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Manuel sur le financement politique des candidats et des agents officiels (EC 20155) – Juin 2017 – ÉBAUCHE de la ligne directrice ALI 2017-01

12. Présentation de rapports

Dans le présent chapitre, on décrit les rapports financiers qui doivent être produits et soumis dans les délais prescrits par la Loi électorale du Canada. On y aborde les sujets suivants :

Note : Les formulaires financiers à remplir et les instructions se trouvent sur le site Web d'Élections Canada.

Rapports obligatoires après le jour de l'élection

Rapports et documents Description Délai Personne responsable Soumis à
Reçus d'impôt officiels

Tous les reçus qui n'ont pas été utilisés et les copies de ceux qui l'ont été, s'il y a lieu
S'applique aux reçus d'impôt papier obtenus d'Élections Canada. Ne s'applique pas aux reçus d'impôt préparés en utilisant le logiciel Rapport financier électronique (RFE). 1 mois après le jour de l'élection Agent officiel Élections Canada
Relevé des dépenses personnelles du candidat
(EC 20220)

Signé et accompagné de tous les documents justificatifs
Le candidat énumère dans le relevé les dépenses personnelles raisonnables qu'il a engagées en raison de sa campagne et qui ne lui ont pas été remboursées à même les fonds de campagne.

Le relevé doit être produit même si aucune dépense personnelle n'a été engagée.
3 mois après le jour de l'élection Candidat Agent officiel
Contributions versées à un candidat à une élection – Déclaration de renseignements
(T2093 – ARC)
L'agent officiel doit utiliser le formulaire électronique disponible sur le site de l'ARC pour déclarer les contributions reçues et pour lesquelles des reçus ont été délivrés.

Un lien vers le formulaire est affiché sur le site Web d'Élections Canada.
4 mois après le jour de l'élection Agent officiel Agence du revenu du Canada
Rapport de campagne électorale du candidat
(EC 20120)

Signé et accompagné de tous les documents justificatifs
Le rapport du candidat doit comprendre ce qui suit :
  • Renseignements sur la campagne et déclaration, signée par le candidat et l'agent officiel
  • Revenus et autres rentrées de fonds
  • Dépenses et autres sorties de fonds
  • Sommaire et conciliation de l'encaisse
4 mois après le jour de l'élection Agent officiel Élections Canada
Rapport du vérificateur* Lorsque l'agent officiel a terminé le rapport du candidat, le vérificateur examine les écritures comptables du candidat et présente un rapport dans lequel il déclare si, à son avis, le rapport du candidat présente fidèlement les renseignements contenus dans les écritures comptables sur lesquelles il est fondé. 4 mois après le jour de l'élection Agent officiel Élections Canada
Facture du vérificateur Préparée et signée par le vérificateur. 4 mois après le jour de l'élection Vérificateur et agent officiel Élections Canada
Liste de contrôle de vérification
(EC 20011)
Le rapport du vérificateur doit être accompagné d'une Liste de contrôle de vérification, remplie selon le formulaire prescrit. 4 mois après le jour de l'élection Vérificateur et agent officiel Élections Canada
Relevé des dépenses personnelles du candidat

Signé et accompagné de tous les documents justificatifs
L'agent officiel doit soumettre un relevé des dépenses personnelles du candidat avec le Rapport de campagne électorale du candidat. 4 mois après le jour de l'élection Agent officiel Élections Canada
État des cadeaux ou autres avantages reçus par le candidat
(EC 20053)

(le cas échéant)
Le candidat doit soumettre ce rapport s'il a reçu des cadeaux ou d'autres avantages durant la période prescrite.

Voir la section Déclaration des cadeaux et autres avantages.
4 mois après le jour de l'élection Candidat Élections Canada

*Il est très important de donner au vérificateur suffisamment de temps pour examiner adéquatement le Rapport de campagne électorale du candidat avant la date limite.

