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Manuel du directeur du scrutin

Chapitre 4 – Plan de communication d'Élections Canada

Le présent chapitre détaille le plan de communication pour les élections générales ainsi que les façons dont vous pouvez renseigner les électeurs sur l'inscription et le vote.

4.1 Affaires publiques

Le Secteur des affaires publiques élabore et met en œuvre des programmes et des activités d'éducation et d'information du public au sujet du processus électoral. Le personnel des Affaires publiques crée et mène des campagnes de communication exhaustives pour les élections générales et partielles. Les campagnes informent les électeurs sur l'inscription, l'identification aux bureaux de scrutin et les façons de voter, conformément à la Loi électorale du Canada. Toutes les activités de communication pour les élections sont gérées par le Programme de rappel électoral.

4.1.1. Programme de rappel électoral

Le Programme de rappel électoral (PRE) est une campagne d'information de l'électeur dont l'objectif est de sensibiliser le public à la tenue d'une élection fédérale. Nos évaluations postélectorales démontrent que ce programme est un succès, générant chez les Canadiens de hauts niveaux de sensibilisation et de connaissances sur l'inscription et le vote. Il reste toutefois des segments de la population difficiles à joindre qui nécessitent une attention plus particulière, notamment les jeunes et les nouveaux électeurs, les nouveaux Canadiens et les électeurs autochtones. Ces électeurs sont moins susceptibles de s'inscrire et de voter que la population générale. Ce programme vise à leur fournir des renseignements cohérents et concrets répondant à leurs besoins. Il encourage également les agents de relations communautaires (ARC) et le personnel en région, ainsi que vous-même, à soutenir l'approche nationale des communications à l'échelle locale.

Le Programme comprend une campagne publicitaire exhaustive diffusée à la télévision et à la radio; dans les journaux quotidiens, hebdomadaires, communautaires, ethnoculturels et autochtones; en ligne, dans les gares de transport en commun, sur les babillards et les écrans numériques dans tout le Canada. Il informe aussi les électeurs par l'entremise de publications imprimées, de publipostage, des médias sociaux, d'un centre de renseignements téléphonique sans frais, de communications en personne au bureau du DS et par le programme des ARC. Les relations médias contribuent également aux activités de communication pour le public. Une équipe de conseillers régionaux en relations médias (ARM) s'est jointe à l'équipe permanente des Relations externes de l'administration centrale pour aider les agents de liaison en région (ADLR) et vous-même à communiquer avec les médias. La source d'information la plus importante pour les électeurs est le site Web elections.ca. Tous les outils et les moyens de communications utilisés au cours de la campagne dirigent les électeurs vers le site pour leur permettre de trouver les services et les renseignements dont ils ont besoin pour s'inscrire et voter.

4.1.2. Déploiement de la campagne

La campagne qui indique aux électeurs où, quand et comment s'inscrire et voter est lancée quelques jours après la délivrance du bref. Dans certains cas, elle peut être lancée avant la délivrance du bref afin de promouvoir un élément particulier de la campagne. Par exemple, une activité de communication pourrait être lancée pour renforcer les activités d'inscription dans des secteurs géographiques ciblés, où les taux de mobilité peuvent être élevés dans certaines circonscriptions. Vous serez informés si une campagne est lancée dans votre circonscription avant la délivrance du bref.

4.1.3. Messages

Les messages de la campagne ont des thèmes différents selon les phases du calendrier électoral. Le tableau suivant montre ces phases et thèmes.

Phases Thèmes promotionnels Messages
Avant la délivrance du bref (certaines circonscriptions) Inscription et inscription en ligne Inscrivez-vous pour voter à elections.ca/inscription
Délivrance du bref Inscription et façons de voter Vérifiez, mettez à jour ou complétez en ligne vos renseignements d'électeur.

Vous serez en voyage le jour de l'élection? Vous pouvez voter par la poste.
Mi-campagne Que faire si vous n'avez pas reçu votre CIE

Façons de voter

Avoir la bonne pièce d'identité pour voter
Si vous n'avez pas reçu votre CIE, communiquez immédiatement avec Élections Canada.

Il existe plusieurs façons de voter. Trouvez celle qui vous convient le mieux.

Soyez prêt à voter.

Assurez-vous d'avoir la bonne pièce d'identité.
Avant et pendant le vote par anticipation Quatre jours de vote par anticipation Vous pouvez voter par anticipation pendant quatre jours.
Six derniers jours du calendrier électoral Date de l'élection

Exigences en matière d'identification

Que faire si vous n'avez pas reçu votre CIE?
Lundi est le jour de l'élection. Préparez-vous à voter.

