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Manuel du directeur du scrutin

Chapitre 6 – Gestion financière

La gestion financière du bureau du directeur du scrutin et des diverses personnes qui y sont employées relève directement du directeur du scrutin, selon les pouvoirs que lui a délégués le directeur général des élections conformément à la Loi électorale du Canada.

6.1 Responsabilités du directeur du scrutin et du directeur adjoint du scrutin en matière de gestion financière

À titre de directeur du scrutin (DS), vous êtes responsable de la gestion financière des pouvoirs que vous a délégués le directeur général des élections (DGE) en vertu de la Loi électorale du Canada. Le directeur adjoint du scrutin (DAS) est quant à lui responsable des pouvoirs que vous lui déléguez. Les DS sont responsables de la saine gestion financière de toutes leurs opérations et de la bonne gestion des documents. Ils doivent ainsi, entre autres, assurer la conservation et la protection des renseignements personnels du personnel au cours d'un scrutin et entre des scrutins, pendant une période de sept ans sauf indication contraire d'Élections Canada (EC) pendant un exercice d'élimination de documents.

En particulier, vous êtes responsable de l'observation des lois, des règlements, des politiques et des directives du DGE portant sur :

Pour plus de détails, voir 9.6, Rapports de campagne des candidats.

6.1.1. Gestion du processus financier

Vous devez gérer les processus financiers suivants :

Note : Veuillez consulter le Manuel de l'agent financier pour obtenir de plus amples renseignements sur l'inscription et la paie du personnel électoral.

Tout candidat confirmé ou son agent officiel peut demander directement à EC un exemplaire du Reçu pour une contribution faite à un candidat (EC 20060) en composant le 1-800-486-6563 ou en écrivant à ROFP-ORPF@elections.ca.

6.1.2. Vérification et certification de la documentation financière

Vous devez vérifier et certifier que toutes les dépenses sont nécessaires et conformes aux dispositions contractuelles, et que l'information fournie est complète et exacte.

Toutes les demandes de paiement doivent être :

6.2 Paiements au directeur du scrutin et au directeur adjoint du scrutin

6.2.1. Inscription au registre de la paie

Vous et le DAS, devez vous inscrire dans le système de la paie d'EC en remplissant le formulaire Inscription au registre de la paie (EC 11810) et en l'envoyant aux Finances en région à EC. Vous vous inscrivez au cours de la première séance de formation, tandis que le DAS s'inscrit au cours d'une activité préparatoire au scrutin ou lors d'une séance de formation d'EC. La paie est versée par dépôt direct.

Paiement par dépôt direct

Le gouvernement du Canada élimine progressivement les paiements par chèque. Nous vous encourageons fortement à vous inscrire au dépôt direct dans votre compte bancaire en joignant un chèque portant la mention « nul » au formulaire Inscription au registre de la paie (EC 11810). Si vous préférez, demandez à votre banque une copie imprimée des coordonnées bancaires demandées et soumettez ce document.

Fiches de paie

Des fiches de paie indiquant le nombre d'heures travaillées, le taux de rémunération et les retenues sont envoyées par la poste à l'adresse du domicile du DS et du DAS.

6.2.2. Retenues à la source

Les retenues à la source comprennent les retenues d'impôt fédéral et provincial, les cotisations d'assurance-emploi et les cotisations au Régime de pension du Canada (RPC). Pour les DS et les DAS qui travaillent au Québec, les retenues à la source comprennent les cotisations au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) et les cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ). Sauf si un DS un DAS en est exempté, ces montants sont déduits de leur paie.

Retenues d'impôt fédéral et d'impôt provincial sur le revenu

La retenue d'impôt fédéral et provincial est automatiquement établie comme correspondant à « l'impôt de base ». Si vous avez droit à des crédits d'impôt fédéral ou provincial additionnels, demandez une modification en remplissant le ou les formulaires suivants, que vous pouvez obtenir auprès des Finances en région ou sur le site Web de l'administration concernée :

Note : En raison de la nature particulière de notre calendrier de la paie, les demandes relatives à d'autres retenues d'impôt sur le revenu ne sont pas acceptées.

Si le travail effectué en période électorale constitue votre seule source de revenu dans l'année, remplissez le formulaire Engagement pour fins d'imposition (EC 11811). Si vous remplissez ce formulaire, les retenues à la source seront calculées en fonction d'une période de 52 semaines plutôt que de la période électorale de sept semaines, ce qui en réduira le montant. Vous pouvez vous procurer le formulaire auprès des Finances en région à EC.

