections Canada contacte l'agent financier pour obtenir des documents justificatifs supplémentaires.

Pour de plus amples renseignements sur la façon de dresser les états financiers de l'association, voir l'annexe.

Rapport du vérificateur

Le rapport du vérificateur doit accompagner le Rapport financier d'une association enregistrée si l'association a accepté des contributions de 5 000 $ ou plus au total, ou engagé des dépenses de 5 000 $ ou plus au total au cours de l'exercice. L'agent financier doit s'assurer que le rapport est complet et qu'il est soumis à Élections Canada au plus tard le 31 mai.

Note : Les honoraires de vérification et les cessions apportées ou reçues par l'association enregistrée ne comptent pas aux fins de l'application du seuil de 5 000 $.

Après que l'agent financier a terminé le rapport financier annuel de l'association, le vérificateur s'assure que l'information contenue dans le rapport présente fidèlement les renseignements contenus dans les écritures comptables tenues par l'agent financier. Dans son rapport, le vérificateur indiquera si, à son avis, le Rapport financier d'une association enregistrée présente ces renseignements.

Il est très important que l'agent financier donne au vérificateur suffisamment de temps pour examiner adéquatement le Rapport financier d'une association enregistrée. Il est donc recommandé de remettre le rapport financier au vérificateur bien avant la date limite de production.

Note : La Loi électorale du Canada prévoit qu'une allocation n'excédant pas 1 500 $ soit versée pour les frais de vérification quand une vérification du rapport financier annuel de l'association est requise.

Rapport de course à l'investiture

L'association enregistrée qui a tenu une course à l'investiture doit produire un Rapport sur la course à l'investiture à Élections Canada dans les 30 jours suivant la date de désignation. Si la course a été tenue par le parti enregistré, c'est à lui de produire le rapport. Ce rapport doit être produit si la course était ouverte à plus d'une personne – même si une seule personne a posé sa candidature.

Note : Il est important de produire le Rapport sur la course à l'investiture dans le mois suivant la course, conformément à la Loi électorale du Canada. À sa réception, Élections Canada commence à informer les candidats à l'investiture et les agents financiers des délais de présentation des rapports et de leurs autres obligations importantes en la matière.

Les renseignements suivants doivent être fournis dans le Rapport sur la course à l'investiture :

4.3 Présentation des documents à Élections Canada

Les documents doivent être signés avant d'être soumis à Élections Canada. Les déclarations au Registre doivent être établies sur les formulaires prescrits et envoyées par la poste ou par télécopieur au Bureau du registraire d'Élections Canada. Ces formulaires sont disponibles sur le site Web d'Élections Canada.

Le rapport financier annuel de l'association peut être établi et présenté de plusieurs façons.

Au moment de soumettre des documents, n'oubliez pas d'indiquer votre nom, votre rôle et le nom de l'association. Il est recommandé de conserver une copie de tous les documents envoyés à Élections Canada. Les documents soumis à Élections Canada doivent être signés.

Rempli avec Comment présenter les documents
les formulaires papier
  1. Envoyer les documents obligatoires signés par messagerie, courrier, télécopieur ou courriel (format PDF) à Élections Canada.
  2. Envoyer toutes les pièces justificatives par messagerie, courrier, télécopieur ou courriel (format PDF) à Élections Canada.
le logiciel RFE
  1. Le RFE crée un fichier de soumission du rapport.
  2. Envoyer le fichier de soumission en pièce jointe dans un courriel à Élections Canada.
  3. Envoyer les documents requérant une signature et les pièces justificatives par messagerie, courrier, télécopieur ou courriel (format PDF) à Élections Canada.

Note : Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation du RFE, voir le guide d'utilisation intégré au logiciel RFE.

Où envoyer les documents

Courriel :
efr-rfe@elections.ca

Courrier :
Élections Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 0M6

Télécopieur :
Financement politique
1-888-523-9333 (sans frais)
1-819-939-1803

Délais de production et prorogation de délai

La Loi électorale du Canada fixe des délais pour la production des rapports.

Si l'agent financier est incapable de produire le Rapport financier d'une association enregistrée et tous les documents obligatoires dans le délai prescrit, l'agent financier ou le premier dirigeant de l'association peut demander à Élections Canada l'autorisation de présenter tardivement le rapport financier et le rapport du vérificateur (s'il est requis). Cependant, la demande doit parvenir à Élections Canada dans les deux semaines suivant l'expiration du délai prescrit.

Note : Seul un juge peut accorder une prorogation demandée plus de deux semaines après l'expiration du délai.

Le tableau suivant indique les documents pour lesquels une prorogation de délai peut être demandée en vertu de la Loi électorale du Canada.

Rapports de l'association enregistrée – demandes de prorogation de délai
Document à soumettre Prorogation accordée par Élections Canada Prorogation supplémentaire accordée par Élections Canada Prorogation accordée par un juge
Rapport financier d'une association enregistrée Oui Non Oui
Rapport financier d'une association enregistrée corrigé ou révisé, à la demande de l'association enregistrée Oui Oui Non
Rapport financier d'une association enregistrée corrigé ou révisé, à la demande d'Élections Canada Non Non Non

Le formulaire Demande de prorogation de délai doit être utilisé pour demander une prorogation de délai. Élections Canada autorisera la prorogation sauf si l'agent financier a volontairement omis de produire les documents exigés ou si cette omission résulte du fait que les mesures nécessaires pour les produire n'ont pas été prises.

Note : La Loi électorale du Canada ne prévoit aucune prorogation en ce qui concerne les déclarations au registre.

Documents dont le délai ne peut pas être prorogé

Les corrections et les révisions demandées par Élections Canada ne peuvent pas faire l'objet d'une prorogation de délai et doivent être soumises dans le délai prescrit. Cependant, l'agent financier peut demander à un juge d'être soustrait à l'obligation de se conformer à la demande.

Prorogation accordée par un tribunal

Si Élections Canada refuse d'accorder la prorogation ou, dans le cas du Rapport financier d'une association enregistrée, si l'agent financier est dans l'incapacité de produire les documents exigés dans le délai prorogé, l'agent financier peut demander une prorogation à un juge. Il n'est pas possible d'obtenir une prorogation de délai auprès d'un juge pour la soumission d'un rapport corrigé ou révisé.

Note : Si les documents ne sont pas produits à l'intérieur du délai prescrit et qu'aucune prorogation n'est accordée, l'association enregistrée risque la radiation.

4.4 Présentation d'un rapport financier modifié

Dans certains cas, il est possible que des modifications doivent être apportées au rapport financier de l'association. Une version modifiée du Rapport financier d'une association enregistrée doit être présentée à Élections Canada si des erreurs ou des omissions doivent être corrigées.

Corrections ou révisions demandées par Élections Canada

À la suite de l'examen d'un rapport financier, Élections Canada peut demander à l'association enregistrée de corriger ou réviser son rapport financier annuel dans un délai donné.

Corrections ou révisions demandées par l'association enregistrée

S'il faut corriger ou réviser le rapport financier de l'association (par exemple, parce qu'il manque certaines contributions dans le rapport original), l'agent financier ou le premier dirigeant doit demander par écrit à Élections Canada l'autorisation de présenter un rapport corrigé ou révisé.

Une fois la correction ou la révision autorisée, le rapport modifié doit être soumis dans les 30 jours.