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Manuel du directeur du scrutin

Chapitre 2 – Activités préélectorales

Le présent chapitre détaille les activités pré-scrutin: la recherche d'un bureau local d'Élections Canada; le fonctionnement des systèmes informatiques; la mise en place des installations électorales et des travaux d'impression; la révision du Registre national des électeurs; et la consultation des partis politiques.

2.1 Bureaux locaux d'Élections Canada

Il incombe au directeur du scrutin (DS) de mettre en place et de gérer le bureau de directeur du scrutin dans sa circonscription pendant la tenue d'un scrutin. Dans certaines circonscriptions, un ou plusieurs bureaux de DASS pourraient également être nécessaires.

2.1.1. Avant le bref

Ne louez pas de bureau, de mobilier ou d'équipement avant la délivrance du bref, sans autorisation spéciale d'Élections Canada. Toutefois, avant la délivrance du bref, vous aurez le mandat de :

Dépenses

Communiquez avec le bureau d'aide de la Coordination électorale pour toute préoccupation concernant les dépenses.

2.1.2. Recherche d'un bureau

À la demande du directeur général des élections (DGE), déterminez l'emplacement éventuel du bureau et entamez des négociations provisoires concernant les coûts et les modalités. Toutes les modalités ainsi que les frais de location doivent être approuvés par EC avant la signature du bail. EC vous fournira le Bail pour bureau du directeur du scrutin (EC 10015-1).

Note : Aucun bail ne peut être signé avant que le DGE en ait donné l'autorisation.

Lorsque vous choisissez un bureau, assurez-vous que tout l'espace nécessaire se trouve si possible sur un même étage.

L'alimentation électrique du réseau local constitue également un facteur à considérer. Assurez-vous que les locaux possèdent au moins 3 circuits spécialisés de 15 ampères et 5 prises de courant (reliées à la terre).

2.1.3. Emplacement

Le bureau du DS doit être situé à l'intérieur des limites de la circonscription, et être facile d'accès pour la majorité des électeurs. Si possible, le bureau doit être situé dans un endroit desservi par le transport en commun.
par. 60(1)

2.1.4. Particularités

Le bureau doit refléter le professionnalisme de la fonction et fournir un service rapide et efficace aux électeurs. Il ne doit pas se trouver dans une maison ou une propriété privée. Le bureau ne doit jamais être situé dans le même édifice que le bureau de campagne d'un candidat, ni à proximité.

Si les négociations pour la location d'un emplacement ont lieu quelques temps avant le déclenchement d'un scrutin et que l'emplacement comprend des locaux vacants, vous devez obtenir du propriétaire l'assurance que ces locaux ne seront pas loués à des candidats ou à des partis politiques à des fins de campagne électorale. (Voir les sections 33 et 34 du Bail pour bureau du directeur du scrutin (EC 10015-1).

Assurez-vous que les locaux proposés sont équipés du câblage nécessaire pour le type de système téléphonique qui sera installé. Vous éviterez ainsi des retards majeurs lors de l'ouverture de votre bureau. EC confirme que les locaux offrent suffisamment de lignes téléphoniques par l'intermédiaire de l'entreprise locale de téléphone. Voir la section 12.4 du Bail pour bureau du directeur du scrutin pour prendre connaissance des exigences des télécommunications. Le groupe des télécommunications vérifiera les installations avant l'élection générale, s'il reste du temps.

Le bureau doit être accessible. Vous devez veiller à ce que les locaux répondent à tous les critères obligatoires, et si possible non obligatoires, de la Grille d'évaluation de l'accessibilité (EC 12152). En veillant à ce que tous les critères obligatoires soient respectés, vous vous conformerez aux exigences d'accessibilité de la Loi électorale du Canada et aux conditions non négociables du Bail pour le bureau du directeur du scrutin (EC 10015-1).

2.1.5. Espace nécessaire

Pour évaluer l'espace nécessaire pour le bureau, veuillez consulter le Tableau 2a, Espace minimal nécessaire calculé en fonction de la population de la circonscription (en cours de révision) ci-dessous.

Un autre facteur à prendre en considération lorsque vous évaluez la dimension de votre bureau est de déterminer si vous comptez tenir des séances de formation pour les fonctionnaires électoraux dans le bureau ou dans d'autres locaux loués.

L'espace doit être suffisant pour accueillir tout le personnel, dont le nombre peut varier selon les différentes périodes et activités.

Les superficies approximatives suivantes servent à déterminer l'espace nécessaire et ne représentent que des exigences minimales :

Tableau 2a : Espace minimal nécessaire calculé en fonction de la population de la circonscription (en cours de révision)
Population Superficie approximative en pieds carrés Superficie approximative en mètres carrés
Jusqu'à 44 999 2 600 242
45 000 à 59 999 3 000 279
60 000 à 74 999 3 400 316
75 000 à 89 999 3 800 353
90 000 à 109 999 4 200 390
110 000 et plus 4 600 428

2.1.6. Agencement

Considérez les exigences suivantes lorsque vous déterminez l'agencement du bureau du DS :

Déterminez :

Ce plan permettra d'accélérer et de simplifier l'installation du réseau local et du téléphone, des meubles, etc. au moment de leur livraison.


Figure 2a : Exemple de plan du bureau du DS

2.1.7. Négociations du contrat de location

Le DS ne peut pas louer un local ou signer un bail avant que le DGE en ait donné l'autorisation. Il peut toutefois se renseigner à l'avance auprès du propriétaire au sujet des conditions de location.

Durée

La période de location de votre bureau devrait être d'une durée de deux mois (« période originale »), avec une possibilité de prolongement pour deux périodes supplémentaires de 30 jours. Élections Canada fournira de nouvelles informations si les circonstances changent.

Le contrat de location

Si le propriétaire suggère des modifications, vous devez rayer manuellement ce qu'il considère comme inacceptable dans le bail. Vous devez obtenir une autorisation du service de logistique des DS en soumettant le bail modifié pour examen, avant d'accepter les termes et avant la délivrance du bref.

Clauses relatives à la location

Si le propriétaire refuse d'utiliser le formulaire d'Élections Canada, préférant le sien, avant d'accepter de le signer, vous devrez obtenir l'autorisation du service de logistique des DS, en lui transmettant une copie du bail proposé.