Cotisations au Régime de pensions du Canada

Les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) sont obligatoires pour tous les revenus gagnés par les employés âgés de 18 à 70 ans, y compris ceux âgés de moins de 65 ans qui reçoivent des prestations du RPC. Les bénéficiaires du RPC âgés entre 65 et 70 ans peuvent choisir de ne plus cotiser au RPC; pour ce faire, ils remplissent le formulaire CPT30 disponible auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Les membres du personnel doivent présenter ce formulaire à l'ARC. Un exemplaire du formulaire CPT30 du DS et du DAS doit aussi être envoyé aux Finances en région aux fins d'activation et de tenue de dossiers. Les employés ayant plusieurs employeurs doivent remplir un formulaire par employeur. L'exemption n'entrera en vigueur que le mois suivant la remise du formulaire.

Cotisations au Régime de rentes du Québec

Les cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ) sont obligatoires pour tous ceux qui travaillent au Québec, sans exception.

Assurance-emploi

Les primes d'assurance-emploi (AE) sont payées par tous les employés, quel que soit leur âge. Les DS et les DAS ne sont pas admissibles à l'exception possible pour le personnel électoral, puisqu'ils travaillent plus de 35 heures.

Régime québécois d'assurance parentale

Les cotisations au RQAP sont payées par tous ceux qui travaillent au Québec, sans exception. Cependant, les personnes qui cotisent au RQAP payent un taux d'assurance-emploi réduit.

T4, Relevé 1 et Relevé d'emploi

Les relevés T4 sont émis par EC et sont postés à l'adresse du domicile chaque année avant la fin février.

Le Relevé 1 est émis par EC aux DAS et aux DS sur demande, et est posté à l'adresse du domicile.

Un Relevé d'emploi est émis par EC aux DAS et aux DS sur demande, et est posté à l'adresse du domicile.

Déclaration des conditions de travail (T2200)

EC envoie une Déclaration des conditions de travail aux DS sur demande pour qu'ils puissent déduire les dépenses d'emploi de leur revenu. Cette déclaration est postée à l'adresse du domicile.

6.2.3 Processus de paiement

Entre les scrutins

Le DGE peut demander au DS et au DAS de travailler entre les scrutins à des projets directement liés à leur circonscription ou d'assister à des séances de formation prévues par EC.

Le DS et le DAS sont tenus de soumettre un Formulaire de compte spécial (EC 11670) pour demander le paiement des heures travaillées et une Demande d'indemnité de déplacement et feuille de temps (EC 09680) pour demander le paiement de leur temps de déplacement et des heures travaillées en période de déplacement.

Les paiements sont envoyés dans les quatre à six semaines qui suivent la remise de tous les documents et reçus requis par EC, conformément au tarif des honoraires en vigueur au moment de la prestation des services.

Pendant un scrutin

EC paye directement le DS et le DAS pendant un scrutin, selon le taux fixé par le tarif des honoraires. Les DS et les DAS n'ont pas besoin de remplir une feuille de temps ou un formulaire de dépense.

Dans un calendrier électoral de 36 jours, le DS et le DAS sont payés aux deux semaines, soit après chacune des périodes de paie se terminant respectivement les jours 23, 9, -5 et -19 du calendrier électoral. Les paiements par dépôt direct sont effectués le vendredi suivant la fin d'une période de paie. Les paiements par chèque sont habituellement livrés cinq jours après la fin de la période de paie. Les salaires sont divisés en quatre versements : trois couvrant chacun deux semaines de travail et un couvrant une semaine de travail. Les montants de chaque période de paie sont calculés au prorata des montants prévus pour chaque poste dans le tarif des honoraires.

Note : Les paiements au DS et au DAS en période de scrutin ne sont pas traités au moyen de l'application Système de paiement au bureau du DS et SITES (SPBDS/SITES).

Après un scrutin

Vous pouvez recevoir des honoraires supplémentaires lorsque vous vous mettez à la disposition des candidats et du public en ce qui concerne le Rapport de campagne électorale du candidat ou que vous fournissez d'autres services à la demande du DGE, comme l'apurement des comptes d'élection. Pour obtenir plus de renseignements, consultez le Tarif des honoraires – Élections fédérales, qui indique le montant payable à chaque DS, ainsi que 9.6, Rapports de campagne des candidats.

