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Manuel du directeur du scrutin

Chapitre 3 – Langues officielles

Ce chapitre comprend des lignes directrices sur la prestation de services dans les deux langues officielles, conformément à la Loi sur les langues officielles.

3.1 Loi sur les langues officielles – Services dans les deux langues officielles

En tant que directeur du scrutin (DS), vous avez la responsabilité, en vertu de la Loi sur les langues officielles, de vous assurer que les Canadiens peuvent communiquer et obtenir des services dans la langue officielle de leur choix aux bureaux des DS et à tous les autres bureaux, lieux de vote et lieux de vote par anticipation.

3.1.1. Communications avec le public et prestation des services

L'article 22 de la Loi sur les langues officielles s'énonce comme suit :

Il incombe aux institutions fédérales de veiller à ce que le public puisse communiquer avec leur siège ou leur administration centrale, et en recevoir les services, dans l'une ou l'autre des langues officielles. Cette obligation vaut également pour leurs bureaux – auxquels sont assimilés, pour l'application de la présente partie, tous autres lieux où ces institutions offrent des services – situés soit dans la région de la capitale nationale, soit là où, au Canada comme à l'étranger, l'emploi de cette langue fait l'objet d'une demande importante.

Vous devez donc vous assurer d'avoir la capacité de communiquer et d'offrir des services de qualité égale dans les deux langues officielles :

On entend par communications avec le public et prestation des services tout contact (écrit ou oral) avec le public pour l'accueil de visiteurs, la réception, le vote ou tout événement public, sur les enseignes et les affiches et dans les publications.

IMPORTANT

Vous devez déployer tous les efforts possibles pour prioriser l'embauche d'employés et de travailleurs électoraux bilingues, et pour désigner au moins une personne bilingue en tout temps :

  • à chaque bureau de DS et de DASS;
  • à chaque lieu de vote et lieu de vote par anticipation où l'emploi de la langue officielle minoritaire fait l'objet d'une demande importante;
  • à chaque lieu de vote et lieu de vote par anticipation de la RCN.

Vous devez communiquer avec Élections Canada le plus tôt possible si vous avez de la difficulté à recruter des employés et des travailleurs électoraux bilingues, ou prévoyez avoir de la difficulté à offrir des services bilingues.

3.1.2. Offre active

L'article 28 de la Loi sur les langues officielles stipule que les mesures voulues doivent être prises « pour informer le public, notamment par entrée en communication avec lui ou encore par signalisation, avis ou documentation sur les services, que ceux ci lui sont offerts dans l'une ou l'autre langue officielle, au choix. »

L'offre active se fait au contact initial et indique clairement au public que les services sont offerts dans les deux langues officielles. Cela signifie que les fonctionnaires électoraux doivent indiquer clairement aux électeurs qu'ils peuvent communiquer et recevoir des services de qualité égale dans l'une ou l'autre langue officielle.

Précisément, l'offre active signifie que les DS, les fonctionnaires électoraux et les employés doivent utiliser la formule d'accueil bilingue suivante :

IMPORTANT

L'offre active est obligatoire à tous les bureaux des DS et les lieux de vote au Canada.

3.2 Exigences en matière de bilinguisme

3.2.1. Déterminer les besoins linguistiques d'une circonscription

Vous devez connaître la proportion de la population qui parle la langue officielle minoritaire dans votre circonscription et les secteurs où cette population se concentre. Afin de déterminer les besoins linguistiques et de planifier en conséquence, vous devriez d'abord consulter le profil de votre circonscription sur l'intranet d'Élections Canada.

Vous devriez également examiner les données du plus récent recensement décennal de Statistique Canada (www.statcan.ca), où vous trouverez le pourcentage des répondants qui ont indiqué le français ou l'anglais comme « première langue officielle parlée » et leur secteur.

