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Manuel de l'agent réviseur



Révision sur l'ordinateur au bureau – à l'aide de RÉVISE

Dans ce chapitre, nous verrons la marche à suivre afin d'effectuer la révision à partir de l'ordinateur au bureau (bureau du DS et DASS) :



6.1 À propos de la révision sur l'ordinateur

Au bureau, vous recevrez, vérifierez et traiterez les demandes de révision ou d'inscription des électeurs sur la LÉP pour ensuite les saisir directement dans l'ordinateur au moyen de RÉVISE.

RÉVISE désigne l'application que vous utiliserez afin de procéder à la révision plutôt que de remplir manuellement les formulaires. Pour connaître la façon d'utiliser l'application RÉVISE, veuillez consulter le Guide de l'utilisateur de RÉVISE (EC 40238-1).

Voici quelles sont vos tâches au niveau de la révision :

  1. Au cours des visites ou des appels des électeurs au bureau, recevoir les nouvelles demandes de révision ou d'inscription dans RÉVISE et y répondre immédiatement :

    Lorsque les électeurs visitent ou appellent le bureau du directeur du scrutin, vous pouvez remplir la demande de révision immédiatement au moyen de RÉVISE en inscrivant les renseignements de l'électeur directement dans le système.

    Vous devez ensuite réunir tous les formulaires imprimés et signés et les joindre à votre Rapport d'activités, qui s'imprime à la fin de chaque session dans RÉVISE, pour ensuite les placer dans le panier Rapports d'activités afin que le superviseur de la révision puisse les examiner.
  2. Saisie des données des demandes sur papier déjà « complétées et vérifiées » et des certificats soumis le jour du scrutin par le personnel électoral au bureau :

    Lorsque le bureau reçoit les demandes sur papier complétées, le SR vérifie les demandes et les documents à l'appui pour ensuite les placer par lots et les déposer, en compagnie du formulaire Révision et inscription – Relevé de lot (EC 40100), dans le panier Entrée des données afin que vous procédiez à leur traitement.

    Toutes les demandes sur papier « complétées et vérifiées » peuvent être traitées dans RÉVISE par les agents réviseurs ou par les commis du centre de révision. Ces formulaires comprennent :
    • les demandes par la poste, les demandes de révision ciblée, les formulaires des tables de révision, les demandes de bulletin spécial (local) et/ou les demandes envoyées par télécopieur;
    • les formulaires complétés au bureau;
    • les Certificats d'inscription et de correction aux jours de vote par anticipation et le jour du scrutin.
  3. Vérification et saisie des données des demandes sur papier soumises au bureau par les électeurs :

    Certaines demandes sont soumises au bureau par les électeurs, mais n'ont pas encore été vérifiées par les autres agents réviseurs ou le personnel électoral. Le SR mettra en lots les demandes et les documents à l'appui pour ensuite les déposer, en compagnie du formulaire Révision et inscription – Relevé de lot (EC 40100), dans le panier Entrée des données afin que vous procédiez à leur traitement.

    Avant de traiter un lot, consultez la section 5 du formulaire Révision et inscription – Relevé de lot (EC 40100) afin de connaître les commentaires du SR. Le SR précisera si vous devez vérifier et signer les formulaires afin de les remplir. Ces formulaires comprennent :
    • les demandes soumises par les électeurs par la poste ou par télécopieur;
    • les demandes incomplètes qui doivent faire l'objet d'un suivi.

Les commis de centre de révision ne peuvent traiter les formulaires incomplets que d'autres membres du personnel électoral ou des agents réviseurs (AR) n'ont pas déjà vérifiés et signés.

Note : Tous les formulaires envoyés par la poste ou par télécopieur doivent être vérifiés et signés par les AR avant la saisie des données dans RÉVISE. Le commis à la saisie des données n'est pas autorisé à signer.

  1. Effectuer les Tâches de suivi demandées par le SR.
  2. Effectuer vos Tâches – Fin de session pour ensuite imprimer et vérifier votre propre Rapport d'activités et celui de votre partenaire.