Note : Veuillez consulter le dépliant Votre paie (EC 11800), un guide de consultation rapide sur la paie à l'intention du personnel de bureau et des préposés au scrutin.

6.3 Budgets

6.3.1. Budgets préliminaires

Un budget préliminaire est habituellement préparé par EC pour la circonscription et envoyé avant chaque scrutin. Toutes les circonscriptions reçoivent un budget personnalisé fondé sur les données propres à la circonscription, notamment le nombre d'électeurs et de bureaux de scrutin, la population et le nombre de bureaux de DASS. Les honoraires et indemnités respectent le tarif des honoraires ou d'autres honoraires approuvés par le DGE.

6.3.2. Postes à rémunération horaire

Pour les postes à rémunération horaire, les heures prévues dans le budget sont fondées soit sur la charge de travail prévue dans la circonscription (p. ex. agents de révision en cas de révision ciblée), soit selon un montant prédéterminé (p. ex. commis de bureau).

6.3.3. Membres du personnel électoral

En ce qui concerne les postes occupés par les fonctionnaires électoraux lors du vote par anticipation et le jour de l'élection, les budgets sont établis en fonction du nombre de bureaux de scrutin dans la circonscription. Si le nombre de bureaux de scrutin est ajusté et approuvé pendant le scrutin (p. ex., sections de vote divisées), il n'est pas nécessaire de demander des fonds pour les fonctionnaires électoraux supplémentaires.

6.3.4. Frais de déplacement

Lorsque vous ou un autre fonctionnaire électoral, commis ou autre membre du personnel devez vous déplacer dans le cadre de vos fonctions, vous devez, à titre de DS, demander l'autorisation au bureau d'aide de la Coordination électorale avant le déplacement si vous avez dépassé le budget des frais de déplacement de votre bureau.

La demande devrait être soumise pour approbation préalable, en utilisant le formulaire Plan de déplacement (EC 10033), en précisant l'itinéraire, les coûts et la raison du déplacement.

Note : Veuillez consulter le tarif des honoraires pour trouver la liste des postes admissibles au remboursement de frais de déplacement.

6.3.5. Budget officiel

Une fois l'élection déclenchée, EC peut envoyer un budget final approuvé pour la circonscription si des changements ont été apportés au budget préliminaire. Le budget officiel doit contenir toutes les mises à jour nécessaires depuis la préparation du budget préliminaire. Si aucun changement n'était nécessaire, le budget préliminaire devient le budget officiel et une note est acheminée au DS pour l'en informer. Vous êtes responsable de la gestion du budget officiel fourni et de l'utilisation judicieuse des fonds publics, dans le respect des lois, des règlements, des politiques et des instructions d'EC applicables.

Note : L'application SPBDS/SITES présentera les heures prévues au budget pour les postes du bureau du DS qui sont payés à l'heure, ce qui aidera le DS et l'agent financier à en faire le suivi en temps réel. Veuillez-vous reporter au Guide de l'utilisateur du SPBDS/ SITES.

Pour toutes les autres dépenses, le DS et son agent financier doivent prendre tous les moyens nécessaires pour assurer le suivi du budget. Le fichier Excel du budget officiel peut être utilisé à cette fin. Pour de plus amples renseignements, consultez 7.4, Activités financières.

6.3.6. Transfert des fonds non utilisés entre postes à rémunération horaire

Avant d'effectuer un transfert de fonds non utilisés, vous devez :

6.3.7. Demande de fonds supplémentaires

Durant une période électorale, vous pouvez, pour des raisons opérationnelles, demander des fonds supplémentaires lorsque vous n'avez pas la possibilité d'effectuer un transfert entre postes. Vous devez toujours examiner votre budget avant de demander des fonds supplémentaires.

Les formulaires pour les demandes de fonds supplémentaires se trouvent dans l'intranet du DS, sous l'onglet Formulaires.

Note : Chaque demande de fonds supplémentaires doit être soumise séparément : une seule demande est permise par formulaire.

Une fois la demande de budget supplémentaire remplie, vous devez la signer et l'envoyer par courriel. Avant l'élection générale, vous recevrez plus de renseignements au sujet du processus d'envoi de formulaires.

Une justification détaillée contenant suffisamment de détails étayés par des faits est obligatoire pour accélérer le processus d'approbation. Selon le cas, assurez-vous également de joindre au formulaire toute proposition de prix ou des rapports financiers pertinents.

