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Manuel du directeur du scrutin

Chapitre 14 – Période postélectorale

Le présent chapitre décrit les responsabilités du directeur du scrutin après le jour du scrutin, comme la validation des résultats, le dépouillement judiciaire, le retour du bref et des rapports d'élection, les activités financières, le retour des documents et des fournitures électorales et la fermeture du bureau.

14.1 Introduction

Après le jour du scrutin, un certain nombre de tâches doivent être accomplies avant que vous ne fermiez le bureau. Il est essentiel que vous en assuriez la supervision et que vous veilliez à ce qu'elles soient accomplies efficacement et de la façon indiquée dans le présent chapitre.

À titre de directeur du scrutin (DS), vous avez la responsabilité de gérer les tâches qui suivent le jour du scrutin, d'assurer leur réalisation en temps opportun, de faire le suivi approprié et de rendre compte de toute difficulté.

Note : Les tâches décrites dans le présent chapitre ne sont pas toujours énumérées en ordre de réalisation, puisque certaines d'entre elles peuvent se dérouler en même temps.

Saisie des renseignements sur les électeurs après le jour du scrutin

La loi exige que les renseignements compris sur les certificats d'inscription et de correction et saisis après le jour du scrutin soient intégrés dans la Liste électorale définitive dès que possible après le jour du scrutin.

N'oubliez pas que vous disposez de sept jours, après le jour du scrutin, pour terminer la saisie des données dans RÉVISE. Si vous avez besoin de plus de temps, veuillez communiquer avec le bureau d'aide des systèmes de la révision.

Rapports et retour des documents officiels

Élections Canada doit se conformer aux modifications apportées à la Loi électorale du Canada (art. 164.1), qui exigent qu'un tiers effectue une vérification et présente un rapport sur le rendement des fonctionnaires électoraux aux bureaux de scrutin et sur la qualité du matériel électoral retourné.

Après avoir terminé le retour du bref et toutes les autres tâches, vous devez envoyer au directeur général des élections (DGE) tous les documents électoraux en votre possession. Traitez de façon rigoureuse le retour de tous les documents électoraux officiels et de tout le matériel électoral. Faites enquête sur tout article manquant, comme les urnes, le Relevé du scrutin, les listes d'électeurs, les grands sacs de scrutin en plastique, et rendez-en compte.

Régler les problèmes et gérer les articles manquants

Si vous envisagez d'avoir de la difficulté ou si vous avez besoin d'aide pour effectuer une tâche, communiquez avec le Réseau de soutien d'Élections Canada (RSEC).

Lorsque vous relevez des problèmes, ou que des articles ou des documents électoraux officiels sont manquants, vous devez :

Si un problème se rattache au retour du lot 1 et du lot 5, consignez aussi les détails sur la Liste de contrôle – Retour du matériel électoral.

Note : Pour faciliter les rapports et le suivi, une pratique exemplaire consiste à tenir un registre de tous les rapports d'incident et des listes de contrôle pour le retour du matériel électoral soumis, s'il y a lieu.

14.2 Validation des résultats

Les résultats confirmés au cours du processus de validation sont les résultats officiels utilisés pour déclarer un candidat élu, à moins qu'un dépouillement judiciaire ne soit demandé. La compilation et la communication des résultats le soir du scrutin sont considérées comme préliminaires et sont confirmées au moyen du processus de validation.

La validation des résultats ne consiste pas en un autre dépouillement des bulletins de vote. Il s'agit d'une vérification que vous devez effectuer en comparant les renseignements contenus dans chaque Relevé du scrutin (EC 50100; EC 78760 pour les bulletins de vote spéciaux) original aux renseignements consignés dans le Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027). Si le Détail du scrutin ne reflète pas exactement les renseignements indiqués sur le Relevé du scrutin pour un bureau de scrutin en particulier, le Détail du scrutin doit être modifié et tout changement doit être entré dans le Système des résultats des scrutins (SRS).

La date, l'heure et le lieu de la validation des résultats sont déterminés à la délivrance du bref et publiés dans l'Avis de convocation (EC 10020) au début du processus. La date ne peut être modifiée que si un report est requis.

Le directeur adjoint du scrutin (DAS) et vous devez effectuer la validation des résultats au plus sept jours après le jour du scrutin. La validation ne peut pas avoir lieu avant que toutes les urnes aient été retournées des bureaux de scrutin et qu'Élections Canada vous ait communiqué les résultats du scrutin en vertu des Règles électorales spéciales (RES). S'il manque une urne ou les résultats des RES, la validation des résultats est reportée.
Art. 293

Les candidats et leurs représentants peuvent assister à la validation des résultats. Si aucun d'entre eux n'est présent, vous devez désigner deux personnes qui ont qualité d'électeur (de préférence des électeurs autres que les membres du bureau du DS) comme témoins des procédures. Le Tarif des honoraires d'élections fédérales indique la rémunération à laquelle ces témoins ont droit.
Art. 294

Consultez la section 18.15, Liste de contrôle – Validation des résultats.

Préparation de la validation

Vous pouvez organiser à l'avance les documents nécessaires à la validation. La liste se trouve à la section 14.2.1. Vous pourriez vouloir organiser en ordre numérique les formulaires Relevé du scrutin. Si vous ne trouvez pas les documents dans les enveloppes à l'extérieur de l'urne, vous ne pouvez ouvrir aucune urne pour les extraire avant que la validation des résultats n'ait commencé.

Début de la validation

Élections Canada enverra un courriel à l'adresse de messagerie Web du bureau du DS (et non à votre adresse de courriel personnelle) confirmant certains détails de la validation. Lorsque la validation aura commencé, vous répondrez à ce courriel pour le confirmer à Élections Canada. Puisque d'autres communications pourraient être envoyées par courriel, veuillez faire en sorte que quelqu'un vérifie de temps à autre l'adresse de messagerie Web du bureau du DS.

Report / Ajournement

Le report ou l'ajournement initial peut durer au plus une semaine. D'autres ajournements peuvent être autorisés pour deux semaines supplémentaires, soit un total de trois semaines (si l'ajournement initial est d'une semaine complète). Pour chaque report, au besoin, vous devez informer par téléphone le Bureau d'aide de la coordination électorale. Vous avez la responsabilité d'informer les candidats de ces reports.

14.2.1 Validation des résultats reçus le soir du scrutin

Pour commencer, récupérez la copie blanche de chaque Relevé du scrutin (EC 50100; EC 78760 pour les résultats locaux des bulletins de vote spéciaux dépouillés dans le bureau du DS) et les RÉSULTATS DES RES qu'Élections Canada a envoyés au bureau du DS le soir du scrutin.

Si vous ne pouvez pas trouver une copie du Relevé du scrutin, consultez la section 14.3, Procédures exceptionnelles pendant le processus de validation.
Par. 293(1)

Documents requis

Les documents suivants sont exigés :

*Les résultats du Groupe 2 correspondent au total des dépouillements nationaux et locaux.

Procédures
1. Pour les bureaux de scrutin ordinaires, itinérants et par anticipation

Comparez les renseignements des cases 1 à 4 de chaque Relevé du scrutin (EC 50100) aux renseignements consignés dans le Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027) :

Si les renseignements d'un bureau de scrutin en particulier ne correspondent pas exactement, vous devez modifier le Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027) et entrer tout changement dans le SRS.

Ne modifiez pas le Relevé du scrutin (EC 50100) en fonction du Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027).
Par. 293(1)

2. Pour le Groupe 1 des RES (électeurs des Forces canadiennes, électeurs incarcérés et électeurs internationaux)

Comparez les renseignements des RÉSULTATS DES RES aux renseignements consignés à la dernière page du Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027) sous SVR Group 1/RES Groupe 1 :

Si les renseignements d'un bureau de scrutin en particulier ne correspondent pas exactement, vous devez modifier le Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027) et entrer tout changement dans le SRS.

Ne modifiez pas le Relevé du scrutin (EC 50100) en fonction Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027).

3. Pour le Groupe 2 des RES (électeurs nationaux et locaux)

Comparez les renseignements des électeurs nationaux des RÉSULTATS DES RES aux renseignements consignés à la dernière page du Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027) sous SVR/RES Grp2 (National) :

Si les renseignements d'un bureau de scrutin en particulier ne correspondent pas exactement, vous devez modifier le Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027) et entrer tout changement dans le SRS.

Ne modifiez pas le Relevé du scrutin (EC 50100) en fonction du Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027).

Comparez les renseignements des électeurs locaux du Relevé du scrutin (EC 78760) pour les bulletins de vote spéciaux aux renseignements consignés à la dernière page du Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027) sous SVR/RES Grp2 (Local) :

Si les renseignements d'un bureau de scrutin en particulier ne correspondent pas exactement, vous devez modifier le Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027) et entrer tout changement dans le SRS.

