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Manuel du directeur du scrutin

Chapitre 15 – Directeur adjoint du scrutin supplémentaire

Tables de matières

15.1 Message à l'intention des directeurs adjoints du scrutin supplémentaires

Certaines dispositions de la Loi électorale du Canada portent précisément sur la nomination d'un directeur adjoint du scrutin supplémentaire (DASS). En vertu des paragraphes 30(1) à (4) de la LEC, le directeur du scrutin (DS) peut demander au directeur général des élections (DGE) l'autorisation de nommer un DASS pour l'assister dans l'administration du processus électoral dans une zone désignée de la circonscription.

La décision de désigner un bureau de DASS ou plus lors d'un scrutin ou d'un référendum doit se faire en tenant compte des critères suivants :

Le DS doit informer le DGE des sections de vote qui seront incluses dans la zone gérée par chaque DASS. Dans le présent chapitre, cette zone est appelée « zone désignée ».

En vertu des paragraphes 27(1) et (2) de la Loi, le DS peut déléguer au DASS, par écrit, une grande part de ses fonctions dans la zone désignée. Le DS peut décider de déléguer davantage de fonctions au DASS nommé pour des zones particulièrement éloignées ou inaccessibles.

Puisque vous avez été nommé à ce poste très important qu'est celui de DASS, ce chapitre du Manuel du directeur du scrutin est prévu à votre intention. Il a été créé pour vous aider à vous acquitter de vos tâches et en réponse aux commentaires reçus à la suite des élections antérieures.

Comme vous le savez peut-être, des séances d'évaluation postélectorale ont été organisées dans différentes régions du pays avec tous les DS, les agents de liaison en région (ADLR) et un groupe représentatif de DASS en vue de cerner les besoins particuliers des DASS. Nous recevrons avec plaisir d'autres commentaires sur votre rôle, ainsi que d'autres suggestions d'améliorations à apporter en ce qui a trait à vos outils, à vos responsabilités et aux directives que vous recevez.

Ce chapitre explique la nature de vos propres rôles et fonctions et de ceux du personnel de votre bureau. Pour des directives plus détaillées, assurez-vous de consulter aussi tous les autres chapitres du Manuel du directeur du scrutin.

15.2 Le directeur adjoint du scrutin supplémentaire

15.2.1 Nomination

À la demande du DS, le directeur général des élections (DGE) peut désigner des zones éloignées ou difficiles d'accès dans sa circonscription. Le DGE peut autoriser, par écrit, la nomination d'un DASS qui aidera le DS à gérer le processus électoral pour certaines sections de vote dans chacune des zones désignées.
par. 30(1)

Un DASS ne peut être nommé qu'avec l'approbation du DGE.

Pour nommer un DASS, le DS doit remplir le formulaire Nomination et serment du directeur adjoint du scrutin (EC 10100) et le soumettre à Élections Canada. La case appropriée doit être cochée pour indiquer que la nomination vise un DASS et non un directeur adjoint du scrutin (DAS).
par. 30(1), 30(2)

15.2.2 Information à l'intention des nouveaux DASS

Au moment de votre nomination, vous recevrez d'EC les documents suivants :

Tous les autres formulaires, documents, directives et documents de formation seront fournis par le DS (à l'exception des documents relatifs aux RES, qu'Élections Canada envoie directement). Élections Canada envoie le reste du matériel au DS, qui vous en transmettra des quantités suffisantes selon le nombre de sections de vote que votre bureau dessert. Consultez le Manuel du commis aux inventaires et à l'expédition (EC 10475).

Le DS vous fournira, par exemple, les documents suivants :

Les DASS n'interviennent pas relativement au dépôt des actes de candidature; le DS communique directement avec les candidats potentiels et les candidats confirmés. Si un candidat potentiel communique avec vous pour le dépôt de son acte de candidature, dirigez-le vers le DS.

15.2.3 Qualités requises

Le DASS doit :

Les personnes suivantes ne peuvent pas exercer les fonctions de DASS :

15.2.4 Restrictions à l'activité politique

Restrictions législatives

En vertu de la Loi électorale du Canada, le DASS ne peut pas être candidat ni agir comme agent officiel ou vérificateur pour quelque organisation politique que ce soit.

Note : Le DASS peut exercer son droit de vote.

Code de déontologie

Le DASS est soumis aux mêmes lignes directrices relatives aux conflits d'intérêts que le DS. Consultez le Code de déontologie des administrateurs électoraux, au Chapitre 21.