Une fois la demande approuvée, vous recevrez une autorisation par courriel. Cette autorisation vous fournira le numéro d'approbation du Système de contrôle des autorisations (SCA).

6.3.8 Rapport sur les écarts budgétaires

Une fois tous les paiements effectués et le rapprochement des comptes de l'élection terminé pour tous les DS, EC prépare un rapport sur les écarts budgétaires pour chaque circonscription. Ce rapport prend en compte :

Note : Le rapport d'écart budgétaire constitue un des indicateurs utilisés pour évaluer le rendement financier du DS.

6.4 Taxe de vente

Vous, en tant que représentant d'EC, devez payer la taxe fédérale sur les produits et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée (TVH) sur tous les achats et locations. Certaines provinces n'ont pas de taxe de vente harmonisée; elles perçoivent la TPS et la taxe de vente provinciale (TVP) séparément. Veuillez consulter le Certificat d'exonération de la taxe de vente et des taxes à la consommation (EC 11650) pour obtenir la liste des provinces où EC n'a pas à payer de TVP.

6.4.1. Taxe fédérale sur les produits et services

EC paie la TPS sur les achats de produits et services. Le numéro d'inscription à la TPS du fournisseur doit figurer sur la facture. Si un fournisseur n'a pas de numéro de TPS, il ne faut pas lui payer cette taxe.

6.4.2. Taxe de vente harmonisée

EC paie la TVH sur tous les achats de produits et services. Le numéro d'inscription à la TVH du fournisseur doit figurer sur la facture. Si un fournisseur n'a pas de numéro de TVH, il ne faut pas lui payer cette taxe.

6.4.3. Taxe de vente provinciale et territoriale

Dans les provinces et territoires où la taxe de vente provinciale ou territoriale (TVP) est perçue à un point de vente et n'est pas combinée à la TVH et où un accord d'exonération est en place, EC ne paie pas la TVP. Comme preuve d'exonération de taxe, vous devez remettre au fournisseur un Certificat d'exonération de la taxe de vente et des taxes à la consommation (EC 11650).

Note : Comme les exonérations de taxe changent au fil du temps, assurez-vous d'utiliser la version la plus récente du certificat d'exonération.

À l'achat d'articles de faible valeur monétaire tels que des timbres, les petits marchands comme les dépanneurs pourraient ne pas accepter le certificat d'exonération de la taxe de vente et des taxes à la consommation d'Élections Canada. Dans de tels cas, payez la TVP au point de vente et assurez-vous que la taxe est convenablement indiquée sur le reçu et sur le formulaire de rapprochement approprié.

6.5 Cartes d'achat d'EC

EC vous fournit une carte d'achat servant à l'achat et à la location de biens et de services nécessaires entre et pendant les scrutins. EC préfère que vous utilisiez la carte d'achat pour la plupart des achats et locations, car elle permet un accès rapide aux biens et services et fournit à EC un processus de vérification simple. Toutes les transactions doivent être consignées dans le Registre des cartes d'achat (EC 11715). Lorsque vous recevez le relevé mensuel envoyé par la société émettrice de la carte à l'adresse de votre domicile, vous devez effectuer le rapprochement du Registre de cartes d'achat et du relevé mensuel. Après avoir terminé le rapprochement, vous devez envoyer la documentation à EC. Utilisez 18.5, Liste de contrôle – Carte d'achat d'EC au Chapitre 18 pour effectuer le rapprochement.

EC pourrait retenir des versements futurs à un DS et à un DAS jusqu'à ce que le rapprochement des comptes ait été reçu, évalué et traité.

6.5.1. Titulaires de cartes

Vous êtes le seul titulaire d'une carte d'achat entre les scrutins. À votre demande, EC peut fournir une carte au DAS, seulement pendant un scrutin. Un titulaire peut effectuer des achats en personne, par téléphone ou par télécopieur.

Nous vous recommandons d'ouvrir un compte auprès des marchands locaux pour payer les fournitures de bureau, etc.

6.5.2. Restrictions

La carte d'achat d'EC doit être utilisée en respectant les restrictions suivantes :

Consultez la Politique sur les cartes d'achat d'Élections Canada pour obtenir plus de détails. Pour toute question sur la politique, communiquez avec les Finances en région.

6.6 Avances comptables

Les avances comptables sont souvent appelées la « petite caisse ».

EC vous fournit automatiquement une avance comptable pour la gestion des petites dépenses de bureau. Une petite somme sera également fournie au DASS avec votre approbation écrite.

