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Manuel sur le financement politique des associations de circonscription et des agents financiers (EC 20089) – Octobre 2017

6. Dépenses des associations enregistrées

Dans le présent chapitre, on examine globalement les dépenses de l'association enregistrée et comment elles sont administrées. On y aborde les sujets suivants

Note : L'agent financier doit consigner les dépenses et conserver les reçus et les factures, comme l'exige la Loi électorale du Canada.

Qui peut engager des dépenses?

Seuls l'agent financier et les agents de circonscription autorisés peuvent engager des dépenses de l'association enregistrée.

Il n'y a pas de plafond pour le montant qu'une association enregistrée peut dépenser pour les biens et les services qu'elle utilise, mais les dépenses doivent être déclarées dans le rapport financier annuel de l'association.

Exemple

En période non électorale, l'agent financier distribue des dépliants pour annoncer la tenue d'une séance d'information au bureau de l'association enregistrée. Les dépenses liées aux dépliants, dont les coûts de production et de distribution, sont déclarées comme des dépenses de l'association enregistrée.

Qui peut payer les dépenses?

Seuls l'agent financier et les agents de circonscription autorisés peuvent payer les dépenses de l'association enregistrée.

Il existe une exception à cette règle. Toute personne autorisée par écrit par l'agent financier peut payer des dépenses à même la petite caisse. L'agent financier doit fixer un montant maximum qui peut être payé à partir de la petite caisse.

Interdiction de dépenses de publicité électorale

En période électorale, il est interdit à une association enregistrée de diffuser de la publicité électorale ou d'engager des dépenses de publicité électorale.

L'association enregistrée peut seulement faire de la publicité électorale au nom d'un candidat ou du parti, avec l'autorisation écrite de l'agent officiel du candidat ou d'un agent enregistré du parti. Pour plus de détails, voir le chapitre 7, Collaborer avec d'autres entités.

Les contributions et les cessions non monétaires sont également des dépenses ou des biens

L'association enregistrée engage des dépenses ou obtient un bien lorsqu'elle accepte une contribution non monétaire ou une cession non monétaire.

N'oubliez pas qu'un service offert gratuitement par un bénévole admissible n'est pas une contribution ni une dépense. Pour plus de détails, voir la section Le travail bénévole n'est pas une contribution, au chapitre 2, Contributions.

Lorsque le bien ou le service…
est offert gratuitement par un particulier la pleine valeur commerciale est une contribution non monétaire*.
est acheté d’un particulier à un prix inférieur à sa valeur commerciale la différence entre le prix d’achat et la valeur commerciale est une contribution non monétaire*.
est offert gratuitement par une entité politique affiliée la pleine valeur commerciale est une cession non monétaire**.
est acheté d’une entité politique affiliée à un prix inférieur à sa valeur commerciale la différence entre le prix d’achat et la valeur commerciale est une cession non monétaire**.

La pleine valeur commerciale du bien ou du service est une dépense ou un bien.

*Si la valeur commerciale d’une contribution non monétaire est de 200 $ ou moins et qu’elle provient d’un particulier qui n’exploite pas une entreprise fournissant ce bien ou ce service, le montant de la contribution est réputé nul, et aucune dépense n’est déclarée.

**Toute cession non monétaire effectuée par le parti enregistré, un candidat ou une autre association enregistrée doit être déclarée, quelle que soit sa valeur commerciale.

Factures

Si une dépense de 50 $ ou plus a été engagée et payée pour le compte de l'association enregistrée, l'agent financier ou l'agent de circonscription autorisé qui a effectué le paiement doit conserver une copie de la facture du fournisseur décrivant la nature de la dépense et la preuve de paiement.

Si une dépense de moins de 50 $ a été engagée et payée pour le compte de l'association enregistrée, l'agent financier ou l'agent de circonscription autorisé qui a effectué le paiement doit consigner la nature de la dépense et conserver la preuve de paiement.

Pour les paiements faits à même la petite caisse, la personne autorisée à faire ces paiements doit fournir les factures et la preuve de paiement dans les trois mois après la date à laquelle la dépense a été engagée.

Paiement et déclaration des créances impayées

Toutes les factures de créances doivent être soumises à l'agent financier ou aux agents de circonscription autorisés. Les créances doivent être payées dans les 36 mois suivant la date prévue du paiement.

Le rapport financier annuel de l'association enregistrée doit inclure les tableaux suivants concernant les créances impayées :

Honoraires du vérificateur

Le vérificateur de l'association enregistrée touchera une allocation versée directement par Élections Canada pour le travail de vérification du rapport financier annuel. Lorsque Élections Canada aura reçu le rapport financier, le rapport du vérificateur et une copie de la facture du vérificateur, il autorisera le versement de l'allocation.

Le montant de l'allocation est égal aux dépenses de vérification, jusqu'à concurrence de 1 500 $. Si les honoraires du vérificateur dépassent le maximum autorisé, l'association enregistrée doit payer la différence.

Note : L'allocation n'est versée que lorsqu'une vérification du rapport financier annuel de l'association est exigée en vertu de la Loi électorale du Canada. Voir le chapitre 8, Présentation de rapports, pour connaître les conditions dans lesquelles une vérification est exigée.