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Manuel du directeur du scrutin

Chapitre 18 – Matériel de gestion

Ce chapitre contient des listes, listes de contrôle, formulaires et autres documents nécessaires pour gérer une élection.

Note : À l'exception du Calendrier de contrôle du DS, qui paraît en premier lieu, les listes sont présentées en ordre alphabétique.

18.1 Calendrier de contrôle du DS

Jour 36 DIMANCHE

Délivrance du bref

Accuser réception du message du DGE

Ouvrir le bureau et soumettre le contrat de bail

Confirmer l'adresse du bureau auprès du bureau d'aide de la Coordination électorale

Une fois l'adresse confirmée, début de l'installation du système téléphonique et de la planification de la livraison du matériel informatique

Début du vote par bulletin spécial

Règles électorales spéciales – Liste des électeurs nationaux

Nomination et formation des coordonnateurs des bulletins de vote spéciaux

Aviser les personnes autorisées à recommander des agents réviseurs

Si possible, commencer à vérifier la disponibilité des lieux de scrutin et signer les baux avant d'effectuer le contrôle de la qualité des cartes d'information de l'électeur (CIE) et d'autoriser leur impression

Valider et émettre l'Avis de convocation (EC 10020)

Se préparer à recevoir les formulaires Acte de candidature

Jour 35 LUNDI

Ouvrir le bureau du DS et soumettre le contrat de bail à EC, si ce n'est déjà fait

Confirmer l'adresse du bureau auprès du bureau d'aide la Coordination électorale, si ce n'est déjà fait

Une fois l'adresse confirmée, début de l'installation du système téléphonique et de la planification de la livraison du matériel informatique, si ce n'est déjà fait

Vérifier la disponibilité des lieux de scrutin et signer les baux, si ce n'est déjà fait, avant d'effectuer le contrôle de la qualité des CIE et d'autoriser leur impression

Communiquer avec le superviseur de la révision

Communiquer avec le coordonnateur de l'informatisation

Prendre les dispositions voulues pour la reproduction des listes électorales préliminaires

Valider et émettre l'Avis de convocation, si ce n'est déjà fait

Se préparer à recevoir les formulaires Acte de candidature

Jour 34 MARDI

Le DGE publie la Liste des pièces d'identité acceptées.

Ouvrir le bureau et soumettre le contrat de bail à EC, si ce n'est déjà fait

Confirmer l'adresse auprès du bureau d'aide de la Coordination électorale, si ce n'est déjà fait

Une fois l'adresse confirmée, début de l'installation du système téléphonique et de la planification de la livraison du matériel informatique, si ce n'est déjà fait

Le superviseur de la révision entre en fonction.

Le coordonnateur de l'informatisation entre en fonction.

Vérifier la disponibilité des lieux de scrutin et signer les baux, si ce n'est déjà fait, avant d'effectuer le contrôle de la qualité des CIE et d'autoriser leur impression

Division de listes électorales (le cas échéant)

Valider et émettre l'Avis de convocation, si ce n'est déjà fait

Se préparer à recevoir les formulaires Acte de candidature

Début de la livraison du matériel informatique et de l'installation du Centre de révision

Jour 33 MERCREDI

Début de la période de révision

Normalement, la révision commence le jour 33 (ou le jour déterminé par le DGE) et se termine le jour 6, à 18 h. Se préparer à traiter les oppositions

Dernier jour accordé aux partis politiques pour transmettre des noms d'agents réviseurs

Embaucher les agents réviseurs et préparer le matériel

Ouvrir le bureau du DS et soumettre le contrat de bail à EC, si ce n'est déjà fait

Une fois l'adresse confirmée, début de l'installation du système téléphonique et de la planification de la livraison du matériel informatique, si ce n'est déjà fait

Suite de la livraison du matériel informatique et de l'installation du Centre de révision

Approuver dans RÉVISE toutes les mises à jour du Registre national des électeurs (RNE), s'il y en a

Vérifier la disponibilité des lieux de scrutin et signer les baux avant d'effectuer le contrôle de qualité des CIE et d'autoriser leur impression

Division des listes électorales (le cas échéant)

Programmer l'impression des CIE dans RÉVISE

Jour 32 JEUDI

Valider et émettre l'Avis de convocation, si ce n'est déjà fait

Se préparer à recevoir les formulaires Acte de candidature

Dernier jour pour photocopier et émettre l'Avis de convocation
art. 62

Vérifier la disponibilité des lieux de scrutin et signer les baux avant d'effectuer le contrôle de qualité des CIE et d'autoriser leur impression, si ce n'est déjà fait

Division des listes électorales (le cas échéant)

Planifier les CIE restantes en utilisant RÉVISE dès que le réseau informatique est en état de marche

Début de la livraison du matériel informatique et de l'installation du centre de révision

Approuver dans RÉVISE toutes les mises à jour du RNE, s'il y en a

Embaucher les agents réviseurs et préparer le matériel électoral

Réception et reproduction des listes électorales préliminaires

Jour 31 VENDREDI

Le DGE publie le nombre de noms figurant sur les listes électorales préliminaires dans la Gazette du Canada.
par. 93(3)

Dernier jour pour l'installation du matériel informatique et du centre de révision, si ce n'est déjà fait

Division des listes électorales (le cas échéant)

Planifier le reste des CIE en utilisant RÉVISE

Reproduire et distribuer les listes électorales préliminaires

Distribution des descriptions des limites des sections de vote aux candidats confirmés

Fournir le plafond préliminaire des dépenses électorales aux candidats potentiels et confirmés et aux associations locales

Approuver dans RÉVISE toutes les mises à jour du RNE, s'il y en a

Jour 30 SAMEDI

Distribuer la Trousse multimédia pour entités politiques fédérales aux candidats ou à leurs agents officiels (à mesure que les candidatures sont confirmées)

Embaucher des agents de relations communautaires

Comprendre la Lettre de confirmation de résidence (superviseur de la révision)

Comprendre la Lettre de confirmation de résidence (ARC)

Mise en œuvre de la Lettre de confirmation de résidence

Jour 29 DIMANCHE

Début de la révision ciblée dans les secteurs à haute mobilité et les nouveaux quartiers résidentiels

Planifier les CIE restantes dans RÉVISE

Distribuer la liste des agents réviseurs aux candidats confirmés

Distribuer l'Énoncé de qualité des listes électorales aux candidats confirmés

Jour 28 LUNDI

Suite de la révision ciblée dans les secteurs à haute mobilité et les nouveaux quartiers

Prendre les dispositions nécessaires pour l'impression des bulletins de vote

Planifier le reste des CIE en utilisant RÉVISE.

