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Manuel du directeur du scrutin

Chapitre 20 – Matériel des candidats et des partis politiques

Ce chapitre contient les listes, les listes de contrôle, les formulaires et autres documents que vous devrez utiliser lorsque vous travaillerez avec les candidats et les partis politiques.

20.1 Consultation préscrutin avec les partis politiques

Avant l'émission du bref électoral, Élections Canada (EC) vous demandera, à titre de directeur du scrutin (DS), de tenir une séance d'information avec les partis politiques sur les sujets suivants :

Travail préélectoral

Nouvelles initiatives

Recrutement des fonctionnaires électoraux

Acte de candidature

Comment le remplir

Réunion conjointe avec les partis politiques et les candidats

Bureaux de scrutin en régions éloignées

Divers

20.2 Lettre de convocation – consultation préscrutin avec les partis politiques (exemple)

Date

Service de livraison Priorité

Titre Prénom Nom
Représentant[e]
Nom du parti politique
Adresse
Ville (Province)
Code postal

Objet : Consultation préélectorale auprès des partis politiques par le directeur du scrutin [Monsieur/Madame],

Permettez-moi de me présenter : je suis le directeur du scrutin [« nouvellement nommé « ou » dont le mandat a été renouvelé »] pour la circonscription fédérale de [nom de circonscription] ([numéro de la circonscription]). Je suis responsable de la préparation de l'élection à venir. La réussite d'une élection dépend d'une collaboration étroite avec les représentants locaux des partis politiques.

C'est pourquoi je vous invite, ainsi que les représentants de tous les partis, à prendre part à une séance d'information portant sur les sujets suivants :

La séance aura lieu le [date] à [nom du lieu], [adresse du lieu]. La réunion débutera à [heure] et se terminera vers [heure]. Je vous invite à apporter toute information que vous avez recueillie au nom de votre parti depuis la dernière élection générale afin que nous puissions en discuter. Veuillez confirmer votre participation au plus tard [une semaine avant la réunion], par téléphone au [votre numéro de téléphone] ou par courriel à [votre adresse courriel].

Je vous remercie de votre collaboration et me réjouis à l'idée de vous rencontrer sous peu.

Je vous prie d'agréer, [Monsieur/Madame], mes salutations distinguées.

Votre signature

Votre prénom et nom
Directeur du scrutin pour [nom de votre circonscription]

p.j.

20.3 Ordre du jour – consultation préscrutin avec les partis politiques (exemple)

Ordre du jour

Consultation préscrutin avec les partis politiques par le directeur du scrutin pour « nom de votre circonscription » (numéro de circonscription).

Tableau 20a : Ordre du jour – consultation préscrutin avec les partis politiques (exemple)
Date et heure : Le « jour, mois et année » à « l'heure » h
Lieu : Nom et numéro de la salle
Adresse municipale
Ville (Province)
Code postal

(exemple)

9 h Mot de bienvenue et aperçu des objectifs de la réunion
9 h 20 Table ronde – présentation des participants
9 h 40 Survol des tâches préparatoires
10 h Survol des nouvelles initiatives
10 h 20 Réunion conjointe des partis politiques et des candidats
10 h 40 Pause
11 h Discussion sur le recrutement des fonctionnaires électoraux et l'échéancier
11 h 20 Discussion sur le dépôt des actes de candidature
11 h 40 Discussion sur les bureaux de scrutin éloignés, s'il y a lieu
12 h Autres commentaires et suggestions
13 h Levée de la séance

20.4 Rapport de suivi – consultation préscrutin avec les partis politiques

Rapport de suivi – consultation préscrutin avec les partis politiques

20.5 Sommaire — consultation préscrutin avec les partis politiques

Rapport de suivi – consultation préscrutin avec les partis politiques

20.6 Mise en candidature : Liste de contrôle de la vérification préliminaire

Photocopiez et remplissez une liste de contrôle en présence du témoin du consentement, pour chaque candidat déposant un Acte de candidature (EC 20010).

