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Manuel sur les dépouillements judiciaires

Annexe C – Liste de vérification à l'intention des directeurs du scrutin

Avant le dépouillement judiciaire

  1. Informez la Direction des services juridiques d'Élections Canada du dépouillement judiciaire. Appelez au 1 800-463-6868.
  2. Obtenez le nom et le numéro de téléphone direct de l'agent de soutien au dépouillement judiciaire à l'administration centrale d'Élections Canada à Ottawa.
  3. Obtenez le nom du représentant d'Élections Canada à Ottawa qui se rendra à votre circonscription pour fournir un soutien.
  4. Sélectionnez et formez les équipes de dépouillement judiciaire. Il peut être utile d'avoir en main une liste de personnes qui ont de l'expérience dans le dépouillement des bulletins de vote. Cette liste est également utile dans le cas où certaines personnes sélectionnées initialement se retireraient avant le début du dépouillement. En outre, communiquez avec les candidats pour obtenir une liste de noms des personnes qui pourraient offrir leurs services pendant un dépouillement judiciaire à titre de préposé au dépouillement et de secrétaire. Précisez que le juge déterminera, en vertu de la Loi, la façon dont le dépouillement procédera et que l'appui de ces personnes ne sera peut-être pas nécessaire. Une fois qu'il aura été déterminé que leur appui est requis, nommez le nombre nécessaire de préposés au dépouillement et de secrétaires.
  5. Appelez l'administration centrale d'Élections Canada pour discuter des contrats avec IBM, la compagnie de téléphone et les déménageurs et pour les informer qu'il y aura un retard dans la fermeture du bureau du directeur du scrutin.
  6. Vérifiez la date prévue au contrat de location pour la fin de la période de location du bureau du directeur du scrutin et discutez d'éventuels besoins de prorogation.
  7. Assurez-vous que le formulaire Résultat du scrutin original est placé dans un endroit sûr.
  8. Communiquez avec une entreprise de services de sécurité et embauchez un gardien de sécurité pour veiller à la sécurité des bulletins de vote lorsqu'ils se trouvent au bureau du directeur du scrutin.
  9. Si le dépouillement judiciaire a lieu à un endroit autre que celui où les urnes sont entreposées, visitez l'emplacement du dépouillement et veillez à ce que le matériel nécessaire soit en place.
  10. Vérifiez les mesures de sécurité prises à l'emplacement où aura lieu le dépouillement.
  11. Vérifiez les mesures de sécurité pour le transport des urnes.
  12. Réservez les services d'une entreprise de déménagement pour transporter les urnes.
  13. Lorsque le juge l'ordonne, déplacez les urnes du bureau du directeur du scrutin à l'emplacement où aura lieu le dépouillement judiciaire. [300(4), 301(4)]
  14. Selon les directives du juge, installez les ordinateurs et les photocopieurs nécessaires à l'emplacement du dépouillement judiciaire.
  15. Obtenez la date de la présentation de la requête en dépouillement judiciaire.
  16. Dans le cas d'un dépouillement judiciaire automatique, obtenez le nom de l'avocat retenu par Élections Canada pour aider à la rédaction de la requête en dépouillement judiciaire. [300(1)]
  17. Dans le cas d'un dépouillement automatique, préparez le formulaire Avis d'une demande par le directeur du scrutin pour un dépouillement judiciaire et faites-le parvenir à tous les candidats ou à leurs agents officiels. [300(2)] Vous trouverez une copie de ce formulaire à l'annexe E (formulaire 1) de ce manuel.
  18. Dans le cas d'un dépouillement judiciaire effectué à la suite d'une requête d'un électeur, veillez à ce que le juge remette un avis à tous les candidats de la date et du lieu du dépouillement. Dans le cas d'un dépouillement automatique, suggérez que le juge fournisse cet avis, même si cela n'est pas exigé dans la Loi. [301(5)] Le juge peut utiliser à cette fin l'Avis d'un dépouillement judiciaire qui se trouve à l'annexe E (formulaire 2) de ce manuel.
  19. Préparez les documents nécessaires pour procéder au dépouillement.
  20. Remettez au juge une trousse d'information pour utilisation au cours du dépouillement judiciaire.
  21. Si le juge souhaite tenir une réunion préliminaire, assistez à cette réunion et prenez note de toute instruction provenant du juge. Si le juge souhaite superviser le dépouillement judiciaire, informez le juge si les candidats ont fourni ou non des listes de personnes pouvant être nommées à titre de préposés au dépouillement et de secrétaires

Au moment du dépouillement judiciaire

  1. Veillez à ce que tous les membres du personnel de soutien utilisés par le juge lors d'un dépouillement judiciaire aient une feuille de temps.
  2. Bien que le juge soit responsable de la sécurité des bulletins de vote lors d'un dépouillement judiciaire, assurez-vous d'être satisfait des mesures de sécurité mises en place et soulignez immédiatement au juge toute préoccupation. [306(2)]
  3. Faites des photocopies des bulletins de vote contestés selon les instructions du juge données en vertu de l'article 18 de l'Annexe 4 de la Loi.
  4. Si le juge le demande, approuvez les feuilles de temps des personnes qui travaillent au dépouillement judiciaire.
  5. Veillez à ce que les feuilles de temps soient contresignées par le juge.
  6. Veillez à ce que le Rapport principal de dépouillement soit établi selon les instructions du juge, et à ce que le juge signe le certificat du juge en vue d'attester le résultat du dépouillement. [308a)] Vous trouverez un exemple d'un Rapport principal de dépouillement à l'annexe E (formulaire 4) de ce manuel et un exemple de certificat du juge fourni à l'annexe E (formulaire 5).
  7. Assurez-vous qu'une copie du certificat est fournie aux candidats, à leurs représentants et à leurs conseillers juridiques. [308b), (22) de l'Annexe 4 de la Loi]

Après le dépouillement judiciaire

  1. Vous et votre personnel devez vous assurer de remplir le formulaire Feuille de temps (dépouillement) et de le faire certifier par le juge. Vous devez également vous assurer que ce formulaire est rempli par tout le personnel de soutien utilisé par le juge lors du dépouillement judiciaire et qu'il est certifié par le juge. Vous trouverez ce formulaire à l'annexe E (formulaire 6) de ce manuel.
  2. Si le dépouillement a lieu à un endroit autre que celui où les urnes ont été entreposées, déplacez les urnes de l'emplacement où a eu lieu le dépouillement pour les faire parvenir au bureau du directeur du scrutin.
  3. Veillez à ce qu'une copie du Certificat du juge soit fournie à tous les candidats qui n'en avaient pas reçu une.
  4. Envoyez une copie du certificat aux Services juridiques d'Élections Canada, par télécopieur, au 819-939-2005.
  5. Remplissez le Rapport d'élection. Vous trouverez ce formulaire à l'annexe D (formulaire 8) de ce manuel.
  6. Faites les procédures nécessaires pour fermer le bureau du directeur du scrutin et retourner à l'administration centrale d'Élections Canada le matériel électoral, y compris les formulaires Feuille de temps (dépouillement) et les autres formulaires.