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Manuel sur le financement politique des partis enregistrés et des agents principaux (EC 20231) – Juin 2016

Ce document est la ligne directrice d'Élections Canada ALI 2016-04.

Cliquez sur le lien pour obtenir la version la plus à jour du Manuel sur le financement politique des partis enregistrés et des agents principaux.

Chapitre 4 – Rapports exigés

Ce chapitre traite des sujets suivants :

Introduction

Un parti enregistré ou admissible doit soumettre certains rapports à Élections Canada. Le présent chapitre donne des précisions sur ces rapports et sur les échéances à respecter.

Note : Élections Canada a mis au point le Rapport financier électronique (RFE), un logiciel gratuit qui facilite l'établissement des rapports financiers. Ce logiciel peut être téléchargé à partir du site Web d'Élections Canada.

4.1 Délais de production des rapports

La Loi électorale du Canada exige la production de certains rapports dans des délais prescrits. Les formulaires à remplir se trouvent sur le site Web d'Élections Canada.

Échéance Responsable Documents obligatoires Destinataire
6 mois après l'enregistrement du parti Agent principal
  • État de l'actif et du passif du parti enregistré à la veille de l'enregistrement
  • Rapport du vérificateur

Élections Canada

30 jours après une modification des renseignements au registre Représentant du parti
  • Déclaration de la modification des renseignements au registre et documents nécessaires
    (p. ex. la déclaration de consentement d'un nouvel agent)
  • Déclaration signalant la nomination d'un nouveau chef

Élections Canada

Tous les trois ans, au plus tard le 30 juin (à présenter en 2016) Représentant du parti
  • Une déclaration de 250 membres d'un parti enregistré ou d'un parti admissible (Formulaire général – Parti politique)

Élections Canada

Le 30 juin Chef du parti
  • Une déclaration du chef du parti politique (Formulaire général – Parti politique)

Élections Canada

30 jours après la fin du trimestre Agent principal
  • Rapport financier trimestriel d'un parti enregistré*

Élections Canada

Le 30 juin Agent principal
  • Contributions à un parti enregistré ou à une association enregistrée – Déclaration de renseignements

ARC

Le 30 juin Agent principal
  • Déclaration annuelle des renseignements au registre

Élections Canada

Le 30 juin Agent principal
  • Rapport financier annuel d'un parti enregistré
  • Rapport du vérificateur

Élections Canada

Dans les 10 jours suivant le déclenchement d'une élection générale Représentant du parti
  • Déclaration signalant la modification ou confirmant l'exactitude des renseignements au registre
  • Nom des représentants désignés

Élections Canada

8 mois après le jour du scrutin Agent principal
  • Rapport d'un parti enregistré sur les dépenses d'une élection générale
  • Rapport du vérificateur

Élections Canada

Si un parti se propose de tenir une course à la direction Agent principal
  • Formulaire général – Course à la direction d'un parti enregistré

Élections Canada

30 jours après une course à l'investiture tenue par le parti Représentant du parti
  • Formulaire général – Course à l'investiture (à moins que la course ait été tenue par une association enregistrée)

Élections Canada

Au moment de la cession d'une contribution dirigée à un candidat à la direction Agent principal
  • État des contributions dirigées reçues et cédées à un candidat à la direction

Candidat à la direction

* Exigé si, lors de la dernière élection générale, les candidats soutenus par le parti ont obtenu au moins 2 % du total des votes validement exprimés ou au moins 5 % des votes validement exprimés dans les circonscriptions où le parti a soutenu un candidat.

4.2 Documents obligatoires et justificatifs

Rapport après l'enregistrement

Le parti enregistré doit informer Élections Canada de son actif et de son passif après son enregistrement.

Dans l'État de l'actif et du passif du parti enregistré, le parti présente son actif et son passif à la veille de la date de prise d'effet de son enregistrement. Ce document doit être fourni à Élections Canada par l'agent principal dans les six mois suivant l'enregistrement du parti et doit être accompagné du rapport du vérificateur.