Communiquer avec un représentant de Postes Canada pour confirmer que les CIE non livrées seront envoyées aux bureaux du DS et du DASS

Communiquer avec les dirigeants des établissements d'enseignement et les principales associations étudiantes

Informer les administrateurs – Lettre de confirmation de résidence

Informer les électeurs – Lettre de confirmation de résidence

Réunion conjointe des candidats

Jour 27 MARDI

Suite de la révision ciblée dans les secteurs à haute mobilité et les nouveaux quartiers

Planifier les CIE restantes dans RÉVISE

Communiquer avec les agents de liaison des établissements correctionnels (le cas échéant) pour déterminer le nombre de bureaux de scrutin nécessaires

Jour 26 MERCREDI

Poster le premier tiers des CIE (responsabilité de l'administration centrale d'EC).

Suite de la révision ciblée dans les secteurs à haute mobilité et les nouveaux quartiers

Assurez-vous que la révision ciblée se déroule selon l'horaire établi. (section 8.5) Manuel du superviseur de la révision (EC 40231)

Jour 25 JEUDI

Poster le deuxième tiers des CIE (responsabilité de l'administration centrale d'EC).

Entreprendre les préparatifs avec les administrateurs des hôpitaux, s'il y a lieu, pour nommer les CBVS en milieu hospitalier

Suite de la révision ciblée dans les secteurs à haute mobilité et les nouveaux quartiers

Jour 24 VENDREDI

Dernier jour pour recevoir les noms des scrutateurs, greffiers du scrutin et agents d'inscription
art. 36, par. 39(3)

Poster le dernier tiers des CIE (responsabilité de l'administration centrale d'EC)

Suite de la révision ciblée dans les secteurs à haute mobilité et les nouveaux quartiers

Bureaux de vote

Fournissez une liste des bureaux de vote à tous les candidats confirmés et aux partis politiques qui soutiennent un candidat dans la circonscription.
par. 125.1(1)

Jour 23 SAMEDI

Fin de la première période de paye pour le personnel du DS – Préparer le fichier SPBDS

Suite de la révision ciblée dans les secteurs à haute mobilité et les nouveaux quartiers

Jour 22 DIMANCHE

Fin de la révision ciblée dans les secteurs à haute mobilité et les nouveaux quartiers (section 8.5)

Dernier jour pour traiter la première période de paye

Vous tenir prêt à recevoir les actes de candidature

Jour 21 LUNDI

Clôture des candidatures à 14 h

Dernier jour pour le désistement d'un candidat (17 h)

Jour 20 MARDI

Embaucher les scrutateurs et les greffiers du scrutin pour les établissements correctionnels, s'il y a lieu
par. 253(1)

Début de la révision ciblée dans les établissements de soins de longue durée et les résidences pour personnes âgées

Deux agents réviseurs se rendent dans chaque résidence pour personnes âgées et établissement de soins de longue durée pour rencontrer les électeurs ciblés aux fins d'inscription. (section 8.5) Manuel de l'agent réviseur (EC 40240)

Début de la révision ciblée dans les établissements postsecondaires

Deux agents réviseurs visitent toutes les résidences des campus universitaires et collégiaux ainsi que les quartiers avoisinants pour rencontrer les étudiants qui pourraient figurer sur la liste électorale de votre circonscription. (section 8.5) Manuel de l'agent réviseur (EC 40240)

Premier jour pour tenir une réunion conjointe des partis politiques et des candidats

Jour 19 MERCREDI

Dernier jour pour confirmer ou rejeter les candidatures

Suite de la révision ciblée dans les établissements de soins de longue durée et les résidences pour personnes âgées

Suite de la révision ciblée dans les établissements postsecondaires

Deux agents réviseurs visitent toutes les résidences des campus universitaires et collégiaux ainsi que les quartiers avoisinants pour rencontrer les étudiants qui pourraient figurer sur la liste électorale de votre circonscription. (section 8.5) Manuel de l'agent réviseur (EC 40240)

Envoyer le Rapport de vérification de la liste de candidats au DGE après 14 h (section 20.8)

Fournir les noms des candidats à l'imprimeur après 15 h

Suite de la nomination et de la formation des scrutateurs et des greffiers du scrutin pour les établissements correctionnels, s'il y a lieu

Listes électorales préliminaires du jour 19 sur clé USB

Division des listes électorales et fusion des bureaux de scrutin (le cas échéant)

Postes Canada distribue les brochures de rappel.

Jour 18 JEUDI

Envoyer l'épreuve du bulletin de vote en format PDF à EC pour approbation

Valider l' Avis d'un scrutin
par. 64(2)

Préparer l'Avis d'un bureau de vote par anticipation
art. 172

Suite de la révision ciblée dans les établissements de soins de longue durée et les résidences pour personnes âgées

Suite de la révision ciblée dans les établissements postsecondaires

Postes Canada distribue les brochures de rappel.

À titre d'information. Votre intervention n'est pas requise.

Production de la Liste des candidats en gros caractères

Jour 17 VENDREDI

Mise en œuvre de la Lettre de confirmation de résidence (suivi)

Suite de la révision ciblée dans les établissements de soins de longue durée et les résidences pour personnes âgées

Suite de la révision ciblée dans les établissements postsecondaires

Postes Canada distribue les brochures de rappel.

Dernier jour pour tenir la réunion conjointe des partis politiques et des candidats confirmés

SRS – Essai de connectivité 1

Communiquer avec l'imprimeur au sujet de la reproduction des listes électorales révisées

Jour 16 SAMEDI

Dernier jour pour photocopier et distribuer l'Avis d'un bureau de vote par anticipation et l'Avis d'un scrutin après leur approbation par EC

Début de la nomination et de la formation des superviseurs de centre de scrutin, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information des bureaux de vote par anticipation

Toutes les transactions valides dans RÉVISE doivent avoir été approuvées.

Biffer dans RÉVISE les électeurs locaux et nationaux qui ont demandé de voter par bulletin spécial

Éliminer les doublons avant d'imprimer les listes électorales révisées

Obtenir le rapport M4 du CI

Fin de la révision ciblée

Jour 15 DIMANCHE

Impression des listes électorales révisées

Ces listes intègrent aux listes électorales préliminaires toutes les transactions de révision faites jusqu'au jour 16. (section 8.3.4)

Recruter les CBVS en milieu hospitalier, s'il y a lieu

Préparer le matériel de formation et le matériel électoral pour les CBVS en milieu hospitalier

Préparer l'Avis d'un bureau itinérant

Suite de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information des bureaux de vote par anticipation

Préparer le matériel électoral et les urnes pour les bureaux de vote par anticipation

Jour 14 LUNDI

Dernier jour pour recevoir les oppositions

Transmettre les copies des oppositions, s'il y en a, aux candidats et à EC

Suite de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information des bureaux de vote par anticipation

Prendre les dispositions voulues pour la reproduction des listes électorales révisées

Recruter les SCS, les scrutateurs, les greffiers du scrutin, les agents d'inscription et les préposés à l'information pour le jour du scrutin

Former les CBVS en milieu hospitalier, s'il y a lieu

Jour 13 MARDI

Après avoir reçu l'approbation d'EC, photocopier et distribuer l'Avis d'un bureau itinérant

Suite de la reproduction des listes électorales révisées

Suite de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information des bureaux de vote par anticipation

Suite du recrutement, de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information pour le jour du scrutin

Suite de la formation des CBVS en milieu hospitalier, s'il y a lieu

Jour 12 MERCREDI

Préparation du matériel électoral pour les SCS

Suite de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information des bureaux de vote par anticipation

Suite du recrutement, de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information pour le jour du scrutin

Suite de la reproduction des listes électorales révisées

Division des listes électorales et fusion des bureaux de scrutin (le cas échéant)

Suite de la formation des CBVS en milieu hospitalier, s'il y a lieu

Il se pourrait que deux séances soient nécessaires.