Apportez votre CIE et la bonne pièce d'identité.

Vous pouvez encore vous inscrire et voter à votre bureau de scrutin le jour de l'élection.

4.2 Ressources en communication

4.2.1. Site Web : le point central en matière d'information

Le site Web elections.ca est un élément central des communications sur les élections. Par conséquent, Élections Canada l'utilise de plus en plus pour offrir des services et de l'information aux électeurs. Il utilise des concepts visuels simples, des renseignements résumés, une navigation intuitive et des outils de partage de l'information. Tous les moyens de communication dirigent les électeurs vers le site Web, dont la page d'accueil est consacrée aux services et à l'information pour les électeurs. Le site permet également d'accéder aux pages pour les médias, les partis des candidats et les tiers, les emplois disponibles, le Service d'information à l'électeur (SIE) et la section Contactez-nous. La section sur l'emploi occupe une place importante sur le site au début de l'élection afin de vous aider à embaucher votre personnel de bureau.

Les électeurs peuvent également trouver des réponses à leurs questions ou envoyer leurs questions à EC par courriel sur le site Web. Vous pouvez aussi montrer aux électeurs comment y télécharger certains formulaires électoraux, commander des publications ou envoyer leurs questions, commentaires ou plaintes directement. Les électeurs peuvent également remplir un formulaire de rétroaction ou de plainte sur l'accessibilité des lieux de vote depuis le site Web. Le site Web est une référence pour les renseignements les plus à jour et les plus précis sur n'importe quel sujet lié aux élections. Le site Web sera également accessible par appareil mobile et conçu pour des outils d'échange, tant pour les intervenants que pour les électeurs.

4.2.2. Publipostage direct

EC fait parvenir deux documents d'information aux électeurs :

La CIE est postée les jours 26 à 24, tandis que le dépliant est livré les jours 17 à 14. La CIE est la principale source d'information sur le vote pour 66 % des électeurs, alors que 34 % des électeurs se souviennent d'avoir reçu le dépliant de rappel (Sondage auprès des électeurs de 2011).

4.2.3. Campagne de publicité

Le message central de la campagne de publicité d'EC est de demander aux électeurs s'ils sont prêts à voter. La campagne résume les principales étapes de l'élection, informe et invite les électeurs à se préparer à voter. On privilégie les messages qui offrent des renseignements essentiels aux électeurs sur l'inscription, les exigences en matière d'identification, les dates du scrutin et les façons de voter. Vous serez informés à l'avance des dates, du sujet et de l'emplacement des annonces afin de vous préparer à répondre aux demandes de renseignements éventuelles à cet égard.

4.2.4. Médias sociaux

En 2015, EC a lancé des comptes dans les deux langues officielles sur Twitter, Facebook et YouTube :

Twitter

@ElectionsCan_F

@ElectionsCan_E

YouTube

ElectionsCanadaF

ElectionsCanadaE

Facebook (à compter de juillet 2015)

ElectionsCanF

ElectionsCanE

EC utilisera ces comptes de médias sociaux pour mieux informer les électeurs des lieux, dates et façons de s'inscrire et de voter, des exigences en matière d'identification et des possibilités d'emploi, ainsi que pour aider les abonnés à partager des produits de communication numériques.

Pour en savoir davantage sur les façons dont vous pouvez utiliser les médias sociaux, veuillez consulter le Code de déontologie des administrateurs électoraux d'EC.

4.2.5. Communication d'information en personne

Les électeurs apprécient le fait de communiquer avec des personnes qu'ils connaissent. Les commentaires des intervenants révèlent que les contacts directs avec des représentants d'EC, des ARC et autres employés des bureaux régionaux sont positifs et aident les groupes d'électeurs difficiles à joindre à mieux comprendre où, quand et comment s'inscrire et voter. De plus, quand des représentants d'EC remettent des produits de communication et fournissent des renseignements, cela accroît la circulation de renseignements exacts et fiables.

4.2.6. Agents de relations communautaires

Le Programme de rappel électoral soutient les ARC en leur fournissant les outils de communication indispensables pour le travail de terrain. La trousse de l'ARC comprend des directives, des messages clés et des conseils sur la manière d'informer les électeurs sur le processus électoral, et en particulier les électeurs difficiles à joindre. Chaque trousse contient un livret essentiel contenant de l'information utile sur l'élection et des renseignements plus spécifiques pour les groupes d'électeurs cibles. Le livret indique aussi comment les électeurs peuvent obtenir les ressources et les publications d'Élections Canada en version imprimée ou en ligne sur le site Web elections.ca. En plus de cette trousse, vous recevrez un éventail de dépliants, d'affiches et de prospectus afin de renforcer les activités des ARC.