Après avoir saisi les demandes des électeurs, le directeur du scrutin les accepte en approuvant les demandes au moyen de l'application RÉVISE.

Sécurité et utilisation acceptable des technologies de l'information

Lorsque vous réalisez vos tâches de révision au moyen de l'ordinateur au bureau, vous devez protéger les renseignements personnels et assurer une utilisation acceptable du réseau local (RL) et de tous les appareils électroniques d'Élections Canada ainsi que vous conformer aux directives en matière de sécurité qu'on vous a remises.

Vous devez respecter les directives de sécurité suivantes :

Note: Seuls les employés autorisés peuvent accéder à l'application RÉVISE et aux renseignements électroniques et ils doivent les utiliser de manière acceptable en tout temps.

Avis légal d'Élections Canada – Avis préliminaire

Lorsque vous accédez à votre compte sur un ordinateur du bureau du DS, la case de dialogue de l'avis légal d'Élections Canada s'ouvre. Vous devez lire cet avis et cliquer sur Accepter afin de poursuivre votre séance de travail.

Figure 9 Avis légal
 Avis légal
Texte descriptif de Avis légal

Marche à suivre en cas d'atteinte à la sécurité

Advenant une atteinte à la sécurité au niveau de la technologie de l'information (TI) ou une utilisation inadéquate de l'application RÉVISE, avisez immédiatement le bureau du DS, le DAS ou le DASS.

Voici quelques exemples d'atteinte à la sécurité de la TI :

Note : Advenant une atteinte à la sécurité au niveau de la TI, le DAS ou le DASS procédera à un suivi auprès de l'administration centrale d'Élections Canada afin de planifier les mesures à prendre.



6.2 Outils requis

Vous devrez utiliser les outils suivants afin de réaliser vos tâches :  

Pour consulter la liste et les descriptions complètes, voyez les sections 7.5, Outils et 7.6, Paniers de centre de révision.



6.3 Traitement des demandes de révision à l'aide de RÉVISE

Au cours d'une révision par ordinateur, il vous est possible de traiter tous les types de transactions de révision.

Rappelez-vous de ce qui suit lorsque vous traitez une demande dans RÉVISE :

Méthodes d'inscription

Les méthodes d'inscription sont présentées sous forme d'options dans la fenêtre d'électeur de l'application RÉVISE où l'on précise l'origine de la demande. Il existe neuf méthodes d'inscription :

Figure 10 Méthodes d'inscription
Registration Methods
Texte descriptif de Méthodes d'inscription

Questions administratives

Une fois la transaction terminée, on vous demandera de répondre à une série de questions de nature administrative. Les questions varieront en fonction du type de transaction.  

Localisation du bureau de vote d'un électeur

Vous pouvez utiliser l'application RÉVISE pour localiser le bureau de vote d'un électeur actuel inscrit dans votre circonscription (circ.). Si l'électeur a été transféré à l'extérieur de votre circ. ou retiré de la liste, aucune information sur son bureau de vote ne sera disponible.

Pour consulter les instructions détaillées, voyez le Chapitre 7 – Localisation du bureau de vote et impression de la Feuille d'information de l'électeur dans le Guide de l'utilisateur de RÉVISE (EC 40238-1).

Types de transaction dans RÉVISE

Avant que l'électeur ne quitte, assurez-vous d'avoir rempli tous les champs nécessaires dans la demande et que l'électeur a répondu à toutes les exigences particulières en vertu de Tableaux de vérification des révisions.

Voici les transactions que vous pouvez effectuer dans RÉVISE :

Ajout d'un dossier d'électeur

Un ajout s'effectue au moment de l'inscription d'un électeur dont le nom n'apparaît pas sur la LÉP.

Avant d'ajouter un électeur, vous devez vous assurez que son nom n'apparaît pas déjà sur la liste. Procédez à des recherches au niveau local et national pour chaque électeur. Si vous ne trouvez pas le nom de l'électeur, vous pouvez alors ajouter son nom sur la liste.

Lorsqu'on ajoute un nom d'électeur à la liste, l'électeur doit présenter des preuves d'identité et d'adresse actuelle et doit signer la demande.