SRS – Essai de connectivité 2

Jour 11 JEUDI

Dernier jour pour entendre les oppositions, s'il y en a

Obtenir le rapport M5 du CI

S'assurer que les noms de tous les électeurs locaux et nationaux votant par bulletin spécial ont été biffés de la liste.

Toutes les transactions valides dans RÉVISE doivent avoir été approuvées.

Distribuer les listes électorales révisées (y compris le Relevé des changements) aux candidats et aux scrutateurs des bureaux de vote par anticipation

Division de listes électorales et fusion de bureaux de scrutin (le cas échéant)

Suite de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information des bureaux de vote par anticipation

Suite du recrutement, de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information pour le jour du scrutin

Suite de la formation des CBVS en milieu hospitalier, s'il y a lieu

Préparer le matériel électoral pour les agents d'inscription

Jour 10 VENDREDI

Premier jour du vote par anticipation

Signaler tout bureau de vote par anticipation non ouvert

Spécimen de signature

Jour de vote pour les électeurs incarcérés
par. 245(1)

Suite du recrutement, de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information

Nomination et formation des CBVS en milieu hospitalier

Se préparer à distribuer l'Avis d'information dans les hôpitaux de soins de courte durée, s'il y a lieu

Recueillir les registres du vote au bureau de vote par anticipation, les certificats d'inscription, les certificats de correction, les certificats de déclaration de résidence sous serment et les relevés des électeurs qui ont voté par anticipation; mettre à jour RÉVISE

Dernier jour pour la division de listes électorales et la fusion de bureaux de scrutin (le cas échéant)

Jour 9 SAMEDI

Deuxième jour du vote par anticipation

Signaler tout bureau de vote par anticipation non ouvert

Suite du recrutement, de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information

Fin de la deuxième période de paye – Préparer le fichier SPBDS

Préparer les urnes et le matériel électoral pour le jour du scrutin ordinaire

Distribuer l'Avis d'information à tous les électeurs dans les hôpitaux de soins de courte durée, s'il y en a

Recueillir les registres du vote au bureau de vote par anticipation, les certificats d'inscription, les certificats de correction, les certificats de déclaration de résidence sous serment et les relevés des électeurs qui ont voté par anticipation; mettre à jour RÉVISE

Jour 8 DIMANCHE

Troisième jour du vote par anticipation

Signaler tout bureau de vote par anticipation non ouvert

Avisez immédiatement le bureau d'aide de la Coordination électorale si un bureau de vote par anticipation n'ouvre pas à l'heure prévue.

Début de l'inscription et du vote dans les hôpitaux de soins de courte durée

Télécopier les formulaires d'inscription des électeurs nationaux à EC

Préparer le matériel électoral pour les préposés à l'information

Préparer les urnes et le matériel électoral pour le jour du scrutin ordinaire

Recueillir les registres du vote au bureau de vote par anticipation, les certificats d'inscription, les certificats de correction, les certificats de déclaration de résidence sous serment et les relevés des électeurs qui ont voté par anticipation; mettre à jour RÉVISE

Suite du recrutement, de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information pour le jour du scrutin

Dernier jour pour traiter la deuxième période de paye

Jour 7 LUNDI

Dernier jour du vote par anticipation

Signaler tout bureau de vote par anticipation non ouvert

Suite du recrutement, de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information pour le jour du scrutin

Suite de l'inscription et du vote dans les hôpitaux de soins de courte durée

Télécopier les formulaires d'inscription des électeurs nationaux à EC

Préparer les urnes et le matériel électoral pour le jour du scrutin ordinaire

Recueillir les registres du vote au bureau de vote par anticipation, les certificats d'inscription, les certificats de correction, les certificats de déclaration de résidence sous serment et les relevés des électeurs qui ont voté par anticipation; mettre à jour RÉVISE

Jour 6 MARDI

Fin de la révision à 18 h
art. 96

Fin de l'inscription au vote par bulletin de vote spécial à 18 h

Télécopier les formulaires d'inscription des électeurs nationaux à EC

Fin de l'inscription et du vote par bulletin de vote spécial dans les hôpitaux de soins de courte durée à 18 h

Mise en œuvre de la Lettre de confirmation de résidence (suivi)

Suite du recrutement, de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information pour le jour du scrutin

Terminer l'entrée de données dans RÉVISE

Préparer les urnes et le matériel électoral pour le jour du scrutin ordinaire

Communiquer avec l'imprimeur au sujet de la reproduction des listes électorales officielles

Jour 5 MERCREDI

Suite de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information pour le jour du scrutin

Éliminer les doublons avant d'imprimer les listes électorales officielles

Imprimer les listes électorales officielles après 12 h et les envoyer pour reproduction

Les messages d'accueil du système téléphonique du bureau du DS sont modifiés du jour 5 au jour 0 en vue du jour de l'élection.

À titre d'information. Votre intervention n'est pas requise.

Jour 4 JEUDI

Suite de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information pour le jour du scrutin

Nommer et former les scrutateurs et les greffiers du scrutin pour le dépouillement des bulletins spéciaux locaux

Reproduire les listes électorales officielles

Aviser les candidats

Jour 3 VENDREDI

Suite de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information pour le jour du scrutin

Suite de la nomination et de la formation du ou des scrutateurs et du ou des greffiers du scrutin pour le dépouillement des bulletins spéciaux locaux

Aviser les candidats

Distribuer les listes électorales officielles aux candidats

Distribuer les listes électorales officielles aux scrutateurs

Afficher dans votre bureau la liste des scrutateurs et des greffiers du scrutin, et la distribuer aux candidats
art. 112

Jour 2 SAMEDI

Suite de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information pour le jour du scrutin

Suite de la nomination et de la formation des scrutateurs et des greffiers du scrutin pour le dépouillement des bulletins spéciaux locaux

Aviser les candidats

Jour 1 DIMANCHE

Fin de la nomination et de la formation des SCS, des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des agents d'inscription et des préposés à l'information pour le jour du scrutin

Fin de la nomination et de la formation du ou des scrutateurs et du ou des greffiers du scrutin pour le dépouillement des bulletins spéciaux locaux

Relevé des électeurs qui ont voté le jour du scrutin

Jour 0 LUNDI

Jour de l'élection

Signaler tout bureau de vote non ouvert

Les bulletins de vote spéciaux doivent être reçus à votre bureau au plus tard à la clôture du scrutin, ou à l'administration centrale d'EC avant 18 h.