Durant votre mandat, vous devez vous conformer à toutes les restrictions liées à votre poste.

15.2.5 Rémunération

La rémunération du DASS est indiquée dans le Tarif des honoraires – Élections fédérales (le Tarif).
art. 542

Le Tarif établit les honoraires qui vous seront versés lors d'un scrutin ainsi que le taux de rémunération horaire pour le travail que vous effectuez avant la délivrance du bref et après le scrutin à la demande du DGE. Le Tarif établit également le taux de rémunération horaire des membres de votre personnel.

Le DS vous remettra un exemplaire du Tarif le plus récent. Une version à jour se trouve également sur le site Web d'Élections Canada.

15.2.6 Zone désignée

Outre le matériel électoral mentionné précédemment, le DS vous transmettra les renseignements et documents suivants :

15.2.7 Délégation de pouvoirs

Conformément à l'article 27 de la Loi électorale du Canada, le DS peut, avec l'approbation préalable du DGE, déléguer au DASS les tâches suivantes, par écrit :

15.2.8 Formation

À la suite de votre nomination à titre de DASS, il incombe au DS de vous donner une séance de formation de cinq heures. Le contenu de la formation est déterminé par le DS.

15.2.9 Fonctions

Vous aidez le DS dans l'exercice de ses fonctions liées au scrutin pour lequel vous avez été nommé. Vous trouverez une description de travail détaillée au 5.23, Directeur adjoint du scrutin supplémentaire du présent manuel.

Le DASS peut faire prêter serment ou recevoir des affirmations. Voir le Chapitre 7.
art. 549

Le DASS ne peut pas remplacer le DS si celui-ci devient incapable de remplir ses fonctions ou s'il démissionne de son poste. Le DASS n'est pas tenu d'être présent au bureau du DS :

Le DASS doit être présent au bureau si le CBVS a été nommé mais doit quitter le bureau.

15.2.10 Responsabilités

Accroître l'accès au vote

Accroître l'accès au vote est la principale raison pour laquelle vous avez été nommé. Vous devez prévoir et organiser l'accès au vote de façon à ce que les électeurs puissent exercer leur droit de vote dans les meilleures conditions possibles. De plus, il vous faut veiller à ce que le scrutin soit tenu à la satisfaction des candidats et des partis politiques.

Appliquer la Loi électorale du Canada

Vous devez veiller à ce que :

Accomplir des tâches préscrutin

Le DS peut vous demander de contribuer aux tâches préscrutin, telles que la recherche de locaux de bureaux pour vous-même et les membres de votre personnel, le choix de lieux de scrutin possibles, la mise à jour du Registre national des électeurs et la planification de la révision ciblée. Vous pourriez aussi être appelé à contribuer à d'autres tâches liées à la géographie électorale ou aux plans d'action préparatoires en vue de la prochaine élection.

Gérer les ressources humaines

Vous recrutez et dirigez le personnel et supervisez son travail, vous supervisez ou assurez vous-même la formation des travailleurs électoraux et vous administrez les formulaires de nomination et d'assermentation.

Ouvrir et aménager le bureau du DASS

Au moment de la délivrance du bref, votre première tâche est de louer et d'ouvrir un bureau qui satisfait à la fois aux besoins des électeurs de votre secteur et aux normes d'Élections Canada. Un emplacement qui satisfait à ces critères devrait avoir été repéré avant la délivrance du bref dans le cadre d'une tâche de planification préscrutin à laquelle vous avez peut-être participé avec le DS. Si c'est le cas, il ne vous reste qu'à confirmer la disponibilité du local et la location.

Vous devez également louer le mobilier et l'équipement de bureau nécessaires (photocopieuse) et acheter les fournitures requises. Vous devriez discuter de ces besoins avec le DS et veiller à respecter les limites de votre budget.

Élections Canada fournira directement à votre bureau le téléphone et le matériel informatique voulu lorsque l'élection sera déclenchée.

Actuellement, seul le DS peut signer le formulaire Bail pour bureau du directeur du scrutin (EC 10015-1).

Veiller à la sécurité

Le DASS a les mêmes responsabilités en matière de sécurité que le DAS au bureau de scrutin. Ces responsabilités comprennent la sécurité physique, la sécurité informatique et la sécurité des employés. Voir 7.5.3, Sécurité au Chapitre 7 du présent manuel pour plus de renseignements.