Corrections – Mise à jour d'un dossier d'électeur

Une correction consiste à modifier un ou plusieurs des éléments suivants :

Pour modifier son nom légal, l'électeur doit présenter une pièce d'identité arborant son nouveau nom et signer le formulaire.

Déménagement d'un électeur (à l'intérieur de la circonscription)

Un électeur est considéré comme ayant « déménagé » lorsqu'il modifie son adresse, mais tout en demeurant dans la circonscription. Vous procédez à un déménagement lorsque vous constatez que le nom d'un électeur figure à votre LÉP alors que son adresse change pour appartenir à une section de vote, une municipalité ou une rue nouvelle, mais qui se trouve encore dans votre circonscription.

Transfert d'un électeur (de l'extérieur de la circonscription.)

Un transfert doit être effectué lorsqu'un électeur passe d'une circonscription. à une autre. Vous procédez à un transfert lorsqu'un électeur déménage dans votre circonscription.  

L'agent réviseur ne peut effectuer cette transaction par téléphone. L'électeur doit signer la demande.

Radiations

Une radiation consiste à enlever le nom d'un électeur de la LÉP. Un électeur peut demander qu'on radie le nom d'un autre électeur de la liste pour les raisons suivantes :  

Avisez tout électeur qui demande qu'on enlève son propre nom qu'il sera radié de la liste des électeurs uniquement pour l'élection en cours.

Note : Demandez à l'électeur qui souhaite qu'on radie son nom du RNÉ de présenter une demande de radiation par écrit au DGE. Chaque demande écrite doit comporter le nom de l'électeur, sa date de naissance, son adresse personnelle et ses adresses postales actuelles, ainsi que sa signature.

Quand le demandeur présente une demande au nom d'autres personnes

Parfois, une personne présente une demande au nom de quelqu'un d'autre. Une personne peut demander de faire inscrire ou de faire réviser les renseignements d'autres électeurs qui ne sont pas inscrits à la même adresse.

Lettre d'autorisation

Si la personne présentant la demande (le demandeur) ne vit pas à la même adresse que l'électeur, elle doit fournir une lettre d'autorisation signée par l'électeur faisant l'objet de l'inscription ou de la révision. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la section, Quand le demandeur présente une demande au nom d'autres personnes.

Au cours d'une transaction et lorsqu'on désire obtenir des renseignements additionnels au sujet du demandeur, l'application RÉVISE vous demande d'inscrire les détails au sujet du demandeur et de répondre à certaines questions (voir la figure ci-dessous).

Assurez-vous d'obtenir les renseignements nécessaires et les documents d'identification (incluant une lettre d'autorisation) et de répondre aux questions en conséquence.

Lorsqu'il s'agit d'un électeur décédé, un document prouvant le décès, tel une photocopie du certificat de décès ou un article nécrologique, peut remplacer la lettre d'autorisation.

Pour connaître la liste complète des cas où une lettre d'autorisation ou une preuve de décès est nécessaire, voyez les Tableaux de vérification des révisions.

Figure 11 Exemple : Les renseignements au sujet du demandeur sont nécessaires

 Figure 11
Texte descriptif de Exemple : Les renseignements au sujet du demandeur sont nécessaires



6.4 Les trois étapes de la révision sur l'ordinateur

Rappelez-vous que vous devez assurer l'intégrité du processus de révision. Les agents réviseurs doivent participer conjointement à la révision de la LÉP afin de vérifier le travail de chacun avant de signer les demandes.

Pour débuter, prenez un lot de formulaires du panier Entrée des données que vous devrez traiter, et vérifiez si la section 5 du formulaire Révision et inscription – Relevé de lot (EC 40100) comporte des instructions ou des commentaires particuliers du SR.

Les étapes

Vous devez suivre les trois étapes de base suivantes afin de traiter une demande de révision dans RÉVISE :

Étape 1 : Rechercher l'électeur dans RÉVISE.

Une recherche permet de déterminer si le nom de l'électeur apparaît sur la liste et d'éviter la création d'un doublon.

