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Manuel sur le financement politique des associations de circonscription et des agents financiers (EC 20089) – Juin 2017 – ÉBAUCHE de la ligne directrice ALI 2017-02

1. Références et échéances

Dans le présent chapitre, on traite des outils de référence rapide pour les associations de circonscription et les agents financiers. On y aborde les sujets suivants :

Devenir une association de circonscription enregistrée

Pourquoi devenir une association enregistrée?

Une association de circonscription est le regroupement des membres d'un parti politique dans une circonscription. Elle doit s'enregistrer auprès d'Élections Canada pour effectuer les tâches financières suivantes :

  • accepter des contributions;
  • délivrer des reçus d'impôt (avec l'autorisation écrite du chef du parti);
  • céder des fonds, des biens ou des services à d'autres entités politiques (voir les restrictions sur les cessions plus loin dans le présent chapitre);
  • accepter l'excédent de fonds d'un candidat à l'investiture (si l'association a organisé la course), d'un candidat de la même circonscription ou d'un candidat à la direction.

Un parti enregistré peut avoir au plus une association enregistrée dans une circonscription.

Demande d'enregistrement

Le premier dirigeant doit remplir le Formulaire général – Association de circonscription et l'envoyer à Élections Canada.

Les renseignements demandés sont, entre autres :

  • les coordonnées de l'agent financier et sa déclaration d'acceptation de la charge dûment signée;
  • les coordonnées du vérificateur et sa déclaration d'acceptation de la charge dûment signée;
  • une déclaration signée par le chef du parti enregistré, attestant que l'association est une association de circonscription du parti.

Après examen de la demande, Élections Canada avisera le parti et l'association :

  • que l'association est enregistrée dans le Registre des associations de circonscription; ou
  • que l'association ne satisfait pas à toutes les exigences, mais qu'elle peut essayer d'apporter les correctifs nécessaires pour être admissible.

Une association est enregistrée le jour de son inscription au registre. Elle demeure enregistrée tant qu'elle satisfait aux exigences, notamment la présentation des rapports obligatoires.

Établir le premier exercice financier après l'enregistrement

L'exercice financier de l'association enregistrée doit correspondre à l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre).

Selon la date de son enregistrement, l'association doit modifier la longueur de son premier exercice de manière à ce qu'il prenne fin le 31 décembre. Ce premier exercice ne peut toutefois être de moins de 6 mois ni de plus de 18 mois.

Exemples
  1. Si l'association est enregistrée le 1er octobre, son premier exercice prendra fin le 31 décembre de l'année suivante, soit 15 mois après l'enregistrement.
  2. Si l'association est enregistrée le 1er mars, son premier exercice prendra fin le 31 décembre de la même année, soit 10 mois après l'enregistrement.

Radiation volontaire ou involontaire d'une association enregistrée

Raisons pour la radiation d'une association enregistrée

Radiation volontaire
  1. L'association enregistrée demande d'être radiée. > La demande doit être faite par écrit, signée par le premier dirigeant et l'agent financier.
  2. Le parti enregistré demande qu'une association soit radiée. > La demande doit être faite par écrit, signée par le chef du parti et deux de ses dirigeants.

Note : Élections Canada ne peut traiter aucune demande de radiation volontaire en période électorale.

Radiation involontaire
  1. Lorsqu'un parti enregistré est radié, ses associations le sont également.
  2. Les limites des circonscriptions sont retracées, et l'association ne soumet pas d'avis pour poursuivre ses activités selon les nouvelles limites.
  3. L'association enregistrée ne soumet pas les rapports obligatoires (voir les détails ci dessous).

Défaut de soumettre les rapports obligatoires : risque de radiation

Élections Canada peut radier une association enregistrée si elle ne soumet pas :

  • une déclaration annuelle confirmant l'exactitude des renseignements figurant au registre, à la date limite;
  • tous les documents nécessaires pour aviser Élections Canada d'une modification aux renseignements figurant au registre ou d'une nouvelle nomination, dans les 30 jours suivant le changement;
  • l'État de l'actif et du passif de l'association enregistrée dans les six mois suivant la date de l'enregistrement;
  • un rapport sur la course à l'investiture dans les 30 jours suivant la date de la désignation;
  • le Rapport financier d'une association enregistrée et, au besoin, le rapport du vérificateur, au 31 mai de chaque année.

Élections Canada envoie d'abord au premier dirigeant et à l'agent financier de l'association un avis indiquant que l'association n'a pas respecté l'une de ses obligations. Il demande à l'association :

  • de corriger l'omission dans les 30 jours suivant la réception de l'avis; ou
  • de convaincre Élections Canada que l'omission n'est pas causée par la négligence ou un manque de bonne foi.