Nous aimerions souligner deux éléments qui ont été récemment ajoutés à ces responsabilités :

Gérer le budget

Votre mandat comprend la responsabilité de gérer le budget de votre bureau. Vous devez vérifier tous les reçus, factures et feuilles de temps des employés, et les acheminer à l'agent financier de la circonscription, conformément aux directives du DS. L'agent financier présentera ces documents au DS aux fins d'approbation en temps opportun.

Le DS vous transmettra le budget alloué pour le bureau du DASS, tiré du budget global pour la circonscription.

Un montant de petite caisse de 500 $ vous est alloué lors d'un scrutin pour régler les menues dépenses. L'agent financier ou le DS vous informera des dépenses qui peuvent être payées à partir de la petite caisse. Celle-ci ne peut jamais servir à payer un employé. Il vous incombe de faire le rapprochement des comptes et de les soumettre au DS dès que possible ou selon les délais que le DS a établis.

Communiquer avec le DS pendant un scrutin

Le DS examinera les divers modes de communication possibles entre les deux bureaux, en tenant compte des facteurs géographiques. Selon ce que le DS décidera, les communications pourront se faire de la manière suivante :

15.3 Le bureau du DASS

Le DASS doit ouvrir et gérer un bureau lors d'un scrutin. Les modalités et le taux de location doivent être approuvés par le DS et par Élections Canada avant la signature du contrat de location. Seul le DS est autorisé à signer le bail. Le bureau doit être installé dans un immeuble public approprié – un immeuble où tous les électeurs de la zone désignée peuvent se rendre aisément, qui offre un accès de plain-pied et qui est par ailleurs accessible.

15.3.1 Besoins liés aux locaux

Vous devriez discuter de l'emplacement et de la location du bureau du DASS avec votre DS. Consultez la 2.1, Bureaux locaux d'Élections Canada, au Chapitre 2 du présent manuel.

Tenez compte des exigences suivantes en choisissant le bureau de DASS :

15.3.2 Heures de bureau

Le bureau doit être ouvert au public aux heures établies par le DGE, c'est-à-dire aux mêmes heures que celles du bureau du DS :

15.3.3 Activités et personnel du bureau

Vous avez la responsabilité de planifier les horaires de travail, de superviser les employés et de les évaluer en vue d'élections futures. Toutes les deux semaines, vous devez aussi approuver les heures travaillées par le personnel du bureau et télécopier le rapport approprié au DS aux fins de présentation à Élections Canada, le tout selon les directives du DS.

Votre personnel de bureau accomplit les tâches décrites dans les sections qui suivent.

Règles électorales spéciales

Chaque bureau de DASS doit compter au moins un coordonnateur des bulletins de vote spéciaux (CBVS), nommé par le DS pour gérer l'inscription et le vote en vertu des Règles électorales spéciales (RES – vote par bulletin spécial). Le CBVS est également responsable de la supervision du bureau en votre absence.

Pour de plus amples renseignements, consultez le 5.19, Coordonnateur des bulletins de vote spéciaux du présent manuel et le Manuel du coordonnateur des bulletins de vote spéciaux (EC 78690).

Révision

Il vous incombe de gérer les activités de révision au bureau du DASS. Les révisions doivent être consignées dans l'application RÉVISE. Deux agents réviseurs travaillent en équipe pour recevoir les demandes des électeurs. Pour faciliter le travail par quarts, plus d'une équipe devrait recevoir de la formation. Chaque agent réviseur doit recevoir un exemplaire du Manuel de l'agent de révision (EC 40240). Consultez le Manuel des superviseurs de la révision (EC 40231) et le Guide des utilisateurs de RÉVISE (EC 40238) pour connaître la formation et le matériel dont les agents réviseurs ont besoin pour effectuer leur travail.

Les procédures de révision sont décrites dans ces manuels ainsi que dans le Chapitre 8 du présent manuel.

Les formulaires destinés à être utilisés dans le bureau du DASS seront expédiés en quantités limitées. On peut, au besoin, en faire des photocopies ou en commander d'autres à l'administration centrale d'Élections Canada par l'intermédiaire de votre DS.

Révision ciblée

La révision ciblée est une initiative de rayonnement dont le but est de répondre aux besoins de certaines catégories d'électeurs qui sont le plus susceptibles de ne pas figurer sur les listes électorales préliminaires (LEP) à leur adresse actuelle.