Dans le cas des circonscriptions où plus de 5 % des répondants ont indiqué le français ou l'anglais comme « première langue officielle parlée », Élections Canada déterminera les secteurs où il faudra en tout temps avoir la capacité de communiquer et d'offrir des services de qualité égale dans les deux langues officielles.

IMPORTANT

Les agents de recrutement et vous devez déterminer les besoins en matière de langues officielles dans votre plan et vos activités de recrutement.

3.2.2. Recrutement d'employés et de travailleurs électoraux qualifiés

Afin de faciliter le recrutement d'employés et de travailleurs électoraux bilingues, vous devez communiquer avec les organismes de langues officielles minoritaires de votre circonscription et leur demander conseil et soutien. Généralement, il s'agit d'organismes francophones hors Québec ou d'organismes anglophones établis au Québec.

En ce qui concerne le soutien au recrutement d'employés et de travailleurs électoraux bilingues, Élections Canada fournira de l'information sur les organismes de langues officielles minoritaires provinciaux ou territoriaux, si possible.

Note : Au besoin, Élections Canada offrira son aide pour mener des entrevues téléphoniques et déterminer si les candidats satisfont aux exigences en matière de langues officielles.

IMPORTANT

Communiquez avec Élections Canada le plus tôt possible si vous avez de la difficulté à recruter des employés et des travailleurs électoraux bilingues qualifiés.

3.3 Services bilingues dans la circonscription

3.3.1. Service téléphonique

Prendre un appel

Utilisez la langue officielle majoritaire de la province ou du territoire d'abord, suivie de la langue officielle minoritaire.

Toute personne qui prend un appel au bureau du DS doit utiliser la formule d'accueil bilingue suivante :

Si l'appelant répond dans la langue que l'employé ne parle pas, ce dernier doit répondre dans la même langue que l'appelant, de la façon suivante :

Pendant que l'appelant est en attente, l'employé doit trouver la personne bilingue désignée pour prendre l'appel ou demander de l'aide à toute autre personne bilingue disponible. Une liste des employés bilingues doit être établie et facilement accessible.

Transférer un appel

Informez l'appelant que vous transférez son appel à un employé bilingue, et informez votre collègue de la langue de l'appelant.

Note : Une courte liste des expressions fréquemment utilisées dans les deux langues officielles se trouve sur l'intranet du personnel en région pour aider les employés dans leurs communications avec les électeurs. EC 10126 Expression courantes utilisées au téléphone

Message en dehors des heures de bureau

Le message en dehors des heures de bureau est enregistré dans les deux langues officielles dans toutes les circonscriptions.

3.3.2. Réceptionniste dans les bureaux des DS et des DASS

Le réceptionniste au bureau du DS ou du DASS doit toujours être bilingue.

Si, dans un cas exceptionnel, le réceptionniste n'est pas bilingue, il doit demander l'aide de l'employé bilingue désigné ou de tout autre employé bilingue disponible. Une liste des employés bilingues doit être établie et facilement accessible.

Servir un client

Informez l'électeur que vous allez trouver un collègue pour le servir. Si la personne-ressource désignée est occupée avec quelqu'un d'autre :

Note : Une courte liste des expressions fréquemment utilisées dans les deux langues officielles se trouve sur l'intranet du personnel en région pour aider les employés dans leurs communications avec les électeurs.

3.3.3. Révision ciblée

Vous devez vous assurer qu'au moins un des deux agents chargés de la révision ciblée peut communiquer dans les deux langues officielles. Les agents réviseurs bilingues devraient être affectés en priorité aux sections de vote où la demande dans la langue officielle minoritaire est plus importante (voir la sous-section 3.2.1, Déterminer les besoins linguistiques d'une circonscription).

En général, dans vos communications avec le public, utilisez la langue officielle majoritaire de la province ou du territoire en premier, puis la langue officielle minoritaire. Poursuivez la conversation dans la langue officielle utilisée par l'électeur et utilisez les documents correspondants.