Note : Toutes les modifications aux baux doivent être consignées par écrit et télécopiées au service de logistique des DS pour approbation.

Services

Tous les services, comme le stationnement, le chauffage, la climatisation, l'éclairage, l'eau potable, le nettoyage (précisez la fréquence, les aires à nettoyer, les produits fournis, etc.) doivent être inclus dans les frais de location, ainsi que la sécurité (précisez : un extincteur, des détecteurs de fumée installés et opérationnels, un gardien de sécurité ou un système d'alarme, etc.). Il faut également préciser si certains meubles sont inclus dans les frais de location.

Demandez si toutes les taxes sont comprises dans les frais de location. Vous devez obtenir le numéro de TPS du propriétaire avant que cette taxe ne puisse être remboursée.

Paiement du loyer

Les frais de location seront réglés en deux versements : un chèque au plus tard 10 jours civils suivant la date de réception, par le locataire, de sa copie du bail signé par les deux parties. Le paiement final est émis cinq jours civils après la fin de la période originale.

Si l'option de prolonger le bail est choisie, les frais de location de chaque période supplémentaire seront réglés dix jours civils après la date à laquelle un avis aura été envoyé au propriétaire, lui demandant de prolonger la durée du bail.

Pré-approbation du bail

Pour obtenir une pré-approbation, envoyez par télécopieur le Bail pour bureau du directeur du scrutin (EC 10015-1) à Élections Canada, à l'attention du service de logistique des DS.

Note : Aucun bail ne peut être signé avant que le DGE en ait donné l'autorisation.

2.1.8. Autorisation de location

Les modalités et frais de location d'un bureau pour la durée du scrutin doivent être pré-approuvés par EC avant la délivrance du bref et avant la signature du contrat (bail).

Suite à l'émission du bref et la pré-approbation du bureau, vous devez donner les renseignements suivants par téléphone au bureau d'aide de la Coordination électorale :

2.1.9. Assurance

EC a mis en place une assurance locataire globale pour tous les sites loués (bureaux des DS, bureaux des DASS, RES (règles électorales spéciales) et bureaux de scrutin). Le modèle de bail contiendra une clause avec le type exact de couverture d'assurance fournie. Cette clause prévoira que le propriétaire-bailleur peut demander une copie du Certificat d'assurance (EC 10016) concernant les lieux loués.

Il se pourrait que les propriétaires demandent à être ajoutés au nombre de ceux qui sont assurés par l'assurance d'EC. Pour faciliter cet ajout dans la couverture d'assurance, EC fournira un formulaire au DS, intitulé Demande à être ajouté comme assuré supplémentaire que le DS et le propriétaire devront tous deux remplir et envoyer au bureau d'aide de la Coordination électorale.

Si un incident a lieu (vol, vandalisme, etc.), il faudra le signaler au service de police local et communiquer ensuite avec le bureau d'aide de la Coordination électorale avant de prendre toute autre mesure. EC ne remboursera pas les DS, les fonctionnaires électoraux et les employés de bureau pour la perte, le bris ou le vol de leurs effets personnels.

Les DS, les fonctionnaires électoraux et les employés de bureau seront indemnisés pour les blessures au travail, en vertu de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État (LIAE). Les demandeurs devront présenter un rapport médical décrivant la nature et la portée de leurs blessures avant de procéder. Les DS reçoivent des instructions sur la façon de traiter ces demandes d'indemnisation. Remplissez le Formulaire de rapport d'accident des directeurs du scrutin (EC 10014), qui se trouve dans la section Matériel électoral d'ECDocs, et envoyez-le par télécopieur au bureau d'aide de la Coordination électorale.

2.1.10. Panneaux

Les DS reçoivent des panneaux extérieurs de deux dimensions (EC 10980 et EC 10990) qui font partie du Lot 4. Ils sont expédiés avant la délivrance du bref, afin que les DS puissent indiquer clairement l'emplacement de leur bureau. Des panneaux intérieurs sont également fournis afin d'indiquer les heures ouvrables (EC 10970).

Les panneaux extérieurs mesurent respectivement 51 pouces sur 36 pouces et 30 pouces sur 20 pouces. Ils sont fabriqués avec de la toile imperméable.

Les panneaux intérieurs de petite dimension indiquant les heures ouvrables doivent être placés bien en vue, près des fenêtres, à côté de l'entrée du bureau.

2.1.11. Mobilier et équipement de bureau

Il vous incombe de louer tout le mobilier et l'équipement de bureau, sauf les ordinateurs et les imprimantes. Veuillez consulter 18.16, Liste de meubles et d'équipement de bureau au Chapitre 18. Si vous avez besoin d'articles qui ne figurent pas sur cette liste, communiquez avec le bureau d'aide de la Coordination électorale pour obtenir une autorisation.

Note : Les factures pour les bureaux de DASS sont soumises séparément.

Dressez une liste de meubles et d'équipement nécessaires et communiquez avec des fournisseurs pour établir les prix et les modalités de location. Veuillez consulter 18.19, Mobilier à louer et 18.18, Location d'équipement au Chapitre 18 pour des exemples de commande. Dès la délivrance du bref, vos commandes pourront alors être placées rapidement et efficacement.

Cafetière

C'est le seul article que vous pouvez acheter. Son coût ne doit pas excéder 50 $. La cafetière doit figurer sur la liste des articles réutilisables, et à la fin du scrutin, être conservée par le directeur du scrutin. Veuillez consulter 18.17, Liste des fournitures de bureau et du matériel réutilisables au Chapitre 18.

Note : L'achat de café et autres denrées n'est pas remboursé par EC. Les personnes qui les consomment doivent les payer de leur poche.

Photocopieuse

En plus de l'appareil multifonctionnel (imprimante, scanneur et télécopieur) et des grosses imprimantes fournies par le fournisseur de l'équipement de réseau, les DS pourraient souhaiter louer ou emprunter une photocopieuse de grandeur moyenne, vu le nombre considérable de documents qui doivent être reproduits dans le cours normal des activités. Il n'est toutefois pas recommandé de l'utiliser pour de gros travaux. Adressez-vous plutôt à un imprimeur.