Ne modifiez pas le Relevé du scrutin (EC 50100) en fonction du Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027).

4. Sur le Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027), vérifiez que le Total SVR/RÉS Grp 2 (Local + Nat.) est calculé correctement :

Figure 14a Exemple : Détail du scrutin – pour les résultats des RES

5. Un « X » peut s'afficher dans la colonne Erreur pour certains bureaux de scrutin dans le Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027), ce qui indique un écart, comme une erreur mathématique dans les résultats du scrutin, ou un bureau de scrutin où le nombre total de votes exprimés est supérieur au nombre d'électeurs inscrits sur la liste.

Le DAS et vous devez également examiner attentivement les bureaux de scrutin où le nombre total de votes exprimés est supérieur au nombre d'électeurs inscrits sur la liste. Le Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027) doit comprendre une explication de l'écart (p. ex., fait partie d'un bureau de scrutin fusionné). Ces notes explicatives seront entrées dans le SRS lorsque le coordonnateur de l'informatisation (CI) validera les résultats du bureau de scrutin en question.

Note : Ne modifiez pas le nombre de bulletins de vote rejetés ou annulés sans justification appropriée.

6. Une fois que la vérification est terminée, le CI doit :

Le CI doit ensuite imprimer les rapports suivants :

Vous devez :

Note : Les résultats de tous les bureaux de scrutin doivent être validés dans le SRS avant qu'un candidat ne soit déclaré élu.

Vérification des RÉSULTATS DES RES à Élections Canada

Élections Canada effectue une vérification des résultats des bulletins de vote spéciaux dépouillés à Ottawa. Dans certains cas, vous pourriez recevoir un RÉSULTATS DES RES modifié avec des chiffres modifiés à la main et la signature de l'administrateur des RES. Le RÉSULTATS DES RES modifié devrait être envoyé au plus tard à midi le Jour -1. Vous devez reporter les modifications sur le Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Résultats préliminaires (EC 10027).

Élections Canada effectue également une vérification des résultats des RES entrés dans le SRS. S'il y a des erreurs, vous en serez informé par courriel à l'adresse de courriel générique du DS de manière à ce que des corrections puissent être faites pendant la validation.

14.2.2 Transmission des résultats validés à Élections Canada

Une fois que tous les résultats sont validés, demandez au CI :

Vous devez vous assurer que le Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Validation (EC 10022) et les Résultats par bureau de scrutin (EC 10042) sont exacts.

14.2.3 Vérification par Élections Canada des résultats validés

Une fois l'étape Finaliser la validation des résultats terminée dans le SRS et les résultats transmis, Élections Canada effectuera d'importants contrôles de la qualité à l'égard des résultats validés, y compris la vérification de l'entrée des résultats dans les RES. Si des erreurs sont relevées, Élections Canada vous informera du problème par courriel ou par téléphone. Il est important de surveiller l'adresse de messagerie Web du bureau du DS au cours du processus de validation pour vous assurer de répondre rapidement.

Le CI peut devoir modifier certains résultats dans le SRS et réaliser une autre fois l'étape Finaliser la validation des résultats.

En temps normal, cette vérification devrait être faite en moins d'une heure. Si Élections Canada ne relève aucun problème, vous recevrez un courriel vous demandant de procéder aux étapes énoncées à la section suivante.

14.2.4 Achèvement et vérification du Résultat du scrutin (EC 10420) section

Une fois que tous les renseignements ont été corrigés et vérifiés dans le SRS, et qu'Élections Canada a confirmé la transmission et la vérification par courriel, vous devez prendre les mesures suivantes :

  1. Demandez au CI d'imprimer la version finale du Résultat du scrutin (EC 10420).
  2. Vérifiez que les renseignements du Résultat du scrutin (EC 10420) sont identiques à ceux du Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Validation des résultats (EC 10022) :
    • vérifiez le nombre total de votes comptés pour chaque candidat;
    • vérifiez le nombre total de votes valides déposés;
    • vérifiez le nombre de bulletins de vote rejetés;
    • vérifiez le nombre total de votes déposés.
  3. Datez et signez le Résultat du scrutin (EC 10420), qui est utilisé pour consigner les résultats officiels et pour déclarer un candidat élu.
  4. Imprimez et remplissez la Feuille d'information pour le Résultat du scrutin (EC 10039).
  5. Numérisez le Résultat du scrutin (EC 10420) et la Feuille d'information pour le Résultat du scrutin (EC 10039) et envoyez-les immédiatement par courriel à Élections Canada.

Élections Canada fera un dernier contrôle de la qualité et signalera tout problème par courriel ou téléphone (ou les deux), en indiquant ce que vous pourriez devoir faire pour régler les problèmes.

Lorsque le rapport sera considéré comme final, Élections Canada enverra un courriel à l'adresse de messagerie Web du bureau du DS pour confirmer que la validation est terminée et que vous pouvez distribuer le Résultat du scrutin (EC 10420) :

  1. Envoyez une copie du Résultat du scrutin (EC 10420) par messagerie à chaque candidat.
  2. Gardez une copie pour vos dossiers.
  3. Placez le Résultat du scrutin (EC 10420) original signé avec les autres documents devant être retournés dans le Lot 1.

Une fois que vous avez officiellement déclaré le candidat élu, les résultats sont considérés comme officiels et ils ne peuvent plus être modifiés par vous ni par Élections Canada.

Note : La déclaration du candidat élu est faite le même jour que la validation des résultats.

Vous ne pouvez pas déléguer la responsabilité de signer le Résultat du scrutin (EC 10420).

14.2.5 Les candidats et leurs représentants

Si un candidat ou un représentant des médias demande le rapport Résultats par bureau de scrutin (EC 10042), distribuez celui que le CI a imprimé après l'achèvement de la validation et inscrivez-y « Distribué ».

Si les candidats, leurs représentants ou un représentant de leur parti demandent des copies de chaque Relevé du scrutin (EC 50100), ils y ont droit; photocopiez et distribuez les copies sur demande. Si personne ne vient chercher ces copies, envoyez-les au déchiquetage dans le Lot 11.

Les candidats, leurs représentants et les représentants de leur parti ont également le droit de demander et de recevoir une copie de tous les rapports Relevé des électeurs qui ont voté (carte de bingo) produits tout au long du jour du scrutin.
Art. 291

Relevé des électeurs qui ont voté (carte de bingo)

Les rapports Relevé des électeurs qui ont voté (carte de bingo) originaux vous sont retournés après la fermeture des bureaux de vote le soir du scrutin.

Sur demande, vous devez rendre disponibles, au bureau, des copies des cartes de bingo de tous les bureaux de scrutin le lendemain du jour du scrutin. Dans le cas des bureaux de vote par anticipation, vous devez rendre disponible, au bureau, une copie du relevé le lendemain de chaque jour de vote par anticipation.

Vous devez retourner dans le Lot 9 tous les Relevé des électeurs qui ont voté par anticipation (EC 50109) et les Relevé des électeurs qui ont voté le jour du scrutin (EC 50111) qui sont remplis et que personne n'est venu chercher, ainsi qu'un ensemble original complet des rapports Relevé des électeurs qui ont voté placé dans l'Enveloppe pour les copies originales du Relevé des électeurs qui ont voté au bureau de scrutin (EC 50385) par bureaux de scrutin par anticipation, ordinaire ou itinérant.

Pour obtenir plus de renseignements sur les cartes de bingo et leur distribution, consultez le Chapitre 10, Les bureaux de scrutin.

Figure 14b Exemple : Résultat du scrutin

La description texte du graphique « Résultat du scrutin »

14.3 Procédures exceptionnelles pendant le processus de validation

Lorsque vous relevez des problèmes, ou que des articles ou des documents électoraux officiels sont manquants, vous devez faire enquête et rendre compte de la situation.

Consultez la section 14.1, Introduction.

Relevé du scrutin (copie blanche) manquant ou incomplet

Le soir du scrutin, si la copie blanche du Relevé du scrutin (EC 50100) est manquante, semble contenir une erreur ou avoir été altérée ou est contestée par un candidat (ou son représentant), vous pouvez demander que le scrutateur fournisse la copie rose du Relevé du scrutin (EC 50100), qu'il doit conserver pendant 60 jours après le jour du scrutin, et téléphoner au Bureau d'aide de la coordination électorale pour qu'il autorise l'utilisation de cette copie.