Note: Élections Canada envoie aussi copie de cet avis au chef et à l'agent principal du parti enregistré de l'association.

Si l'association ne corrige pas l'omission, mais convainc Élections Canada que celle-ci n'est pas causée par la négligence ou un manque de bonne foi, Élections Canada peut :

  • exempter l'association, en tout ou en partie, de l'obligation; ou
  • accorder un nouveau délai pour l'observation de l'obligation.

Processus de radiation

Si une association enregistrée est radiée :

  • Élections Canada envoie à l'association un avis qui précise la date de prise d'effet de la radiation. Cette date doit être fixée au moins 15 jours après la date de l'avis;
  • une copie de l'avis est envoyée au parti enregistré de l'association;
  • un avis est publié sur le site Web d'Élections Canada et dans la Gazette du Canada.

Restrictions et obligations après la radiation

Après la date de prise d'effet de la radiation, l'association ne peut plus :

  • accepter de contributions;
  • délivrer des reçus d'impôt;
  • céder des fonds, des biens ou des services à d'autres entités politiques;
  • accepter l'excédent de fonds d'autres entités politiques.

L'agent financier reste tenu de produire le Rapport financier d'une association enregistrée et, au besoin, le rapport du vérificateur, dans les six mois suivant la radiation. Des rapports financiers doivent être soumis pour :

  • l'exercice durant lequel l'association a été radiée;
  • tout autre exercice pour lequel l'association n'a pas produit de rapport.

Délais de production de rapports d'une association enregistrée durant son cycle de vie

Après l'enregistrement

6 mois après l'enregistrement

À Élections Canada :

  • État de l'actif et du passif de l'association enregistrée à la veille de l'enregistrement

Durant l'exercice financier

30 jour après une modification aux renseignements figurant au registre

À Élections Canada :

  • Formulaire général – Association de circonscription pour signaler une modification aux coordonnées ou de nouvelles nominations
30 jour après une course à l'investiture

À Élections Canada :

  • Formulaire général – Course à l'investiture si l'association (et non le parti) a tenu la course
31 mai de chaque année

À Élections Canada :

  • Rapport financier d'une association enregistrée
  • Rapport du vérificateur, au besoin1
  • Formulaire général – Association de circonscription pour la confirmation annuelle des renseignements figurant au registre2

À l'Agence du revenu du Canada :

  • Contributions à un parti enregistré ou à une association enregistrée – Déclaration de renseignements

Après la radiation

6 mois après la radiation

À Élections Canada :

  • Tous les document non soumis :
    • Rapport financier d'une association enregistrée
    • Rapport du vérificateur, au besoin1

1 Un rapport du vérificateur doit être produit si l’association enregistrée a accepté des contributions de 5 000 $ ou plus au total, ou engagé des dépenses de 5 000 $ ou plus au total au cours de l’exercice. Il faut noter que les frais de vérification et les cessions à des entités politiques affiliées ou provenant de celles ci ne sont pas pris en compte dans le seuil de 5 000 $.

2 Si la date tombe en période électorale, l’échéance est le 31 juillet.

Rôle et processus de nomination – premier dirigeant

Premier dirigeant de l'association
Qui est admissible? Oui / Non
Toute personne Oui

Processus de nomination

  • L'association doit nommer un premier dirigeant avant de demander l'enregistrement.
  • L'association ne peut avoir qu'un premier dirigeant à la fois.

Résumé du rôle

  • Le premier dirigeant est chargé de certifier le Formulaire général – Association de circonscription, y compris lorsqu'une modification est apportée aux renseignements de l'association figurant au registre.
  • Le premier dirigeant cosigne la demande de radiation de l'association enregistrée.

Rôle et processus de nomination – agent financier

Agent financier de l'association
Qui est admissible? Oui / Non
Particulier qui est citoyen canadien ou résident permanent du Canada Oui
Personne morale constituée en vertu d'une loi fédérale ou provinciale Oui
Membre d'une société qui a été nommée en tant que vérificateur du parti enregistré Oui
Membre d'une société qui a été nommée en tant que vérificateur d'une entité politique autre qu'un parti enregistré Non
Candidat Non
Fonctionnaire électoral ou membre du personnel d'un directeur du scrutin Non
Failli non libéré Non
Vérificateur nommé conformément à la Loi électorale du Canada Non
Personne qui n'a pas qualité d'électeur Non
Personne qui n'a pas la capacité de contracter dans sa province ou son territoire de résidence habituelle Non
Tout autre personne ou groupe qui n'est pas mentionné ci-dessus Non