Étape 2 : Remplir la demande dans RÉVISE

Tout dépendant du type de transaction, vous saisirez les demandes d'électeurs que vous devez inscrire (ajouter) afin que leurs dossiers soient révisés (correction, déménagement, transfert) ou radiés de la liste des électeurs.

Étape 3 : Vérifier la demande

Une fois la transaction terminée, on vous demandera de répondre à une série de questions administrative. Les questions varieront en fonction du type de transaction et de la réponse que vous fournirez au fur et à mesure à chacune des questions.

Note : Vous devez effectuer ces trois étapes pour toutes les demandes de révision ou d'inscription.

Étape 1 : Rechercher l'électeur dans RÉVISE

Commencez toujours en cherchant un électeur dans RÉVISE afin de déterminer son statut. Vous pouvez effectuer deux types de recherche d'électeur :

  1. Une recherche locale: Commencez toujours en effectuant une recherche locale dans RÉVISE afin de vérifier si l'électeur est inscrit dans votre circonscription.

    Demandez à l'électeur son prénom et son nom, sa date de naissance ainsi que son adresse actuelle et ses adresses précédentes (commencez toujours par l'adresse actuelle).
  2. Une recherche nationale par province: Si le nom de l'électeur n'apparaît pas dans votre circonscription, procédez à une recherche nationale par province (dans les autres circonscriptions.) afin de repérer le dossier.

Dans RÉVISE, il faut toujours commencer par effectuer une recherche locale.

Pour connaître la marche à suivre détaillée, veuillez consulter le chapitre 4 – Recherche d'électeurs dans le Guide de l'utilisateur de RÉVISE (EC 40238-1).

Étape 2 : Remplir la demande dans RÉVISE

Vous inscrirez l'électeur si son nom n'apparaît pas sur la liste (ajout).

Vous réviserez les renseignements de l'électeur s'il était inscrit sur la liste, mais l'information doit faire l'objet d'une mise à jour (déménagement/correction/radiation/transfert).

Dans la mesure du possible, notez toujours le numéro de téléphone du demandeur advenant qu'un suivi soit nécessaire.

  1. Déterminez le type de transaction nécessaire.
  2. Remplissez les champs exigés et procédez aux changements nécessaires dans RÉVISE.

    Pour connaître la marche à suivre détaillée, veuillez consulter le chapitre 5 – Ajout et mise à jour de dossiers d'électeur, le chapitre 6 – Déménagement ou transfert d'électeurs et le chapitre 11 – Radiation ou annuler la radiation d'un électeur dans le Guide de l'utilisateur de RÉVISE (EC 40238-1).
  1. Au cours de la saisie des données dans RÉVISE, vous devrez choisir une méthode d'inscription par transaction d'électeur.
  2. Remettez un Avis de confidentialité (EC 40201) au demandeur. Si vous procédez par téléphone, lisez l'Avis de confidentialité à l'électeur.
  3. Réunissez tous les documents à l'appui nécessaires. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter Tableaux de vérification des révisions.

Note : Seul le bureau du DS peut approuver ou rejeter une demande de révision. En cas de doutes quant à la validité des documents d'identification que présente un électeur, portez la situation à l'attention de votre superviseur de la révision.

Étape 3 : Vérifier la demande

On vous demandera de répondre par « Oui » ou « Non » à une série de questions administratives affichées à l'écran. Les questions varieront en fonction du type de transaction.

  1. Vérifiez si vous avez correctement inscrit les renseignements de l'électeur et procédez aux mises à jour nécessaires.  
  2. Répondez aux questions administratives et assurez-vous que l'électeur répond aux exigences particulières qui apparaissent dans Tableaux de vérification des révisions.

Posez-vous les questions suivantes afin de vérifier si la demande est complète :

Si vous répondez à toutes les exigences de la transaction, vous pouvez effectuer la saisie des données :

  1. SAUVEGARDEZ la transaction.
  2. Imprimez une FIé ou commandez une CIÉ, au besoin.
  3. Si RÉVISE imprime un formulaire :
  1. faites signer l'électeur;
  2. signez et demandez à votre partenaire de vérifier et de signer le formulaire;
  3. Placez, dans le dossier Formulaires complétés, toutes les demandes complétées et vérifiées, ainsi que les documents à l'appui.
  1. Remerciez l'électeur.