Nom du candidat :

Appartenance politique du candidat :

Vérifiez les éléments qui suivent :

Page 1 : RENSEIGNEMENTS CONCERNANT LE CANDIDAT, L'AGENT OFFICIEL ET LE VÉRIFICATEUR

Page 5 : DÉCLARATION DU CANDIDAT INDIQUANT SON CONSENTEMENT À LA CANDIDATURE ET DÉSIGNATION DE L'AGENT OFFICIEL ET DU VÉRIFICATEUR

Page 6 : DÉCLARATION DE L'AGENT OFFICIEL

Page 7 : SERMENT DU TÉMOIN DU CONSENTEMENT DU CANDIDAT (N'a pas besoin d'être rempli lorsque l'acte de candidature est envoyé par voie électronique)

Pages 13 à 28 : ÉLECTEURS CONSENTANT À LA CANDIDATURE

Demandez les documents suivants :

Page 9 : ACCUSÉ DE RÉCEPTION DE L'ACTE DE CANDIDATURE ET DU CAUTIONNEMENT

Acceptation du cautionnement

Élections Canada

Chaque fois que vous recevez un acte de candidature, numérisez et envoyez immédiatement à EC à l'aide du formulaire en ligne contenu dans vos dossiers publics (Contrôle de la qualité – Téléchargements, 02 – Acte de candidature pages 1 & 9) une copie des pages suivantes :

Cautionnements

20.7 Mise en candidature : Liste de contrôle de la vérification approfondie

Photocopiez une liste de contrôle pour chaque Acte de candidature (EC 20010) à vérifier. Cette vérification doit être terminée dans les 48 heures suivant le dépôt de l'acte de candidature.

Nom du candidat :

Appartenance politique du candidat :

Date et heure de la fin de la vérification :

Date et heure du début de la vérification :

Directives aux directeurs du scrutin

Suivez attentivement les sections 1 à 5 ci-dessous. Vous avez 48 heures à partir du dépôt de l'acte de candidature pour terminer cette vérification approfondie. Cochez chaque case sur le côté droit et gauche de cette liste de contrôle au fur et à mesure qu'un critère est rempli. Si une candidature ne répond à aucun des critères mentionnés dans ces étapes, ne cochez pas la case de confirmation. Vous devrez peut-être rejeter la candidature, après avoir reçu l'approbation du Bureau d'aide à la coordination électorale, en raison de ces critères manquants. Avisez alors le candidat en suivant les instructions qui se trouvent à la section 4 ci-dessous.

Lors de la vérification des noms des électeurs qui soutiennent le candidat, servez-vous de votre bon sens pour accepter des noms incomplets ou similaires à d'autres noms. Si vous considérez que l'électeur est la même personne que celle qui se trouve sur la liste électorale (par exemple, Joe au lieu de Joseph, ou L.P. Jolicoeur au lieu de Louis Philippe Jolicoeur), acceptez le nom.

Informez régulièrement tous les candidats potentiels du progrès accompli dans la vérification de leur acte de candidature. Les candidats devraient avoir toutes les chances possibles de corriger leur acte de candidature avant 14 h, le jour 21, y compris d'ajouter les noms d'autres électeurs soutenant leur candidature.

Section 1 : Vérifiez le nom du candidat selon les paragraphes 66(2) et (3) de la Loi électorale du Canada

Section 2 : Vérifiez la profession du candidat

Section 3 : Assurez-vous que les électeurs qui ont signé aux pages 13 à 28 et appuient la candidature du candidat résident dans la circonscription. URGENT.

Section 4 : Remplissez l'Avis de confirmation ou de rejet de la candidature à la page 11 de l'acte de candidature.
art. 71

Section 5 : Répétez le processus de vérification pour tout acte de candidature corrigé ou remplacé soumis par un candidat avant 14 h le jour 21.
par. 71(2) et (3)