Si vous ne pouvez pas joindre le scrutateur ou si la copie rose n'est pas disponible, vous devez suivre les étapes suivantes :

  1. Récupérez et ouvrez l'urne du bureau de scrutin en question.
  2. Ouvrez l'Enveloppe de la copie jaune du Relevé du scrutin (EC 50380), qui contient la copie jaune du Relevé du scrutin (EC 50100).
    Par. 295(1)
  3. Comparez les résultats de la même manière que si vous utilisiez la copie blanche.
  4. Communiquez avec le superviseur de centre de scrutin pour remplir un Formulaire de rapport d'incident (EC 10051) au moyen des renseignements correspondants qui expliquent pourquoi le Relevé du scrutin (copie blanche) est manquant.
  5. Conservez séparément la copie jaune du Relevé du scrutin (EC 50100). Lorsque les urnes sont démantelées, retournez-la avec les autres copies jaunes dans le Lot 1.
  6. Rescellez l'urne au moyen d'un Sceau pour urne – Long (EC 50200) numéroté pour en protéger le contenu jusqu'à ce que toutes les urnes soient démantelées lors du retour du matériel.
Relevé du scrutin (copie jaune) manquant

Si la copie jaune du Relevé du scrutin (EC 50100) n'est pas dans l'urne, ou si elle n'est pas utile aux fins de la validation des résultats, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

  1. Ouvrez les grands sacs de scrutin en plastique et utilisez les renseignements qui sont inscrits sur l'Enveloppe pour bulletins émis (EC 50450) pour chaque candidat afin de consigner les résultats du bureau de scrutin sur un nouveau Relevé du scrutin (EC 50100). Le DAS et vous, de même que tout témoin, devez signer le relevé. Vous ne devez jamais ouvrir une enveloppe pour les bulletins de vote.
    Par. 295(3))
  2. Placez le contenu du sac de scrutin dans un Sac de documents en feuilles détachées (EC 11530), scellez-le au moyen d'un Sceau officiel (EC 50180) et signez le sceau. Consignez la justification sur Lot 1 – Liste de contrôle – Retour du matériel électoral. Par. 295(2) à (4)
  3. Rescellez l'urne au moyen d'un Sceau pour urne – Long (EC 50200) numéroté. Consignez le numéro du sceau sur la Feuille de contrôle des sceaux (EC 40205) avant de la remettre dans l'urne pour en protéger le contenu jusqu'à ce que toutes les urnes soient démantelées lors du retour du matériel.
  4. Communiquez avec le superviseur de centre de scrutin pour remplir un Formulaire de rapport d'incident (EC 10051) au moyen des renseignements correspondants qui expliquent pourquoi le Relevé du scrutin (copies blanche et jaune) est manquant.
    Par. 314(2)
Résultats pour un candidat manquants

Si les résultats d'un candidat donné ne sont pas indiqués sur le Relevé du scrutin (EC 50100) ou s'il est impossible de les déchiffrer, vous pouvez utiliser les renseignements consignés sur l'Enveloppe pour bulletins émis pour un candidat (EC 50450) du candidat en question et inscrire les renseignements manquants ou imprécis sur le Relevé du scrutin (EC 50100). Inscrivez vos modifications en utilisant une encre de couleur différente de celle utilisée par le scrutateur. Vous devez parapher tous les changements.

RÉSULTATS DES RES manquants

Si la copie des RÉSULTATS DES RES est manquante, vous devez téléphoner immédiatement au bureau d'aide des RES. L'administration centrale enverra une autre copie par courriel à votre bureau.

Urne manquante

Si une urne est perdue ou détruite ou n'est pas produite dans les deux semaines suivant la date initialement établie pour la validation des résultats, la Loi électorale du Canada autorise l'utilisation de la Copie du Relevé du scrutin pour les candidats et représentants (EC 50110) remise aux candidats ou à leurs représentants le soir du scrutin. Vous devez demander au scrutateur, ou à toute autre personne qui en a une copie, de comparaître devant vous pour produire et vérifier la copie sous serment. Vous devez informer les candidats de la date et de l'heure fixées pour la comparution.
Art. 296

Vous pouvez également demander que le scrutateur fournisse la copie rose du Relevé du scrutin (EC 50100; EC 78760 pour les bulletins de vote spéciaux); il a eu pour instruction de la conserver à la fermeture des bureaux de vote pendant au moins 60 jours après le jour du scrutin.
Par. 296(2)

Sacs de scrutin manquants

Après avoir ouvert les urnes, si un sac de scrutin est perdu ou manquant, vous devez faire enquête pour savoir pourquoi, consigner les détails sur Lot 5 – Liste de contrôle – Retour du matériel électoral et conserver une copie pour vos dossiers.

Dépouillement judiciaire possible

Lorsqu'un dépouillement est automatiquement requis, que l'écart entre le premier et le deuxième candidat est de moins de 500 votes, ou que d'autres éléments permettent de penser que quelqu'un pourrait demander un dépouillement judiciaire, laissez les grands sacs de scrutin en plastique scellés dans leurs urnes respectives. Notez le numéro de série des sceaux de chaque urne pour vos dossiers. Envoyez une copie du rapport à chaque candidat.

Pour obtenir d'autres renseignements sur les dépouillements judiciaires, consultez la section 14.5, Dépouillement judiciaire.

14.4 Préparation de la Liste électorale définitive

La production de la liste définitive pourrait durer jusqu'au Jour -7, selon le nombre de certificats d'inscription et de correction remplis le jour du scrutin et la nécessité d'un dépouillement judiciaire.

14.4.1 Saisie des données définitives dans RÉVISE

La loi exige que tous les certificats d'inscription et de correction remplis le jour du scrutin et provenant des bureaux de scrutin ordinaires soient entrés dans RÉVISE, ce qui les intègre à la Liste électorale définitive.

Les superviseurs de centre de scrutin retournent les certificats à votre bureau dans l'Enveloppe pour les certificats d'inscription et/ou de correction (EC 50390) aux fins de la saisie des données le soir du scrutin. Consultez la section 13.2, Réception du matériel électoral.

À ce stade, il n'est plus possible d'apporter des changements d'ordre administratif à la liste électorale; seules les transactions liées aux certificats peuvent être faites.

Note : La saisie des données définitives dans RÉVISE et la validation des résultats peuvent se dérouler en même temps.

Votre CI suivra les instructions données à la section 5.3, Saisie des données finales dans RÉVISE, du Manuel du coordonnateur de l'informatisation (EC 10500), et remplira le rapport C18 – SRS : Après le jour du scrutin : Activités relatives à la liste électorale définitive et le rapport d'étape M7 – Liste électorale définitive terminée. Vous devez signer les deux documents remplis et les soumettre à l'administration centrale.

Consultez le Chapitre 5 – Préparation de la liste définitive, du Manuel du coordonnateur de l'informatisation (EC 10500).

14.4.2 Achèvement des activités liées au SRS

Une fois que les certificats d'inscription et de correction du jour du scrutin ont été entrés dans RÉVISE, le CI doit faire une dernière synchronisation du SRS avec RÉVISE pour mettre à jour le nombre d'électeurs (nombre d'électeurs inscrits sur la liste) dans le SRS.

Après la synchronisation, le CI doit imprimer une copie du Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Validation (EC 10022) final avec le nombre d'électeurs inscrits sur la liste mise à jour, y inscrire la mention « Final » et vous la fournir aux fins de signature.

Conservez une copie dans vos dossiers et placez l'original (portant la mention « Final ») avec les autres documents devant être retournés dans le Lot 1.

14.5 Dépouillement judiciaire

Un dépouillement judiciaire peut être demandé dans les quatre jours suivant l'achèvement de la validation des résultats.
Art. 300 et 301

Consultez le Manuel des dépouillements judiciaires (EC 06530).

14.5.1 Requête du directeur du scrutin visant un dépouillement judiciaire

Après la validation des résultats, s'il y a égalité ou si le nombre de votes séparant le candidat qui a reçu le plus grand nombre de votes de tout autre candidat est inférieur à un millième des votes déposés (1/1000), vous devez présenter à un juge une requête en dépouillement.
Par. 300(1)

Vous devez présenter une requête à un juge et envoyer un avis écrit de la requête en dépouillement à chaque candidat ou à son agent officiel, et à Élections Canada. Si un dépouillement judiciaire automatique est requis, communiquez immédiatement avec le Bureau d'aide de la coordination électorale par téléphone pour discuter de la question avant de procéder à la requête.
Art. 300

14.5.2 Requête d'autres personnes visant un dépouillement judiciaire

Dans des circonstances autres, tout électeur peut, dans le délai prescrit, présenter à un juge une requête en dépouillement judiciaire. Une fois que vous êtes informé d'une telle requête, vous devez en informer le Bureau d'aide de la coordination électorale.
Par. 301(1)

Le requérant du dépouillement doit déposer une déclaration sous serment selon laquelle un scrutateur a mal compté ou a rejeté par erreur des bulletins de vote ou a mal inscrit sur le Relevé du scrutin (EC 50100) le nombre de bulletins de vote déposés en faveur d'un candidat, ou selon laquelle vous avez mal additionné les résultats. Le requérant doit déposer, auprès du greffier du tribunal, un cautionnement de 250 $ en garantie des frais du candidat qui a obtenu le plus grand nombre de votes.
Par. 301(2) et (3)

14.5.3 Date, heure, lieu et comparution

Une fois que le juge a reçu une requête en dépouillement, il détermine s'il convient de procéder à un dépouillement.