Au besoin, RÉVISE imprimera automatiquement la demande complétée lorsque vous aurez sauvegardé la transaction. Dans un tel cas, vous devrez demander à l'électeur de signer le formulaire imprimé.

Si certaines exigences n'ont pas été respectées, RÉVISE ne vous permettra pas de SAUVEGARDER la transaction incomplète:

  1. Un message apparaîtra suivi d'une question : « Cette demande d'inscription est incomplète et ne peut être sauvegardée. Souhaitez-vous imprimer la demande d'inscription à la liste des électeurs? Oui/Non »
  2. Expliquez à l'électeur qu'il est impossible de finaliser la transaction pour l'instant.
  3. Suivez les étapes figurant à la section Transactions incomplètes.
  4. Quittez et remerciez l'électeur.
  5. Placez le formulaire dans le panier Suivi et remplissez le Registre des transactions (EC 40091).

Note : Si certaines exigences n'ont pas été respectées, suivez les étapes figurant à la section Transactions incomplètes.

En cas de désaccord entre les agents réviseurs :

Dans certains cas, il se peut que les agents réviseurs ne s'entendent pas sur le fait que l'électeur répond aux exigences d'un certain type de révision. Dans un tel cas, ne signez pas le formulaire; portez plutôt la question à l'attention de votre superviseur de la révision et expliquez-lui le motif du désaccord. C'est le DS, le DAS ou une personne désignée par le DS qui tranchera la question. Sa décision est définitive.

Figure 12 Recherche d'un électeur
 Recherche d'un électeur
Texte descriptif de Recherche d'un électeur



6.5 Transactions incomplètes  

Dans un cas où il est impossible de finaliser le type de transaction demandée dans RÉVISE, vous devez informer l'électeur sur la façon de procéder.

Lorsqu'il est impossible de remplir une demande, vous devez :

  1. Expliquer à l'électeur ou au demandeur que la demande ne peut être remplie.
  2. Décrire ce qu'il faut afin de remplir la demande.
  3. Offrez-lui de remplir partiellement le formulaire papier de Demande de révision ou d'inscription à la liste des électeurs (EC 40200-1) (procédez de la façon décrite dans la section, Demandes papier incomplètes et conservez le formulaire au bureau jusqu'à ce que le demandeur réponde aux exigences non respectées.
  4. Ne signez pas les formulaires incomplets.
  5. Rappelez à l'électeur l'échéance de révision et donnez-lui les dates.
  6. Dans la mesure du possible, remettez toujours à l'électeur l'information sur son lieu de scrutin advenant qu'il ne puisse finaliser son inscription au cours de la période de révision.

Note : L'application RÉVISE permet de déterminer le lieu de scrutin d'un électeur même si celui-ci n'est pas inscrit. Consultez Localisation du lieu de scrutin d'un électeur.

  1. Envoyez le formulaire partiellement rempli à l'électeur ou au demandeur par la poste ou par télécopieur, selon le cas.
  2. Remerciez l'électeur.

Si l'électeur décide d'annuler la demande :

Mettez tout formulaire incomplet ou tout document contenant des renseignements de nature délicat dans la boîte identifiée par « Lot 11 » (déchiquetage).  

Rappelez-vous toujours que la période de révision est courte et que toute demande d'inscription ou de révision arrivant après 18 h le jour 6 ne peut être traitée. Les demandes qui requièrent une action de la part de l'électeur (signature, pièce d'identité, etc.) ne devraient pas rester dans le panier Suivi plus de quelques jours.

Ne signez pas un formulaire dans lequel il manque des renseignements, ou qui doit être envoyé à l'électeur. Quand l'électeur renvoie le formulaire ou quand il le rapporte en personne, l'AR qui termine la transaction signera et datera le formulaire.