Communication des modifications aux renseignements du registre

Si les renseignements consignés dans le registre au sujet d'un parti enregistré ou d'un parti admissible doivent être modifiés (par exemple parce que le parti a déménagé ou nommé un nouveau dirigeant ou un nouvel agent enregistré), le représentant du parti doit en informer Élections Canada dans les 30 jours, dans un rapport écrit attesté par le chef du parti.

Élections Canada mettra à jour en conséquence le Registre des partis politiques.

Déclarations des membres du parti

Un parti enregistré ou un parti admissible doit soumettre tous les trois ans les nom, adresse et déclaration d'au moins 250 membres du parti, au plus tard le 30 juin.

Ces déclarations devront être présentées en 2016.

Rapports annuels exigés

Certains rapports doivent être produits tous les ans.

Déclaration du chef

Tous les ans, un parti enregistré ou un parti admissible doit transmettre à Élections Canada une déclaration du chef du parti politique, au plus tard le 30 juin. Dans le Formulaire général – Parti politique, signé par le chef du parti, ce dernier déclare que l'un des objectifs essentiels du parti consiste à participer aux affaires publiques en soutenant la candidature et en appuyant l'élection d'un ou de plusieurs de ses membres.

Rapport à l'Agence du revenu du Canada

Le parti enregistré doit déclarer chaque année à l'Agence du revenu du Canada les contributions qu'il a reçues. Le rapport doit être présenté par l'agent principal. Le délai prescrit est le même que pour la présentation du rapport financier annuel du parti, soit au plus tard le 30 juin.

Le formulaire de l'ARC à remplir est accessible à partir du site Web d'Élections Canada.

Déclaration annuelle des renseignements au registre

Au plus tard le 30 juin de chaque année, un parti enregistré ou un parti admissible doit faire rapport à Élections Canada au sujet des renseignements inscrits au registre. La déclaration doit confirmer l'exactitude des renseignements inscrits au registre ou faire état de toute modification; elle doit être attestée par le chef du parti.

Élections Canada mettra à jour en conséquence le Registre des partis politiques.

Rapport financier trimestriel d'un parti enregistré

Le Rapport financier trimestriel d'un parti enregistré est exigé si, lors de la dernière élection générale, les candidats soutenus par le parti ont obtenu au moins 2 % du total des votes validement exprimés ou au moins 5 % des votes validement exprimés dans les circonscriptions où le parti a soutenu un candidat. Ce rapport doit être transmis à Élections Canada par l'agent principal, dans les 30 jours suivant la fin du trimestre visé par le rapport. Le rapport comporte les parties suivantes :

Rapport financier annuel d'un parti enregistré

Tous les ans, l'agent principal doit soumettre à Élections Canada le Rapport financier annuel d'un parti enregistré, au plus tard le 30 juin. Le rapport comporte les parties suivantes :

L'agent principal doit joindre au Rapport financier annuel d'un parti enregistré tout tableau complémentaire requis. Le rapport du vérificateur doit accompagner le rapport financier annuel.

Rapports exigés pour un scrutin donné

État après le déclenchement d'une élection générale

Dans les 10 jours suivant le déclenchement d'une élection générale, un parti enregistré ou un parti admissible doit présenter à Élections Canada un état, attesté par le chef du parti, confirmant l'exactitude des renseignements inscrits au registre ou signalant toute modification. L'état doit aussi comprendre le nom des représentants désignés par le parti pour soutenir des candidats.

Rapport d'un parti enregistré sur les dépenses d'une élection générale

Le Rapport d'un parti enregistré sur les dépenses d'une élection générale doit être transmis à Élections Canada par l'agent principal dans les huit mois suivant le jour du scrutin. Le rapport du parti sur les dépenses électorales comporte les parties suivantes :

L'agent principal doit joindre au Rapport d'un parti enregistré sur les dépenses d'une élection générale les documents justificatifs requis, s'il y a lieu. Le rapport du vérificateur doit accompagner le rapport sur les dépenses électorales.

Déclaration d'une course à la direction

Si un parti enregistré prévoit tenir une course à la direction, l'agent principal est chargé d'en informer Élections Canada. Le Formulaire général – Course à la direction d'un parti enregistré précise les dates de début et de fin de la course.