3.3.4. Lieux de vote

Dans les lieux de vote, lorsqu'il y a peu de travailleurs électoraux bilingues disponibles, vous devez affecter des travailleurs bilingues en priorité au poste de superviseur de centre de scrutin (SCS), de préposé à l'information (PI) et d'agent d'inscription. Les titulaires de ces postes mobiles peuvent prêter main-forte à plusieurs bureaux de vote et au bureau d'inscription. De même, aux bureaux de vote, les scrutateurs et les greffiers du scrutin bilingues doivent être affectés en priorité.

Si les employés et les travailleurs électoraux ne peuvent pas communiquer dans la langue choisie par l'électeur

Si un employé ou un travailleur électoral est incapable de communiquer avec un électeur et de le servir dans la langue officielle choisie par celui ci, il doit demander l'aide de l'employé bilingue désigné ou de tout autre employé bilingue disponible. Une liste des employés bilingues doit être établie et facilement accessible.

Note : S'il est impossible d'offrir un service bilingue en personne au lieu de vote, le SCS doit communiquer, à l'aide de son cellulaire, avec un employé bilingue du bureau du DS ou un interprète en poste ailleurs, ou appeler la Ligne de services linguistiques.

3.3.5. Affichettes de services bilingues

Utilisez l'Affichette de services bilingues (EC 50151) pour indiquer que le service est offert dans les deux langues officielles. Les affichettes doivent toujours être bien en vue.

Note : Au Québec, utilisez le document EC 50151-1. Ailleurs au Canada, utilisez EC 50151.

3.3.6. Documents bilingues

Vous devez vous assurer que tous les employés et les travailleurs électoraux sont formés adéquatement pour utiliser les deux langues officielles dans la correspondance et la documentation. Par exemple :

Avis officiels

Les avis officiels exigés par la Loi électorale du Canada doivent être rédigés dans un format bilingue.

L'Avis d'un bureau de vote par anticipation (EC 10140-1), l'Avis d'un bureau itinérant (EC 10160-1) et la deuxième partie (liste des bureaux de scrutin) de l'Avis d'un scrutin (EC 10170-1) sont produits automatiquement en anglais et en français dans l'application SPBDS/SITES. La première partie de l'Avis d'un scrutin (EC 10170-1) et l'Avis de convocation (EC 10020-1) sont des formulaires électroniques remplis dans les deux langues.

Enseignes publiques

Toutes les enseignes et les affiches doivent être rédigées en anglais et en français, et la langue officielle majoritaire de la province ou du territoire doit figurer en premier. Partout sauf au Québec, l'anglais doit figurer à gauche ou au-dessus du français. Au Québec, le français doit figurer à gauche ou au-dessus de l'anglais.

Les documents unilingues ou imprimés recto verso doivent également être présentés selon le même principe, soit côte à côte, soit un au-dessus de l'autre.

IMPORTANT

Les enseignes temporaires doivent être rédigées correctement dans les deux langues officielles et doivent respecter les directives concernant la première langue officielle de la province ou du territoire. Communiquez avec le Bureau d'aide à la coordination électorale pour toute préoccupation ou tout problème concernant les enseignes temporaires dans les deux langues officielles.

3.4 Soutien linguistique d'Élections Canada

3.4.1. Services de soutien bilingues

Élections Canada offre des services de soutien aux bureaux des DS pour la prestation des services bilingues tels que :

3.4.2. Ligne de services linguistiques

Si un électeur souhaite communiquer dans la langue officielle minoritaire, suivez la procédure ci dessous :

Note : Vous devez activer l'option de conférence téléphonique de votre téléphone pour avoir accès aux services bilingues de la Ligne de services linguistiques.

3.4.3. Cartes bilingues

S'il est impossible d'offrir des services bilingues en personne et en dernier recours seulement, les cartes bilingues ci-dessous peuvent vous aider dans vos communications avec les électeurs :