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Manuel sur le financement politique des candidats et des agents officiels (EC 20155) – Juillet 2015

Ce document est la ligne directrice d'Élections Canada ALI 2015-12.

Qu'y a-t-il de nouveau dans cette publication?

  • Chapitre 3 offre de l'information concernant la publicité électorale, conformément aux ALI 2015-04 et 2015-08.

Cliquez sur le lien pour obtenir la version la plus à jour du Manuel sur le financement politique pour les candidats et les agents officiels.

Chapitre 4 – Les rapports exigés

Ce chapitre traite des sujets suivants :

Introduction

Les responsabilités du candidat et de son agent officiel ne prennent pas fin le jour de l'élection. Il reste encore les rapports financiers à soumettre à Élections Canada. Le présent chapitre donne plus de détails sur ces rapports, sur les échéances à respecter et sur les pièces justificatives à joindre à chaque rapport.

Note : Élections Canada a mis au point le Rapport financier électronique (RFE), un logiciel gratuit qui facilite l'établissement des rapports financiers. Ce logiciel peut être téléchargé à partir du site Web d'Élections Canada.

4.1 Délais de production des rapports

La Loi électorale du Canada exige la production de divers rapports financiers dans des délais prescrits. Les formulaires à remplir se trouvent sur le site Web d'Élections Canada.

Délai Personne responsable Documents obligatoires Soumis à
1 mois après le jour de l'élection Agent officiel
  • Tous les reçus d'impôt officiels qui n'ont pas été utilisés et les copies de ceux qui ont été utilisés, s'il y a lieu*
Élections Canada
3 mois après le jour de l'élection Candidat
  • Relevé des dépenses personnelles du candidat signé, et tous les documents à l'appui
Agent officiel
4 mois après le jour de l'élection Agent officiel
  • Contributions versées à un candidat à une élection - Déclaration de renseignements
Agence du revenu du Canada
4 mois après le jour de l'élection Agent officiel
  • Rapport de campagne électorale du candidat et tous les documents à l'appui, y compris la déclaration signée par le candidat et l'agent officiel
  • Relevé des dépenses personnelles du candidat signé et tous les documents à l'appui
  • Rapport du vérificateur
  • Facture du vérificateur
  • Liste de contrôle de vérification
Élections Canada
4 mois après le jour de l'élection Candidat
  • État des cadeaux ou autres avantages reçus par le candidat, s'il y a lieu
Élections Canada
30 jours après le paiement d'une créance ou d'un prêt** Agent officiel
  • Mise à jour du Rapport de campagne électorale du candidat
Élections Canada
19 mois après le jour de l'élection Agent officiel
  • État des créances et des prêts impayés du candidat 18 et 36 mois après le jour de l'élection***
Élections Canada
37 mois après le jour de l'élection Agent officiel
  • État des créances et des prêts impayés du candidat 18 et 36 mois après le jour de l'élection***
Élections Canada

* S'applique aux reçus d'impôt en format papier obtenus d'Élections Canada. Ne s'applique pas aux reçus d'impôt préparés en utilisant le logiciel Rapport financier électronique (RFE).

** Il est nécessaire d'obtenir une autorisation d'Élections Canada pour payer des créances ou des prêts plus de 36 mois après le jour de l'élection.

*** Requis si la campagne a des créances ou des prêts impayés.

Retour des reçus d'impôt

Si le candidat a obtenu des reçus d'impôt en format papier d'Élections Canada au début de la campagne, l'agent officiel doit retourner à Élections Canada, dans le mois suivant le jour de l'élection, tous les reçus inutilisés et annulés, ainsi qu'une copie de tous les reçus utilisés. Si l'agent officiel ne retourne pas les reçus inutilisés à temps et s'il ne rend pas compte de tous les reçus utilisés, le cautionnement de candidature de 1 000 $ sera confisqué.

Note : L'agent officiel peut imprimer les reçus d'impôt au moyen du logiciel RFE. Si l'agent officiel n'a pas obtenu de reçus en format papier du directeur du scrutin et qu'il a plutôt utilisé le RFE, l'obligation de retourner les reçus inutilisés ne le concerne pas. Pour de plus amples renseignements, voir la section 5.1, Distribution des fonds administrés par Élections Canada.

4.2 Documents obligatoires et pièces justificatives

Documents à produire dans les quatre mois suivant le jour de l'élection

Aux termes de la Loi électorale du Canada, les documents suivants doivent être produits dans les quatre mois suivant le jour de l'élection :

Le Rapport de campagne électorale du candidat, le rapport du vérificateur et la Liste de contrôle de vérification doivent être en transit vers Élections Canada au plus tard à la date d'échéance.

Rapport de campagne électorale du candidat

Le Rapport de campagne électorale du candidat comprend les éléments suivants :

L'agent officiel doit fournir, avec le Rapport de campagne électorale du candidat, les documents à l'appui suivants :

Note : Après avoir reçu le rapport du candidat, Élections Canada procédera à son examen. Il se peut qu'Élections Canada communique avec l'agent officiel pour obtenir des documents justificatifs supplémentaires.