20.8 Liste de contrôle du rapport de vérification de la liste des candidats

  1. EC produit le Rapport de vérification de la liste des candidats (où sont énumérés tous les candidats confirmés, exactement comme ils apparaîtront sur les bulletins de vote), et l'envoie au DS (jour 19, après 14 h).
    • Trouvez le Rapport de vérification de la liste des candidats élaboré par EC, dans les dossiers publics : RO – DS Documents, [province] [no de la circ.].
    • Vérifiez si le nom et le numéro de la circonscription sont exacts. En cas d'erreur, appelez le Bureau d'aide à la coordination électorale.
    • Sauvegardez le rapport sur votre ordinateur, dans le répertoire « Mes documents ».
    • Imprimez le rapport.
  2. Le DS vérifie le nom, l'appartenance politique et le sexe de chaque candidat.
    • Le nom est écrit EXACTEMENT comme à la partie 1 de l'acte de candidature.
    • Le nom de famille est en MAJUSCULES et le prénom en minuscules.
    • Les accents, majuscules ou minuscules ou espaces faisant partie du nom sont exacts (p. ex. Di TOMÈSO).
    • Les lettres en exposant ou en indice sont correctes (p. ex. MacNALLY ou McNALLY).
    • L'appartenance politique des candidats est exacte et bilingue, s'il y a lieu.
    • Les nom et catégorie des partis politiques sont conformes à la Liste des partis politiques finale envoyée par EC au DS.
    • Le sexe du candidat est indiqué.
    • Les noms de famille des candidats sont en ordre alphabétique.
  3. Le DS constate des erreurs dans le rapport.
    • Toutes les erreurs sont corrigées directement sur le rapport.
    • Les nom et autres renseignements d'un candidat manquant sont ajoutés directement sur le rapport.
    • Numérisez et envoyez les pages 1, 9 et 11 de l'Acte de candidature de tout candidat manquant à EC, à l'aide des formulaires appropriés en ligne contenus dans vos dossiers publics.
    • Les demandes de changements des candidats (17 h, jour 21) sont apportées directement sur le rapport.
    • Numérisez et envoyez à EC toute la documentation concernant les demandes de changements d'un candidat.
    • Une fois les corrections apportées, approuvez-les en signant à l'endroit prévu, à côté du nom de chaque candidat.
    • Écrivez le nombre total de candidats confirmés.
    • Certifiez le rapport en apposant votre signature au bas de celui-ci.
    • Numérisez et envoyez le rapport à EC.
    • Attendez qu'EC vous envoie par courriel la version révisée du rapport, puis répétez les étapes ci-dessus jusqu'à ce que le rapport n'ait plus d'erreur.
  4. Le DS ne trouve pas d'erreur dans le rapport.
    • Apposez votre signature ou vos initiales à côté du nom de chaque candidat, écrivez le nombre total de candidats confirmés, signez au bas, numérisez et envoyez le rapport à EC.
    • Attendez qu'EC fournisse par courriel les dossiers prêts pour la reproduction, (à votre compte courriel) d'ici le jour 18.

20.9 Documents à remettre aux candidats confirmés

Outre les Trousses multimédia (K.00003-C) qui doivent être remises aux candidats confirmés, tous les autres documents sont remis sur demande. Aviser les candidats confirmés des documents mis à leur disposition.

Une fois sa candidature confirmée, un candidat peut recevoir les documents suivants :

  1. Une copie de la Loi électorale du Canada dans les deux langues officielles.

    Remarque : la version électronique est accessible sur le site Web du ministère de la Justice à http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/e-2.01/.
  2. Remettre au candidat ou à l'agent officiel, et à personne d'autre, la Trousse multimédia à l'intention des entités politiques fédérales (K.00003-C).