Processus de nomination

  • L'association doit nommer un agent financier avant de demander l'enregistrement.
  • L'agent financier doit signer la déclaration attestant qu'il accepte la charge.
  • Si, pour une raison quelconque, l'agent financier n'est plus en mesure de remplir ses fonctions, l'association doit nommer un nouvel agent financier dans les plus brefs délais, et en aviser Élections Canada dans les 30 jours. Cet avis doit être accompagné de la déclaration de consentement signée par le nouvel agent financier.
  • L'association ne peut avoir qu'un agent financier à la fois.
  • La Loi ne l'exige pas, mais l'agent financier devrait avoir l'expérience de la gestion financière. Il devra être en mesure de contrôler, de consigner et d'administrer des opérations financières, et de produire des rapports financiers.

Résumé du rôle

  • L'agent financier est chargé de l'administration des opérations financières de l'association et de la production des rapports financiers à Élections Canada, en conformité avec la Loi électorale du Canada.
  • L'agent financier devrait ouvrir un compte bancaire qui servira uniquement aux opérations financières de l'association enregistrée.
  • L'agent financier cosigne la demande de radiation de l'association enregistrée.
  • Après la radiation, l'agent financier assume son rôle jusqu'à ce que tous les rapports financiers de l'association aient été soumis.

Rôle et processus de nomination – agents de circonscription

Agents de circonscription de l'association
Qui est admissible? Oui / Non
Particulier qui est citoyen canadien ou résident permanent du Canada Oui
Personne morale constituée en vertu d'une loi fédérale ou provinciale Oui
Un membre d'une société qui a été nommée en tant que vérificateur du parti enregistré Oui
Membre d'une société qui a été nommée en tant que vérificateur d'une entité politique autre qu'un parti enregistré Non
Candidat Non
Fonctionnaire électoral ou membre du personnel d'un directeur du scrutin Non
Failli non libéré Non
Vérificateur nommé conformément à la Loi électorale du Canada Non
Personne qui n'a pas qualité d'électeur Non
Personne qui n'a pas la capacité de contracter dans sa province ou son territoire de résidence habituelle Non
Tout autre personne ou groupe qui n'est pas mentionné ci-dessus Non

Processus de nomination

  • La nomination d'agents de circonscription est optionnelle.
  • Une association enregistrée peut nommer un nombre illimité d'agents de circonscription, et ce, en tout temps.
  • Dans les 30 jours suivant la nomination d'un ou de plusieurs agents, l'association enregistrée doit soumettre à Élections Canada un rapport écrit comprenant :
    • les nom et adresse des nouveaux agents de circonscription;
    • leurs attributions;
    • la déclaration signée de l'agent financier.

Résumé du rôle

  • Les agents de circonscription peuvent être autorisés par l'association enregistrée à remplir l'une ou plusieurs des tâches suivantes :
    • accepter des contributions ou des prêts au nom de l'association;
    • délivrer des reçus de contributions, y compris des reçus d'impôt (si le chef du parti a autorisé l'association à délivrer des reçus d'impôt);
    • engager ou payer les dépenses de l'association.
  • Les agents de circonscription autorisés et l'agent financier peuvent se partager les pouvoirs de signature concernant le compte bancaire de l'association enregistrée.

Rôle et processus de nomination – vérificateur

Vérificateur de l'association
Qui est admissible? Oui / Non
Membre en règle d'un ordre, d'une association ou d'un institut de comptables professionnels constitué en vertu d'une loi provinciale (titre de CPA)* Oui
Société formée de membres en règle d'un ordre, d'une association ou d'un institut de comptables professionnels constitués en vertu d'une loi provinciale (titre de CPA)* Oui
Candidat ou agent officiel Non
Fonctionnaire électoral ou membre du personnel d'un directeur du scrutin Non
Agent principal d'un parti enregistré ou d'un parti admissible Non
Agent enregistré d'un parti enregistré Non
Agent de circonscription d'une association enregistrée Non
Candidat à la direction, agent financier ou agent de campagne à la direction Non
Candidat à l'investiture ou agent financier Non
Agent financier d'un tiers enregistré Non
Tout autre personne ou groupe qui n'est pas mentionné ci-dessus Non

Processus de nomination

  • L'association doit nommer un vérificateur avant de demander l'enregistrement.
  • Le vérificateur doit signer une déclaration attestant qu'il accepte la charge.
  • Si, pour une raison quelconque, le vérificateur n'est plus en mesure de remplir ses fonctions, l'association doit nommer un nouveau vérificateur dans les plus brefs délais, et en aviser Élections Canada dans les 30 jours. Cet avis doit être accompagné de la déclaration de consentement signée par le nouveau vérificateur.
  • Une association ne peut avoir qu'un vérificateur à la fois, mais la même personne peut assumer la charge de vérificateur pour plus d'une association enregistrée.