Relevé des dépenses personnelles du candidat

Il incombe au candidat de produire le Relevé des dépenses personnelles du candidat. Il doit remplir le relevé et le remettre à l'agent officiel dans les trois mois suivant le jour de l'élection. L'agent officiel doit ensuite le transmettre à Élections Canada dans les quatre mois suivant le jour de l'élection, avec le Rapport de campagne électorale du candidat.

Le candidat énumère dans le relevé les dépenses personnelles raisonnables qu'il a engagées en raison de sa campagne et qui ne lui ont pas été remboursées à même les fonds de campagne. Le relevé doit être produit même si aucune dépense personnelle n'a été engagée.

Le candidat doit déclarer :

Pour de plus amples renseignements sur les catégories de dépenses personnelles, voir la section 3.3, Dépenses personnelles du candidat.

À l'appui du Relevé des dépenses personnelles du candidat, le candidat doit fournir une preuve de paiement de toutes les dépenses personnelles, ainsi que les factures des dépenses personnelles de 50 $ ou plus.

Rapport du vérificateur

Le rapport du vérificateur doit accompagner le Rapport de campagne électorale du candidat. L'agent officiel doit s'assurer que le rapport est établi et qu'il est soumis à Élections Canada dans les quatre mois suivant le jour de l'élection.

Après que l'agent officiel a rempli le Rapport de campagne électorale du candidat, le vérificateur s'assure que le rapport présente fidèlement les renseignements contenus dans les registres financiers tenus par l'agent officiel durant la campagne. Dans son rapport, le vérificateur indiquera si, à son avis le Rapport de campagne électorale du candidat présente ces renseignements.

Il est très important que l'agent officiel donne au vérificateur suffisamment de temps pour examiner adéquatement le Rapport de campagne électorale du candidat. Il est donc recommandé de remettre le rapport du candidat au vérificateur bien avant la date limite de production, qui est quatre mois après le jour de l'élection.

Avec son rapport, le vérificateur fournit la Liste de contrôle de vérification ainsi que sa facture. La liste de contrôle à remplir se trouve sur le site Web d'Élections Canada.

La Loi électorale du Canada prévoit une allocation pour les honoraires du vérificateur. Voir Allocation au vérificateur, à la section 5.1.

État des cadeaux ou autres avantages reçus par le candidat

Le candidat doit présenter un État des cadeaux ou autres avantages reçus par le candidat s'il a reçu un cadeau ou autre avantage dont il a retiré un gain de plus de 500 $. Si un même donateur a offert plus d'un cadeau ou autre avantage, tous les cadeaux ou autres avantages que le candidat a reçus de ce donateur doivent être déclarés si le candidat en a retiré au total un gain de plus de 500 $.

Ce document est confidentiel, sauf aux fins de l'application de la loi. Le candidat doit l'envoyer directement à Élections Canada dans les quatre mois suivant le jour de l'élection.

Le candidat doit déclarer :

Pour de plus amples renseignements, voir la section 2.6, Cadeaux et autres avantages.

Déclarer les paiements de créances ou de prêts

Si la campagne du candidat a des créances ou des prêts impayés, des mises à jour des paiements effectués doivent être produites.

Mise à jour après le paiement final d'une créance ou d'un prêt dans les 36 mois suivant le jour de l'élection

Si une créance ou un prêt est payé complètement dans les 36 mois suivant le jour de l'élection, l'agent officiel doit soumettre une mise à jour du rapport de campagne électorale du candidat au plus tard 30 jours après le paiement final.

État des créances et des prêts impayés du candidat 18 et 36 mois après le jour de l'élection

L'État des créances et des prêts impayés du candidat 18 et 36 mois après le jour de l'élection est requis si la campagne a des créances ou des prêts impayés.

L'état doit comprendre les renseignements suivants concernant les créances et les prêts impayés :

Note : Il n'est pas nécessaire d'obtenir une autorisation d'Élections Canada pour payer une créance ou un prêt dans les 36 mois suivant le jour de l'élection.

Mise à jour suivant le paiement final d'une créance ou d'un prêt plus de 36 mois après le jour de l'élection

Si une créance ou un prêt demeure impayé plus de 36 mois après le jour de l'élection, l'agent officiel doit obtenir l'autorisation d'Élections Canada ou d'un juge pour pouvoir effectuer un paiement.

Après avoir payé la créance ou le prêt, l'agent officiel doit soumettre une mise à jour du rapport du candidat à Élections Canada au plus tard 30 jours après le paiement.

Pour de plus amples renseignements sur les créances et les prêts impayés, voir la section 5.2, Gestion des créances et des prêts impayés.

4.3   Présentation des documents à Élections Canada

Le rapport du candidat peut être établi et présenté de plusieurs façons.