La photocopieuse louée doit posséder les caractéristiques suivantes :

Les frais de location varient considérablement. Parfois, certains frais sont calculés différemment, par exemple, selon un taux fixe ou un taux au volume, avec ou sans appels de service, etc. Faites preuve de discernement dans ce genre de négociations.

Budget

Le DS est tenu de respecter les directives budgétaires qui sont données au Tableau 2b : Directives budgétaires : mobilier et équipement de bureau en fonction de la population (en cours de révision) pour la location du mobilier et de l'équipement de bureau. Il ne doit pas dépasser les montants fixés, à moins d'avoir reçu une autorisation écrite d'EC. Encore une fois, obtenez une autorisation du bureau d'aide de la Coordination électorale pour louer du mobilier ou de l'équipement qui ne figure pas sur la liste. Le budget comprend le coût de location d'une photocopieuse. Si les fournisseurs ne peuvent pas répondre à vos besoins avec le budget alloué, vous devez présenter deux propositions écrites au bureau d'aide de la Coordination électorale avant la délivrance du bref. Aucune autorisation n'est accordée sans la présentation de ces propositions.

EC ne rembourse pas la location ou l'achat de plantes et autres articles décoratifs pour le bureau.

Note : Durant un scrutin, toutes les demandes de fonds supplémentaires doivent être pré-approuvées en soumettant une demande de budget additionnel au bureau d'aide de la Coordination électorale pour approbation. Le Formulaire de demande spéciale du DS se trouve sur l'intranet du personnel de région, sous l'onglet des formulaires.

Tableau 2b : Directives budgétaires : mobilier et équipement de bureau en fonction de la population (en cours de révision)
Population Montant maximum alloué pour la période électorale ($)
Jusqu'à 44 999 6 100
De 45 000 à 59 999 7 300
De 60 000 à 74 999 8 500
De 75 000 à 89 999 11 100
De 90 000 à 109 999 12 300
110 000 et plus 12 400

Note : Les montants indiqués ci-dessus sont approximatifs. Veuillez-vous référer à votre budget officiel pour les montants exacts.

2.1.12. Fournitures de bureau

Afin de planifier l'achat de vos fournitures, veuillez consulter 18.17, Liste des fournitures de bureau et du matériel réutilisables au Chapitre 18. Il vous incombe d'acheter les fournitures nécessaires et de vous en tenir au budget fixé pour la circonscription.

Note : Vous devez utiliser votre carte d'achat pour l'achat de ces fournitures.

Vous pouvez obtenir des rabais variant entre 25 et 46 % sur l'achat d'articles généraux de bureau, selon la quantité, en vous rendant à la succursale d'un fournisseur qui a une offre à commandes du gouvernement fédéral. Vous n'avez qu'à présenter la carte d'identification d'EC et votre carte d'achat. Veuillez consulter le Tableau 2c : Fournitures de bureau – Fournisseurs qui acceptent des commandes permanentes pour une liste de fournisseurs acceptant les offres à commandes. Toutefois, si d'autres fournisseurs offrent de meilleurs prix, achetez les fournitures chez eux.

Tableau 2c : Fournitures de bureau – Fournisseurs qui acceptent des commandes permanentes
Nom Adresse Internet Langue du site Région
Grand & Toy www.grandandtoy.com Anglais/Français National
Lyreco (Canada) Inc. www.lyreco.ca Anglais/Français National
Staples www.eway.ca Anglais/Français National
Buro Plus www.buroplus.com Anglais/Français RCN Ontario
Art Woods Office Supplies www.artwoods.com Anglais/Français RCN Ontario
Totem Offisource Inc. www.totemoffisource.com Anglais/Français RCN Québec

Ne dépassez pas les montants fixés ci-dessous, à moins d'avoir reçu une autorisation écrite d'EC.

Tableau 2d : Fournitures de bureau – Dépenses maximales
Population Dépenses maximales autorisées ($)
Jusqu' à 44 999 2 000
De 45 000 à 59 999 2 200
De 60 000 à 74 999 2 400
De 75 000 à 89 999 2 700
De 90 000 à 109 999 2 900
110 000 et plus 3 100

Si un article n'apparaît pas sur la liste des fournitures de bureau, consultez le bureau d'aide de la Coordination électorale avant de l'acheter.

Matériel réutilisable

Après le scrutin, remplissez la colonne Matériel réutilisable du formulaire qui figure dans la Liste des fournitures de bureau et du matériel réutilisable au Chapitre 18 et retournez ce formulaire au bureau d'aide de la Coordination électorale. Vous devez entreposer les fournitures suivantes en lieu sûr (ne les mettez pas dans les boîtes de fournitures qui seront retournées au Centre de distribution) : les cartables, la caisse, la cafetière, les rallonges électriques, la trousse de premiers soins, les poubelles, les classeurs à dossier suspendu, les paniers d'arrivée et de sortie, les décacheteuses, les taille-crayons, les blocs d'alimentation à prises multiples, les dégraffeuses, les agrafeuses, les dévidoirs de ruban et les perforatrices à un ou à trois trous.

2.1.13. Installations et services téléphoniques

Les besoins

Il est essentiel que les locaux du bureau potentiel soient équipés du câblage électrique et téléphonique approprié lors de l'installation du système téléphonique. Si possible, la compagnie de téléphone doit donc évaluer les locaux éventuels avant que vous ne preniez une décision finale concernant la location.

Plan de la téléphonie du bureau

Le plan de la téléphonie du bureau est une carte montrant les localisations et les fonctions d'un appareil sans fil ou d'un téléphone installé dans le bureau du DS, des DASS et des DASS RES. Ce plan est remis au technicien de la compagnie de téléphone.

Vous trouverez ci-dessous le plan d'un bureau connecté avec des lignes Centrex (programmation du système par la compagnie de téléphone), un plan de bureau de DS avec un PBX (Système téléphonique Mitel ou système téléphonique Norstar localisé dans votre bureau), un bureau de DASS et un bureau de DASS RES.