Entrée en vigueur de l'interdiction de publicité électorale

Les résultats du vote en vertu des RES, sauf pour les bulletins spéciaux locaux, vous seront envoyés par le Bureau du DGE environ 30 minutes après la fermeture des bureaux de scrutin.

Saisir les données des résultats préliminaires après la fermeture des bureaux et les distribuer

Le système de réponse vocale (SRV) est désactivé à la fermeture des bureaux de scrutin.

Jour -1 MARDI

Premier jour pour effectuer la validation des résultats

Envoyer le Résultat du scrutin à l'équipe de validation du RSEC

Aviser EC si un dépouillement judiciaire est requis

Vérification et saisie de renseignements sur les électeurs inscrits le jour de l'élection

Préparer les comptes des travailleurs du jour du scrutin et des locateurs avec SPBDS et les soumettre à EC

Modification des messages d'accueil du système téléphonique pour tenir compte des nouvelles heures d'ouverture du bureau du DS, du jour -1 au jour -6

Jour -2 MERCREDI

Effectuer la validation des résultats, si ce n'est déjà fait

Envoyer le Résultat du scrutin à l'équipe de validation du RSEC, si ce n'est déjà fait

Suite de la vérification et de la saisie de renseignements sur les électeurs inscrits le jour de l'élection

S'il n'y a pas d'indication qu'un dépouillement judiciaire sera fait, commencer l'emballage du matériel à retourner à EC

Communiquer avec votre représentant de Postes Canada pour coordonner le retour du matériel

Préparer les comptes des travailleurs du jour du scrutin et des locateurs avec SPBDS et les soumettre à EC

Jour -3 JEUDI

Effectuer la validation des résultats, si ce n'est déjà fait

Envoyer le Résultat du scrutin à l'équipe de validation du RSEC, si ce n'est déjà fait

Suite de la vérification et de la saisie de renseignements sur les électeurs inscrits le jour de l'élection

Préparer les comptes des travailleurs du jour du scrutin et des locateurs avec SPBDS, et les soumettre à EC

Jour -4 VENDREDI

Effectuer la validation des résultats, si ce n'est déjà fait

Envoyer le Résultat du scrutin à l'équipe de validation du RSEC, si ce n'est déjà fait

Aviser EC si un dépouillement judiciaire est requis

Fin de la vérification et saisie de renseignements sur les électeurs inscrits le jour de l'élection

Dernier jour pour soumettre à EC, par SPBDS, les comptes des travailleurs du jour du scrutin et des locateurs

Jour -5 SAMEDI

Effectuer la validation des résultats, si ce n'est déjà fait

Envoyer le Résultat du scrutin à l'équipe de validation du RSEC, si ce n'est déjà fait

Aviser EC si un dépouillement judiciaire est requis

Fin de la troisième période de paye – Préparer le fichier SPBDS

Démantèlement

Jour – 6 DIMANCHE

Effectuer la validation des résultats, si ce n'est déjà fait

Envoyer le Résultat du scrutin à l'équipe de validation du RSEC, si ce n'est déjà fait

Dernier jour pour traiter la troisième période de paye

Démantèlement

Jour -7 LUNDI

Dernier jour pour effectuer la validation des résultats, si ce n'est déjà fait

Envoyer le Résultat du scrutin à l'équipe de validation du RSEC, si ce n'est déjà fait

Aviser EC si un dépouillement judiciaire est requis

Données du réseau local

Modification des messages d'accueil du système téléphonique pour tenir compte de la fermeture du bureau

Jour -8 MARDI

Rapport d'élection (à moins de circonstances particulières)

Données du réseau local

Jour -9 MERCREDI

Postes téléphoniques

Cueillette du matériel informatique

Jour -10 JEUDI

Dernier jour pour soumettre le rapprochement des avances comptables et de la petite caisse

Retourner le matériel électoral à EC

Postes téléphoniques

Cueillette du matériel informatique

Jour -11 VENDREDI

Postes téléphoniques

Cueillette du matériel informatique

Après avoir obtenu l'autorisation d'EC, fermer le bureau du DS (à moins d'avis contraire)

Jour -12 SAMEDI

Aucune activité prévue

Jour -13 DIMANCHE

Aucune activité prévue

Jour -14 LUNDI

Ouverture à EC de la ligne téléphonique pour les questions sur les paiements

Les noms des candidats élus sont publiés dans la Gazette du Canada.

Élections Canada reçoit tout le matériel du lot 1 des DS.

Jour -15 MARDI

Aucune activité prévue

Jour -16 MERCREDI

Aucune activité prévue

Jour -17 JEUDI

Aucune activité prévue

Jour -18 VENDREDI

Démantèlement

Jour -19 SAMEDI

Cueillette du matériel informatique

Postes téléphoniques

18.2 Feuille de comptage téléphonique (exemple)

18.3 Liste de contrôle – Agent de sécurité

18.4 Liste de contrôle – Avance à justifier pour la petite caisse

  1. Le DS reçoit le chèque d'avance à justifier pour la petite caisse.
    1. Le DS encaisse le chèque et garde les fonds sous clé.
  2. Besoin de fonds pour la petite caisse
    1. Le DS place 250$ dans une boîte ou un tiroir verrouillé qui sera renfloué lorsque nécessaire.
  3. Besoin de fournitures de bureau
    1. Achetez les articles avec les fonds de la petite caisse.
    2. Gardez les reçus pour vos dossiers.
    3. L'agent financier inscrit le total de chaque reçu sur le formulaire Registre des dépenses remboursables de la petite caisse (EC 11710).
    4. L'agent financier remplit toutes les colonnes pertinentes du formulaire EC 11710.
  4. Aucun reçu d'achat
    1. Remplissez à la main le formulaire Reçu de la petite caisse (EC 11730).
  5. Après le scrutin, l'avance pour la petite caisse et les formulaires EC 11710 et EC 11730 doivent être rapprochés.
    1. Le rapprochement doit être envoyé avant le jour -10 (10 jours après le jour de scrutin).
    2. Imprimez le formulaire Registre des dépenses remboursables de la petite caisse (EC 11710) rempli, joignez-y les reçus et tous les formulaires Reçu de la petite caisse (EC 11730).
    3. Vérifiez et signez chaque page de chaque formulaire.
    4. Photocopiez tous les formulaires signés et les reçus.
    5. Soustrayez la différence entre le montant original de la petite caisse et les totaux des formulaires EC 11710 et EC 11730.
    6. Faites un chèque au receveur général au montant des fonds qui restent dans la petite caisse.
  6. Envoi du rapprochement à EC
    1. Envoyez à EC, par Messageries prioritaires, les formulaires originaux signés et les reçus accompagnés de votre chèque, s'il y a lieu. Conservez une copie pour vos dossiers.