Rempli avec Comment présenter les documents
les formulaires papier
  1. Envoyer les documents obligatoires signés par messagerie, courrier, télécopieur ou courriel (format PDF) à Élections Canada.
  2. Envoyer les pièces justificatives à Élections Canada par courrier ou messagerie.
le logiciel RFE
  1. Le RFE crée un fichier de soumission du rapport.
  2. Envoyer le fichier de soumission en pièce jointe dans un courriel à Élections Canada.
  3. Envoyer les documents requérant une signature et les pièces justificatives par messagerie, courrier, télécopieur ou courriel (format PDF) à Élections Canada.

Note : Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation du RFE, voir le guide d'utilisation intégré au logiciel RFE.

Où envoyer les documents

Courriel :
efr-rfe@elections.ca

Courrier :
Élections Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 0M6

Télécopieur :
Financement politique
1-888-523-9333 (sans frais)
1-819-939-1803

Avec les documents, ne pas oublier d'indiquer vos nom, rôle (agent officiel), circonscription et appartenance politique, le cas échéant. Il est recommandé de conserver une copie de tous les documents envoyés à Élections Canada. Les documents soumis à Élections Canada doivent être signés.

Délais de production et prorogation de délai

La Loi électorale du Canada prescrit des délais de production des rapports. L'agent officiel du candidat doit obtenir une autorisation d'Élections Canada ou d'un juge pour soumettre un rapport après l'échéance.

Il est important de noter que les documents obligatoires doivent être soumis avant l'échéance. S'il manque seulement quelques factures ou reçus, il est recommandé de soumettre les documents obligatoires à temps et d'envoyer la documentation manquante plus tard.

Si l'agent officiel ou le candidat sont dans l'incapacité de soumettre un rapport dans le délai prescrit, ils peuvent présenter une demande de prorogation de délai à Élections Canada. La demande doit être reçue par Élections Canada dans les deux semaines suivant l'échéance de soumission du rapport.

Le tableau suivant indique les documents pour lesquels une prorogation de délai peut être demandée en vertu de la Loi électorale du Canada.

Rapports du candidat – demandes de prorogation de délai
Document à soumettre Prorogation accordée par Élections Canada Prorogation supplémentaire accordée par Élections Canada Prorogation accordée par un juge
Rapport de campagne électorale du candidat Oui Non Oui
Mise à jour du Rapport de campagne électorale du candidat après le paiement final d'une créance ou d'un prêt dans les 36 mois suivant le jour de l'élection Oui Non Oui
État des créances et des prêts impayés du candidat 18 et 36 mois après le jour de l'élection Oui Non Oui
Mise à jour du Rapport de campagne électorale du candidat suivant un paiement d'une créance ou d'un prêt plus de 36 mois après le jour de l'élection Oui Non Oui
Rapport de campagne électorale du candidat corrigé ou révisé suite à une demande du candidat ou de l’agent officiel Oui Oui Non
Rapport de campagne électorale du candidat corrigé ou révisé suite à une demande d’Élections Canada Non Non Non

Le formulaire Demande de prorogation de délai doit être utilisé pour demander une prorogation de délai. Élections Canada autorisera la prorogation sauf si l'omission de l'agent officiel de produire les documents exigés est intentionnelle ou résulte du fait que les mesures nécessaires pour les produire n'ont pas été prises.

Note : Il est dans l'intérêt de la campagne de soumettre le rapport du candidat avant l'échéance. Plus tôt Élections Canada le reçoit, plus rapidement il peut le réviser et autoriser le remboursement, s'il y a lieu.

Documents dont le délai ne peut pas être prorogé

Les corrections et les révisions demandées par Élections Canada ne peuvent pas faire l'objet d'une prorogation de délai et doivent être soumises dans la période précisée. Cependant, l'agent officiel ou le candidat peut demander à un juge d'être soustrait à l'obligation de se conformer à la demande.

Prorogation accordée par un tribunal

Si Élections Canada refuse d'accorder une prorogation ou si l'agent officiel ou le candidat est dans l'incapacité de soumettre les documents requis dans le délai prorogé, l'agent officiel ou le candidat peut demander une prorogation de délai à un juge. Il n'est toutefois pas possible d'obtenir une prorogation de délai auprès d'un juge pour la soumission d'un rapport corrigé ou révisé.

Pour de plus amples renseignements sur la présentation d'un rapport modifié, voir la section 5.3, Présentation d'un rapport du candidat modifié.

Conséquences de la non-observation des délais

Si le Rapport de campagne électorale du candidat et tous les documents obligatoires ne sont pas soumis dans les délais, les conséquences sont les suivantes :

Pour que le candidat soit admissible au remboursement des dépenses électorales et qu'il puisse participer à de futures élections fédérales, une prorogation de délai devrait être accordée par un juge.

Note : Si le Rapport de campagne électorale du candidat, le rapport du vérificateur et la Liste de contrôle de vérification ne sont pas soumis à Élections Canada, la Loi électorale du Canada stipule qu'un député ne peut pas continuer de siéger ou de voter comme député tant qu'il n'a pas soumis les documents ou obtenu une prorogation de délai.