4.2.7. Services de publication

L'équipe des Services de publication produit de nombreuses publications en divers formats pour tout l'organisme, destinées à de nombreux auditoires. Bon nombre de ces publications renforcent directement vos activités et celles des ARC. On y trouve des renseignements précis, comme les dates, les numéros de téléphone et les adresses à retenir et les détails des procédures à suivre. Pour obtenir ces documents, veuillez communiquer avec les Opérations du réseau de soutien d'Élections Canada (RSEC).

4.2.8. Autres langues et formats

Tous les produits d'information envoyés aux bureaux des directeurs du scrutin sont offerts en français et en anglais. EC fournit également des renseignements dans 43 langues d'origine et autochtones et en supports accessibles. Vous pouvez télécharger ces ressources à partir du site Web elections.ca, ou communiquer avec les Opérations du RSEC pour en commander des exemplaires.

4.2.9. Relations avec les médias

L'équipe des Relations externes appuie EC pour les relations avec les médias et la gestion des enjeux pendant une élection fédérale. Une équipe de conseillers régionaux en relations média (CRRM) peut aider les ADLR et vous-même à communiquer avec le public par l'entremise des médias.

Les ADLR sont vos principaux points de contact si vous avez besoin de répondre aux médias pendant une élection fédérale. Vous pourriez devoir répondre aux demandes de renseignements généraux des médias. Vous êtes autorisés à fournir aux médias des renseignements de base tels que l'emplacement des bureaux de vote, les heures de vote ou la procédure à suivre pour voter par bulletin spécial. Vous êtes aussi autorisés à diriger les médias vers le site Web d'EC à www.elections.ca.

Cependant, si vous recevez des demandes d'entrevues ou d'informations plus détaillées, vous devez :

Vous devez savoir ce qui suit concernant les relations avec les médias et la gestion des enjeux :

4.2.10. Demandes de renseignements

Lors d'une élection générale, le Centre de renseignements utilise un modèle de prestation de services à trois niveaux pour gérer les demandes de renseignements et les plaintes du public et y répondre. Les services sont offerts sept jours sur sept, de 7 h à minuit (heure de l'Est). On invite les électeurs à consulter elections.ca pour trouver des réponses à beaucoup de leurs questions. Les Canadiens y ont accès en tout temps grâce à des systèmes intégrés Web et de reconnaissance vocale, soutenus par une base de données centrale.

Un Système de réponse vocale (SRV) fournit des services de premier niveau et propose des réponses et des scénarios préenregistrés. Les demandes de renseignements auxquelles le SRV ne peut pas répondre sont acheminées aux agents du deuxième niveau qui peuvent répondre aux questions les plus souvent posées. Les questions qui dépassent leur champ de connaissances sont transmises aux agents de troisième niveau du Centre de renseignements, à l'administration centrale d'Élections Canada. Ces agents font le tri des demandes de renseignements ou des plaintes, y répondent dans la mesure du possible ou les transmettent au besoin aux experts en la matière (EM) de l'administration centrale d'Élections Canada.

EC offre au public des moyens de communication multiples pour contacter le Centre de renseignements.

4.2.11. Numéros de téléphone importants

Ressource Numéro de téléphone Quand l'utiliser
Relations avec les médias, EC 1-877-877-9515 Numéro général pour tous les médias. Mettra le journaliste en contact avec l'AC ou avec un CRRM.
Ligne de soutien interne des Relations avec les médias 1-877-877-8318 Pour les questions urgentes des médias si les ADLR ne sont pas disponibles. Seuls les ADLR, les CRRM et vous-mêmes pouvez utiliser ce numéro.
Centre de renseignements d'EC 1-800-463-6868
613-993-2975

Télécopieur :
613-954-8584
1-888-524-1444
Grand public – sans frais au Canada et aux États-Unis

ou

Pour la traduction de renseignements électoraux
Centre de renseignements d'EC ATS 1-800-361-8935 Pour les personnes sourdes ou malentendantes ‐ sans frais au Canada et aux États-Unis
Centre de renseignements d'EC 001-800-514-6868 Grand public – sans frais au Mexique
Réception générale d'EC (EC à Gatineau) 1-800-267-7360 ou 613-993-2975 Grand public – ligne sans frais et numéro local

4.3 Liste de vérification des communications

4.3.1. Avant le début de la période électorale

4.3.2. Durant la période électorale

4.3.3. Après l'élection