6.6 Tâches – Fin de session

Chaque fois que vous mettez fin à une session sur RÉVISE, un Rapport d'activités s'imprime automatiquement. Vérifiez votre travail au moyen de ce rapport et organisez vos formulaires imprimés. En compagnie de votre partenaire, vous examinerez et signerez vos documents réciproques, au besoin.

Lorsque vous et votre partenaire aurez examiné vos travaux mutuels, inscrivez les numéros des rapports dans le Registre de contrôle des Rapports d'activités et remettez celui-ci à votre superviseur de la révision.

Voici quels sont les outils de fin de session :

Vérification de votre Rapport d'activités et utilisation du Registre de contrôle des Rapports d'activités

  1. Imprimez le Rapport d'activités de l'application RÉVISE afin de permettre à l'utilisateur de vérifier toutes vos transactions.
    • Vérifiez chaque transaction inscrite dans le Rapport d'activités par rapport aux formulaires complétés.
  2. Réunissez tous les formulaires complétés, y compris les documents à l'appui, et placez le Rapport d'activités sur le dessus.
  3. Remplissez le formulaire Révision et inscription – Relevé de lot (EC 40100).
  4. Joignez à votre Rapport d'activités tous les formulaires que vous avez imprimés au cours de votre période de travail.
    • Vérifiez si le nombre de formulaires et le nombre d'ajouts et de transferts consignés dans le Rapport d'activités concordent.
  5. Signez tous les formulaires.
  6. Signez et écrivez votre nom en lettre moulées ainsi que la date sur le Rapport d'activités.
  7. Remplissez le Registre des Rapports d'activités (EC 40014).
  8. Remettez tous les documents à votre partenaire afin qu'il les examine et pour qu'il signe le Rapport d'activités.
  9. Placez le tout dans le panier Rapports d'activités.

Le superviseur de la révision ou le coordonnateur de l'informatisation procédera à une vérification rapide pour s'assurer que toutes les données ont été bien complétées et placera ensuite les formulaires dans le panier Prêt à classer.

Figure 13 Registre des Rapports des activités
EC 40014
Texte descriptif de Registre des Rapports des activités

Vérification du Rapport d'activités de votre partenaire

  1. Signez et écrivez votre nom en lettres moulées sur le Rapport d'activités de votre partenaire.
  2. Sur le formulaire Révision et saisie des données – Relevé de lot (EC 40100), inscrivez votre nom sous Agent réviseur 2.
  3. Vérifiez si le Rapport d'activités comporte des erreurs :
    1. Vérifiez si le nombre de formulaires imprimés, ainsi que le nombre d'ajouts et de transferts enregistrés, concordent.
    2. Assurez-vous de l'orthographe et de l'adresse exacte lorsque plus d'un électeur s'inscrit à la même adresse et s'ils ont le même nom de famille.
  4. Signez tous les formulaires.

Si vous constatez une erreur, corrigez-la au moyen de l'application RÉVISE :



6.7 Tâches de suivi

Le superviseur de la révision désignera un agent réviseur qui vérifiera le Registre des transactions (EC 40091) et qui utilisera l'information contenue dans ce registre pour s'assurer qu'on effectue les suivis.

Les formulaires incomplets imprimés au moyen de l'application RÉVISE ou remplis à la main sont placés dans le panier Suivi. Ce panier permet de suivre les formulaires qu'on ne peut remplir et dans lesquels il manque des renseignements nécessaires, des signatures, une preuve d'identification ou d'autres documents nécessaires.

Nous vous recommandons de procéder à un suivi des formulaires incomplets un ou deux jours après les avoir ajoutés dans le registre des transactions. Avant d'effectuer un suivi auprès d'un électeur, vous devriez vérifier dans RÉVISE si celui-ci a déjà fourni les renseignements manquants sans faire mention du formulaire. Si RÉVISE ne comporte aucun changement pour ce dossier, effectuez un suivi auprès de l'électeur afin d'obtenir les renseignements manquants.

Pour plus de détails, veuillez consulter 4.11 Tâches de suivi.

Figure 14 Rapports d'activités
Journal Report
Texte descriptif de Rapports d'activités