18.5 Liste de contrôle – Carte d'achat d'EC

  1. Achat à l'aide de la carte d'achat d'EC
    • Vérifiez le bordereau de paiement et le reçu pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreur.
    • Assurez-vous que la TVP n'a pas été facturée (sauf au Québec).
    • Inscrivez l'opération dans le Registre des cartes d'achat (EC 11715).
    • Classez le bordereau de paiement et le reçu pour effectuer ultérieurement le rapprochement.
  2. Réception du relevé mensuel de la société émettrice de la carte
    • Imprimez le Registre des cartes d'achat.
    • Vérifiez immédiatement les opérations sur le relevé mensuel, opération par opération, en les comparant au registre.
    • Cochez chaque opération une par une sur le registre.
  3. Problèmes avec le relevé
    • Mettez en évidence les opérations problématiques dans les deux documents.
    • Appelez la société émettrice de la carte en cas de différends.
    • Si vous avez besoin d'aide pour régler un différend, communiquez avec Finances en région.
  4. Rapprochement effectué
    • Signez le registre et le relevé mensuel une fois le rapprochement terminé; ne pas attendre que les problèmes soient réglés.
    • Sauvegardez le registre dans l'ordinateur. Faites une copie du registre signé et du relevé mensuel signé.
    • Créez un nouveau Registre des cartes d'achat pour le prochain cycle de paiement.
  5. Rapprochement à envoyer à Élections Canada dans les cinq jours suivant la réception du relevé mensuel
    • Envoyez le rapprochement à Élections Canada :
      • original du Registre des cartes d'achat signé par vous;
      • original des bordereaux de paiement et des reçus joints au relevé, dont les affidavits;
      • relevé mensuel de la société émettrice de la carte signé par le DS;
      • copie de toutes les opérations qui font problème et les explications.
    • Envoyez par Messageries prioritaires, à l'adresse suivante :

      Finances en région
      Élections Canada
      30, rue Victoria
      Gatineau (Québec)
      K1A 0M6

  6. Carte perdue ou volée
    • Appelez la société émettrice de la carte.
    • Appelez Finances en région.

18.6 Liste de contrôle – Confirmation des lieux de scrutin

18.7 Liste de contrôle – Dépenses payées directement par Élections Canada

  1. Frais de déplacement préautorisés et non inscrits dans SPBDS/SITES

    Seulement pour les dépenses liées à des déplacements et au kilométrage
    1. Demandez au travailleur de remplir le formulaire Demande d'indemnité de déplacement et feuille de temps (EC 09680).
    2. Signez le formulaire rempli.
    3. Faites une copie du formulaire signé et des reçus.
    4. Envoyez l'original signé du formulaire et les reçus aux Finances en région par Messageries prioritaires.
  2. Dépenses diverses

    Lorsqu'il n'est pas possible d'utiliser la carte d'achat ou la petite caisse.
    1. Remplissez le Formulaire de compte spécial (EC 11670).
    2. Joignez les factures originales au formulaire.
    3. Signez le formulaire et les factures.
    4. Gardez une copie du formulaire et des factures signées.
    5. Envoyez l'original signé du formulaire et les factures originales signées aux Finances en région par Messageries prioritaires.
  3. Heures travaillées pour des postes de travail qui ne sont pas dans SPBDS/SITES

    Personnes responsables du maintien de l'ordre ou effectuant de l'entretien ménager
    1. Remplissez le Formulaire de compte spécial (EC 11670) : nom, adresse, adresse courriel et NAS de la personne ainsi que le nombre d'heures et le tarif horaire convenu.
    2. Signez le formulaire (un par personne).
    3. Faites deux copies du formulaire signé :
      • 1 copie au travailleur;
      • 1 copie au dossier du personnel.
    4. Envoyez l'original signé du formulaire aux Finances en région par Messageries prioritaires.
  4. Heures travaillées après la mise hors service du SPBDS/SITES
    1. Même procédure que pour le point 3.

18.8 Liste de contrôle – Dépouillement des votes des électeurs locaux votant par bulletin spécial dans le bureau du DS

Fournir une copie de cette liste de contrôle au coordonnateur des bulletins de vote spéciaux (CBVS) désigné pour coordonner la vérification et le dépouillement des bulletins de vote spéciaux dans votre bureau.

18.9 Liste de contrôle – Épreuve de bulletin de vote

  1. L'imprimeur produit l'épreuve du recto et du verso du bulletin de vote.
    • Prévoyez de recevoir des fichiers d'EC par courriel au début du jour 18.
    • Ouvrez les fichiers des prêts-à-photographier et vérifiez si ce sont bien ceux de votre circonscription.
    • Envoyez par courriel à l'imprimeur les fichiers des prêts-à-photographier pour le bulletin de vote (recto et verso) ainsi que les Directives pour l'imprimeur des bulletins de vote
      (EC 10720).
    • Suivant les instructions, l'imprimeur produit les épreuves (bleus), numérise le recto et le verso, et vous les envoie à l'adresse courriel qui lui a été fournie (format PDF).
  2. Le DS vérifie l'épreuve avant de l'envoyer à EC pour approbation.
    • Ouvrez les épreuves et comparez-les aux prêts-à-photographier pour en vérifier l'exactitude.
    • Vérifiez si le recto du bulletin de vote est bien aligné, c.-à-d. que le texte est compris dans les cases et que les cercles sont à droite, etc.
    • Vérifiez si l'épreuve comprend le bon nombre de candidats.
    • Vérifiez si l'épreuve du verso du bulletin comprend le nom de la circonscription ainsi que le nom et l'adresse de l'imprimeur.
    • Si vous constatez des erreurs dans l'épreuve du bulletin de vote, demandez à l'imprimeur d'effectuer les corrections et de vous envoyer une nouvelle épreuve.
  3. EC approuve l'épreuve du bulletin de vote.
    • Après vous être assuré que les épreuves (recto et verso, format PDF) ne contiennent pas d'erreur, envoyez-les à EC par courriel à l'adresse RSEC_ECSN le jour 18.
    • EC vous avise quand l'épreuve est approuvée (habituellement par courriel au compte courriel du bureau du DS).
    • Une fois l'épreuve approuvée par EC, demandez à l'imprimeur de commencer l'impression des bulletins.
    • Le nombre de bulletins nécessaires est déterminé au moyen du formulaire électronique Calcul détaillé du nombre de bulletins de vote requis (EC 10400).