Si un dépouillement a lieu, le juge en fixe la date et l'heure. Le dépouillement doit commencer dans les quatre jours qui suivent la réception de la requête.
Par. 301(4)

Le juge vous assigne à comparaître au dépouillement et à apporter les urnes et les sacs de scrutin contenant les bulletins de vote déposés et les bulletins de vote comptés, inutilisés, rejetés et annulés, ainsi que les copies originales du Relevé du scrutin (EC 50100), signées par les scrutateurs. Vous devez apporter le Résultat du scrutin (EC 10420) original, signé après la validation des résultats, et une copie du Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Validation des résultats (EC 10022). Vous devez aussi apporter le Résultat du scrutin après un dépouillement judiciaire (EC 10421) vierge, que le juge remplira après le dépouillement judiciaire.
Par. 301(4)

Vous devez obéir à l'assignation à comparaître qui vous est adressée et vous devez être présent tout au long du processus de dépouillement. Élections Canada vous fournira du soutien tout au long du processus.
Par. 301(6)

Le juge donne aux candidats ou à leur agent officiel un avis écrit des date, heure et lieu du dépouillement.
Par. 301(5)

Seules les personnes suivantes peuvent être présentes lors du dépouillement, outre le juge, vous à titre de DS, le personnel à qui vous demandez d'assister au dépouillement et les équipes chargées du dépouillement (établies par le juge avec l'approbation d'Élections Canada) :

Si plus d'une requête est présentée au même juge pour plus d'une circonscription, celui-ci procède aux dépouillements dans l'ordre suivant lequel les requêtes lui sont parvenues.
Art. 302

14.5.4 Dépouillement

Selon l'allégation, le juge peut procéder à la tenue du dépouillement à partir des relevés préparés par les scrutateurs ou en examinant les bulletins de vote. Lorsque le juge recompte les bulletins de vote acceptés, inutilisés, rejetés et annulés, il suit les directives données aux articles 304 à 307 de la Loi électorale du Canada et les procédures énoncées à l'annexe 4 de la Loi.

S'il est nécessaire de recompter les bulletins de vote, le juge peut ouvrir les enveloppes scellées contenant les bulletins de vote, mais il ne peut ouvrir d'autres enveloppes contenant d'autres documents.
Par. 304(2)

Les heures de travail normales lors d'un dépouillement sont de 9 h à 18 h. Autant que possible, le juge poursuit le dépouillement sans interruption, en ne permettant que les pauses nécessaires, exception faite de la période comprise entre 18 h et 9 h le lendemain, à moins d'un ordre exprès de sa part. Durant les pauses, les bulletins de vote et autres documents électoraux doivent être gardés dans des paquets (boîtes ou sacs) scellés portant la signature du juge et celle des personnes présentes qui désirent y apposer leur signature. Le juge doit personnellement surveiller l'empaquetage des bulletins de vote et des autres documents électoraux et l'apposition des sceaux, et prendre toutes les précautions nécessaires pour la sécurité de ces bulletins et documents.
Art. 305 et 306

Sauf lorsqu'un dépouillement est automatiquement demandé par un DS aux termes de l'article 300 de la Loi électorale du Canada, un juge peut toujours mettre fin au dépouillement sur la demande expresse et écrite du requérant.
Art. 307

Un juge peut, sous réserve de l'agrément du DGE, retenir les services du personnel de soutien dont il a besoin pour remplir convenablement ses fonctions lors du dépouillement. Le taux versé aux assistants est établi dans le Tarif des honoraires d'élections fédérales.
Par. 304(6)

À la fin du dépouillement judiciaire, le juge peut décider de modifier manuellement les résultats sur le Résultat du scrutin (EC 10420) ou le Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Validation des résultats (EC 10022), ou les deux, et signer le ou les documents en question. Cependant, selon la pratique la plus courante, vous entrez les modifications dans le SRS et produisez le ou les documents révisés. Le juge signe le Résultat du scrutin après un dépouillement judiciaire (EC 10421); vous conservez l'original et chaque candidat en reçoit une copie. Le matériel électoral vous est ensuite retourné pour envoi à Élections Canada de la façon prescrite.
Art. 308

14.5.5 Frais et remboursement des candidats

Après qu'un dépouillement a été fait à votre demande, ou si les résultats de tout autre dépouillement sont tels que le nombre de votes séparant le candidat qui a reçu le plus grand nombre de votes de tout autre candidat est inférieur à un millième des votes exprimés, un candidat peut demander au DGE le remboursement de ses frais réels et entraînés par le dépouillement judiciaire; la demande doit indiquer le montant et la nature des frais.
Par. 310(1)

Le DGE détermine le montant de ces frais et fait une demande au receveur général du Canada pour qu'il paie le plus bas de ces montants au candidat, jusqu'à concurrence de 500 $ par jour ou partie de jour qu'a duré le dépouillement judiciaire.
Par. 310(2) et (3)

Si le dépouillement ne change pas le résultat du scrutin de manière à modifier l'élection, le juge doit ordonner que le requérant paie les frais du candidat potentiellement élu et taxer les frais en suivant, autant que possible, le tarif des frais accordés dans les procédures du tribunal que, d'ordinaire, il préside.
Par. 309(1)

La somme déposée en garantie des frais est, s'il le faut, remise au candidat en faveur de qui le montant des frais est adjugé.
Par. 309(2)

14.6 Ouverture des urnes

Vous pouvez autoriser le démantèlement des urnes après l'achèvement de la validation des résultats seulement s'il n'y a pas de possibilités de dépouillement judiciaire. Vous pouvez alors procéder à l'ouverture des urnes.

Les urnes comprendront tous les grands sacs de scrutin en plastique (EC 50480, EC 50490, EC 50500, EC 78790 et EC 11530) contenant les documents du scrutin de chaque bureau de scrutin ordinaire, itinérant et par anticipation et du vote par bulletin spécial (local).

Si vous trouvez des documents officiels en feuilles détachées dans une urne, vous devez insérer les documents officiels dans un Sac de documents en feuilles détachées (EC 11530) et les traiter conformément aux instructions de la section 14.6.1 ci-dessous.

Note : Le contenu des urnes doit être retourné dans le Lot 5.

Vous devez vous assurer que tous les grands sacs de scrutin en plastique ont été pris en compte et signaler tout article manquant en soumettant un Formulaire de rapport d'incident (EC 10051). Utilisez une copie du Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Validation des résultats (EC 10022) dans le SRS à titre de liste de contrôle de tous les bureaux de scrutin établis dans votre circonscription.

14.6.1 Procédures

Réservez un endroit et des tables pour organiser et ouvrir les urnes :

  1. Ouvrez les urnes une à la fois.
  2. Vérifiez chaque grand sac de scrutin en plastique :
    • Assurez-vous que chaque sac a été scellé au moyen d'un Sceau officiel (EC 50180) et identifié selon le code à cinq chiffres de votre circonscription et le numéro de bureau de scrutin.
  3. Si vous trouvez des documents officiels en feuilles détachées dans une urne :
    • insérez les documents officiels dans un Sac de documents en feuilles détachées (EC 11530);
    • inscrivez le code à cinq chiffres de votre circonscription et le numéro de bureau de scrutin sur le sac;
    • scellez le sac au moyen d'un Sceau officiel (EC 50180);
    • signez le sceau; le DAS devra aussi le signer.
  4. Triez et disposez tous les sacs de scrutin en ordre numérique par bureau de scrutin.
  5. Prenez note de tous les articles manquants et consignez-les dans Lot 5 – Liste de contrôle – Retour du matériel électoral :
    • consignez toujours la raison pour laquelle il manque un sac de scrutin à un bureau de scrutin, ou pour laquelle le bureau de scrutin a des sacs de documents en feuilles détachées, ainsi que le nombre total de sacs reçus;
    • gardez une copie pour vos dossiers.
  6. Insérez la liste de contrôle dans une Enveloppe tout usage (EC 11515) et inscrivez-y clairement le code à cinq chiffres de votre circonscription et « Lot 5 – Liste de contrôle – Retour du matériel électoral ».
  7. Cachetez l'enveloppe et retournez-la dans le Lot 5 conformément aux instructions du tableau 14a, Procédures pour retourner des lots.

14.7 Retour du bref et rapports d'élection

Consultez la section 18.10, Liste de contrôle – Rapport d'élection et autres rapports, au Chapitre 18 – Matériel de gestion.