Résumé du rôle

  • Si, au cours de l'exercice, l'association enregistrée a reçu des contributions de 5 000 $ ou plus au total, ou engagé des dépenses de 5 000 $ ou plus au total, le vérificateur doit examiner les écritures comptables de l'association enregistrée et présenter un rapport dans lequel il déclare si, à son avis, le rapport annuel présente fidèlement les renseignements contenus dans les écritures comptables sur lesquelles il est fondé.
  • Le vérificateur doit avoir accès à la totalité des documents de l'association; il a le droit d'exiger de l'agent financier les renseignements et les explications qui sont nécessaires à la production de son rapport.

*Les organismes de vérification provinciaux et territoriaux peuvent exiger que les vérificateurs répondent à d'autres critères professionnels pour pouvoir exercer ce rôle.

Plafonds des contributions, des prêts et des cautionnements de prêts

Plafonds des contributions, des prêts et des cautionnements de prêts
Entité politique Plafond annuel de 2017 Plafond par élection déclenchée entre le 1er janv. et le 31 déc. 2017
À chaque parti enregistré 1 550 $* s.o.
Au total, à l'ensemble des associations enregistrées, des candidats à l'investiture et des candidats de chaque parti enregistré 1 550 $* s.o.
Au total, à l'ensemble des candidats à la direction dans le cadre d'une course donnée 1 550 $* s.o.
À chaque candidat indépendant s.o. 1 550 $*

Notes

  • Les plafonds des contributions s'appliquent au montant total des contributions, au solde impayé des prêts accordés pendant la période de contributions et au montant de tout cautionnement de prêt accordé pendant la période de contributions dont un particulier reste responsable. La somme de ces trois montants ne peut à aucun moment dépasser le plafond des contributions.
  • Un candidat à l'investiture peut donner, sous forme de contributions, de prêts et de cautionnements de prêts, un montant additionnel total de 1 000 $ par course à sa propre campagne.
  • Un candidat peut donner, sous forme de contributions, de prêts et de cautionnements de prêts, un montant total de 5 000 $ à sa propre campagne.
  • Un candidat peut également donner, sous forme de contributions, de prêts et de cautionnements de prêts, un montant additionnel total de 1 550 $* par année civile à d'autres candidats, à des associations enregistrées et à des candidats à l'investiture de chaque parti. (Cela inclut les contributions versées à l'association enregistrée de la circonscription du candidat ainsi qu'à la campagne à l'investiture du candidat.)
  • Un candidat à la direction peut donner, sous forme de contributions, de prêts et de cautionnements de prêts, un montant total de 25 000 $ à sa propre campagne.
  • Un candidat à la direction peut également donner, sous forme de contributions, de prêts et de cautionnements de prêts, un montant additionnel total de 1 550 $* par année civile à d'autres candidats à la direction.

*Les plafonds augmenteront de 25 $ le 1er janvier de chaque année subséquente.

Cessions – catégories et règles

Le tableau ci-dessous indique quelles cessions monétaires et non monétaires sont permises entre des entités politiques enregistrées affiliées.

À
DE Candidat à l'investiture Candidat à la direction Candidat Association de circonscription enregistrée Parti enregistré
Monétaire Non monétaire Monétaire Non monétaire Monétaire Non monétaire Monétaire Non monétaire Monétaire Non monétaire
Candidat à l'investiture Non Non Non Non Oui1 Non Oui2 Non Oui Non
Candidat à la direction Non Non Non Non Non Non Oui Non Oui Non
Candidat Oui3 Oui3 Non Non Non Non Oui Oui Oui Oui
Association de circonscription enregistrée Non Oui4 Non Oui4 Oui5 Oui Oui Oui Oui Oui
Parti enregistré Non Oui4 No6 Oui4 Oui5 Oui Oui7 Oui7 n/a n/a

1 Un candidat à l'investiture peut céder des fonds (mais non des biens ou des services) à un candidat du même parti, dans la circonscription où a eu lieu la course à l'investiture.

2 Un candidat à l'investiture ne peut céder des fonds qu'à l'association de circonscription enregistrée qui a tenu la course à l'investiture.

3 Les candidats peuvent céder des biens, des services et des fonds à leur campagne à l'investiture pour la même élection.

4 Les cessions non monétaires doivent être offertes également à tous les candidats.

5 Les cessions monétaires, autres que de fonds en fiducie, sont autorisées. Après le jour de l'élection, les cessions monétaires sont permises seulement aux fins du paiement des créances et des prêts liés à la campagne du candidat.