18.10 Liste de contrôle – Rapport d'élection et autres rapports

Rapport d'élection

Procès-verbal

Rapport sur l'accès de plain-pied

18.11 Liste de contrôle – Registre des cartes d'information de l'électeur non livrées (Exemple)

Jour À ce jour, combien de CIE ont été retournées à votre bureau par Postes Canada parce que l'adresse était inconnue ou inexacte? Incluez toutes les CIE retournées depuis l'envoi initial ainsi que les CIE réexpédiées par la poste. À ce jour, combien de CIE ont été retournées à votre bureau par Postes Canada parce que l'occupant l'a refusée? Incluez toutes les CIE retournées depuis l'envoi initial ainsi que les CIE réexpédiées par la poste. À ce jour, combien de CIE ont été retournées à votre bureau par Postes Canada parce que l'occupant ou l'électeur avait déménagé? Incluez toutes les CIE retournées depuis l'envoi initial ainsi que les CIE réexpédiées par la poste.
Total aujourd'hui Cumulatif (A) Total aujourd'hui Cumulatif (B) Total aujourd'hui Cumulatif (C)
Jour 25
Jour 24
Jour 21
Jour 20
Jour 19
Jour 18
Jour 17
Jour 14
Jour 13
Jour 12
Jour 11
Jour 10
Jour 7
Jour 6

18.12 Liste de contrôle – Réponses aux demandes de renseignements du public

18.13 Liste de contrôle – Soir de l'élection (bureau du DS)

Aménagement

Prendre les dispositions voulues pour engager des employés/bénévoles

Prendre les dispositions voulues pour obtenir le matériel nécessaire

18.13.1 Liste de contrôle – Soir de l'élection (bureau du DASS)

Aménagement

Aménager un endroit pour recevoir le matériel électoral :

Prendre les dispositions voulues pour engager des employés/bénévoles

Prendre des mesures pour avoir à votre disposition le matériel nécessaire

18.14 Liste de contrôle – Travaux préparatifs du directeur du scrutin

18.15 Liste de contrôle – Validation des résultats

But de la validation

Les résultats confirmés lors du processus de la validation des résultats sont les résultats officiels qui servent à déclarer un candidat élu. (Les résultats du soir de l'élection sont préliminaires.) Les résultats officiels ne peuvent plus être modifiés et seront publiés tels quels.

Qui procède à la validation des résultats?

Le directeur du scrutin (DS) et le directeur adjoint du scrutin (DAS) sont seuls autorisés à effectuer la validation des résultats.

Date / Heure / Lieu

Documents nécessaires

Marche à suivre

Transmission des résultats validés à EC

Vérification par Élections Canada des résultats validés

Déclaration du candidat élu

Si aucun dépouillement judiciaire ne sera entrepris

S'il est possible qu'un dépouillement judiciaire soit entrepris

Compléter les activités du SRS

18.16 Liste de meubles et d'équipement de bureau

Dans l'éventualité où certains articles nécessaires ne figurent pas sur la liste, communiquez avec le bureau d'aide de la Coordination électorale aux fins d'approbation.

  1. Vous êtes responsable de la location du mobilier et de l'équipement de bureau durant le scrutin.
  2. À l'approche du scrutin, dressez une liste provisoire des besoins en matière de mobilier et d'équipement.
  3. Dès que le scrutin est déclenché, on peut commander rapidement et efficacement.
  4. En utilisant votre propre plan d'aménagement et la liste suivante à titre de guide, préparez votre commande.

Note : Les factures pour les bureaux de DASS doivent être soumises séparément.

Bureau du DAS
Salle des ordinateurs
Bureau du DS
Réception
Agent réviseur
Superviseur de la révision
Aire de travail du CBVS
Salle pour le personnel
Salle d'entreposage
Salle de formation

Note : Voir le Guide de référence du préposé à la formation (EC 10510) pour un modèle de disposition d'une salle de formation.

Salle de travail et de manutention

Espace à usages multiples

Aire à l'intention des candidats
Endroit où apporter les urnes le soir de l'élection
Affichage des résultats le soir de l'élection
Autre équipement (au besoin)

18.17 Liste des fournitures de bureau et du matériel réutilisables (Exemple)

Fournitures de bureau Fournitures de l'élection précédente fournies par le DS Achats requis Coût total Après l'élection – Matériel réutilisable conservé par le DS
Quantité Coût unitaire
Agrafes
Agrafes à haute résistance
Agrafeuse à haute résistance
Agrafeuses
Ampoules électriques
Barre d'alimentation à prises multiples (protection contre les surtensions– 4 prises)
Blocs-notes
Blocs-notes autocollant
Blocs-notes pour messages téléphoniques
Cadenas pour classeur
Calculatrices
Cartouche d'impression
Chemises de classement
Ciseaux
Classeurs
Classeurs à dossiers suspendus
Clé universelle Allen 1/8"
Coffret-caisse
Corbeilles Entrée/ Sortie
Coupe-papier
Couteau utilitaire
Crayons à mine
Crayons feutres
Dégrafeurs
Distributeur de ruban adhésif
Élastiques
Épingles à babillard
Estampe de caoutchouc
Étiquettes
Feuilles d'acétate
Ficelle
Gommes à effacer
Liquide correcteur
Livres de reçus
Marqueurs pour surligner
Onglets en plastique (pour identifier les filières)
Papier de tableau à feuilles mobiles
Papier hygiénique
Papier pour photocopieur
Produits pour nettoyage
Perforateur à trois trous
Perforateur à un trou
Piles
Porte-copies
Poubelles
Rallonges électriques
Règles
Répertoire des codes postaux
Ruban adhésif
Ruban adhésif en toile (rouleaux)
Ruban de calculatrice
Ruban d'emballage pour distributeur manuel
Sacs à poubelle
Séparateurs de classeurs
Stylos
Taille-crayon
Tampon encreur – feutre
Tournevis
Trombones
TOTAL
TPS/TVH
GRAND TOTAL

18.18 Location d'équipement

Article Fournisseur Quantité Coût unitaire Coût total
Cafetière
Chevalet
Écran
Four à micro-ondes
Petit réfrigérateur (8 à 10 pieds cubes)
Photocopieur
Projecteur, au besoin
Tableau de feuilles mobiles
Tableaux d'affichage