14.7.1 Retour du bref

Le septième jour suivant la fin de la validation des résultats ou d'un dépouillement judiciaire, remplissez et signez le formulaire imprimé au verso du bref. Il s'agit de la déclaration officielle de l'élection d'un candidat, qui est envoyée immédiatement et séparément par messagerie prioritaire au DGE dans une enveloppe spéciale (EC 11510) fournie avec le bref. (Consultez la Figure 14c, Exemple : retour du bref.)
Par. 313(1)

Exemple : Si la validation des résultats a pris fin et que le Résultat du scrutin (EC 10420) a été signé un jeudi, le bref ne doit pas être daté et retourné avant le jeudi suivant.

Si, après un dépouillement, il y a égalité des voix entre les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de votes, vous devez signaler ce fait dans le Rapport d'élection.
Par. 313(2)

Remplissez le formulaire Copie du rapport d'élection à l'intention d'un candidat (EC 10310) et envoyez-en une copie à chaque candidat.
Par. 315(1)

Lorsque vous être prêt à retourner le bref, vous devez communiquez le numéro de suivi de la livraison et la date de l'envoi au Bureau d'aide de la coordination électorale. Conservez votre reçu de messagerie prioritaire au cas où l'enveloppe serait perdue lors du transport.

Figure 14c Exemple : Retour du bref

Figure 14c Exemple : Retour du bref

La description texte du graphique « Exemple : Retour du bref »

14.7.2 Procès-verbal du directeur du scrutin

Le procès-verbal rassemble des données permettant d'évaluer le respect des règles et des procédures électorales par le DS, et ses expériences quant au déroulement du scrutin. En plus de satisfaire à l'exigence statutaire de rendre compte du déroulement du scrutin prévue à l'article 314 de la Loi électorale du Canada, le procès-verbal est utilisé à l'appui des améliorations visant les services offerts aux DS.

Élections Canada est déterminé à fournir aux DS les services et l'aide nécessaires pour leur permettre de mener les scrutins de manière efficace et efficiente. Les résultats du procès-verbal serviront de base à des discussions bilan entre les représentants d'Élections Canada et les DS sur les défis rencontrés au cours du scrutin. Ils seront également utilisés pour soutenir l'amélioration continue et l'apprentissage en matière de tenue de scrutins.

Dans le cadre des tâches du DS, le procès-verbal est rempli à la fin d'un scrutin. Il se divise en deux sections :

Les données au sujet de la préparation électorale et des activités préélectorales seront saisies séparément et seront ajoutées aux données recueillies dans le procès-verbal aux fins du rapport final.

Un lien unique pour accéder au procès-verbal vous sera envoyé par courriel, accompagné d'instructions pour remplir le questionnaire. Le lien sera envoyé vers la fin du calendrier électoral. Lisez les instructions attentivement et retournez le questionnaire avant la date limite indiquée dans les instructions.

Nous recommandons fortement que vous nous communiquiez vos commentaires, expériences et suggestions au moyen de ce questionnaire. Élections Canada accorde de l'importance à votre point de vue et à vos idées. Les questions sont rédigées en termes généraux pour vous permettre d'analyser les situations comme vous le jugez approprié et de traiter des sous-sujets que vous voulez. Vous déciderez de ce dont vous voulez nous faire part et fournirez ensuite tout renseignement pertinent qui contribuera aux améliorations futures.

Veuillez noter que la section 2 du procès-verbal est obligatoire. Les problèmes signalés dans cette section doivent faire l'objet d'une explication dans l'espace prévu.

14.8 Activités financières

Vous avez la responsabilité de réaliser toutes les tâches nécessaires pour clore le scrutin, y compris celle de faire et de gérer les paiements aux différents fonctionnaires électoraux, locateurs et fournisseurs.

14.8.1 Période de paye des travailleurs du jour du scrutin

Les renseignements relatifs au paiement des préposés au scrutin sont soumis à Élections Canada seulement une fois, par l'entremise du SPBDS/SITES. Ceci doit être fait au plus tard quatre jours après le jour du scrutin.

Votre agent financier a la responsabilité de préparer tous les comptes du personnel électoral et les payes des travailleurs du jour du scrutin, et de les entrer dans le SPBDS/SITES.

Vous devez examiner et attester tous les comptes et les vérifier. Signez la version finale Rapport d'autorisation de paiement (PAR) – Sommaire et soumettez-le aux Finances en région par poste prioritaire.

Consultez la procédure 6, Règlement des paiements dans le SPBDS/SITES, du Manuel de l'agent financier (EC 10495).

14.8.2 Comptes

Soumettez promptement tous les comptes se rapportant à l'achat de biens et de services reçus à l'occasion du scrutin aux Finances en région. Suivez la procédure pour préparer et soumettre des comptes décrite à la section 7.4, Activités financières. La soumission rapide accélère le paiement de tous les comptes, ce que le personnel électoral, les locateurs et les fournisseurs apprécient.

Retournez les articles suivants aux Finances en région :

Consultez le Tableau 14b : Procédures pour retourner d'autre matériel électoral, à la fin du présent chapitre.

14.9 Retour du matériel électoral

Le matériel électoral à retourner à Élections Canada est décrit dans la présente section. Ces articles sont triés et retournés en lots séparés ou, dans certains cas, dans des boîtes ou des paquets séparés.
Par. 314(1)

Note : Les numéros de lot durant le retour du matériel électoral après le jour du scrutin ne SONT PAS les mêmes que les numéros de lot lors de la réception du matériel à la délivrance du bref.

14.9.1 Procédures

Consultez le Tableau 14a : Procédures pour retourner des lots. Il contient des instructions précises par numéro de lot.

Lignes directrices
  1. Triez le matériel et les documents selon leur lot, boîte ou paquet désigné :
    • Les lots sont numérotés (de 1 à 11) et contiennent des documents se rapportant à une même phase du processus électoral (p. ex. Lot 7 – Révision; Lot 3 – Règles électorales spéciales [RES]).
    • Certains lots et d'autres articles sont envoyés séparément, dans des boîtes de retour spéciales (p. ex. EC 12120 pour le retour d'appareils, et EC 10920 pour le retour du Lot 1).
    • Certains lots exigent de nombreuses boîtes; numérotez toujours vos boîtes en conséquence (p. ex. 1 de 20 boîtes; 2 de 20 boîtes).
    • Utilisez la boîte de retour désignée appropriée (EC 12120, EC 10920, EC 10921, EC 10930, EC 40190).
    • Les autres articles, comme les baux, peuvent être envoyés séparément en paquets.
  2. Assurez-vous de correctement identifier chaque boîte ou paquet de lot, et étiquetez chacun avec la bonne adresse (p. ex. Centre de distribution, Systèmes de révision, Finances en région).
    • Remarque : N'incluez pas dans un lot les formulaires de compte spécial, les rapprochements des opérations par carte d'achat, les rapprochements des opérations de petite caisse ni de document financier. Ces articles doivent être envoyés aux Finances en région par messagerie prioritaire.
  3. Respectez le calendrier et les conditions d'expédition pour retourner chaque article.
  4. Vous pouvez autoriser le démantèlement des urnes (lot 5) après la validation des résultats seulement s'il n'y a pas de possibilités de dépouillement judiciaire.
  5. Toutes les urnes, tous les isoloirs et toutes les Boîtes pour la collecte des CIE vides doivent être recyclés localement.

    S'il n'y a pas d'installations de recyclage dans la circonscription, envoyez-les à une circonscription voisine pour recyclage. L'autorisation du Bureau d'aide de la coordination électorale est requise si le recyclage local comporte des coûts.
  6. Accordez une attention particulière au Lot 11, qui contient tous les formulaires et documents confidentiels qui doivent être déchiquetés.
    • Il est interdit de déchiqueter les documents localement. Le déchiquetage doit être fait par Élections Canada.
    • Aucun document non recyclable ne doit être inclus dans ce lot (pellicule en plastique, étiquettes, trombones en métal noir, etc.).
  7. Lors de la délivrance du bref, vous avez reçu le Lot 28; il contient des accessoires pour le retour du matériel. Vous devez utiliser :
    • les couvercles pour monoteneur avec le logo d'Élections Canada (EC 10905);
    • les étiquettes de retour avec le numéro de Postes Canada (EC 10910);
    • les attaches de nylon (EC 00015).

Note : Conformément aux lignes directrices et procédures en matière de santé et de sécurité et afin d'éviter tout risque pour le personnel d'Élections Canada, les déchets et les matières organiques ne doivent pas être retournés avec le matériel électoral.

Liste de contrôle – Retour du matériel électoral

Récupérez et remplissez la Liste de contrôle – Retour du matériel électoral du Lot 1 et du Lot 5 :

Remarque : Pour le Lot 5, joignez une copie du Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Validation des résultats (EC 10022), avec la liste de contrôle.