Comme la LEP est produite à partir des données du Registre national des électeurs, il est probable que les adresses de certains électeurs seront inexactes en raison d'un déménagement récent. Si rien n'est fait pour encourager la révision de ces dossiers avant la période électorale, beaucoup de ces électeurs ne recevront pas leur carte d'information de l'électeur (CIE) à leur adresse actuelle et devraient s'inscrire le jour du scrutin. Dans les régions où il y a beaucoup de mobilité, cela pourrait entraîner une surcharge et des files d'attente aux bureaux d'inscription. La révision ciblée a également les avantages suivants :

La révision ciblée commence le jour 29 du calendrier électoral et se termine, au plus tard, le jour 6, à la fermeture de la période de révision.

La révision ciblée vise les électeurs vivant dans :

Les agents réviseurs qui effectuent des révisions ciblées utilisent le formulaire Demande de révision ou d'inscription sur la liste électorale (EC 40030). Une fois remplis, les formulaires sont envoyés par télécopieur au bureau du DS, où ils seront traités dans le système RÉVISE.

Note : Les électeurs qui habitent dans des établissements de soins de longue durée peuvent utiliser la copie jaune de la Demande de révision ou d'inscription sur la liste électorale (EC 40030) comme preuve de résidence au moment de voter. Ils devront néanmoins présenter une autre pièce pour prouver leur identité.

Discutez des plans de révision ciblée avec le DS et, si possible, avec le superviseur de la révision. Bien que vous supervisiez le personnel qui travaille à l'extérieur de votre bureau, la révision ciblée est avant tout la responsabilité du superviseur de la révision. Ce dernier supervise le travail des agents réviseurs en ce qui concerne la révision ciblée et fournit les adresses pour les visites de porte en porte.

Pour de plus amples renseignements sur la révision ciblée, consultez le Manuel de l'agent de révision (EC 40240). Le 5.13, Agent réviseur du présent manuel renferme aussi des renseignements utiles sur le processus de révision ciblée.

Note : Veillez à ce que le personnel du bureau du DASS respecte les mêmes lignes directrices sur la confidentialité que le personnel travaillant au bureau du DS.

Cas soupçonnés de vote en double

Dans certains cas, le personnel de bureau peut être tenu d'effectuer des recherches afin de s'assurer qu'il n'y a pas eu de vote en double. Une telle situation survient lorsque l'électeur se présente pour voter et que son nom est déjà biffé comme s'il avait voté, ou lorsque les agents réviseurs ou les commis à la saisie des données biffent des électeurs dans RÉVISE comme ayant voté par bulletin spécial ou à un bureau de vote par anticipation, et constatent que le nom d'un électeur est déjà biffé comme s'il avait voté. Dans de tels cas, il faut effectuer des recherches pour déterminer si une erreur administrative a été commise ou s'il s'agit d'un cas possible de vote en double.

Si l'agent réviseur ou le commis à la saisie des données indique que le nom de l'électeur est biffé dans RÉVISE comme électeur national, vous devrez fournir une copie numérisée du Certificat de correction (EC 50051) à l'administration centrale d'Élections Canada et aviser votre DS.

Lorsqu'un électeur se présente pour voter et que son nom est biffé comme s'il avait voté, mais qu'il soutient qu'il n'a pas voté, le scrutateur reçoit le serment 4 : « biffé comme si j'avais voté » sur le Certificat de correction (EC 50051). Le scrutateur et l'électeur signent tous deux le formulaire.

Le tableau qui suit indique les outils dont le CBVS ou le commis chargé de la révision doivent se servir pour déterminer s'il s'agit d'un cas possible de vote en double :

Tableau 15a : Déceler un cas potentiel de double vote
Case cochée dans le Certificat de correction Recherche requise : Document de contrôle du statut d'électeur
J'ai voté au moyen d'un bulletin de vote spécial Demande d'inscription et de bulletin de vote spécial à l'intention des électeurs locaux (EC 78530)
J'ai voté à un bureau de vote par anticipation Registre du vote au bureau de vote par anticipation (EC 50080)
J'ai voté à ce bureau de scrutin S.O.

Veuillez prendre note que si un électeur affirme qu'il n'a pas voté au bureau de scrutin et que le greffier du scrutin a biffé son nom par erreur, il n'existe alors aucune façon de vérifier.

Si vous soupçonnez un électeur d'avoir voté une deuxième fois, communiquez avec le DS. Vous devrez numériser et envoyer les documents justificatifs à des fins d'examen.