Rapport de course à l'investiture

Un parti enregistré doit produire un Rapport de course à l'investiture à Élections Canada dans les 30 jours suivant la date de désignation de toute course à l'investiture tenue par le parti. Si la course est tenue par une association enregistrée, c'est à elle de produire le rapport. Ce rapport doit être produit si la course était ouverte à plus d'une personne – même si une seule personne a posé sa candidature.

Note : Il est important de produire le rapport de course à l'investiture dans le mois suivant la course, comme l'exige la Loi électorale du Canada. À sa réception, Élections Canada commence à informer les candidats à l'investiture et les agents financiers des délais de présentation des rapports et de leurs autres obligations importantes en la matière.

Les renseignements suivants doivent être fournis dans le rapport de course à l'investiture :

Déclaration de contributions dirigées

On doit remettre à la campagne des candidats à la direction un État des contributions dirigées reçues et cédées à un candidat à la direction afin de fournir aux candidats à la direction l'information nécessaire au respect de leurs obligations en matière de rapports. Si le parti enregistré reçoit et cède des contributions dirigées à la campagne d'un candidat à la direction, il doit transmettre les états de ces contributions en même temps que les cessions.

Rapports du vérificateur

Les rapports financiers suivants doivent être accompagnés d'un rapport du vérificateur :

Le vérificateur doit avoir accès à la totalité des documents du parti; il a le droit d'exiger de l'agent principal les renseignements et les explications qui sont nécessaires à l'établissement de son rapport.

Conformément aux normes de vérification généralement reconnues, le vérificateur examine les écritures comptables du parti et présente un rapport dans lequel il déclare si, à son avis, le rapport financier du parti présente les renseignements contenus dans les écritures comptables sur lesquelles il est fondé.

Il est très important que l'agent principal donne au vérificateur suffisamment de temps pour examiner adéquatement un rapport financier. Il est donc recommandé de remettre le rapport financier complet au vérificateur bien avant la date limite de production.

Le rapport du vérificateur doit comprendre toute déclaration qu'il estime nécessaire, dans l'un ou l'autre des cas suivants :

Note : Lorsqu'il prépare un rapport sur le Rapport d'un parti enregistré sur les dépenses d'une élection générale, le vérificateur doit inclure une déclaration s'il a constaté que selon la vérification, il semble que le parti enregistré et son agent principal n'ont pas respecté les articles 363 à 445 de la Loi électorale du Canada.

Note : La Loi électorale du Canada ne prévoit pas d'allocation à l'intention des partis pour le paiement de services de vérification.

4.3 Présentation des documents à Élections Canada

Les rapports financiers trimestriels du parti enregistré (s'il y a lieu), les rapports financiers annuels et les rapports des dépenses électorales peuvent être établis et présentés de plusieurs façons.

Rempli avec
Comment présenter les documents
Les formulaires papier
  1. Signer les versions papier des rapports.
  2. Envoyer les rapports par messagerie, courrier, télécopieur ou courriel (format PDF) à Élections Canada.
  3. Envoyer les originaux de tous les documents justificatifs par messagerie ou courrier à Élections Canada.
Le logiciel RFE
  1. Le RFE crée un fichier de présentation du rapport.
  2. Envoyer le fichier de présentation en pièce jointe dans un courriel à Élections Canada.
  3. Imprimer les pages requérant une signature et les envoyer par messagerie, courrier, télécopieur ou courriel (format PDF) à Élections Canada.
  4. Envoyer les originaux de tous les documents justificatifs par messagerie ou courrier à Élections Canada.

Notes

  • Toujours conserver une copie dans vos dossiers.
  • Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation du RFE, voir le guide d'utilisation intégré au logiciel RFE.

Où envoyer les documents

Courriel
rfe-efr@elections.ca

Courrier
Élections Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 0M6

Télécopieur
Financement politique
1-888-523-9333 (sans frais)
1-819-939-1803

Au moment de soumettre des documents, n'oubliez pas d'indiquer votre nom, votre rôle et le nom du parti. Il est recommandé de conserver une copie de tous les documents envoyés à Élections Canada. Les documents soumis à Élections Canada doivent être signés.