La Liste de contrôle pour le retour du matériel doit être remplie et envoyée avec les lots à Élections Canada. Veuillez conserver une copie pour vos dossiers.

14.9.2 Retour des monoteneurs (Lots 3 à 11)

À l'exception des lots 1 et 2, tous les lots (3 à 11) sont retournés dans des monoteneurs en un envoi, après le retour du bref.

Élections Canada a conclu une entente avec Postes Canada pour le retour des monoteneurs contenant les lots 3 à 11 après un scrutin.

Modalités d'expédition

N'oubliez pas que les lots 1 et 2 sont envoyés séparément et avant les lots 3 à 11. Les lots 3 à 11 sont envoyés dans des monoteneurs fournis par Postes Canada.

Communiquez avec votre représentant local de Postes Canada dès que possible pour organiser la cueillette (mais non avant que tous les certificats d'inscription et de correction aient été entrés dans RÉVISE et que tous les comptes aient été traités dans le SPBDS/ SITES). Idéalement, ces tâches seront effectuées 48 heures avant la date de cueillette prévue (du lundi au vendredi).

Les monoteneurs devraient tous être envoyés le même jour ouvrable plutôt qu'en expédition partielle.

Note : Les bordereaux d'expédition de Postes Canada utilisés durant l'élection ne SONT PAS utilisés pour le retour des monoteneurs.

Cueillette des monoteneurs

Les agents de Postes Canada viendront chercher votre matériel avec les monoteneurs nécessaires. Chaque boîte placée dans le monoteneur doit être bien identifiée au moyen du code à cinq chiffres de votre circonscription et du numéro de lot auquel elle appartient.

Lorsqu'un monoteneur est rempli, apposez le grand couvercle blanc (EC 10905 – que vous avez gardé de la livraison de matériel initiale) et scellez-le au moyen des attaches de nylon (EC 00015). Ces attaches et d'autres couvercles de monoteneur ont été fournis à la délivrance du bref dans le Lot 28 (étiquette vert fluo). Le couvercle doit être fixé au moyen des attaches de nylon au haut des monoteneurs lorsque Postes Canada vient chercher vos fournitures. Ceci fait en sorte que le contenu de l'envoi n'est pas séparé pendant le transit. N'expédiez aucun monoteneur sans avoir utilisé et scellé le couvercle blanc.

S'il vous manque des couvercles, communiquez avec le bureau d'aide du Service de soutien pour en demander la quantité exacte dont vous avez besoin. Tout couvercle supplémentaire doit également être retourné pour qu'il puisse être utilisé lors de futurs scrutins.

Apposez les étiquettes d'expédition de monoteneur de Postes Canada (incluses dans le Lot 28), qui sont adressées à :

Élections Canada
Centre de distribution
100-440, rue Coventry
Ottawa (Ontario)
K1K 2Y5

Note : Les manifestes d'expédition et autres documents du genre ne sont plus utilisés pour l'envoi des monoteneurs.

Rapport sur le retour de monoteneurs

Le Rapport sur le retour du matériel électoral (EC 10018-1), un formulaire électronique, doit être rempli et télécopié au Bureau d'aide de la coordination électorale dès que les monoteneurs (lots 3 à 11) ont quitté votre bureau. Il doit comprendre les renseignements suivants :

14.9.3 Procédures pour retourner d'autre matériel électoral

Consultez le Tableau 14b : Procédures pour retourner d'autre matériel électoral, pour le retour des baux des lieux de scrutin, des documents financiers et des appareils utilisés lors du scrutin.

14.9.4 Articles que le directeur du scrutin conserve

Vous devez conserver certains documents relatifs aux dépenses électorales dans un contenant sécurisé jusqu'à sept ans après le jour du scrutin, à moins d'instructions contraires par écrit d'Élections Canada données pendant un exercice d'élimination de documents :

Assurez-vous que le matériel électoral non utilisé qui est maintenant désuet est détruit et n'est pas conservé en entrepôt.

14.10 Fermeture du bureau du DS

Certaines tâches doivent être effectuées pour fermer le bureau :

14.10.1 Systèmes informatiques

Une fois qu'il a été confirmé que toutes les tâches sont terminées, le CI doit vider le matériel informatique, et ce, en une journée.

Consultez le Chapitre 6 – Activités de fermeture, du Manuel du coordonnateur de l'informatisation (EC 10500).

Votre CI doit accomplir les tâches suivantes :

Le technicien d'IBM et vous devez signer le M8 – Rapport de fermeture et l'envoyer au bureau d'aide des systèmes de révision.

Postes Canada viendra chercher l'équipement de réseau du bureau du DS; cependant, la responsabilité des dispositions relatives à la cueillette revient à IBM. Tout le matériel informatique est placé dans des monoteneurs qui sont distincts de ceux contenant le matériel électoral retourné à Élections Canada.

14.10.2 Téléphones

Systèmes téléphoniques

Les lignes téléphoniques de votre bureau ne peuvent être désactivées avant que vous n'ayez fait la sauvegarde finale du serveur.

Une fois que les systèmes informatiques ont été vidés, le Groupe du soutien téléphonique d'Élections Canada demandera aux compagnies de téléphone d'enlever les systèmes téléphoniques. Un technicien de la compagnie de téléphone communiquera avec vous sur votre téléphone BlackBerry pour fixer un rendez-vous.

Trousses sans fil

Avant l'élection générale, des trousses contenant huit téléphones sans fil (Samsung Rugby 4 avec casques), des chargeurs AC, des pinces de ceinture et de l'équipement pour Internet (modem Sierra sans fil GX-440) ont été envoyées à votre résidence. Vous devez maintenant emballer cet équipement et le retourner au Centre de distribution par messagerie prioritaire. Envoyez-le dans des boîtes (EC 10930), en l'identifiant comme « Trousses sans fil » et en ajoutant le code à cinq chiffres de votre circonscription.

N'incluez pas dans cet envoi l'équipement que votre compagnie de téléphone locale vous a fourni.

Accessibilité par téléphone

Vous devez immédiatement donner votre numéro de téléphone local et votre adresse domiciliaire (ou ceux de votre DAS, si vous ne serez pas disponible) aux candidats et aux agents officiels, de sorte qu'ils puissent vous fournir leurs reçus officiels aux fins de l'impôt sur le revenu inutilisés. Selon votre situation, assurez-vous que vos fournisseurs et toute autre personne concernée ont également votre numéro de téléphone local.

14.10.3 Mobilier et matériel

Une fois que toutes les activités de fermeture sont terminées, retournez le mobilier et le matériel loué aux fournisseurs dès que possible après la validation des résultats pour éviter les frais de location inutiles. Ceci ne comprend pas l'équipement d'IBM. Réglez les détails de dernière minute avec le locateur des locaux pour la période électorale.

14.10.4 Réacheminement du courrier

Vous avez la responsabilité de prendre les dispositions nécessaires avec Postes Canada pour réacheminer le courrier à votre adresse domiciliaire en remplissant un formulaire de réacheminement du courrier d'entreprise pour une période de quatre mois. Vous pouvez demander ce service sur le site Web de Postes Canada ou en personne à votre bureau de poste local. Utilisez votre carte d'achat pour régler les frais liés à la transaction.

Vous pouvez accéder à la page de réacheminement du courrier à l'adresse suivante : https://www.canadapost.ca/web/fr/products/details.page?article=forward_your_mail_wh.

14.10.5 Conventions de bail

Le bail initial pour la location de l'espace de bureau peut être prolongé. Si vous exercez l'option de prolongation de votre bail, vous devez régler les dispositions avec le locateur.

Note : Vous devez communiquer avec le Bureau d'aide de la coordination électorale pour obtenir l'approbation préalable de toutes les prolongations de bail.

14.11 Listes de contrôle pour le retour du matériel électoral

Lot 1 – Liste de contrôle – Retour du matériel électoral

 Liste de contrôle – Retour du matériel électora

Acte de candidature, déclaration du vérificateur et lettre du chef du parti (s'il y a lieu) pour chaque candidat :

Lot 5 – Liste de contrôle – Retour du matériel électoral

Tous les sacs des bureaux de scrutin

ous les sacs des bureaux de scrutin

Tableau 14 – Procédures pour le retour du matériel électoral

Tableau 14a : Procédures pour retourner des lots
Lot Boîte de retour Procédures Expédition / Rapports
Lot 1

Documents des résultats du scrutin officiels
Boîte pour documents concernant les résultats (EC 10920) Le Lot 1 doit être retourné SÉPARÉMENT et AVANT les autres lots.