Note : Aucune modification au plan de téléphone n'est permise car cela provoquera des problèmes avec le cheminement des appels dans votre bureau.

Figure 2b : Installation du bureau du DS (Plan d'équipement diversifié)

La description texte du graphique « Installation du bureau du DS (Plan d'équipement diversifié) »

Figure 2c : Installation du bureau du DS (Besoin en équipement PBX – si Centrex n'est pas disponible)

La description texte du graphique « Installation du bureau du DS (Besoin en équipement PBX – si Centrex n'est pas disponible) »

Figure 2d : Installation du bureau du DASS

La description texte du graphique « Installation du bureau du DASS »

Figure 2e : Installation du bureau du DASS RES

La description texte du graphique « Installation du bureau du DASS RES »

Caractéristiques des appareils téléphoniques

EC fournit la liste des fonctions de chaque appareil de télécommunications du bureau.

Services sans frais

Tous les bureaux des DS et des DASS sont munis de deux numéros de téléphone sans frais :

Habituellement, lors de l'émission des brefs, les appels sont transférés à un message enregistré indiquant que le bureau est ouvert mais ne peut prendre les appels. Les électeurs ont alors accès au numéro sans frais d'Élections Canada ou sont dirigés vers le site Web d'EC. Il est possible que nous sautions complètement cette étape et dirigions les appels sans frais vers les appareils sans fil de la réception et de la révision.

Lorsque les téléphones seront fonctionnels, le Groupe de soutien en téléphonie d'EC sera en mesure de rediriger les appels vers votre bureau en les associant aux numéros locaux pour la révision, la réception et le télécopieur.

Veuillez noter que les lignes de la réception et de la révision doivent être surveillées en tout temps.

Téléphones sans fil et modems cellulaires sans fil

EC fournit des appareils sans fil aux DS pour la durée du scrutin. Référez-vous au Sommaire des détails téléphoniques et au plan ci-dessus afin d'identifier quelle position occupe chaque téléphone sans fil. Ces appareils sans fil seront livrés aux adresses de résidence des directeurs du scrutin avant le scrutin. Vous devrez organiser les livraisons locales aux bureaux des DASS ou aux autres lieux. Veuillez noter que l'appareil sans fil de réserve est un appareil de remplacement et n'est pas activé. La trousse sans fil comprendra des téléphones sans fil, des écouteurs, des agrafes de ceinture, des modems cellulaires sans fil ou des modems, et un câble Ethernet par modem.

Modems DSL

Si possible, une connexion Internet haute vitesse ou DSL sera installée dans les bureaux des DS et des DASS. Cette connexion peut être installée en même temps que le téléphone, ou séparément, selon la compagnie téléphonique. Le modem cellulaire sans fil servira par la suite de remplacement au service DSL.

Écouteurs

EC fournit des écouteurs téléphoniques aux agents réviseurs et aux réceptionnistes pour les téléphones branchés. EC fournit également des écouteurs et des agrafes de ceinture pour les appareils sans fil. Vous pouvez demander des écouteurs supplémentaires auprès du Groupe de soutien en téléphonie. Les écouteurs doivent être retournés à EC après le scrutin.

Processus et délai d'installation des lignes téléphoniques

Après l'émission des brefs et la pré-approbation du bureau, vous devez aviser un agent du bureau d'aide de la Coordination électorale par téléphone que vous êtes prêt à prendre possession du bureau.

Une fois que le site du bureau potentiel du DS a été confirmé, le Groupe de soutien en téléphonie demandera aux entreprises téléphoniques de vérifier les installations avant l'élection, s'il reste du temps. L'entreprise téléphonique vérifiera à distance qu'il y a suffisamment de lignes. Il est très important que vous donniez l'adresse complète, l'étage et le numéro de pièce pour éviter les délais d'installation et faciliter le processus.

EC établit des ententes avec les entreprises téléphoniques pour que toutes les lignes téléphoniques soient installées dans les 5 jours ouvrables suivant la vérification des installations. Cet échéancier peut être plus court ou plus long selon le travail à faire pour installer les lignes téléphoniques dans vos locaux.

Si l'emplacement ne satisfait pas aux exigences techniques, et EC établit que les compagnies téléphoniques ne sont pas en mesure d'installer les lignes appropriées de façon à satisfaire aux exigences techniques, il est possible que vous deviez trouver d'autres locaux acceptables pour votre bureau.

Si vous éprouvez des difficultés avec votre installation téléphonique, veuillez communiquer avec le Groupe de soutien de la téléphonie.

Numéro inscrit à l'Assistance-annuaire

Le numéro sans frais du Centre de renseignements d'EC (1-800-463-6868) est publié par l'Assistance-annuaire. Certains appels sont automatiquement transférés au DS selon la nature de la question posée.

2.1.14. Sécurité du bureau

Système d'alarme

Le bureau doit être équipé d'un système d'alarme relié à une centrale. S'il existe déjà un système sur place, demandez qu'il soit activé si le propriétaire ne l'a pas encore fait. Les frais encourus pour son activation et son contrôle devraient être compris dans le prix de location.

Si le bureau n'offre pas de système d'alarme, le gabarit du bail comprend une clause qui autorise le DS à en faire installer pour la durée du bail. Le système d'alarme devrait utiliser la ligne du télécopieur si nécessaire.

Note : Si aucun système ne peut être installé ni activé, obtenez des estimations pour les services d'un agent de sécurité qui montera la garde lorsque le bureau est fermé. Communiquez avec le bureau d'aide de la Coordination électorale pour en discuter.

Documents protégés

Les locaux utilisés pour le bureau doivent disposer d'un lieu sécurisé pendant les heures ouvrables. Certains documents comme les listes électorales, les actes de candidature remplis, les bulletins de vote, les reçus concernant les crédits d'impôt destinés aux candidats et aux agents officiels, etc., sont des documents à caractère confidentiel et doivent faire l'objet d'un contrôle serré (p. ex. dans un classeur verrouillé lorsque le bureau est fermé).

Vous devez donc prendre toutes les précautions nécessaires pour prévenir toute intrusion, en tenant compte de ce qui est disponible sur place et de ce que le propriétaire est disposé à fournir.