Note : Si un cas de vote en double soupçonné est repéré après le jour du scrutin ou si l'électeur a voté comme électeur national par bulletin de vote spécial, il est impossible d'effectuer la recherche au bureau du DASS parce que les copies blanches du Registre du vote au bureau de vote par anticipation (EC 50080) et de la Demande d'inscription et de bulletin de vote spécial à l'intention des électeurs locaux (EC 78560) ont été envoyées au bureau du DS. Vous devez numériser et envoyer les certificats douteux au bureau du DS dès que possible pour qu'une recherche puisse être effectuée.)

Rayonnement

Les activités de rayonnement sont prévues en fonction des besoins uniques et de la situation particulière de votre circonscription, y compris de votre zone désignée. Même si le DS a élaboré un plan d'action pour les activités de rayonnement dans votre zone désignée avant que le bref soit délivré, assurez-vous de discuter avec lui des besoins en ce qui concerne un agent de relations communautaires.

Les agents de relations communautaires sont embauchés pour travailler auprès de six groupes particuliers, en fonction des critères suivants :

Le bureau du DS vous expédiera du matériel dès que possible. Pour de plus amples renseignements sur les activités de rayonnement que vous pourriez être appelé à gérer, consultez le Guide à l'intention des agents de relations communautaires (EC 10019).

Personnel de soutien supplémentaire

Si le volume d'appels et la charge de travail nécessitent l'embauche de personnel de soutien, faites-en part à votre DS. S'il convient du besoin, il soumettra une demande en votre nom au bureau d'aide de la Coordination électorale afin d'obtenir des fonds supplémentaires pour l'embauche de personnel temporaire.

Ces employés sont rémunérés selon les barèmes établis dans le Tarif des honoraires – Élections fédérales. (Pour plus de détails à ce sujet, consultez 7.4.9, Paie du personnel de bureau du DS, au Chapitre 7 du présent manuel.)

15.3.4 Aménagement du bureau

Sous réserve de l'approbation du DS, il vous incombe de munir le bureau du DASS du mobilier, de l'équipement de bureau et des fournitures nécessaires. Le présent manuel contient des lignes directrices concernant le mobilier et l'équipement de bureau ainsi que l'achat de fournitures. Consultez section15.8, Annexe A à la fin du présent chapitre pour trouver des renseignements sur le montant total permis des frais de location.

Équipement préscrutin

Avant que le bref soit délivré, le DS vous fournira un téléphone intelligent pour utilisation générale et un modem sans fil pour le bureau du DASS.

Photocopieuse

Si vous avez besoin d'une photocopieuse, vous pouvez en louer une d'utilisation courante. Tous les contrats de location doivent inclure un service de 24 heures sur 24. Dans la mesure du possible, le papier et l'encre doivent être inclus dans les frais de location. Vous devriez en discuter avec votre DS et vous assurer de respecter les budgets alloués.

Installation des lignes téléphoniques

Élections Canada prendra les mesures nécessaires pour l'installation du service téléphonique et du matériel dans votre bureau, et se fera facturer directement le coût. La compagnie de téléphone installera quatre lignes individuelles conventionnelles et une ligne de télécopieur, assorties selon le cas d'un service sans frais, réparties comme suit :

Si plus de quatre lignes sont prévues dans votre bureau, votre DS vous en informera. L'installation des lignes téléphoniques est coordonnée directement par Élections Canada. Un technicien communiquera avec vous pour convenir, au moment du déclenchement de l'élection, d'une date d'installation des lignes et, à la fin de la période électorale, d'une date pour le débranchement. Vous devez superviser le déroulement de ces activités.

Système informatique

Le nouveau modèle de services au DASS comprend la fourniture, l'installation, la mise à l'essai, le soutien et le retrait du service de tout l'équipement informatique. Par conséquent, nous nous attendons à ce que le DASS soit en mesure de se consacrer davantage aux affaires électorales et moins à la gestion des questions informatiques. L'équipement du bureau du DASS comprendra trois postes de travail pour le bureau et un ordinateur portable à l'usage du préposé à la formation.

Le bureau du DASS sera équipé de nouveaux ordinateurs réseautés et connectés à Internet, à l'administration centrale d'EC et au système RÉVISE. Ce nouvel équipement et les fonctions de RÉVISE permettront d'ajouter, de supprimer ou de modifier des renseignements sur les électeurs directement dans l'application RÉVISE au bureau du DASS. RÉVISE sera accessible tout au long du scrutin.

Modem sans fil

Tel qu'indiqué plus haut, le DS fournira un modem sans fil au DASS avant que le bref soit délivré. À l'ouverture du bureau du DASS, ce dernier devra apporter le modem à son bureau. Le technicien en informatique en aura besoin pour installer correctement le système informatique.