Immédiatement après la fin de la validation des résultats et de la saisie de tous les certificats d'inscription et de correction du jour du scrutin dans RÉVISE, retournez le Lot 1 dans la Boîte pour documents concernant les résultats (EC 10920) adressée qui vous a été envoyée dans le Lot 27.

Le Lot 1 comprend :
  • la version finale du Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Validation (EC 10022) produite à partir du SRS après la validation des résultats et l'entrée des données sur les électeurs qui se sont inscrits le jour du scrutin dans RÉVISE;
  • les Résultats par bureau de scrutin – Validation des résultats (EC 10042);
  • l'original du Résultat du scrutin (EC 10420);
  • l'original du Résultat du scrutin après un dépouillement judiciaire (EC 10421), le cas échéant;
  • la copie blanche du Relevé du scrutin (EC 78760) pour les RES, montrant les résultats du scrutin local, ainsi que des copies des formulaires de chaque équipe de scrutateur et greffier du scrutin;
  • la copie jaune du Relevé du scrutin (EC 78760) pour les RES, montrant les résultats du scrutin local;
  • un livret des bulletins de vote imprimés;
  • les RÉSULTATS DES RES (PDF) qui vous ont été envoyés par courriel le soir du scrutin;
  • la série complète de la copie blanche de chaque Relevé du scrutin (EC 50100);
  • la série complète de la copie jaune de chaque Relevé du scrutin (EC 50100);
  • l'Acte de candidature (EC 20010) rempli et les documents connexes pour chaque candidat, y compris la lettre du vérificateur et la lettre d'appui du parti politique.
Indiquez clairement le code à cinq chiffres de votre circonscription sur chaque boîte et retournez-les par messagerie prioritaire à :

Centre de distribution

Élections Canada
100-440, chemin Coventry
Ottawa (Ontario)
K1K 2Y5

Lot 1 – listes de contrôle – Retour du matériel électoral doit être remplie et envoyée avec le lot à Élections Canada. Veuillez conserver une copie pour vos dossiers.

Communiquez avec le Bureau d'aide de la coordination électorale et informez-le du numéro de messagerie prioritaire, du nombre de boîtes retournées et de la date de l'expédition.

Lot 2

Cartes d'information de l'électeur (CIE) non livrées
Boîte pour les CIE non livrées – Lot 2 (EC 10921) Le Lot 2 doit être retourné séparément des autres lots.

Retournez le Lot 2 dans la Boîte pour les CIE non livrées – Lot 2 (EC 10921) adressé, qui vous a été envoyée dans le Lot 27.

Le Lot 2 comprend toutes les cartes d'information de l'électeur non livrées retournées par Postes Canada. Consultez le Chapitre 18, 18.11, Liste de contrôle – Registre des cartes d'information de l'électeur non livrées.

Remarque : Cet envoi ne comprend pas les CIE que les électeurs ont remises aux bureaux de scrutin après avoir voté. Ces cartes sont retournées dans le Lot 11 pour déchiquetage.
Indiquez clairement le code à cinq chiffres de votre circonscription sur chaque boîte et retournez-les par messagerie prioritaire à :

Centre de distribution
Élections Canada
100-440, chemin Coventry
Ottawa (Ontario) K1K 2Y5
Lot 3

Règles électorales spéciales
Boîte pour les retours d'élection (EC 10930) Le Lot 3 doit être retourné avec les lots 4 à 11.

Retournez et identifiez les articles suivants à titre de « Lot 3 » et ajoutez le code à cinq chiffres de votre circonscription :
  • les originaux et photocopies de tous les formulaires de demande des électeurs nationaux (EC 78510, EC 78525 et EC 78530);
  • toutes les Enveloppes pour les certificats de déclaration de résidence sous serment des RES (EC 78056) (contenant la Déclaration de résidence sous serment des RES [EC 78055]);
  • toutes les Enveloppes pour les formulaires RÉS d'Autorisation du représentant d'un candidat (EC 78060) (contenant toutes les copies blanches de l'Autorisation du représentant d'un candidat dans les RES [EC 78057]);
  • toutes les copies des Livrets des règles électorales spéciales (EC 78059);
  • toutes les Feuilles de contrôle pour les étiquettes de code à barres (EC 78951 et EC 78950);
  • toutes les Feuilles d'étiquettes de code à barres (utilisées et non utilisées) (EC 78873);
  • tout le matériel utilisé se rapportant au vote par bulletin spécial seulement.
Les lots 3 à 11 sont envoyés (tous ensemble) dans des monoteneurs fournis par Postes Canada.

Consultez la section 14.9.2, Modalités d'expédition.

Identifiez chaque boîte et apposez-y une Étiquette préadressée (EC 11560) ou utilisez une Étiquette blanche (EC 11570) adressée à :

Centre de distribution

Élections Canada
100-440, chemin Coventry
Ottawa (Ontario)
K1K 2Y5
Lot 4

Matériel du DS
Boîte pour les retours d'élection (EC 10930) Le Lot 4 doit être retourné avec les lots 3 à 11.

Retournez et identifiez les articles suivants à titre de « Lot 4 » et ajoutez le code à cinq chiffres de votre circonscription :
  • le formulaire Nomination et serment d'un messager spécial ou d'un gardien temporaire (EC 10180);
  • la copie rose des Certificats de transfert (EC 10190) délivrés au bureau du DS (l'original est avec le matériel électoral dans le sac de scrutin);
  • le Registre des certificats de transfert (EC 10195);
  • le Sac de transport – Urne ordinaire (EC 50254);
  • le Sac de transport pour bureau de vote par anticipation (EC 50253);
  • une série complète d'Enveloppes de certificats de déclaration de résidence sous serment (EC 50422), une pour chaque bureau de scrutin (contenant les Certificats de déclaration de résidence sous serment [EC 50055] et le Registre des certificats de déclaration de résidence sous serment [EC 50056]);
  • la Feuille de contrôle des sceaux (EC 50205);
  • l'affiche Organisation et retour du matériel (EC 50020) (remplie et signée aux bureaux de scrutin);
  • l'affiche Fermer des bureaux de vote par anticipation – procédures quotidiennes (EC 50025) (remplie et signée aux bureaux de scrutin);
  • l'affiche Organisation et retour du matériel du bureau de vote par anticipation – Le soir de l'élection (EC 50026) (remplie et signée aux bureaux de scrutin);
  • le Registre du vote au bureau de vote par anticipation (EC 50080).
  • Formulaires de Rapport d'incident (EC 10051) complétés (version papier des rapports qui ont été envoyés à EC à travers le portail des formulaires en ligne)
Envoyez le Lot 4, avec les lots 3 à 11, conformément aux instructions de la section 14.9.
Lot 5

Sacs de scrutin en plastique de tous les bureaux de scrutin
Boîte pour les retours d'élection (EC 10930) Le Lot 5 doit être retourné avec les lots 3 à 11.

Remarque : Le contenu des urnes constitue les articles à retourner dans le Lot 5. Consultez la section 14.6, Ouverture des urnes.

Retournez et identifiez les articles suivants à titre de « Lot 5 » et ajoutez le code à cinq chiffres de votre circonscription. N'utilisez pas de vieilles urnes; envoyez-les au recyclage.
  • tous les grands sacs de scrutin en plastique (EC 50480, EC 50490, EC 50500, EC 78790 et EC 11530) contenant des documents de scrutin des bureaux de vote ordinaires, itinérants et par anticipation et du vote par bulletin spécial (local).

Assurez-vous que tous les sacs :

  • ont été scellés au moyen d'un Sceau officiel (EC 50180);
  • sont identifiés au moyen du code à cinq chiffres de votre circonscription et du numéro de bureau de scrutin;
  • sont entreposés en ordre numérique par numéro de bureau de scrutin. Insérez autant de sacs de scrutin que possible dans la même boîte.
Ne retournez que des grands sacs de scrutin en plastique et des sacs de documents en feuilles détachées dans les boîtes du Lot 5.
Envoyez le Lot 5, avec les lots 3 à 11, conformément aux instructions de la section 14.9.

Lot 5 – Liste de contrôle – Retour du matériel électoral doit être remplie et envoyée avec le lot à Élections Canada. Incluez également une copie du Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Validation des résultats (EC 10022), avec la liste de contrôle.

Veuillez conserver une copie de ces deux documents pour vos dossiers.
Lot 6

Bulletins de vote
Envoyez seulement dans leur emballage original ou dans la Boîte pour les retours d'élection (EC 10930) Le Lot 6 doit être retourné avec les lots 3 à 11.

Retournez les articles suivants seulement dans leur emballage original ou dans des boîtes (EC 10930). Identifiez-les à titre de « Lot 6 » et ajoutez le code à cinq chiffres de votre circonscription :
  • les bulletins de vote imprimés non distribués;
  • les feuilles de bulletins de vote non utilisées et annulées et les parties coupées (emballage original ou boîtes requis).
Envoyez le Lot 6, avec les lots 3 à 11, conformément aux instructions de la section 14.9.
Lot 7

Révision
Boîte pour formulaires de révision (EC 40190) Le Lot 7 doit être retourné avec les lots 3 à 11.