Louez au moins deux classeurs avec quatre tiroirs fermant à clé afin de pouvoir conserver en sécurité tous les documents de révision et les listes électorales à la fin de la journée.

Équipement informatique

Tout l'équipement informatique doit être installé loin des fenêtres et des endroits publics. Idéalement, il devrait se trouver dans une pièce fermée à clé. Si ce n'est pas possible, louez des cloisons mobiles à disposer autour de l'endroit où se trouve l'équipement informatique. Le coût de location de ces cloisons est couvert par le budget des meubles et de l'équipement de bureau.

Matériel à caractère confidentiel

L'endroit où vous entreposerez les fournitures devrait également être sécuritaire, plus particulièrement l'endroit où les bulletins de vote seront entreposés, ainsi que l'endroit réservé au vote par bulletin spécial. Si le bureau se trouve dans un espace à aires ouvertes, louez des classeurs supplémentaires fermant à clé pour vous assurer que les documents à caractère confidentiel sont tenus à l'écart et conservés en lieu sûr.

Déchiquetage

Il est interdit de déchiqueter des documents localement. Tous les documents doivent être retournés à EC à Ottawa pour être déchiquetés.

Recyclage

Avant de procéder au recyclage, communiquez avec les écoles de la localité pour déterminer leurs besoins en urnes ou en isoloirs vides. Seuls les urnes et les isoloirs usagés peuvent être recyclés localement. Tout autre matériel doit être retourné à EC. S'il n'y a aucune compagnie de recyclage dans la circonscription, vous pouvez utiliser celle d'une circonscription voisine.

Note : Vous devez obtenir une autorisation du bureau d'aide de la Coordination électorale lorsque le recyclage local entraîne certains frais. Si vous ne les recyclez pas, retournez les urnes et les isoloirs à Ottawa avec le reste du matériel électoral.

Expédition

Après le scrutin, retournez tous les lots à Ottawa par l'entremise de la Société canadienne des postes. N'engagez aucune entreprise privée de transport. Une note de service, transmise durant le scrutin, donne les détails des dispositions prises entre EC et la Société canadienne des postes.

2.1.15. Parfums en milieu de travail

Vous pourrez afficher dans le bureau local l'affiche 21.4, Parfums en milieu de travail au Chapitre 21 ou bien la photocopier et la distribuer à votre personnel en période électorale.

2.1.16. Allergies

Les allergies aux arachides et aux noix peuvent occasionner une réaction dangereuse chez certains individus et ceci seulement par leur odeur. Tous les membres du personnel du bureau du DS doivent s'abstenir d'apporter des produits contenant des arachides ou des noix ou fabriqués à base de celles-ci.

Un avis sur les allergies aux arachides et aux noix doit être affiché dans un endroit du bureau bien en vue des visiteurs et du personnel. Les allergies anaphylactiques sont un sujet sérieux nécessitant votre diligence.

Procédures à suivre en cas d'urgence :

2.1.17. Politique antitabac

Conformément à la politique antitabac d'EC, il est interdit de fumer dans les espaces réservés au vote, dans votre bureau ou dans tout endroit où des cours sont offerts, ou à toute étape du processus de révision lorsqu'un fonctionnaire électoral est en contact avec le public.

Cette politique assure un environnement efficace et sans fumée pour les électeurs et toute personne participant au processus électoral, soit à titre de fonctionnaire électoral ou dans toute autre fonction, à titre de représentant d'un candidat au bureau de scrutin ou d'employé du bureau. Dans de nombreuses régions, des règlements municipaux concernant l'interdiction de fumer sont en vigueur. Il vous incombe de veiller à ce que le personnel respecte ces règlements.

Au besoin, vous devrez rappeler poliment aux électeurs, aux fonctionnaires électoraux et aux candidats qu'il est interdit de fumer dans les lieux de scrutin.

Cigarettes électroniques et autres produits du tabac électroniques

Au moment de publier ce document, aucun produit du tabac électronique n'avait été approuvé par Santé Canada. Différents paliers de gouvernement travaillent à l'élaboration de politiques à ce sujet, notamment concernant leur utilisation sur les lieux de travail. Certaines municipalités interdisent déjà ces produits sur les lieux de travail et dans les aires publiques.

Pour le moment, la politique d'Élections Canada à ce sujet est la suivante :

« Selon l'information disponible sur les répercussions de ces produits sur la santé et la sécurité, l'utilisation des produits du tabac électroniques est interdite sur les lieux de travail d'EC. »

Cette interdiction s'étend au bureau du directeur du scrutin, au(x) bureau(x) des DASS, des DASS RES, aux bureaux de scrutin et autres lieux publics et de formation.

Affiches interdisant de fumer

Des Affiches de défense de fumer (EC 50230) sont incluses dans les trousses pour les SCS et les scrutateurs afin qu'ils puissent les placer bien en vue dans les bureaux de scrutin. Des affiches sont également fournies pour les endroits publics du bureau, et ceux où les séances de formation ont lieu.

2.2 Systèmes informatiques

Le bureau dispose des systèmes informatiques suivants :

Le bureau est également équipé de logiciels bureautiques commerciaux :

La fonctionnalité de chaque système informatisé est détaillée dans les manuels traitant de leurs rôles respectifs.

EC à Gatineau utilise plus de 40 systèmes informatiques. La plupart de ces systèmes n'ont pas d'interface avec le travail qui se déroule à votre bureau. Toutefois, trois systèmes requièrent des données fournies directement par vous :

2.3 Installations électorales

Définitions

Bien qu'ils soient souvent utilisés de façon interchangeable, les termes « lieu de scrutin » et « bureau de scrutin » ne sont pas synonymes.

Un lieu de scrutin est l'édifice où sont installés un ou des bureaux de scrutin.

Un bureau de scrutin est installé pour chaque section de vote. Un scrutateur et un greffier de scrutin sont affectés à chaque bureau de scrutin.

2.3.1. Accessibilité des installations électorales et du bureau du DS

On entend par « accessibilité du système électoral », un système ouvert et sans obstacle pour tous les Canadiens. Tous les efforts doivent être faits pour éliminer les obstacles :

Lorsque vous recherchez de nouveaux locaux, souvenez-vous de choisir ceux qui sont déjà complètement accessibles pour les personnes handicapées, ou qui peuvent être modifiés temporairement.