    Chaque candidat ou son agent officiel a le droit de recevoir des reçus officiels pour contributions. Les reçus officiels sont accessibles par voie électronique au moyen du Rapport financier électronique (RFE), ou sous forme de paquets de 50 copies papier, sur demande à EC du candidat ou de l'agent officiel.
  3. Un nombre suffisant de ces documents :
    • Autorisation du représentant d'un candidat (EC 20020) pour nommer des représentants pour chaque bureau de scrutin dans la circonscription
    • Lignes directrices pour les représentants d'un candidat (EC 20045) sur les droits et les responsabilités des représentants
    • Formulaire d'autorisation d'un représentant de candidat en vertu des RES (EC 78057) pour la nomination de représentants au bureau du coordonnateur des bulletins de vote spéciaux (CBVS) et au dépouillement des bulletins de vote spéciaux au bureau
    • Lignes directrices pour les représentants d'un candidat en vertu des RES (EC 78058), qui expliquent les droits et les responsabilités des représentants qui observent les mécanismes d'inscription et de vote en vertu des Règles électorales spéciales (RES) (dans le bureau du CBVS) et pendant le dépouillement des bulletins de vote spéciaux au bureau du DS
  4. Au besoin, copies des descriptions de tâches des scrutateurs, greffiers du scrutin et agents d'inscription
  5. Au plus tôt le jour 31, jusqu'à 10 exemplaires de l'Indicateur des sections de vote provenant de RÉVISE
    par. 64(4)
  6. Un ensemble de cartes des sections de vote (une copie papier et une version électronique sur un CD) pour chaque candidat (copies additionnelles sur demande seulement)
  7. Jusqu'à 5 copies (de chaque format) de l'Aide-mémoire du directeur du scrutin.
    • une copie (format papier et clé USB) des listes suivantes
      • Liste électorale préliminaire
      • Liste électorale du jour 19 (sur une clé USB)
      • Liste électorale révisée
      • Liste électorale officielle
      (Distribuer jusqu'à quatre copies papier additionnelles sur demande)
    • Liste des scrutateurs et des greffiers du scrutin pour le jour du scrutin
  8. Dirigez le candidat confirmé vers le site Web d'EC pour consulter les différents manuels produits par EC.

20.10 Liste de contrôle pour la distribution de la Trousse multimédia et des reçus officiels aux fins de l'impôt aux candidats confirmés

20.11 Liaison avec les partis politiques et les candidats – réunion conjointe

Au plus tard le jour 17
Lieux de scrutin
Règles concernant les Règles électorales spéciales (vote par bulletin spécial)
Processus de révision
Représentants des candidats aux bureaux de scrutin et au bureau du DS
Documentation à l'intention des candidats
Processus d'inscription aux bureaux de scrutin
La marche à suivre les jours de vote par anticipation et le jour de l'élection
Affichage ou étalage de matériel de propagande
Résultats le soir de l'élection
Validation des résultats
Divers

Répondre aux questions possibles concernant :

20.12 Lettre de convocation – réunion conjointe des partis politiques et des candidats (exemple)

Date

Service de livraison Priorité

Titre Prénom
Candidat(e)/Représentant[e]
Nom du parti politique
Adresse
Ville (Province)
Code postal

Objet : Réunion conjointe des partis politiques et des candidats ou représentants convoquée par le directeur du scrutin pour [nom de la circonscription] ([numéro de la circonscription])

[Monsieur/Madame],

Je vous invite à une réunion des partis politiques, de leurs candidats confirmés et de leurs représentants qui me permettra, à titre de directeur du scrutin pour votre circonscription, de faire le point sur diverses questions relatives à l'élection en cours.

Voici les sujets qui seront abordés :

Votre participation contribuera à assurer le bon déroulement de l'élection. La réunion se tiendra le [date] à [nom du lieu], [adresse du lieu]. Veuillez consulter l'ordre du jour ci-joint et me confirmer votre présence au plus tard le [une semaine avant la réunion], par téléphone au [votre numéro de téléphone] ou par courriel à [votre adresse courriel].

Je vous prie d'agréer, [Monsieur/Madame], mes salutations distinguées.

Votre signature

Votre prénom et nom
Directeur du scrutin pour [nom de votre circonscription]

p.j.

20.13 Ordre du jour – réunion conjointe des partis politiques et des candidats (exemple)

Ordre du jour

Exemple – Ordre du jour

20.14 Rapport de suivi – réunion conjointe des partis politiques et des candidats

Remplissez un formulaire pour chaque représentant(e) ou candidat(e) d'un parti politique invité(e) à participer.

formulaire pour chaque représentant(e) ou candidat(e) d'un parti politique invité(e) à participer

20.15 Sommaire – réunion conjointe des partis politiques et des candidats

Sommaire – réunion conjointe des partis politiques et des candidats

20.16 Retour des reçus officiels aux fins de l'impôt

Les agents officiels des candidats ont jusqu'à un mois après le jour du scrutin pour soumettre leurs reçus officiels aux fins de l'impôt à Élections Canada.

Rappelez aux candidats et aux agents officiels auxquels vous avez remis des reçus imprimés (valides aux fins de l'impôt) que l'échéance de leur présentation à Élections Canada est de un mois après le jour du scrutin.