Installation et enlèvement des ordinateurs réseautés du DASS

Les postes de travail des DASS ne devraient pas être accessibles au public. Les écrans devraient être placés de manière à ce que le public ne puisse pas voir des renseignements des électeurs.

Dès que l'adresse d'un DASS pendant l'élection aura été confirmée, l'entrepreneur de TI installera les ordinateurs.

Installation

Chaque DASS recevra une clé USB chiffrée renfermant l'image OS Guest, afin que l'entrepreneur en TI puisse installer les applications dans les ordinateurs. L'entrepreneur en TI procédera comme suit :

  1. Il communiquera avec le DASS pour lui donner la date approximative de livraison du matériel informatique au bureau du DASS.
  2. Il fixera la date d'installation et de configuration du réseau et des ordinateurs.
  3. Il fera l'installation et la mise à l'essai du matériel dans les trois jours civils suivant la confirmation de l'adresse du bureau.
  4. Il installera, mettra à l'essai et sécurisera le matériel et les logiciels Internet (y compris le câblage et le matériel sans fil).
  5. Il demandera au DASS de confirmer par écrit que tout le matériel est bien installé et fonctionne adéquatement, et que la connexion Internet est établie.
Enlèvement
Applications

Les ordinateurs des bureaux des DASS seront connectés au réseau d'Élections Canada par Internet. Ainsi, les renseignements sur les électeurs et les autres données pourront être mises à jour et partagées rapidement. Les ordinateurs en réseau permettront au DASS d'accéder à :

Protection des renseignements

Les renseignements personnels sur les électeurs sont protégés par la loi. Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels recueillis par Élections Canada ne peuvent être utilisés qu'aux fins établies par la Loi électorale du Canada.

Il est de votre responsabilité de vous assurer de la sécurité de l'information en tout temps. Prenez les précautions suivantes pour sécuriser le bureau et vous assurer que l'information sensible est protégée.

Réglez tout cas de violation des mesures de sécurité et informez-en EC. Exemples de problèmes :

15.4 Expédition de matériel électoral avant le scrutin

À l'approche d'un scrutin éventuel, Élections Canada vous expédiera tout le matériel dont vous avez besoin pour gérer le processus lié aux Règles électorales spéciales (RES) et pour ouvrir votre bureau. Le matériel électoral sera expédié directement à votre domicile par un service de messagerie. Comme votre signature est requise à la réception, si vous êtes absent, le messager laissera un avis et le matériel sera acheminé au bureau de poste le plus près. Vous pourrez en prendre livraison au moment qui vous conviendra.

15.4.1 Le premier envoi à votre résidence

Avant que le bref soit délivré, vous recevrez un premier envoi de matériel pour que vous puissiez ouvrir votre bureau au moment du déclenchement de l'élection. Consultez Gestion du matériel électoral, au Chapitre 1 du présent manuel. Vous y trouverez des renseignements et directives qui peuvent s'appliquer à vous.

Tout le matériel nécessaire au CBVS pour commencer l'inscription et le vote par bulletin spécial, y compris 1 500 bulletins de vote spéciaux, vous sera envoyé lorsque le bref sera délivré, ou envoyé au DS avant que le bref soit délivré, si possible. Il est très important que le CBVS tienne un registre de tous les bulletins spéciaux qui lui ont été expédiés. Pour de plus amples renseignements, consultez le Manuel du coordonnateur des bulletins de vote spéciaux (EC 78690), et plus particulièrement la section Bulletins de vote dans un bureau supplémentaire.

La liste de tous les articles expédiés à votre résidence se trouve à 15.9, Annexe B à la fin du présent chapitre.

Note : Le « -1 » à la fin du numéro EC sert à identifier les articles dont le contenu est soit en français d'abord, soit unilingue français. Ces articles sont notamment destinés aux électeurs du Québec (voir l'annexe B-1).

15.5 Entreposage du matériel électoral

Le premier envoi de matériel électoral devra être entreposé chez vous. Si ce n'est pas possible, vous devriez louer un espace d'entreposage commercial. Vous devrez d'abord obtenir deux prix d'entreprises locales d'entreposage et les soumettre au DS aux fins d'approbation.

15.5.1 Frais d'entreposage

On estime que chaque DASS aura besoin d'environ 25 pieds cubes d'espace pour l'entreposage du matériel électoral avant la délivrance du bref.