Vous devez assurer l'accessibilité de tous les locaux utilisés pour la tenue d'un scrutin. La Loi électorale du Canada exige que les lieux de scrutin, ainsi que les bureaux des DS et des agents réviseurs, offrent un accès de plain-pied.

L'ordonnance de la cour dans l'affaire Hughes exige que 14 autres critères obligatoires soient respectés pour que les locaux soient jugés accessibles.

Pour vous aider à évaluer l'accessibilité des lieux de scrutin, EC a élaboré une Grille d'évaluation de l'accessibilité (EC 12152-1).

Collecte des données sur l'accessibilité

Le DS recueille de l'information pour chaque lieu de scrutin potentiel dans l'application SITES. Cette information comprend des données sur les exigences obligatoires d'accessibilité. Grâce à cette collecte de données, EC maintient une base de données qui contient un inventaire national des bureaux de vote et installations électorales potentiels et l'information sur leur accessibilité.

Les données sur les lieux de scrutin ne servent pas uniquement à répondre aux besoins du bureau du DS et à ceux d'EC. EC partage les données recueillies sur l'accessibilité des lieux de scrutin avec des groupes internes et externes. Les groupes communautaires sont invités à participer, c'est pourquoi il est important que ces informations soient complètes et exactes.

Groupes intéressés par les données recueillies :

Une Grille d'évaluation de l'accessibilité (EC 12152-1) doit être remplie pour chaque lieu utilisé pendant un scrutin. L'équipe de REVISE examinera la liste et ajoutera les informations sur l'accessibilité des lieux sur les cartes d'information de l'électeur. Ces informations seront également affichées sur le site Web d'Élections Canada.

2.3.2. Choix des lieux de scrutin

Avant le déclenchement d'un scrutin, le DGE demande au DS de choisir des endroits adéquats pour établir les bureaux de scrutin ordinaires et les bureaux de vote par anticipation. Les adresses des lieux sont imprimées sur les CIE. Les CIE sont imprimées dans tout le pays, et leur impression doit être programmée dans l'application REVISE au jour 27 au plus tard. Les lieux de scrutin doivent être confirmés auprès de chaque propriétaire au début de l'élection et avant la planification et l'impression de la CIE.

2.3.3. Dispositions à prendre concernant les lieux de scrutin

Choix

Avant le déclenchement d'un scrutin, choisissez les emplacements où se tiendront le scrutin ordinaire et le vote par anticipation. Après le déclenchement du scrutin, il ne vous restera plus qu'à les confirmer. Dans la mesure du possible, les bureaux de scrutin doivent être situés dans un endroit central à proximité des électeurs, dans les locaux d'un édifice public.

Tous les lieux de scrutin doivent offrir tous les critères obligatoires d'accès ou être modifiés temporairement afin d'y répondre, et, si possible, offrir tous les critères d'accès non obligatoires, tant à l'extérieur qu'à l'intérieur de l'immeuble.

Chaque bureau de scrutin doit être doté d'un minimum de deux tables et de six chaises. Idéalement, tel qu'énoncé dans la section 8 du Contrat de bail uniformisé (EC 11750), les propriétaires doivent fournir la quantité de tables et de chaises et assumer les coûts associés à cette activité. Si cela n'est pas possible, vous pouvez établir des ententes ailleurs et vous assurer que les tables et les chaises sont transportées jusqu'au lieu du scrutin. Dans ce cas, il faut rayer la section 8 du Contrat de bail uniformisé (EC 11750), et le propriétaire et vous-même devez y apposer vos initiales. La table sur laquelle est placé l'isoloir doit être suffisamment haute pour faciliter l'accès d'un fauteuil roulant. Les locaux doivent être propres, avoir une source d'eau potable, et être bien éclairés et chauffés, si nécessaire.

Le propriétaire de l'immeuble doit faire assurer les lieux et prendre une assurance responsabilité à l'égard des électeurs qui se rendent au bureau de scrutin. EC fournit sa propre assurance de responsabilité de locataire pour couvrir tous les dommages ou toutes les blessures causés par ses activités.

Assurez-vous qu'il y ait un téléphone à la disposition des fonctionnaires électoraux. Le DS doit avoir accès au numéro de téléphone de chaque lieu de scrutin afin d'être en mesure de joindre les scrutateurs ou les superviseurs de centres de scrutin (SCS).

Stationnement

Même si la présence d'un stationnement ne fait pas partie des critères obligatoires d'accessibilité, il est préférable qu'il y en ait un sur le site. Si c'est le cas, au moins une aire de stationnement doit être réservée pour les personnes ayant une limitation fonctionnelle.

Marquez l'aire réservée avec les signes internationaux d'accessibilité fournis par EC (EC 50167).

Dimensions d'un bureau de scrutin

La Figure 2f : Dimensions du bureau de scrutin est un exemple de bureau de scrutin de 432 pieds carrés pour lequel nous avons prévu l'installation de deux tables pour les représentants des candidats. Un espace suffisant est prévu entre les tables pour le déplacement de personnes utilisant un fauteuil roulant.


Figure 2f : Dimensions du bureau de scrutin

Note : Il devrait y avoir une distance de 3 pieds entre les tables et l'endroit où les représentants s'assoient afin de laisser suffisamment d'espace pour un fauteuil roulant.

Enregistrement des données relatives au bureau de scrutin

Chaque fois que vous choisissez un nouvel emplacement ou que les données concernant un emplacement existant sont modifiées, utilisez la Grille d'évaluation de l'accessibilité (EC 12152-1) pour noter les modifications. Une fois chez vous, entrez les données directement dans l'application intranet SITES, qui modifie la base de données corporative d'EC. Les nouvelles données seront téléchargées dans les ordinateurs au bureau du DS pour la tenue du prochain scrutin.)

Formulaire du contrat de bail

Le plus tôt possible après la délivrance du bref, préparez un exemplaire du Contrat de bail uniformisé (EC 11750), disponible dans l'application SPBDS/SITES, pour chaque lieu de scrutin.