Toutes les transactions doivent être consignées dans le Registre des dépenses remboursables de petite caisse (EC 11710) afin de pouvoir rapprocher toutes les transactions payées au moyen de la petite caisse. Après le rapprochement, vous devez présenter la documentation à EC.

EC pourrait retenir des versements futurs à un DS et à un DASS jusqu'à ce que le rapprochement des comptes ait été reçu, évalué et traité.

6.6.1. Restrictions

Les restrictions suivantes s'appliquent aux avances comptables :

6.7 Frais de déplacement et honoraires

Le DS, le DAS et certains autres fonctionnaires électoraux, commis et membres du personnel ont droit au remboursement de frais de déplacement, y compris des dépenses accessoires et des frais de subsistance tels que repas, taxis et hôtel lorsqu'ils sont en déplacement.

Les frais de déplacement et les honoraires doivent être autorisés au préalable par l'unité de la logistique des DS à EC. Pour demander une autorisation de déplacement, vous (au nom du voyageur) devez remplir le formulaire approprié, qui se trouve dans l'intranet du DS, sous l'onglet Formulaires, puis le soumettre par voie électronique. Après la période de déplacement, le demandeur doit présenter une Demande d'indemnité de déplacement et feuille de temps (EC 09680) dûment remplie et accompagnée de tous les reçus à l'unité de la logistique des DS pour vérification, approbation et transmission aux Finances en région, qui effectueront le remboursement.

Les membres du personnel autorisés à se déplacer conformément au Tarif des honoraires – Élections fédérales doivent remplir le registre du kilométrage et présenter le formulaire dûment rempli accompagné des documents justificatifs pour obtenir la signature du DS.

D'autres directives sur les déplacements en période de scrutin seront transmises avant l'élection générale.

6.7.1. Remboursement

Pour demander le remboursement des dépenses autorisées engagées pendant les périodes de déplacement, le demandeur doit :

Pour le remboursement des dépenses de kilométrage préautorisées pour un véhicule privé, consultez le document Taux pour frais de déplacement et de subsistance (EC 09600) et accompagnez votre demande d'une carte Google indiquant le déplacement du point A au point B.

6.8 Délégation de pouvoirs financiers

Vous pouvez, avec l'approbation du DGE, déléguer certains pouvoirs financiers au DAS. Vous devez faire preuve de prudence en la matière. Le DAS à qui des pouvoirs financiers sont délégués est tenu légalement responsable des documents qu'il signe et doit être pleinement informé des responsabilités inhérentes à ces pouvoirs.

Note : Vous ne pouvez pas déléguer l'acceptation, la réception et le réacheminement de documents de candidats dont vous n'avez pas accepté la candidature.

6.8.1 Fiche de spécimen de signature

La Fiche de spécimen de signature (EC 11761) vous est remise lors de la séance d'accueil à EC. Vous devez la remplir lorsque, avec l'approbation préalable du DGE, vous avez l'intention de déléguer des pouvoirs financiers à un DAS.

EC utilise la Fiche de spécimen de signature (EC 11761) pour s'assurer qu'une signature d'autorisation est authentique.

Si vous choisissez de déléguer des pouvoirs financiers, il faut remplir la Fiche de spécimen de signature (EC 11761), comme suit :

Note : Les fiches de spécimen de signature sont mises à jour lors de l'exercice de redécoupage, quand un poste se libère ou lors d'une nouvelle embauche. Le DGE se réserve le droit de révoquer une délégation de pouvoirs à sa discrétion, par exemple en cas d'inexécution.

6.9 Outils et références

6.9.1. Outils financiers et références

Les outils financiers comprennent des ordinateurs, l'application SPBDS/SITES qui simplifie le processus de paiement et en augmente la transparence aux fins de vérification, le guide d'utilisation de cette application, un manuel de procédures pour l'agent financier ainsi que des lois, des règlements, des normes, des directives, des politiques, des formulaires, des listes de contrôle, des aide-mémoire, le tarif des honoraires et d'autres documents de référence.

Le tarif des honoraires est la référence pour déterminer les honoraires, les taux et les indemnités payés aux DS et au personnel électoral. Le gouverneur général en conseil établit le Tarif des honoraires – Élections fédérales selon la recommandation du leader du gouvernement à la Chambre des communes et du DGE conformément à l'article 542 et au paragraphe 544(1) de la Loi électorale du Canada.