18.19 Mobilier à louer

Meuble
Bureau du DS
Bureau du DAS
Réception
Commis de bureau
Coordonnateur de bureau
Agent financier
Agent de recrutement
CBVS
SR et AR
Préposé à la formation
ACR
CI
CIA
Inventaires/expédition
Aire d'entreposage
Zone de travail/manutention
Salle du personnel
Salle de formation
Salle des ordinateurs
Nombre total d'articles
No au catalogue (s'il y a lieu)
Bibliothèque                                          
Bureaux                                          
Bureaux secrétaire avec retour                                            
            Chaises de secrétaire                                            
Chaises empilables                                          
Chariot                                          
Classeur                                          
Étagères métalliques                                                                       
Lampe                                          
Portemanteau                                          
Tables (6 pi)                                          
Tables (8 pi)                                          
Tables (10 pi)                                          

Commentaires

18.20 Préparatifs pour l'impression

  1. Prendre très tôt un rendez-vous avec l'imprimeur pour réviser et confirmer les modalités de l'impression ou de la reproduction des documents suivants :
    • listes électorales préliminaires
    • bulletins de vote
    • listes électorales révisées
    • listes électorales officielles
    • liste des candidats en gros caractères
  2. Fournir à l'imprimeur un exemplaire de la Déclaration de l'imprimeur (EC 10300), qu'il doit remplir et vous remettre avec la facture de l'impression des bulletins de vote.
  3. Fournir à l'imprimeur les renseignements suivants :
    • liste des documents à imprimer
    • nombre de copies requises
    • date de l'envoi de l'original à l'imprimeur
    • date où la commande doit être reçue de l'imprimeur
    • documents à remettre à l'imprimeur pour faciliter sa tâche (devis d'impression ou de reproduction, images [prêts-à-photographier en format électronique], échantillons,
    • instructions particulières, matériel particulier d'impression)
    • instructions pour la cueillette et la livraison
    • tarif de reproduction ou d'impression qui s'applique

Bulletins de vote

Référence : Directives pour l'imprimeur des bulletins de vote (EC 10720)

  1. Matériel fourni par EC :
    • formulaire électronique Calcul détaillé du nombre de bulletins de vote requis (EC 10400) pour calculer le nombre de bulletins requis
    • Directives pour l'imprimeur des bulletins de vote (EC 10720) en format électronique
    • feuilles de papier à bulletins de vote, envoyées directement à l'imprimeur à moins que vous n'ayez donné d'autres directives avant l'élection
    • Devis d'impression pour les bulletins de vote (EC 10760)
    • Carnet-modèle de bulletins de vote pour l'imprimeur (EC 10791)
    • Papier à épreuve de bulletins de vote (EC 10800)
    • pour le verso du bulletin de vote, image fournie par EC pour un bulletin de vote (prêt-à-photographier en format électronique)
    • pour le recto du bulletin de vote, image fournie par EC de la feuille de papier à bulletins de vote
  2. Déterminer le nombre de bulletins de vote requis et la distribution des bulletins de vote :
    Se servir de la version électronique du formulaire Calcul détaillé du nombre de bulletins de vote requis (EC 10400) pour effectuer les calculs; les calculs suivants se feront automatiquement lorsque vous entrerez le nombre d'électeurs sur les listes :
    • pour chaque section de vote, le nombre d'électeurs sur la liste plus 5 %, arrondi au prochain multiple de 25;
    • 1 200 bulletins de vote x le nombre de bureaux de vote par anticipation;
    • 5 % du total ci-dessus à conserver dans le bureau du DS (pour les urgences);
    • 500 bulletins de vote pour le vote par bulletin spécial selon les Règles électorales spéciales.

      Nombre total de bulletins requis :
  3. Quelques jours avant le début de l'impression, livrer à l'imprimeur le papier à bulletins de vote (si EC ne lui a pas envoyé directement) et le matériel d'impression
  4. Après confirmation de tous les candidats (à 14 h, le jour 19), produire le Rapport de vérification de la liste des candidats (Chapitre 20) :
    • EC vous envoie le Rapport de vérification de la liste des candidats qui contient les noms des candidats confirmés;
    • vous vérifiez les renseignements, les corrigez au besoin, puis signez le Rapport de vérification de la liste des candidats et l'envoyez à EC;
    • EC place l'image du verso d'un bulletin de vote dans les Dossiers publics du DS pour votre circonscription et envoie par courriel l'image du recto des bulletins pour toute la feuille de papier à bulletins de vote à votre compte courriel du bureau du DS;
    • envoyez les deux images à l'imprimeur;
    • l'imprimeur produit une épreuve du bulletin de vote, de préférence en format PDF.
  5. Entre le jour 19 et le jour 17, l'imprimeur vous remet l'épreuve du bulletin de vote (voir Liste de contrôle – Épreuve de bulletin de vote (Chapitre 18) :
    • envoyez par courriel l'épreuve d'un bulletin de vote en format électronique à EC, aux fins d'approbation;
    • EC autorise l'impression des bulletins en envoyant un courriel à votre compte courriel du bureau du DS.
  6. Début de l'impression (après avoir obtenu l'approbation) : jour 18
  7. Réception des bulletins de vote de l'imprimeur : jour 15 ou 14 (les DS de circonscriptions éloignées devraient demander à l'imprimeur de commencer à livrer dès que possible, sans attendre que la commande soit complète, afin de pouvoir fournir les régions éloignées)

Note : La sécurité est très importante. Les bulletins de vote et le matériel d'impression (feuilles de papier à bulletins, prêts-à-photographier, etc.) doivent être entreposés et comptabilisés avec soin.

Liste des candidats en gros caractères

Référence : Devis d'impression pour la liste des candidats en gros caractères (EC 10721)

  1. Remettre une copie du Devis d'impression pour la liste des candidats en gros caractères (EC 10721) à l'imprimeur :
    • date d'envoi chez l'imprimeur : jour 31
    • date d'impression : jour 18, ou dès qu'EC approuve l'épreuve de bulletin de vote reçue de l'imprimeur;
    • date de réception de l'imprimeur : jour 17.
  2. Quantité à imprimer :

    La quantité requise sera 3 fois le nombre total de :
    • lieux de vote par anticipation;
    • lieux de scrutin ordinaire (1 à 7 bureaux = 3 exemplaires / 8+ bureaux = 6 exemplaires); et
    • les bureaux de scrutin itinérants.

Listes électorales préliminaires

Référence : Devis de reproduction pour les listes électorales (EC 10750)

  1. Déterminer le nombre de copies :
    • candidats : un jeu complet (copie papier) et une copie électronique pour chaque candidat;
    • DS : un jeu complet, plus l'original.

      Nombre total de jeux complets :
  2. Date d'envoi chez l'imprimeur : jour 35 (au plus tard le jour 32)
  3. Date de réception de l'imprimeur : jour 32
  4. Matériel fourni par EC :
    • Devis de reproduction pour les listes électorales (EC 10750).
  5. Matériel fourni par le DS :
    • version PDF de la liste électorale préliminaire sur clé USB (si reçue d'EC).