Le Tarif des honoraires (actuellement en révision) prévoit un montant de 40 $ par mois pour l'entreposage du matériel électoral à la résidence du DASS jusqu'à la délivrance du bref. Pour obtenir ce remboursement (en mars ou en septembre), vous devez présenter au DS un formulaire de compte spécial.

Note : N'oubliez pas d'aviser le DS et Élections Canada de tout changement à votre adresse ou à votre numéro de téléphone.

15.6 Livraison du matériel électoral

Au moment où le bref est délivré, attendez-vous à recevoir des envois de matériel et de documents électoraux. Vous trouverez ci-dessous le calendrier approximatif de livraison.

15.6.1 Matériel électoral essentiel lors d'une élection

Dès que possible après que le bref a été délivré, le bureau du DS expédiera à votre bureau le matériel suivant :

Communiquez avec le commis aux inventaires au bureau du DS s'il manque des articles ou si vous ne recevez pas le matériel à temps.

Vous recevrez aussi les articles suivants :

Note : Les manuels des travailleurs électoraux se trouvent maintenant sur le site Web d'Élections Canada en version PDF. Vous pouvez donc les télécharger et les imprimer si vous n'en avez pas reçu assez au moment voulu. Ces fichiers se trouvent à www.elections.ca/ecdocs.

15.6.2 Matériel de formation et matériel de travail — bureaux de vote par anticipation

Dès que possible et au plus tard le jour 13, vous recevrez du DS le matériel suivant :

15.6.3 Matériel de formation et matériel de travail — bureaux de scrutin ordinaires le jour de l'élection

Dès qu'il sera prêt et au plus tard le jour 9, le DS vous fera parvenir le matériel suivant :

Dès que ces articles seront prêts, entre le jour 5 et le jour 3, vous recevrez :

15.6.4 Matériel de vote par bulletin spécial que le bureau du DASS doit expédier au bureau du DS

Dès la clôture des inscriptions au vote par bulletin spécial à 18 h, le jour 6, le coordonnateur des bulletins de vote spéciaux (CBVS) au bureau du DASS dispose de trois heures pour réunir tous les documents qui doivent être retournés au bureau du DS aux fins de vérification des enveloppes extérieures et du dépouillement des bulletins de votes spéciaux locaux. Dans le même délai, il doit aussi préparer l'expédition de tous les bulletins de vote spéciaux nationaux à l'administration centrale d'Élections Canada. Le CBVS doit ouvrir les urnes en votre présence et en présence des candidats (si des candidats sont sur place). La présence de témoins n'est pas nécessaire lors de l'enlèvement du sceau si des représentants des candidats ne sont pas présents.

Bulletins de vote spéciaux locaux

Le CBVS doit mettre les enveloppes extérieures de vote local dans une grande enveloppe brune tout usage (EC 11520) qui doit être retournée au bureau du DS aux fins de dépouillement. (Si le CBVS a délivré des trousses de vote local à des électeurs et que ceux-ci n'ont pas encore retourné leur enveloppe extérieure au CBVS au jour 6, le DASS doit envoyer au CBVS au bureau du DS les enveloppes extérieures qui sont apportées au bureau du DASS entre le jour 6 et le jour de l'élection.)

Le CBVS déposera le tout dans une urne qu'il scellera et retournera sans délai au bureau du DS, selon les arrangements prévus par votre DS. Le CBVS devrait utiliser le mode de livraison le plus rapide et le plus sécuritaire.

Bulletins de vote spéciaux nationaux

Le CBVS doit mettre toutes les enveloppes extérieures de vote national dans une grande enveloppe brune (EC 11520) afin de l'envoyer à l'administration centrale d'EC dans le délai prescrit en utilisant le moyen de livraison le plus rapide et sécuritaire. (Si le CBVS a délivré des trousses de vote national à des électeurs et que ceux-ci n'ont pas encore remis les enveloppes au CBVS au jour 6, le DASS doit envoyer à l'administration centrale d'EC les enveloppes extérieures qui sont apportées au bureau du DASS entre le jour 6 et le jour de l'élection.)

Les tâches du CBVS au bureau du DASS prennent fin le jour 6, à 21 h. Pour de plus amples renseignements, consultez le Manuel du coordonnateur des bulletins de vote spéciaux (EC 78690), et plus particulièrement la section sur les circonscriptions comptant des bureaux du DASS.