Autres rapports

Dans certains cas, l'obligation de rendre des comptes ne prend pas fin tout de suite après le jour de l'élection. La campagne pourrait avoir des créances ou des prêts impayés, ou devoir corriger une erreur dans le rapport du candidat. Voici un résumé des exigences additionnelles en matière de rapport.

Rapports et documents Description Délai Personne responsable Soumis à
Rapport de campagne électorale du candidat

Corrections ou révisions demandées par le candidat ou l'agent officiel
Le candidat ou l'agent officiel peut constater qu'il serait nécessaire d'apporter des corrections ou des révisions à un rapport qui a été soumis. Dans un tel cas, le candidat ou l'agent officiel doit soumettre une demande écrite afin d'obtenir l'autorisation de présenter un rapport modifié. 30 jours après autorisation de la correction ou de la révision Agent officiel ou candidat Élections Canada
Rapport de campagne électorale du candidat

Corrections ou révisions demandées par Élections Canada
Après examen, Élections Canada peut demander au candidat ou à son agent officiel de corriger ou de réviser le rapport dans un délai donné. Dans un tel cas, le candidat ou l'agent officiel doit soumettre le rapport corrigé ou révisé dans le délai donné. Dans le délai indiqué par Élections Canada Agent officiel ou candidat Élections Canada
Rapport de campagne électorale du candidat

Mise à jour
Après avoir effectué le paiement final d'une créance ou d'un prêt, l'agent officiel doit soumettre une mise à jour du Rapport de campagne électorale du candidat dans les 30 jours après le paiement. 30 jours après le paiement d'une créance ou d'un prêt* Agent officiel Élections Canada
État des créances et des prêts impayés du candidat 18 ou 36 mois après le jour de l'élection
(EC 20003)
L'état couvre les créances et les prêts impayés 18 mois après le jour de l'élection. 19 mois après le jour de l'élection Agent officiel Élections Canada
État des créances et des prêts impayés du candidat 18 ou 36 mois après le jour de l'élection**
(EC 20003)
L'état couvre les créances et les prêts impayés 36 mois après le jour de l'élection. 37 mois après le jour de l'élection Agent officiel Élections Canada

*Les créances et les prêts devraient être payés dans les 36 mois suivant le jour de l'élection. Il est nécessaire d'obtenir une autorisation d'Élections Canada ou d'un juge pour payer des créances ou des prêts plus de 36 mois après le jour de l'élection.

**Requis si la campagne a des créances ou des prêts impayés.

Déclaration des cadeaux et autres avantages

Quand déclarer des cadeaux et autres avantages
Définition Cadeau ou autre avantage s'entend de toute somme, de tout service ou de tout bien s'il est fourni sans frais ou à un prix inférieur à sa valeur commerciale.

Note : Les contributions ou cessions monétaires ou non monétaires, au sens de la Loi électorale du Canada et des chapitres du présent manuel, ne sont pas considérées comme des cadeaux ou autres avantages.
Bon à savoir
  • Lorsqu'une personne devient un candidat, il y a des restrictions sur les cadeaux et les autres avantages qu'il peut accepter.
  • Les cadeaux ou autres avantages provenant d'une entité qui valent plus de 500 $ doivent être déclarés.
  • Il est interdit à tout candidat d'accepter un cadeau ou un autre avantage qui semble avoir été donné pour influer sur l'exercice de sa charge de député. Toutefois, un candidat peut accepter un cadeau ou un autre avantage qui provient d'un parent ou qui est une marque normale ou habituelle de courtoisie ou de protocole.
    • On entend par « parent » toute personne apparentée au candidat par les liens du mariage, d'une union de fait, de la filiation ou de l'adoption, ou encore liée à lui par affinité.
    • On entend par « affinité » une relation autre que le lien du sang, spécialement une relation par mariage ou adoption.
    • On entend par « union de fait » la relation qui existe entre deux personnes qui vivent dans une relation conjugale depuis au moins un an.
    • On entend par « marque normale de courtoisie ou de protocole » un geste attendu de remerciement ou de politesse, comme l'échange de cadeaux avec des délégués étrangers ou la célébration d'événements tels que les fêtes ou les anniversaires.
Déclaration des cadeaux et autres avantages
  • Le candidat doit déclarer les cadeaux reçus entre les deux dates suivantes :
    • la date où il remporte l'investiture ou, si elle est antérieure, la date de déclenchement de l'élection;
    • le jour où il devient député ou le jour où il se désiste, ou le jour de l'élection (s'il n'est pas élu).
  • Le candidat doit produire l'État des cadeaux ou autres avantages reçus par le candidat (EC 20053).
  • L'état doit être soumis directement à Élections Canada dans les quatre mois suivant le jour de l'élection.
  • Ce document est confidentiel, sauf aux fins de l'application de la loi.