Retournez les articles suivants dans la Boîte pour formulaires de révision (EC 40190) (boîte utilisée par le superviseur de la révision pour classer tous les formulaires une fois que l'entrée des données dans RÉVISE est terminée).

Les formulaires sont classés par section de vote, dans les boîtes EC 40190 et en utilisant les séparateurs à onglet EC 40191. Identifiez chaque boîte à titre de « Lot 7 » et ajoutez le code à cinq chiffres de votre circonscription :
  • les formulaires Demande d'inscription ou Révision remplis;
  • les Rapports d'activité;
  • le Registre des transactions (EC 40091) rempli;
  • le Registre des demandeurs (EC 40090) rempli, s'il y a lieu;
  • les originaux ou les télécopies de toutes les Demandes d'inscription et de bulletin de vote spécial remplies par les électeurs locaux (EC 78520, EC 78525 et EC 78530);
  • toutes les Enveloppes pour les certificats d'inscription et/ou de correction (EC 50390); les enveloppes contiennent tous les certificats d'inscription (EC 50050) et certificats de correction (EC 50051) des bureaux de vote ordinaires et par anticipation.
Envoyez le Lot 7, avec les lots 3 à 11, conformément aux instructions de la section 14.9.
Lot 8

Matériel inutilisé
Boîte pour les retours d'élection (EC 10930) Le Lot 8 doit être retourné avec les lots 3 à 11.

Retournez tout le matériel inutilisé suivant dans son emballage original ou dans des boîtes (EC 10930). Identifiez-le à titre de « Lot 8 » et ajoutez le code à cinq chiffres de votre circonscription :
  • tout le matériel non ouvert;
  • les plumes, les crayons, les taille-crayons et les règles;
  • tout le matériel et toutes les fournitures de désinfection;
  • le drapeau canadien et la base fournis par Élections Canada;
  • tout le matériel inutilisé, comme les affiches et les sceaux, dans leur emballage original;
  • le Guide pour les circonscriptions électorales fédérales (EC 06508);
  • les Indicateurs des rues (EC 06511);
  • tous les Porte-documents (EC 10700) utilisés pour le scrutin dans les établissements de soins de courte durée;
  • la Trousse de secours (EC 10860);
  • l'Horodateur (EC 10890);
  • le Casque d'écoute et base (EC 10895);
  • les Gabarits de vote (EC 50170) :
    • emballez les gabarits dans la Boîte pour le retour du gabarit (EC 10950) (25 par boîte);
  • les Urnes (EC 50250) inutilisées dans leur emballage original;
  • les Isoloirs (EC 50240) inutilisés dans leur emballage original;
  • les Porte-clés USB – Lettre d'appui des candidats (EC 12121).
Envoyez le Lot 8, avec les lots 3 à 11, conformément aux instructions de la section 14.9.
Lot 9

Relevé des électeurs qui ont voté (carte de bingo)
Boîte pour les retours d'élection (EC 10930) Le Lot 9 doit être retourné avec les lots 3 à 11.

Retournez les articles suivants seulement dans des boîtes (EC 10930). Identifiez-les à titre de « Lot 9 » et ajoutez le code à cinq chiffres de votre circonscription :
  • toutes les Enveloppes des copies originales du Relevé des électeurs qui ont voté au bureau de scrutin (EC 50385), contenant la série complète de copies originales du Relevé des électeurs qui ont voté à la section de vote par anticipation, ordinaire ou itinérante;
  • tous les Relevés des électeurs qui ont voté par anticipation (EC 50109) (cartes de bingo) remplis qui n'ont pas fait l'objet d'une cueillette;
  • tous les Relevés des électeurs qui ont voté le jour du scrutin (EC 50111) (cartes de bingo) remplis qui n'ont pas fait l'objet d'une cueillette.
Envoyez le Lot 9, avec les lots 3 à 11, conformément aux instructions de la section 14.9.
Lot 10

Coordonnateur de l'informatisation
Boîte pour les retours d'élection (EC 10930) Le Lot 10 doit être retourné avec les lots 3 à 11.

Retournez et identifiez les documents suivants à titre de « Lot 10 » et ajoutez le code à cinq chiffres de votre circonscription :
  • Cartes et documents de la section de vote.
Envoyez le Lot 10, avec les lots 3 à 11, conformément aux instructions de la section 14.9.
Lot 11 Déchiquetage Boîte pour les retours d'élection (EC 10930) Le Lot 11 doit être retourné avec les lots 3 à 10.

Ce lot devrait comprendre seulement les documents devant être déchiquetés (les fournitures comme les règles, les crayons et les trombones en plastique ou en métal ne devraient pas être placées dans ce lot).

Évitez d'envoyer trop de boîtes. Remplissez-les autant que possible. Les boîtes vides qui restent devraient être recyclées localement.

Retournez et identifiez les articles suivants à titre de « Lot 11 » et ajoutez le code à cinq chiffres de votre circonscription :
  • tous les formulaires et les documents contenant des renseignements personnels ou de nature délicate;
  • les cartes d'information de l'électeur recueillies aux bureaux de scrutin et conservées dans des Boîtes pour la cueillette des CIE;
  • toutes les listes d'électeurs utilisées au bureau du DS, toutes les listes alphabétiques par lieu de scrutin utilisées par les agents d'inscription et toutes les listes d'électeurs papier non réclamées par les candidats (pas de clé USB).

Remarque : Toute liste d'électeurs utilisée par les scrutateurs aux bureaux de vote par anticipation ou le jour du scrutin qui est trouvée à l'extérieur de l'urne ne devrait pas être déchiquetée. Ces listes doivent être insérées dans le Lot 5 avec d'autres documents des bureaux de scrutin :

  • placez toute liste d'électeurs utilisée par les scrutateurs pour le vote dans un Sac de documents en feuilles détachées (EC 11530);
  • indiquez la circonscription et le bureau de scrutin sur le sac, scellez-le au moyen d'un Sceau officiel (EC 50180) et incluez-le dans le Lot 5.
Envoyez le Lot 11, avec les lots 3 à 10, conformément aux instructions de la section 14.9.
Tableau 14b : Procédures pour retourner d'autre matériel électoral
Point Procédures Expédition / Rapports
Baux des lieux de scrutin et autres documents financiers Retournez toutes les copies signées originales des baux à Élections Canada sous pli séparé :
  • les baux des lieux de scrutin;
  • les baux des kiosques (s'il y a lieu).

Retournez les articles suivants aux Finances en région sous pli séparé :

  • tous les rapports sur papier signés des comptes du personnel électoral dans le SPBDS/ SITES;
  • tous les rapports sur un bureau de scrutin signés;
  • dans les dix jours suivant le jour du scrutin : le rapprochement des avances à justifier en utilisant le Registre des dépenses remboursables de la petite caisse (EC 11710), avec les pièces justificatives;
  • dans le délai prescrit : rapprochement mensuel des transactions par cartes d'achat en utilisant le Registre des cartes d'achat (EC 11715), avec les pièces justificatives;
  • dès que possible à la réception de la facture : tous les comptes de fournisseur impayés pour paiement, en utilisant le Formulaire de compte spécial (EC 11670), avec les factures originales et les pièces justificatives.
Assurez-vous que la date de réception à votre bureau est estampillée sur les factures originales. Cette information est essentielle pour déterminer les intérêts et pénalités, s'il y a lieu.
Étiquetez chaque paquet avec le code à cinq chiffres de votre circonscription et retournez-les séparément par messagerie prioritaire à :

Élections Canada
Finances en région
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 0M6
Appareils utilisés au cours du scrutin Le CI devrait déjà avoir préparé une Boîte de retour de remplacement (EC 12120) contenant les dispositifs de stockage suivants utilisés au cours du scrutin :
  • 1 clé USB OS Guest;
  • 2 disques durs externes;
  • toutes les clés USB contenant l'OIÉ;
  • clé USB PLE (PLE pour l'imprimante commerciale);
  • toutes les clés USB usagées et non utilisées;
  • les clés USB à l'intention des candidats (non récupérées par les candidats).

Note : Le Journal de contrôle – Listes électorales (EC 10498) doit aussi être retourné dans la Boîte pour le retour des copies de sauvegarde (EC 12120).

Étiquetez la boîte EC 12120 au moyen du code à cinq chiffres de votre circonscription et retournez-la séparément à :

Élections Canada
Systèmes de révision
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 0M6

Consultez le Chapitre 6 – Activités de fermeture, du Manuel du coordonnateur de l'informatisation (EC 10500).