Vous pouvez confirmer la location par téléphone et le bail est immédiatement envoyé par la poste au propriétaire. Ce dernier le signe et vous le renvoie. Il est recommandé toutefois de faire livrer le bail en main propre si les distances le permettent.

Lettre de confirmation

Envoyez à chaque propriétaire une Lettre de confirmation (EC 10017-1) qui sera jointe au Contrat de bail uniformisé (EC 11750).

2.3.4. Modifications et mise à jour des données sur les lieux de scrutin

Des lieux de scrutin alternatifs doivent être déterminés, car tous les sites choisis ne seront pas disponibles au déclenchement du scrutin. L'administration centrale d'EC recommande que de 10 à 15 % des lieux soit établis comme lieux alternatifs. Ces lieux doivent respecter les mêmes critères d'accessibilité.

Ajout de nouveaux lieux de scrutin

Visitez les lieux et remplissez la Grille d'évaluation de l'accessibilité (EC 12152-1). L'adresse indiquée sur la grille et saisie dans la section des lieux est l'adresse qui sera inscrite sur la CIE.

Après avoir rempli la grille, modifiez les données dans SITES. Ces corrections seront alors intégrées à l'inventaire national.

2.3.5. Modifications architecturales des lieux de scrutin

Lorsqu'il s'avère impossible de trouver un lieu de scrutin accessible qui respecte tous les critères obligatoires, et dans la mesure du possible, les critères non obligatoires, le lieu peut être modifié de façon temporaire.

C'est à EC qu'il appartient d'autoriser par écrit toutes les dépenses avant le début de toute modification temporaire. Le modèle de bail doit être modifié car il demande au propriétaire de prendre en charge les travaux de rénovation.

Processus :

Si un lieu de scrutin n'est pas accessible mais pourrait le devenir grâce à des modifications temporaires, avec l'approbation préalable du propriétaire, obtenez une estimation de trois entrepreneurs pour les travaux d'aménagements temporaires et présentez-les au Bureau d'aide à la coordination électorale au moyen du formulaire Soumission pour modifier un édifice (EC 12170-1).

S'il est décidé que l'édifice n'est pas accessible car il ne répond pas aux critères, mais doit quand même être utilisé comme lieu de scrutin, vous devez demander la permission au DGE d'utiliser un site non accessible (qui ne répond pas à 1 ou plus des 15 critères d'accessibilité obligatoires). Vous devez soumettre au DGE une demande d'autorisation en remplissant le formulaire Demande pour utiliser un endroit sans accès de plain-pied (EC 12160-1). Si l'autorisation est accordée, vous recevrez une notification par courriel. par. 121(2)

Note : Dans les régions isolées, une seule estimation est requise.

Lorsqu'une soumission est acceptée, il faut que l'entrepreneur discute avec le propriétaire ou le représentant des installations de ce que seront exactement les modifications, et ce, pour éviter des malentendus et s'assurer que le propriétaire est parfaitement au courant de ce qui sera construit ou modifié.

Lorsqu'un lieu de scrutin n'exige que des modifications mineures, comme l'ajout de signalisation appropriée, des rampes pour la bordure de chaussée, ou une petite rampe pour le seuil, vous ne devez entreprendre aucune démarche avant la délivrance du bref ou tant qu'EC ne vous a pas signifié d'aller de l'avant.

Autorisations

Les autorisations pour la modification d'un lieu sont effectuées en deux étapes :

Paiement

Tous les paiements sont effectués par EC. Voici les documents à fournir afin de prendre les dispositions finales concernant le paiement :

Veuillez vérifier que les renseignements suivants sont clairement précisés :

S'il y a un écart entre le prix mentionné dans la proposition et le prix final, joignez une brève note pour expliquer cet écart.

2.4 Travaux d'impression

Vous pouvez reproduire des documents tels que l'Avis d'un scrutin (EC 10020-1), l'Avis d'un bureau de vote par anticipation (EC 10140-1), l'Avis de convocation (EC 10170-1) et l'Avis d'un bureau itinérant (EC 10160-1) au moyen de la photocopieuse du bureau. D'autres documents doivent être imprimés ou reproduits par l'imprimeur local, notamment les différentes listes électorales (LEP, révisées et officielles), les bulletins de vote, la Liste des candidats en gros caractères et les guides de référence rapide pour les scrutateurs et les greffiers du scrutin.

Plusieurs listes électorales différentes sont reproduites au cours d'un scrutin. Vous devez présenter à l'imprimeur le Devis de reproduction pour les listes électorales (EC 10750). Ce document indique la couleur de papier à utiliser pour chaque liste.

2.4.1. Choix d'un imprimeur

Choisissez, dans la mesure du possible, un imprimeur dans la circonscription. Consultez l'imprimeur le plus tôt possible. Assurez-vous qu'il comprend exactement les exigences et qu'il a la capacité technique ainsi que le papier nécessaire pour effectuer le travail convenablement dans les délais prescrits.

2.4.2. Matériel d'impression fourni

EC vous fournit le matériel dont ont besoin les imprimeurs, notamment des échantillons, des spécifications écrites ainsi que du matériel d'impression spécial et des directives pour les bulletins de vote. En règle générale, les échantillons montrent le type de caractère d'impression, la qualité du papier et le format qui doit être respecté. Dans la plupart des cas, vous fournirez à votre imprimeur un original prêt-à-photographier.

Fournissez à l'imprimeur les directives suivantes disponibles en format électronique dans ECDocs :

Assurez-vous que l'imprimeur comprend toutes les spécifications.

2.4.3. Rémunération

Assurez-vous que l'imprimeur comprend que les honoraires prévus dans le guide constituent le montant maximum payé. L'imprimeur doit être payé avec une carte d'achats (vous devrez faire les rapprochements lorsque le relevé sera présenté) ou en transmettant sa facture à EC accompagnée d'un formulaire d'achat spécial.

2.5 Révision des listes du Registre national des électeurs

Entre les scrutins, le Registre national des électeurs (RNE) est mis à jour à l'aide de diverses sources de données administratives.