Présentation de rapports à Élections Canada

Les formulaires financiers et les instructions s'y rattachant se trouvent sur le site Web d'Élections Canada.

Élections Canada a conçu le Rapport financier électronique (RFE), un logiciel gratuit qui facilite la production des rapports financiers. Ce logiciel peut être téléchargé à partir du site Web d'Élections Canada.

Note : L'utilisation du RFE pour remplir ou modifier le Rapport de campagne électorale du candidat facilite la présentation de rapports puisque le système valide les entrées et crée un fichier de présentation du rapport où les champs requis sont remplis.


Comment présenter un rapport à Élections Canada
Processus
  1. Signer les pages où la signature est requise.
  2. Envoyer les rapports par messagerie, courrier, télécopieur ou courriel (format PDF) à Élections Canada.
    Note : Lorsque le RFE est utilisé pour produire le rapport du candidat, joindre également le fichier de présentation généré par le système.
  3. Envoyer les originaux de tous les documents justificatifs par messagerie ou courrier à Élections Canada.
Courriel rfe-efr@elections.ca
Courrier Élections Canada
30, rue Victoria, Gatineau (Québec) K1A 0M6
Télécopieur Financement politique
1-888-523-9333 (sans frais)
1-819-939-1803

Notes

  • Les documents soumis à Élections Canada doivent être signés.
  • On recommande à la campagne de conserver une copie de tous les documents envoyés.
  • Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation du RFE, consulter le Guide de l'utilisateur du RFE.

Prorogation des délais de production

La Loi électorale du Canada prescrit des délais de production des rapports. L'agent officiel ou le candidat doit obtenir une autorisation d'Élections Canada ou d'un juge pour soumettre un rapport après le délai.

Si l'agent officiel ou le candidat ne peuvent pas soumettre un rapport dans le délai prescrit, ils peuvent présenter une demande de prorogation de délai à Élections Canada. Élections Canada doit recevoir la demande dans les deux semaines suivant l'échéance de soumission du rapport.

Le tableau ci-dessous présente les rapports admissibles à une prorogation conformément à la Loi.

Rapports du candidat – demandes de prorogation de délai
Document à soumettre Prorogation accordée par Élections Canada Prorogation supplémen-taire accordée par Élections Canada Prorogation accordée par un juge
Rapport de campagne électorale du candidat

Rapport initial
Oui Non Oui
Rapport de campagne électorale du candidat

Mise à jour après le paiement final d'une créance ou d'un prêt, en tout temps suivant le jour de l'élection
Oui Non Oui
État des créances et des prêts impayés du candidat 18 ou 36 mois après le jour de l'élection Oui Non Oui
Rapport de campagne électorale du candidat

Corrections ou révisions demandées par le candidat ou l'agent officiel
Oui Oui Non
Rapport de campagne électorale du candidat

Corrections ou révisions demandées par Élections Canada
Non Non Non*

*Les corrections et les révisions demandées par Élections Canada ne peuvent pas faire l'objet d'une prorogation de délai et doivent être soumises dans la période donnée. Cependant, l'agent officiel ou le candidat peut demander à un juge d'être soustrait à l'obligation de se conformer à la demande.