15.7 Activités le soir de l'élection, après le jour du scrutin et lors de la fermeture du bureau du DASS

Le soir de l'élection, vous devez être prêt à recevoir le matériel des bureaux de scrutin qui se trouvent dans votre zone. Veuillez vous reporter à la 18.13, Liste de contrôle – Soir de l'élection (bureau du DS) au Chapitre 18 du présent manuel pour trouver des instructions.

15.7.1 Documents essentiels à envoyer au bureau du DS après le soir de l'élection

Articles devant être traités et envoyés au bureau du DS d'urgence

Le jour -1, vous devez envoyer le matériel électoral suivant au bureau du DS :

Articles dont les données doivent être saisies au bureau du DASS, puis qui doivent être envoyés au DS
Articles devant être envoyés dès que possible

Une fois que tout le matériel a été envoyé au DS, vous poursuivrez les activités de fermeture de votre bureau les jours -3 à -5, ou dès que possible par la suite.

15.7.2 Saisie des données après le jour du scrutin

Donnez les enveloppes (EC 50390) contenant les certificats d'inscription (EC 50050) et les certificats de correction (EC 50051) pour chaque bureau de vote dans votre zone désignée aux commis à la saisie de données afin qu'ils les saisissent dans RÉVISE. Assurez-vous que les recherches locales et nationales voulues sont faites avant que des électeurs ne soient ajoutés.

Saisissez les formulaires Grille d'évaluation de l'accessibilité (EC 12152) dans l'Intranet du personnel en région. Une fois que la saisie de données est terminée, vous continuerez la fermeture de votre bureau.

Consultez l'annexe A du Manuel de procédures du coordonnateur de l'informatisation (EC 10500) pour les procédures de fermeture.)

15.7.3 Retour des documents restants

Les documents suivants doivent être retournés au bureau du DS une fois que la saisie des données sur les inscriptions et les corrections du jour du scrutin est terminée :

15.7.4 Retour de l'équipement et des fournitures

Ordinateurs

Après la fin du scrutin, l'entrepreneur de TI communiquera avec le DASS pour fixer la date de la cueillette de l'équipement.

Mobilier et équipement loués

Toutes les pièces de mobilier ou d'équipement (p. ex. photocopieuse) louées de fournisseurs locaux doivent être retournées avant la fermeture de votre bureau.

Matériel électoral

Vous devez également envoyer au DS (peut-être dans un envoi distinct) le matériel suivant :

Une fois toutes les fournitures d'Élections Canada expédiées au DS, vous devez confirmer la fermeture du bureau au DS par téléphone, en lui communiquant les détails de l'envoi.

15.8 Annexe A

Tableau 15b : Personnel du bureau
Description Nombre d'heures de travail Taux* établi Total* pour la période électorale
Directeur adjoint du scrutin supplémentaire (DASS) Durant les heures d'ouverture du bureau du DASS 13 441,03 $
Coordonnateur des bulletins de vote spéciaux Durant les heures de bureau du DS ou du bureau du DASS 37 et 31 jours respectivement 16,73 $ l'heure
Agents réviseurs (deux) Selon ce qui est déterminé par le DS 13,32 $ l'heure À remplir
Préposé à la formation (le cas échéant) Selon ce qui est déterminé par le DS 20,38 $ l'heure
Tableau 15c : Estimation des coûts liés au bureau (en voie de révision)
Description Total* pour la période électorale
Location du bureau (environ 1 500 pieds carrés) Sous réserve de l'approbation du Groupe logistique et de l'infrastructure
Mobilier** 1 000 $
Fournitures** 300 $
Télécopieur 600 $
Photocopieuse 800 $
Équipement (voir la liste dans le Manuel du directeur du scrutin) 500 $

*Ces montants sont approximatifs. Reportez-vous à votre budget officiel pour connaître les montants exacts.

**Voir le tableau 2b, Directives budgétaires : mobilier et équipement de bureau en fonction de la population, au Chapitre 2 du présent manuel.

Note : Tout montant supplémentaire doit être approuvé au préalable; communiquez avec le DS qui, à son tour, présentera une demande spéciale au bureau d'aide de la Coordination électorale.

*** Budgets à confirmer ***

15.9 Annexe B

Tableau 15d : Listes du matériel électoral à expédier au DASS
Numéro de trousse Description
38-1 Accessoires et matériel pour le bureau du DASS
38-A-1 Matériel pour DASS — manuels
39-A-1 Matériel pour les coordonnateurs des bulletins de vote spéciaux
39-B-1 Trousses pour les coordonnateurs des bulletins de vote spéciaux