Délais de production et prorogation de délai

La Loi électorale du Canada fixe des délais pour la production des rapports.

Si l'agent principal est dans l'incapacité de produire le Rapport financier annuel d'un parti enregistré ou le Rapport d'un parti enregistré sur les dépenses d'une élection générale dans le délai prescrit, l'agent principal peut demander à Élections Canada l'autorisation de présenter tardivement le rapport en question et le rapport du vérificateur. Cependant, la demande doit parvenir à Élections Canada dans les deux semaines suivant l'expiration du délai prescrit.

Note : Seul un juge peut accorder une prorogation demandée plus de deux semaines après l'expiration du délai.

Le tableau suivant indique les documents pour lesquels une prorogation de délai peut être demandée en vertu de la Loi électorale du Canada.

Rapports du parti enregistré – demandes de prorogation de délai
Document à soumettre Prorogation accordée par Élections Canada Prorogation supplémentaire accordée par Élections Canada Prorogation accordée par un juge
Rapport financier annuel d'un parti enregistré Oui Non Oui
Rapport d'un parti enregistré sur les dépenses d'une élection générale Oui Non Oui
Rapport financier annuel d'un parti enregistré corrigé ou révisé, à la demande du parti enregistré Oui Oui Non
Rapport d'un parti enregistré sur les dépenses d'une élection générale corrigé ou révisé, à la demande du parti enregistré Oui Oui Non
Rapport financier annuel d'un parti enregistré corrigé ou révisé, à la demande d'Élections Canada Non Non Non
Rapport d'un parti enregistré sur les dépenses d'une élection générale corrigé ou révisé, à la demande d'Élections Canada Non Non Non

Le formulaire Demande de prorogation de délai doit être utilisé pour demander une prorogation de délai. Élections Canada autorisera la prorogation sauf si l'agent principal a volontairement omis de produire les documents exigés ou si cette omission résulte du fait que les mesures nécessaires pour les produire n'ont pas été prises.

Note : La Loi électorale du Canada ne prévoit aucune prorogation en ce qui concerne les rapports financiers trimestriels et les déclarations au registre.

Documents dont le délai ne peut pas être prorogé

Les corrections et les révisions demandées par Élections Canada ne peuvent pas faire l'objet d'une prorogation de délai et doivent être soumises dans le délai prescrit. Cependant, l'agent principal peut demander à un juge d'être soustrait à l'obligation de se conformer à la demande.

Prorogation accordée par un tribunal

Si Élections Canada refuse d'accorder la prorogation, ou si l'agent principal est dans l'incapacité de produire les documents exigés dans le délai prorogé, l'agent principal peut demander une prorogation à un juge. Il n'est pas possible d'obtenir une prorogation de délai auprès d'un juge pour la soumission d'un rapport corrigé ou révisé.

Note : Si les documents ne sont pas produits à l'intérieur du délai prescrit et qu'aucune prorogation n'est accordée, le parti enregistré risque la radiation.

4.4 Présentation d'un rapport financier modifié

Dans certains cas, il est possible que des modifications doivent être apportées au rapport financier annuel ou au rapport sur les dépenses électorales d'un parti enregistré. Une version modifiée doit être présentée à Élections Canada si des erreurs ou des omissions doivent être corrigées.

Corrections ou révisions demandées par Élections Canada

À la suite de l'examen des documents, Élections Canada peut demander au parti enregistré de corriger ou réviser son rapport financier annuel ou son rapport sur les dépenses électorales dans un délai donné.

Corrections ou révisions demandées par le parti enregistré

S'il constate qu'il faut corriger ou réviser le rapport financier annuel du parti ou son rapport sur les dépenses électorales (par exemple parce que certains des renseignements du rapport original sont inexacts), l'agent principal doit demander par écrit à Élections Canada l'autorisation de présenter un rapport corrigé ou révisé.

Une fois la correction ou la révision autorisée, le rapport modifié doit être soumis dans les 30 jours.