Note : Chaque candidat confirmé a le droit de recevoir, sur demande, jusqu'à quatre copies additionnelles de ces listes. Il faut attendre de recevoir ces demandes avant de commander l'impression. Informer les candidats qu'ils recevront une copie de ces listes sur clé USB.

Listes électorales révisées

Référence : Manuel du coordonnateur de l'informatisation (EC 10500-1)
Devis de reproduction pour les listes électorales (EC 10750)

  1. Déterminer le nombre de copies :
    • DS : un jeu complet (version scrutateur, par bureau de vote par anticipation), plus l'original;
    • candidats : un jeu complet par candidat, trié géographiquement par section de vote (sans la date de naissance ni le sexe);
    • bureaux de vote par anticipation : 1 jeu complet (copie jaune) (à répartir entre les bureaux de vote par anticipation) trié alphabétiquement par bureau de vote par anticipation (et non par section de vote), comprenant le sexe, la date de naissance et la colonne « A voté » (à ne pas utiliser).

    Nombre total de jeux complets :

  2. Date d'envoi chez l'imprimeur : jour 13
    Date de réception de l'imprimeur : jour 12
  3. Matériel fourni par EC :
    • Devis de reproduction pour les listes électorales (EC 10750)
  4. Matériel fourni par le DS :
    • listes imprimées sur papier blanc par le CI à partir du système RÉVISE

Note : Chaque candidat a le droit de recevoir, sur demande, jusqu'à quatre copies additionnelles de ces listes. Il faut attendre de recevoir ces demandes avant de commander l'impression. Informer les candidats qu'ils recevront une copie sur clé USB.

Listes électorales officielles

Référence : Manuel du coordonnateur de l'informatisation (EC 10500)
Devis de reproduction pour les listes électorales (EC 10750)

  1. Déterminer le nombre de copies :
    • DS : un jeu complet (version scrutateur), plus l'original;
    • candidats : un jeu complet par candidat, trié géographiquement par section de vote (sans la date de naissance ni le sexe) – une copie sous forme électronique par candidat;
    • bureaux ordinaires : un jeu complet (copie couleur chamois) (à répartir entre les scrutateurs), trié alphabétiquement par section de vote, comprenant le sexe, l'année de naissance et une case à cocher pour indiquer que l'électeur « A voté ».

    Nombre total de jeux complets :

  2. Date d'envoi chez l'imprimeur : jour 4
    • Date de réception de l'imprimeur : jour 3
  3. Matériel fourni par EC :
    • Devis de reproduction pour les listes électorales (EC 10750)
  4. Matériel fourni par le DS :
    • listes imprimées sur papier blanc par le CI à partir du système RÉVISE

Note : Chaque candidat a le droit de recevoir, sur demande, jusqu'à quatre copies additionnelles de ces listes. Il faut attendre de recevoir ces demandes avant de commander l'impression. Informer les candidats qu'ils recevront une copie sur clé USB.

18.21 Processus de rétroaction sur l'accessibilité – Liste de contrôle du directeur du scrutin

Le processus débute lorsque le directeur du scrutin (DS) reçoit un formulaire de commentaire sur l'accessibilité. Les étapes suivantes doivent être suivies jusqu'à ce que le dossier soit clos.

18.22 Spécifications relatives aux timbres préencrés

Note : Ces spécifications concernent l'adressage des enveloppes contenues dans les formulaires d'inscription par la poste distribués durant la révision ciblée.

Afin de s'assurer que les formulaires d'inscription par la poste reviennent rapidement, et pour respecter les normes de Postes Canada, les enveloppes devront être adressées à l'aide d'un timbre portant l'adresse de votre bureau. Avant la révision ciblée, vous devez estampiller toutes les enveloppes contenues dans les formulaires d'inscription par la poste pour vous assurer que les formulaires retournés seront livrés au bureau du DS.

Vous êtes chargé de la production des timbres préencrés pour votre circonscription conformément aux spécifications décrites ci-après. Le prix d'un timbre préencré peut varier entre 20 $ et 30 $ l'unité. Un timbre préencré peut être rechargé; une recharge peut habituellement effectuer 5 000 impressions. Commandez le nombre de timbres et de recharges nécessaires selon vos besoins.

Les renseignements requis sur le timbre varient selon que votre bureau est desservi par un bureau de poste principal ou par une succursale postale.

Note : Il vous incombe de déterminer la succursale postale qui dessert votre bureau (le cas échéant) ainsi que le code postal de l'adresse de votre bureau. Vérifiez ces renseignements dans le site Web de Postes Canada, dans les versions les plus récentes des répertoires des codes postaux ou auprès de votre maître de poste.

Tous les renseignements requis sur le timbre doivent entrer sur quatre lignes ou moins. Si le courrier n'est pas acheminé par une succursale postale, le timbre doit contenir les renseignements suivants :

Par exemple :

ÉLECTIONS CANADA – CARLETON-GLOUCESTER 61
CHEMIN CANOTEK
GLOUCESTER ON K9K 9K9

Si l'adresse de votre bureau est desservie par une succursale postale, le timbre doit contenir les renseignements suivants :

Par exemple :

ÉLECTIONS CANADA – CARLETON-GLOUCESTER
SUCC J
GLOUCESTER ON K9K 4J5

Format des adresses

Veuillez prendre note des spécifications suivantes :

  1. Largeur : Le timbre doit entrer à l'intérieur des marques apparaissant sur l'enveloppe du formulaire d'inscription par la poste. La largeur ne doit donc pas dépasser 8 cm.
  2. Hauteur : Il faut aussi laisser un espace de 19 mm entre le bas de l'enveloppe et la dernière ligne de l'adresse. Pour ce faire, les quatre lignes de l'adresse ne doivent pas dépasser 4,5 cm de hauteur.
  3. Code postal : Le code postal alphanumérique se présente sous la forme ANA NAN, où « A » est une lettre et « N » est un chiffre. Un espace (équivalent à un caractère) sépare les trois premiers caractères des trois derniers. Les lettres du CODE doivent être en majuscules.
  4. Abréviations : Il faut utiliser des abréviations pour les provinces et les territoires. Voici les abréviations utilisées par Postes Canada :
    • BC – Colombie-Britannique
    • AB – Alberta
    • SK – Saskatchewan
    • MB – Manitoba
    • ON – Ontario
    • QC – Québec
    • NB – Nouveau-Brunswick
    • PE – Île-du-Prince-Édouard
    • NS – Nouvelle-Écosse
    • NL – Terre Neuve-et-Labrador
    • NT – Territoires du Nord-Ouest
    • NU – Nunavut
    • YT – Yukon
    • Taille des lettres : La hauteur des caractères doit être de 4 mm.

Vous devez tamponner les formulaires avec soin. La livraison sera plus rapide si les adresses sont droites, claires et apposées de manière uniforme.