6 Les contributions dirigées sont la seule exception : elles peuvent être cédées au candidat à la direction.

7 Les partis enregistrés peuvent céder des biens, des services et des fonds à des associations de circonscription, qu'elles soient enregistrées ou non.

Note : Les candidats indépendants ne peuvent pas accepter de cessions de fonds, de biens ou de services d'autres entités politiques, ni leur en apporter.

Aide-mémoire pour les associations enregistrées, les agents financiers et les agents de circonscription

À faire À ne pas faire
  • Nommer un agent financier qui participera à toutes les décisions budgétaires et financières de l'association enregistrée.
  • Nommer comme vérificateur un comptable qui est agréé en vertu de la loi provinciale (titre de CPA).
  • Veiller à ce que seuls l'agent financier ou les agents de circonscription autorisés acceptent les contributions.
  • Veiller à ce que seuls l'agent financier ou les agents de circonscription autorisés engagent ou paient des dépenses.
  • Veiller à ce que seul l'agent financier accepte ou fasse des cessions au nom de l'association.
  • Délivrer un reçu pour toute contribution de plus de 20 $.
  • Conserver une copie de la facture et de la preuve de paiement pour toute dépense de 50 $ et plus. Si une dépense est inférieure à 50 $, conserver la preuve de paiement et une indication de la nature de la dépense.
  • Déclarer les contributions nettes recueillies grâce à la vente de billets pour des activités de financement (le prix du billet moins la juste valeur marchande de l'avantage reçu par l'acheteur).
  • Déclarer les cessions monétaires et non monétaires reçues ou faites à d'autres entités politiques.
  • Dans l'État de l'actif et du passif de l'association enregistrée, veiller à ce que le « solde au début » de la section « Actif net » soit égal au « solde à la fin » de l'exercice précédent.
  • Déclarer toute modification aux renseignements figurant au registre dans les 30 jours.
  • Soumettre le Formulaire général – Association de circonscription pour confirmer ou modifier des renseignements figurant au registre au plus tard le 31 mai de chaque année. Si une élection fédérale est en cours dans la circonscription à cette date, l'échéance est reportée au 31 juillet.
  • Soumettre le Rapport financier d'une association enregistrée au plus tard le 31 mai de chaque année.
  • Accorder au vérificateur suffisamment de temps avant la date d'échéance pour examiner les livres comptables et produire un rapport (un tel rapport est exigé si les contributions ou les dépenses, sans compter les cessions à des entités politiques affiliées, totalisent 5 000 $ ou plus).
  • Veiller à ce que l'agent financier actuel signe la déclaration sur le rapport financier et qu'il ait été enregistré auprès d'Élections Canada.
  • Soumettre le formulaire Contributions à un parti enregistré ou à une association enregistrée – Déclaration de renseignements à l'Agence du revenu du Canada au plus tard le 31 mai de chaque année.
  • Soumettre le Formulaire général – Course à l'investiture dans les 30 jours suivant la date de désignation pour toute course à l'investiture tenue par l'association enregistrée.
  • Ne pas diffuser de publicité électorale ou engager de dépenses pour de la publicité électorale qui serait diffusée en période électorale.
  • Ne pas engager de dépenses de campagne au nom d'un candidat sans l'autorisation écrite de son agent officiel.
  • Ne pas accepter de contribution :
    • d'une source autre qu'un particulier qui est citoyen canadien ou résident permanent du Canada;
    • qui excède le plafond des contributions du particulier;
    • de plus de 20 $ si elle est en espèces.
  • Ne pas accepter de prêts d'une source autre qu'une institution financière, le parti enregistré, une association enregistrée du parti enregistré, ou un particulier qui est citoyen canadien ou résident permanent du Canada.
  • Ne pas accepter de cautionnements de prêts d'une source autre que le parti enregistré, une association enregistrée du parti enregistré ou un particulier qui est citoyen canadien ou résident permanent du Canada.
  • Ne pas accepter un prêt ou un cautionnement de prêt d'un particulier qui excéderait son plafond des contributions.
  • Ne pas délivrer de reçus d'impôt sans que l'agent financier y ait été autorisé par écrit par le chef du parti enregistré.
  • Ne pas délivrer de reçus d'impôt pour les contributions non monétaires.
  • Ne pas céder de fonds à des candidats après le jour de l'élection sauf pour payer une créance relative à la campagne du candidat.
  • Ne pas céder de fonds à des candidats à la direction ou à l'investiture.
  • Ne pas fournir de biens ou de services à des candidats à l'investiture ou à la direction à moins de les offrir également à tous les candidats.