La révision des listes électorales est une activité conduite à la demande du DGE. Vous pouvez être choisi pour accomplir cette tâche si de nombreuses adresses (plus de 1 000) ne sont pas assignées à une section de vote. Lors de cette tâche, vous pouvez examiner, corriger et améliorer la qualité des informations contenues dans le RNE, qui sert au final de liste électorale lors des élections générales, des élections partielles et des référendums fédéraux.

S'il faut réviser la liste électorale dans votre circonscription, vous recevrez le Système de révision des adresses du DS (SRAD), qui sert à corriger les adresses municipales et le géocodage de ces listes.

2.6 Consultation auprès des partis politiques

Vous communiquerez avec un représentant local de chaque parti politique. Cette consultation doit se tenir en même temps que les activités préscrutin. Les partis politiques et le député actuel peuvent ainsi s'exprimer librement sur les suggestions et les recommandations d'améliorations pour le prochain scrutin.

Planifiez, organisez et menez une consultation auprès des représentants locaux des partis politiques et du député actuel (ou son représentant) pour discuter des tâches de planification préscrutin. Pour vous aider à collaborer avec ces représentants locaux, EC demande aux organisations nationales de tous les partis politiques enregistrés de lui fournir une liste de leurs représentants dans l'ensemble du pays.

2.6.1. Planification

Avant d'appeler les représentants, vous devez connaître le but de la consultation, bien comprendre les problèmes à résoudre et être en mesure d'expliquer brièvement les points sur lesquels portera la consultation.

N'hésitez pas à proposer aux représentants de consulter leurs collègues au sein de l'association de circonscription, les organisateurs de la dernière campagne électorale, et ainsi de suite, pour insister sur la nécessité de bien se préparer pour cette réunion afin d'atteindre les objectifs communs.

Le but ultime est de ne tenir qu'une réunion à laquelle peuvent assister tous les représentants, afin de susciter un débat solide et de parvenir à des solutions acceptables pour tous. Veillez à ce que le processus de consultation se déroule dans la transparence.

Vérification de la disponibilité des participants

Avant d'aller de l'avant, appelez les représentants locaux des partis politiques et le député actuel (ou son représentant) pour vérifier leur disponibilité.

Veuillez noter que toutes les communications avec les représentants locaux des partis politiques doivent être consignées. Utilisez le formulaire qui figure dans la Section 20.14, Rapport de suivi – réunion conjointe des partis politiques et des candidats au Chapitre 20.

Fixer une date

Après avoir effectué tous vos appels, fixez une date qui convient à la plupart des représentants pour permettre au plus grand nombre d'y assister.

Choisir un endroit

Selon le nombre de participants, envisagez de louer une salle appropriée pour cette réunion. Pensez tout d'abord aux solutions les moins coûteuses, comme un centre communautaire ou une salle de classe.

Si vous n'en trouvez pas, envisagez d'autres possibilités, comme la location d'une salle de réunion dans un hôtel ou toute autre solution que vous jugez appropriée.

EC vous accorde un budget pour la location d'une salle et un petit budget pour offrir des rafraîchissements aux participants. Conservez tous les reçus pour justifier ces dépenses.

Invitations

Envoyez, par messagerie prioritaire, une invitation officielle ainsi qu'un ordre du jour détaillé aux participants figurant dans la liste des représentants locaux reçue d'EC. Veuillez consulter la 20.2, Lettre de convocation – consultation préscrutin avec les partis politiques (exemple) et l'20.3, Ordre du jour – consultation préscrutin avec les partis politiques (exemple) au Chapitre 20. Ces exemples, qui ont été préparés par EC, peuvent être adaptés selon vos besoins.

Note : Conservez le reçu d'envoi par messagerie prioritaire. Utilisez le numéro de compte de messagerie prioritaire d'EC (3068188).

2.6.2. Consultation

Pour que cette réunion porte ses fruits à tous les niveaux, il faut que tous les participants arrivent bien préparés. En principe, les représentants locaux des partis politiques doivent avoir consulté leurs organisations respectives. Quant à vous, vous devriez avoir une bonne compréhension des tâches et des enjeux concernant votre circonscription.

Prise de notes

Faites un résumé des questions qui ont été débattues au cours de la réunion afin de garder une trace écrite des communications avec les représentants des partis politiques. Prenez note des points qui ont été débattus, des arguments, des objections et des suggestions qui ont été présentés au cours de la réunion et par qui. Aussitôt la réunion terminée, rédigez un compte rendu à l'aide du document qui figure dans le 20.5, Sommaire – consultation préscrutin avec les partis politiques au Chapitre 20, et faites un suivi sur toute question ou tout point soulevé.

Deuxième consultation

Si une deuxième rencontre avec tous les représentants locaux des partis politiques est nécessaire, assurez-vous d'envoyer un compte rendu de la première réunion au deuxième groupe et un compte rendu de la deuxième réunion au premier groupe, par souci de transparence et pour que tous les participants soient au courant des commentaires qui ont été formulés lors des réunions.

2.6.3. Outils

Toute communication avec des représentants locaux des partis politiques doit être consignée. Référez-vous au formulaire qui figure dans le Chapitre 20, 20.4, Rapport de suivi – consultation préscrutin avec les partis politiques. Ainsi, il sera plus facile pour vous d'assurer un suivi, et EC aura un document à sa disposition pour répondre aux questions soulevées par les partis politiques concernant les efforts déployés pour les faire participer à la préparation du prochain scrutin.

Exemple d'ordre du jour

Veuillez consulter 20.3, Ordre du jour – consultation préscrutin avec les partis politiques(exemple) au Chapitre 20. L'exemple peut être adapté en fonction de vos besoins.

Exemple de lettre d'invitation

Veuillez consulter la 20.2, Lettre de convocation – consultation préscrutin avec les partis politiques (exemple) au Chapitre 20. Lorsque vous envoyez une lettre de convocation au député actuel, adaptez la lettre en conséquence et selon vos besoins.

EC fournit le papier en-tête et les enveloppes pour vos lettres de convocation.

Sommaire de la consultation préscrutin avec les partis politiques

Après la réunion, remplissez et signez le document qui figure dans le Chapitre 20, 20.5, Sommaire – consultation préscrutin avec les partis politiques puis envoyez-en une copie :